Pertemuan <<02>> <<Dasar- dasar EUIS >>

1. Pertemuan <<02>><<Dasar- dasar EUIS >>

2. Learning Outcomes Pada akhir pertemuan ini, diharapkan mahasiswa akan mampu : • Mahasiswa dapat menerangkan manfaat EUIS dan pengaruhnya terhadap lingkungan kerja

3. Outline Materi • Dampak EUIS dalam pekerjaan : • Hubungan EUIS dengan value bisnis, • human factor, • proses bisnis • Perencanaan dan implementasi EUIS • Staf dan jenjang karir

4. End-User Information Systems: PENGANTAR Supported by student resource Web Site: www.prenhall.com/regan

5. OBJEKTIF • Latar Belakang • Definisi EUIS • Beberapa alternatif aplikasi EUIS • Bagaimana membangun aplikasi EUIS

6. Lebih dua dekade. Ketergantungan user kepada IT-spesialist (developer) besar Terbatasnya pemahaman requirement user Permintaan perubahan lambat direspon Aplikasi sulit menyesuaikan dengan perkembangan Kinerja aplikasi rendah Terjadi backlog Latar Belakang(1)

7. Latar Belakang (2) Di lain pihak, • Pengalaman user meningkat • Kebutuhan / requirement bertambah seiring meningkatnya bisnis • Teknologi (TI) mengarah pada kemudahan bagi user: PC, WP, EUC-tools

8. Latar Belakang (3) Kenyataannya, • Developer membangun aplikasi hanya jangka waktu tertentu (sebagai Proyek) • Sedangkan aplikasi digunakan oleh user sepanjang waktu • Requirement meningkat dan teknologi cepat berkembang • Mestinya, peran end-user lebih dominan dalam mengelola aplikasi

9. End User (1) : Siapakah mereka ? • Eksekutif • Manajer • Profesional/Teknikal • Sales/Marketing • Administration • Paraprofesional • Legal Officier

10. Siapakah End User (2) PERGESERAN PERAN • Awalnya, penggunaan komputer untuk membuat keputusan dan perencanaan hanya terjadi pada tingkat puncak (top level) struktur organisasi. • Organisasi berkembang dan terjadi distribusi tanggung jawab ke bawah (knowledge worker) • Pertanyaan ‘ jenis pekerjaan apa untuk meningkatkan produktivitas ’ jauh lebih penting daripada pertanyaan ‘ bagaimana pekerjaan itu dilakukan’ • sehingga struktur yang awalnya berbentuk segitiga berubah menjadi diamond dengan adanya penyempitan pada bagian clerical / bawah.

11. Management Supervisory Professional Technical Production/Clerical Siapakah End User (3) Hirarki organisasi konvensional berubah menjadi…

12. Management Supervisory Staff Professional/Technical and Sales Staff Knowledge Workers Clerical Staff Siapakah End User (4) Kecenderungan hirarki organisasi saat ini

13. Definisi EUIS (1) • EUIS adalah aplikasi TI yang mendukung proses-proses bisnis dan kinerja user dengan tujuan meningkatkan efektifitas organisasi dalam pencapaian sasaran dan strategi bisnisnya. (Organization Systems Research Assosiation) (Regan,2002) • Pemanfaatan teknologi seperti PC, 4GL, grafis, web, akses data, reporting yang dilakukan oleh USER

14. Definisi EUIS (2) EUIS berbeda dengan End User Computing(EUC) • EUC merupakan upaya user sebagai pemakai aplikasi, yang karena berkembangnya masalah bisnis, aplikasi tidak memenuhi kebutuhan, lalu mereka menggunakan TI utk memecahkannya • EUIS, berawal dari ide user/knowledge worker yang melihat kebutuhan strategis organisasi. Lalu mengembangkan aplikasi untuk meningkatkan kinerja organisasi • Cakupan EUIS lebih luas, dimana end-user memakai TI untuk memenuhi kebutuhan individu, kelompok dan perusahaan. • EUIS adalah aplikasi teknologi informasi untuk mendukung kinerja suatu area kerja(work area).

15. Letak EUIS (3) Letak EUIS dalam SI Perusahaan • Ent-IS dikelola oleh sebuah departemen, terdiri beberapa fungsi, pusat olah data dan layanan komputer, juga melakukan pengembangan aplikasi, serta dukungan operasi komputer, • EUIS berada pada masing-masing pemakai di departemen yang terpisah.

