Támogatás lehívások gyorsítása a projekt-végrehajtási szakaszban

1. Támogatás lehívások gyorsítása a projekt-végrehajtási szakaszban Széchenyi Programirodák létrehozása, működtetése VOP-2.1.4-11-2011-0001

2. A projekt megvalósulás „eseményei” • Támogatási Szerződéskötés • Biztosítéknyújtás • Közbeszerzés • Tartalomváltozás • Elszámolások/Nyomonkövetés • Helyszíni ellenőrzés • Szabálytalanság/Követeléskezelés Széchenyi Programirodák létrehozása, működtetése VOP-2.1.4-11-2011-0001

3. Támogatási Szerződéskötés • A támogatói döntésről az elektronikus és papír alapú értesítés tartalmazza: • az elnyert támogatás összegét, az esetleges levonásokat, azok indoklását, • a szerződéskötéshez szükséges teljesítendő feltételeket, • a benyújtandó dokumentumok körét, számát, benyújtás módját, • a döntés elleni kifogás lehetőségét, • a szerződéskötésre rendelkezésre álló jogvesztő határidőt. • A szerződéskötéssel kapcsolatos tapasztalatok, tipikus hibák: • szerződéskötési határidő figyelmen kívül hagyása döntés visszavonása, • adminisztratív hibák miatti (kimaradnak dokumentumok, nem kerülnek cégszerűen aláírásra, alapadatok kerülnek elírásra stb.) többszöri hiánypótlás, • harmadik féltől, hatóságtól, szolgáltatóktól függő dokumentumok beszerzése késve indul el döntés visszavonása (határidő hosszabbítás lehetséges)

4. Támogatási Szerződéskötés • Tanácsok a szerződéskötéshez: • Támogató levél figyelmes elolvasása, • a benyújtandó dokumentumokhoz tartozó kitöltési útmutatók figyelmes végigolvasása, a dokumentumok kitöltésekor azok használata (EPA; ENYA), • rendelkezésre álló határidők pontos ismerete, ezek betartása, • harmadik féltől, hatóságtól, szolgáltatóktól függő dokumentumok beszerzésének időben történő elindítása, • a KSZ által szervezett workshop-okon való részvétel, kijelölt kapcsolattartókkal való folyamatos kommunikáció.

5. Biztosítéknyújtás • A Kedvezményezetteknek támogatás kifizetésének igénylése során (ideértve az előleget is) pénzügyi biztosítékokat kell szolgáltatnia. • Biztosítéknyújtásra kötelezett: • Változás: alapítványok és intézményeik, közalapítványok és intézményeik, közhasznú társaságok, a közhasznú szervezetnek minősülő non-profit gazdasági társaságok, köztestületek, társadalmi szervezetek. • A megítélt támogatási összeg a 20 M Ft-ot meghaladja, és nem egyszeri elszámoló. • A fenntartási időszakra is kötelező 50%-os biztosíték nyújtása, ha a támogatás az 50 M Ft-ot meghaladja, ideértve az egyösszegű elszámolókat is. • Biztosíték típusok: • Bankgarancia, ingatlant terhelő jelzálogjog, vállalkozások és nonprofit szervezetek esetében a támogatást igénylő szervezet cégjegyzésre jogosult vezetőjének vagy többségi tulajdonosának kezességvállalása, vagygaranciaszervezet által vállalt kezesség, biztosítási szerződés alapján kiállított készfizető kezességvállalást tartalmazó kötelezvény lehet.

6. Biztosítéknyújtás • A biztosítéknyújtással kapcsolatos tipikus hibák, tanácsok azok elkerüléséhez: • Adminisztratív hibák: kimaradnak dokumentumok, nem kerülnek cégszerűen aláírásra, a támogatás összege nem megfelelően kerül feltüntetésre, nem a jogosult írja alá, kitörlésre kerülnek bizonyos releváns részek, stb. • Az ingatlan jelzálognál a felajánlható ingatlanra vonatkozó megkötéseket, az értékbecslésre vonatkozó jogszabályi előírásokat nem veszik figyelembe, nem igazságügyi szakértő által készített értékbecslést nyújtanak be; a fedezeti érték meghatározására vonatkozó kalkulátort figyelmetlenül töltik ki. • Bankgarancia biztosíték esetén a bankgarancia tervezetét előzetesen küldjék meg a Közreműködő Szervezet részére előzetes véleményezésre.

