Planowanie zadań i metody ich obrazowania

1. Planowanie zadań i metody ich obrazowania Anna Małachowska Paweł Stecura BYT

2. Cel i sens planowania • Najważniejszą z przyczyn niepowodzenia projektów jest brak czasu. Tymczasem najbardziej znanym wymiarem planowania jest planowanie działań i czasu. Wykonuje się to przy użyciu rozmaitych technik (najbardziej popularne to WBS, PERT, wykres Gantt’a). BYT

3. Cel i sens planowania • Potrzeba planowania działań jest uznawana przez większość ludzi, w praktyce natomiast często pomijana. • W projekcie mamy do czynienia z ogromną liczbą czynników nieznanych, nieprzewidywalnych, niemożliwych do określenia i zaplanowania na początku, jednak absolutnie nie wynika z tego, iż planowanie jest działaniem zbędnym. BYT

4. Jakie znaczenie ma plan projektu? • Racjonalny opis zadania i sposobu wykonania • Narzędzie do osiągania celu (pomiar, korekty) • „Mapa przyszłości” – obraz tego, czego należy oczekiwać po projekcie • Narzędzie „kupowania” sponsora i zespołu – sposób pozyskiwania zaufania i współpracy BYT

5. Zawartość planu BYT

6. Plan działań Plan działań to lista zadań do wykonania, ze wskazaniem zależności merytorycznych i czasowych między nimi. BYT

7. Wstępny harmonogram przedsięwzięcia • Jest określany już w fazie strategicznej. Polega na podziale przedsięwzięcia na mniejsze zadania, określeniu terminów ich realizacji oraz zasobów niezbędnych do ich wykonania. • Harmonogram taki jest bardzo ogólny i musi być uszczegóławiany w trakcie realizacji przedsięwzięcia. BYT

8. Harmonogramowanie przedsięwzięć (1) • 1. Ustalenie kalendarza prac • data rozpoczęcia przedsięwzięcia • dni robocze i wolne w przewidywanym okresie realizacji przedsięwzięcia • czas pracy w poszczególnych dniach • 2. Podział przedsięwzięcia na elementarne zadania • budowanie hierarchii zadań, zadania wyższego poziomu składają się z pewnej ilości zadań poziomu niższego • przedsięwzięcie powinno zostać podzielone na stosunkowo małe zadania, których parametry jest dość łatwo określić BYT

9. Harmonogramowanie przedsięwzięć (2) • 3. Określenie parametrów zadań • Parametry czasowe: czas wykonania, najwcześniejszy możliwy termin rozpoczęcia, pożądany czas zakończenia realizacji • Ograniczenia kolejności: koniec-początek, koniec-koniec, początek-początek, początek-koniec • 4. Określenie zasobów niezbędnych do realizacji poszczególnych zadań • Pomieszczenia, wyposażenie, infrastruktura komunikacyjna, ludzie • 5. Ustalenie dostępności zasobów • 6. Określenie kolejności i czasów wykonania zadań BYT

10. Wykres Gantt’a • Najlepszy mechanizm do wizualizacji planowania terminów • Daje jasny i prosty obraz przebiegu procesu w czasie • Układ zdarzeń na wykresie przedstawiany jest najczęściej w wersji planowanej przed rozpoczęciem działania oraz rzeczywistej nanoszonej na wykres wraz z upływem czasu.Za pomocą wykresu Gantt’a można nie tylko planować i kontrolować wykonanie planu, ale także poprzez zastosowanie odpowiedniego systemu oznaczeń uwzględniać zmienność przebiegu wykonania zadania. BYT

11. Wykres Gantt’a – przykład  Wiersze – stanowiska pracy, kolumny – jednostki czasu BYT

12. Wykres Gantt’a • Tworzenie harmonogramu prowadzi się zwykle jako sekwencję: • Spisanie listy działań • Uwzględnienie zależności i ograniczeń (daty graniczne projektu), aż do rozplanowania zasobów z uwzględnieniem możliwości zastępowania ludzi i ich faktycznej dostępności. BYT

13. WBSWork Breakdown Structure • WBS – struktura podziału pracy • Jest hierarchiczną strukturą działań prowadzących do uzyskania określonych produktów. Po wyróżnieniu najważniejszych grup zadań (zadania 1. poziomu) dekomponuje się je na zadania bardziej szczegółowe (niższego rzędu), aż do uzyskania potrzebnego poziomu szczegółowości. BYT

14. WBS – diagramWork Breakdown Structure BYT

15. WBSWork Breakdown Structure • Pokazuje na jakie części można podzielić projekt • Jaki zestaw części niższego poziomu tworzy daną część wyższego poziomu • Definiuje projekt jako pewną hierarchię elementów związanych z produktami wytworzonymi i w trakcie realizacji projektu BYT

16. WBSWork Breakdown Structure BYT

17. Wskazówki przy tworzeniu diagramu WBS • Podział prac powinien następować według głównych produktów projektu • Diagram powinien koniecznie uwzględniać wszystkie czynności ryzykowne, niosące zagrożenia projektu, jak też związane z wykonawcami zewnętrznymi (np. poddostawcami, użytkownikiem) • Poziom szczegółowości czynności: nie za duży, nie za mały - zwykle 2 lub 3 poziomy (przy większej szczegółowości diagram staje się nieczytelny), ewentualnie z dekompozycją na WBS niższego poziomu. BYT