16. Definisi EUIS (4) Letak EUIS dalam SI Perusahan • Transaction Processing System (TPS) • Management Information Systems (MIS) • Decision Support Systems (DSS) • Executives Information Systems (EIS) • End User Information Systems(EUIS) atau Knowledge Work Systems (KWS) (Regan,2002,12)

17. Ciri EUIS (5) Ciri EUIS : • Fokus pada produktivitas individu dan work group • Respon cepat • Menganalisa kebutuhan user, aliran kerja (workflow), mengevaluasi hardware dan software serta merekomendasikan solusi • Memakai paket aplikasi software seperti Excel, Lotus 123, serta 4GL. • Tool yang terintegrasi di lingkungan kerja

18. Tools pengembangan aplikasi EUIS • Text handling / document management, contoh : WP, desktop publishing, integrated document management systems, workflow. • Data handling tools :spreadsheet, database, statistical package, project management, DSS • Multimedia / graphic and design, contoh : computer graphics, presentation software, CAD, web-publishing, • Communication tools : LAN, e-mail, teleconferencing. • Group systems / collaborative technologies : GSS, net-meeting, distance learning S/W • Time management : e-calendaring, e-notebooks, PDA

19. Beberapa alternatif aplikasi EUIS Profesional/ Technical : • help desk • tracking systems • Forecasting • statistical analysis • Modeling • graph production • report generation • What If analysis • access to corporate information resources • access to outside reference sources

20. Beberapa alternatif aplikasi EUIS Sales / Marketing : • prospect management • client information • sales presentation material • product & price information • paper work • client services • lead generation

21. Beberapa alternatif aplikasi EUIS Administration Support : • word processing • arranging meeting • handling calls • handling visitor • Calendaring • tracking & follow-up • filling system • travel arrange, dll

22. Beberapa alternatif aplikasi EUIS Paraprofesional : • search public record • making arrangement • assisting tax • conduct interview Legal Offices: • Drafting • Research • manage docket calendar

23. Beberapa alternatif aplikasi EUIS Aplikasi Workgroup • Calendaring, document handling • desktop video conferencing • distance learning • group support systems • support software agents Aplikasi tingkat Organisasi : • Perencanaan Strategi EUIS ( Strategic Planning for EUIS) • Pemodelan bisnis proses

24. Bagaimana Membangun aplikasi (EPM) • Define project scope : goal, ruang lingkup, stakeholder, outcomes, waktu • Plan the project : menyusun organisasi tim proyek, serta membuat rencana kerja dan estimasi • Access requirements : gambaran sistem yang berjalan pernyataan yang menghubungkan goal dengan teknologi • Describe the proposed solution in detail : spesifikasi rancangan proses bisnis, prosedur dan job

25. Bagaimana Membangun aplikasi (EPM) • Select or develop solution : menyusun kontrak, men-develop aplikasi, test hardware dan software • Implement the solution : install sistem, training, job design • Evaluate results : laporan hasil pelaksanaan proyek, penambahan aplikasi dan training • Institutionalize new business processes : usulan prosedur baru, aplikasi baru

26. Contoh : identifikasi masalah(define scope) Dari hasil observasi di tempat User : • Apakah perlu mengubah cara kelola dokumen agar efisien • Apakah diperlukan tools untuk tugas-tugas khusus kelompok kerja • Apakah dibutuhkan data untuk penelitian pasar • Apakah perlu memasang perangkat di ruang konferensi untuk meeting dan training • Streamlining proses invoice dan tagihan

27. Contoh : plan the project • Membuat daftar aktivitas-aktivitas • Membuat daftar tenaga ahli • Membuat Jadwal kerja • Menyusun Anggaran • Urutan aktivitas (milestone) proyek • Melakukan review bersama user • Komunikasi kepada stakeholder

28. Contoh : Access equirement • Organizational communications approach : bagaimana individu berkomunikasi • Functional approach : menentukan tools utk dukungan peningkatan kinerja dept • IRM approach : meningkatkan value informasi • Decision approach : meningkatkan kualitas kualitas decision • QWL approach : cara kerja benar, motivasi kerja, job design • Management of computing resources approach

29. << PENUTUP>> Selanjutnya Pert. 03 Kehidupan di Era Digital