7. Közbeszerzés • Az ellenőrzésben részt vevő intézményrendszer: • KFF (Nemzeti Fejlesztési Ügynökség Közbeszerzési Felügyeleti Főosztálya) • KSZ (Közreműködő Szervezet) • Két fő ellenőrzési szempont: • Közbeszerzési-jogi • Támogathatósági-elszámolhatósági • Ellenőrzési típusok: • Utólagos Árubeszerzés, szolgáltatás: < nettó 54.560.000 Ft • Utólagos szerződésmódosítás Építési beruházás:< nettó 300.000.000 Ft • Ex-ante Árubeszerzés, szolgáltatás: ≥ nettó 54.560.000 Ft • Ex-ante szerződésmódosítás Építési beruházás: ≥ nettó 300.000.000 Ft • Hogyan kell kezdeményezni? 2012. március 1-től közbeszerzési ellenőrzést kizárólag elektronikus úton, a PÁLYTÁJ közbeszerzési modul használatával lehet kezdeményezni. A közbeszerzés modul internet segítségével weboldalról elérhető alkalmazás.

8. Tartalomváltozás • Alapelvek: • nem változtathatja meg a projekt alapvető célját; • a módosítás nem irányulhat olyan szempontra, amely jogosultsági feltétel volt az értékelés során; • az értékelésnél előnyt jelentő feltételeket negatívan érintő módosítás sem lehetséges; • a módosítási igény előre nem látható, nem tervezhető körülmény miatt következik be. • A tartalomváltozással kapcsolatos tipikus hibák: • A változások csak utólag kerülnek bejelentésre Kifizetések felfüggesztése • Nem megfelelő indoklás és alátámasztó dokumentumok nem kerül elfogadásra, költségcsökkentés. • Bejelentés: • szerződésmódosítás, vagy változás bejelentés formájában; • haladéktalanul, de legfeljebb 30 napon belül.

9. Elszámolások • Előleg, fordított ÁFA előleg: • Előleg utófinanszírozású projektelemekre • előlegfolyósítástól számítva 6 hónapon belül időközi kifizetési igénylést kell benyújtani; • elszámolása legkésőbb a záró kifizetési kérelemben történjen meg. • Fordított ÁFA előleg feltételei: • az államháztartás alrendszerébe tartozik a kedvezményezett; • a projekt költségvetését bruttó módon tervezte; • a szállítói vagy vegyes finanszírozású projektelemek esetében; • 2007. évi CXXVII. törvény 142. §-ában foglalt feltételek teljesülnek. • elszámolása fordított áfa befizetését követő 5 munkanapon belül. • Szállítói előleg a szállítói előleg a projekt keretein belül elszámolható költségnek minősül, szállítói finanszírozási módban előlegbekérő alapján igényelhető, feltétele a szállítói vállalkozási szerződés benyújtása, közszféra szervezet esetében a szállító közvetlenül is igényelheti, a szállítónak a szerződésben az előleg támogatástartalmának megfelelő mértékű, az NFÜ javára szóló biztosítékot kell nyújtania. • Az előleghez kapcsolódó tipikus hibák: • Kifizetési kérelem benyújtásának, elszámolás határidejének elmulasztása. Következménye Követeléskezelési eljárás (ügyleti kamat, projektmenedzsment költségek csökkentése).

10. Elszámolások • Időközi és záró kifizetési igénylés: • Támogatási Szerződés megkötésétől számított 12 hónapon belül a megítélt támogatás legalább 10%-át elérő kifizetési igény, és az összköltség 50%-ára megrendelés, szerződések. • Csak Időszakos/záró beszámoló benyújtásával együtt igényelhető, a támogatási összeg folyósításának feltétele az időszakos/záró beszámoló jóváhagyása. • Utófinanszírozás esetén az időközi igénylésnek el kell érnie a megítélt támogatási összeg 10%-át és legalább 200,- e Ft-ot, szállítói finanszírozású számla esetében az 1 millió Ft támogatástartalmat. Ha ez nem teljesül, az igénylést el kell utasítani, egyéb indokolt esetben a KSZ engedélyezheti a korláttól való eltérést. • + Záró elszámolás esetén • könyvvizsgálói igazolás szükséges; • jogerős használatba vételi engedély (elhúzódása miatt a támogatási összeget időközi kifizetési kérelemben kérjük lehívni, lehetőség van nullás záró kifizetési kérelem benyújtására, a záró kifizetési kérelem jótételezésével a támogatási összeg kifizethető ); • a fenntartási időszakra nyújtott biztosítékot igazolni kell (amennyiben releváns).

11. Elszámolások • Javaslatok a kifizetések gyorsítása érdekében: • A kedvezményezettnek támogatás csak abban az esetben folyósítható ha nincs köztartozása javasoljuk a NAV köztartozásmentes adatbázisába történő regisztrálást. • A be nem jelentett tartalomváltozások felfüggeszthetik a kifizetéseket javasoljuk minden releváns tartalomváltozás időben történő bejelentését. • A kedvezményezettek törekedjenek a támogatás teljes összegének időközi kifizetési kérelemben történő beadására. Lehetőség van nullás záró csomag rögzítésére is (a használatbavételi engedély hiánya a támogatási összeg folyósítását nem akadályozza a záró csomagban).