18. RAMResponsibility Assignment Matrix • Macierz RAM • Praktyczny sposób ustalania odpowiedzialności członków zespołu za realizowane zadania dzięki połączeniu diagramów: • WBS (Work Breakdown Structure) • OBS (Organization Breakdown Structure) • Każda komórka macierzy zawiera krótki opis zadania oraz potrzebne zasoby do jego wykonania BYT

19. RAMResponsibility Assignment Matrix BYT

20. Macierz RAM - przykład BYT

21. Wykresy sieciowe • Podstawą opracowania technik PERT i CMP była teoria grafów. Wynikiem zastosowania tych technik są wykresy sieciowe. • Sieć działań można określić jako graf skierowany działań i zależności • Wykresy sieciowe składają się z: • Czynności – działań określonych w czasie, a więc posiadających swój początek, koniec i czas trwania • Zdarzeń - punktów na skali czasu oznaczających fakt zakończenia poprzedniej czynności i rozpoczęcia następnej BYT

22. Oznaczanie zdarzeń • Każde zdarzenie na wykresie sieciowym zwykle oznaczane jest kółkiem zawierającym odpowiednie informacje: BYT

23. Wykres sieciowy - przykład BYT

24. Wykresy sieciowe • Przy pomocy tej techniki wygodnie jest prowadzić analizę tzw. ścieżki krytycznej,a więc zestawu kolejnych czynności, których łączny czas realizacji daje najdłuższy przebieg projektu. Sieć daje również przejrzysty obraz zależności między poszczególnymi działaniami. BYT

25. CMPCritical Path Method • CMP – metoda ścieżki krytycznej • Celem techniki CMP jest wybranie spośród elementów procesu ścieżki krytycznej. • Zadania, które nie mogą zostać opóźnione nazywamy zadaniami krytycznymi. Ścieżka krytyczna, to najdłuższa droga w sieci, która określa czas całegoprzedsięwzięcia. Stądcała uwaga jest kierowana na możliwości jej skrócenia. BYT

26. CMPprocedura sporządzania wykresu sieciowego (1) • 1. Podział projektu na zadania i czynności • 2. Ustalenie logicznego następstwa poszczególnych czynności • 3. Określenie czasu trwania czynności • 4. Wykreślenie sieci • 5. Ustalenie najwcześniejszych możliwych i najpóźniejszych dopuszczalnych terminów wystąpienia zdarzeń BYT

27. CMPprocedura sporządzania wykresu sieciowego (2) • 6. Wyliczenie rezerw czasu • 7. Wykreślenie drogi krytycznej • 8. Interpretacja rezerw czasu • 9. Ewentualne udoskonalenie sieci (skrócenie ścieżki krytycznej) – powrót do punktu 4. BYT

28. PERT Program Evaluation and Review Technique • PERT - technika oceny i kontroli programu działania • Celem techniki PERT jest zidentyfikowanie elementów procesu i wyznaczenie odcinków czasu, które mają największy wpływ na realizację projektu • Czynności przedstawione są w postaci sieci wzajemnych zależności poszczególnych zdarzeń w czasie BYT

29. PERT - diagram BYT

30. PERT Program Evaluation and Review Technique • Technika PERT stosowana jest, gdy w wykresie sieciowym nie możemy z całą pewnością określić czasu trwania niektórych czynności. Wówczas czas taki można wyznaczyć metodą ekspercką czasy optymistyczne (A), najbardziej prawdopodobne (B)i pesymistyczne (C). Następnie wyznacza się sumę A + 4B + C i dzieli się ją przez 6. Jeżeli dane czynności powtarzały się często w przeszłości, można wykorzystać metody statystyczne. BYT

31. Zalety technik sieciowych • Skrócenie czasu realizacji projektu bez dodatkowych zmian organizacyjnych i nakładów • Zmniejszenie kosztów ogólnych projektowania i wdrożenia • Racjonalne wykorzystanie rezerw czasowych • Koncentrację uwagi na czynnościach krytycznych dla całego postępowania • Ułatwienie planowania i realistyczne ustalanie terminów zakończenia realizacji • Stworzenie podstaw do kontroli przebiegu prac w każdym momencie i prowadzenia BYT

32. Techniki komputerowe • Współcześnie na potrzeby planowania złożonych przedsięwzięć stosuje się techniki komputerowe. Pozwalają one na bieżąco kontrolować przebieg realizacji i odpowiednio wcześnie reagować na powstające opóźnienia. Przykładem programu komputerowego wykorzystywanego do zarządzania projektami jest program Microsoft Project. BYT

33. Podsumowanie • Zastosowanie technik planowania i diagramatyzacji pozwala znacznie skrócić czas realizacji projektu. • Jednak o jakości planu projektu nie decyduje formalna technika użyta do jego zapisania, lecz profesjonalizm jego autora oraz sama zawartość, a więc to, co jestujęte w planie i czego w nim brakuje. BYT

34. Literatura • „Inżynieria oprogramowania” Andrzej Jaszkiewicz, Wyd. Helion • „Wprowadzenie do inżynierii oprogramowania” Kazimierz Subieta, Wyd. PJWSTK • Wykłady BYT, ZPI • Internet BYT