12. Elszámolások • Inkézkedések a kifizetések gyorsítása érdekében: • Hiánypótlási határidő rövidült (30-ról 15 napra), a türelmi idő megszűnt. • Időközi kifizetési kérelmek korlátaitól kérelem alapján KSZ engedéllyel el lehet térni (eddigi korlátok: utós 10%, szállítói 1 millió). • Tisztázó kérdés lehetősége, hiánypótlást követően 3 napos határidővel további pontosítás kérhető. • Benyújtandó dokumentumok köre csökkent, árajánlatokat nem kell benyújtani a kifizetési kérelemhez, a projektmegvalósítás helyszínén kell rendelkezésre állnia, és helyszíni ellenőrzés során szükséges azok bemutatása.

13. Helyszíni ellenőrzés • Ellenőrzés típusai: • Közbenső ellenőrzések célja a projekt előrehaladásának, kedvezményezett által benyújtott elszámolások, kifizetési kérelmek hitelességének, illetve a szerződésszerű teljesítés vizsgálata. • Rendkívüli ellenőrzés célja mindig egyedi, általában valamilyen speciális körülmény, esetleg szabálytalansági gyanú tisztázására szolgál. Ilyen esetben előfordulhat, hogy a kedvezményezett nem kap előzetes értesítést a helyszíni ellenőrzésről. • Záró ellenőrzésmódszertana megegyezik a közbenső ellenőrzéssel, kiegészül a tájékoztatással, esélyegyenlősséggel és környezeti fenntarthatósággal kapcsolatos vállalások teljesülésének vizsgálatával.

14. Helyszíni ellenőrzés • A megvalósult műszaki tartalom ellenőrzése három tevékenységi fajtára terjedhet ki: • Építési tevékenységek műszaki dokumentáció (engedélyes – kiviteli - megvalósulási tervek, engedélyek, teljesítés-igazolások, építési naplók, átadás-átvételi jegyzőkönyvek, átadási dokumentációk, tételes költségvetések). • Eszközbeszerzés esetén az eszközök típusa, darabszáma, nyilvántartása és átadási dokumentációja (garanciajegy, gépkönyv, törzskönyv, stb.). • ESZA típusú „soft elemek” esetében (pl. rendezvények, képzések, tanulmányok készítése, szakmai utak stb.) elkészült tanulmányok, jelenléti ívek, fotódokumentáció, stb. • A pénzügyi ellenőrzés keretében az alábbiak kerülnek vizsgálatra: • Eredeti számlák és kapcsolódó dokumentumainak (kifizetést igazoló dokumentum, szerződés, megrendelő, árajánlatok, teljesítésigazolások, számlarészletezők, stb.) megléte és egyezőség vizsgálata, számlák könyvelésének, a beruházás aktiválásának és analitikus nyilvántartásának vizsgálata.

15. Szabálytalanság • Szabálytalanság Ha felmerül annak a gyanúja, hogy az előírások megszegése sérti, vagy veszélyezteti a megítélt támogatás rendeltetésszerű felhasználását. • Szabálytalanság indokai: • közbeszerzési eljárás lefolytatásának elmulasztása, a Kbt. szabályinak megsértése, szerződésmódosítások, a projekt kivitelezése során felmerült pót- illetve többletmunkaigény bejelentésének elmulasztása; • projekt műszaki tartalmában bekövetkezett változások határidőn belüli bejelentésének elmulasztása; • helyszíni ellenőrzés során megállapításra kerül, hogy a pályázatban szereplő és a kifizetési kérelemben elvégzett munkaként szereplő munkarészek nem kerültek megvalósításra; • A projekt eredményeinek kommunikálását szolgáló rendezvények megtartásának, valamint táblák, szórólapok elkészítésének elmaradása.

16. Szabálytalanság • A szabálytalansági eljárás menete: • Javaslat az eljárás megindítására, illetve a kifizetések felfüggesztésére az ügyvezető részére, aki döntést hoz. • A kedvezményezett írásbeli értesítése. • Javaslat az ügyvezető részére a szabálytalanság tényének megállapítására. • Döntés az alkalmazandó szankcióról, a kedvezményezett írásbeli értesítése (a döntés ellen 10 napon belül írásban jogorvoslati kérelem nyújtható be). • Szabálytalansági szankciók: • a megítélt támogatás csökkentése a szabálytalansággal érintett tételből, vagy a projektmenedzsment költségből; • a projekt eggyel magasabb kockázati fokba sorolása, fokozottabb ellenőrzés; • Támogatási szerződéstől való elállás követeléskezelés; • bűncselekmény (költségvetési csalás, okirat-hamisítás, stb.) elkövetésének gyanúja esetén büntető feljelentés.

17. Köszönöm megtisztelő figyelmüket!