Dokument elektroniczny w administracji publicznej

1. Dokument elektronicznyw administracji publicznej Prawo, a rzeczywistość! Mity i fakty! Mariusz Madejczyk Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku Społeczeństwo informacyjne w województwie podlaskim – PUW w Białymstoku, 27 luty 2007 rok

2. Dokument elektroniczny w AP.Prawo, a rzeczywistość!Mity i fakty! Bariery prawne: finanse, archiwa, instrukcja kancelaryjna … (PIP i ePUAP szansą na zniesienie barier legislacyjnych) Problemy z wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów. (rozwiązanie: zatrzymanie dokumentu papierowego) Szum medialny – „E-podpis przeniesiony na 2008 rok!” (nie czekać bezczynnie, 1 maja 2008 roku niedługo) Trudności interpretacyjne aktów prawnych – informatyk, czy prawnik? (mała ilość komentarzy) Społeczeństwo informacyjne w województwie podlaskim – PUW w Białymstoku, 27 luty 2007 rok

3. Aspekty prawne informatyzacji administracji publicznej w Polsce • Ustawa o podpisie elektronicznym (Dz.U.01.130.1450) - weszła w życie 16 sierpnia 2002 r.!!! • Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U.05.64.565) – obowiązuje nas od 20 kwietnia 2005 roku wraz z kilkunastoma rozporządzeniami!!! • Plan Informatyzacji Państwa na rok 2006 (Dz.U.06.147.1064). Lada moment pojawi się PIP na lata 2007-2010. • Ustawa o zmianie ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych oraz ustawy o podpisie elektronicznym (Dz.U.06.145.1050) – co tak naprawdę przeniesiono na 1 maja 2008 r.? Społeczeństwo informacyjne w województwie podlaskim – PUW w Białymstoku, 27 luty 2007 rok

4. Ustawa o podpisie elektronicznym • Termin określony w art.. 58 przeniesiono z dnia 16 sierpnia 2006 r. na 1 maja 2008 roku • dotyczy tylko elektronicznych formularzy: • Art. 58 2. W terminie 4 lat od dnia wejścia w życie ustawy organy władzy publicznej umożliwią odbiorcom usług certyfikacyjnych wnoszenie podań i wniosków oraz innych czynności w postaci elektronicznej, w przypadkach gdy przepisy prawa wymagają składania ich w określonej formie lub według określonego wzoru. • Elektroniczne Biuro Obsługi Klienta Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku: • ebok.bialystok.uw.gov.pl Społeczeństwo informacyjne w województwie podlaskim – PUW w Białymstoku, 27 luty 2007 rok

6. Podpis elektroniczny • Każdy obywatel ma prawo wnieść do urzędu dokument podpisany elektronicznie!!! • Ustawa o podpisie elektronicznym zrównała podpis tradycyjny, odręczny z bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą certyfikatu kwalifikowanego. Społeczeństwo informacyjne w województwie podlaskim – PUW w Białymstoku, 27 luty 2007 rok

7. Dokument elektronicznyw administracji publicznej • Administracja publiczna powinna przyjmować dokumenty elektroniczne, ponieważ: • Zmiana terminu określonego w artykule 58 ustawy o podpisie elektronicznym nie zniosło, ani nie przeniosło w Polsce podpisu elektronicznego!!! • Artykuły 16 (wymiana informacji w formie elektronicznej)i 36 (zmiany w KPA) ustawy o informatyzacji obowiązują całą administrację podległą ustawie od wielu miesięcy. Społeczeństwo informacyjne w województwie podlaskim – PUW w Białymstoku, 27 luty 2007 rok

8. Ustawa o podpisie elektronicznymArtykuł 9: • 1.  Prowadzenie działalności w zakresie świadczenia usług certyfikacyjnych nie wymaga uzyskania zezwolenia ani koncesji. • 2.  Organy władzy publicznej i Narodowy Bank Polski mogą świadczyć usługi certyfikacyjne, z zastrzeżeniem ust. 3, wyłącznie na użytek własny lub innych organów władzy publicznej. • 3. Jednostka samorządu terytorialnego może świadczyć usługi certyfikacyjne na zasadach niezarobkowych także dla członków wspólnoty samorządowej. • Komentarz Panów Kościelnego i Szaniawskiego: • Artykuł 9 ust. 3 ustawy przewiduje, iż jednostka samorządu terytorialnego może świadczyć usługi certyfikacyjne na zasadach niezarobkowych także dla członków wspólnoty samorządowej. Artykuł ten dopuszcza działalność certyfikacyjną np. gminy na rzecz swoich mieszkańców. Wydaje się jednak wątpliwe, by jednostki samorządu terytorialnego skorzystały z tej możliwości, albowiem musiałyby w tym celu poczynić znaczące inwestycje, a dochodów z usług certyfikacyjnych nie mogłyby osiągać. • Olbrzymia szansa na promowanie usług elektronicznych. Darmowy podpis! Społeczeństwo informacyjne w województwie podlaskim – PUW w Białymstoku, 27 luty 2007 rok

9. Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne • Kontrowersyjny 16 artykuł • 1. Podmiot publiczny, prowadząc wymianę informacji, jest obowiązany zapewnić możliwość wymiany informacji również w formie elektronicznej przez wymianę dokumentów elektronicznych związanych z załatwianiem spraw należących do jego zakresu działania, przy wykorzystaniu informatycznych nośników danych lub środków komunikacji elektronicznej. • 3. Prezes Rady Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, warunki organizacyjno-techniczne doręczania dokumentów elektronicznych, w tym formę urzędowego poświadczania odbioru tych dokumentów przez adresatów, uwzględniając minimalne wymagania dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej, potrzebę zapewnienia integralności dokumentów elektronicznych oraz usprawnienia i ujednolicenia obiegu dokumentów między podmiotami publicznymi. • Czy wymiana dokumentów elektronicznych tylko pomiędzy • podmiotami publicznymi??? Społeczeństwo informacyjne w województwie podlaskim – PUW w Białymstoku, 27 luty 2007 rok

10. Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne Rozporządzenie z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.05.200.1651 – na podstawie art. 16) od 14 stycznia 2006r. wprowadziło obowiązek przyjmowania dokumentów elektronicznych „§ 5. 1. Podmiot publiczny przyjmuje doręczane dokumenty elektroniczne za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej albo na informatycznych nośnikach danych, które umożliwiają zapisanie urzędowego poświadczenia odbioru. 2. Podmiot publiczny informuje w sposób powszechnie dostępny, w tym w Biuletynie Informacji Publicznej, o: 1) sposobie doręczania dokumentów elektronicznych temu podmiotowi …” Od dnia 17 sierpnia 2006r. Rozporządzenie wprowadziło obowiązek uruchomienia Elektronicznej Skrzynki Podawczej (ESP) generującej Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) przy pomocy Sprzętowego Modułu Bezpieczeństwa (HSM – Hardware Security Module). Społeczeństwo informacyjne w województwie podlaskim – PUW w Białymstoku, 27 luty 2007 rok

11. Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne • Elektroniczna Skrzynka PodawczaPodlaskiego Urzędu Wojewódzkiego znajduje się pod adresem: • esp.bialystok.uw.gov.pl • Umożliwia doręczanie dokumentów do Urzędu w formie elektronicznej opatrzonych certyfikatem kwalifikowanym. • Dokumenty przyjmowane są również na skrzynkę pocztową • kancelaria@bialystok.uw.gov.pl • W obu przypadkach generowane jest automatycznie UPO przez HSM, a dokument trafia na odpowiednie stanowisko Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Społeczeństwo informacyjne w województwie podlaskim – PUW w Białymstoku, 27 luty 2007 rok

13. Zmiany w Kodeksie Postępowania Administracyjnego Artykuł 36 ustawy o informatyzacji od dnia 21 listopada 2005 roku wprowadził zmiany do artykułów 46, 57, 61 i 63 oraz dodał artykuł 391 do KPA. art. 63 KPA umożliwia wnoszenie dokumentów elektronicznych do administracji publicznej: "§ 1. Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej albo za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej właściwego organu administracji publicznej, umożliwiającego wprowadzenie danych do systemu teleinformatycznego tego organu, a także ustnie do protokołu.", "§ 3a. Podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno: 1) być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, przy zachowaniu zasad przewidzianych w przepisach o podpisie elektronicznym, oraz 2) zawierać dane w ustalonym formacie, zawarte we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru.". Społeczeństwo informacyjne w województwie podlaskim – PUW w Białymstoku, 27 luty 2007 rok

14. Zmiany w Kodeksie Postępowania Administracyjnego Art. 391 umożliwia doręczanie dokumentów elektronicznych klientom AP: „§1. Doręczenie może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną, jeżeli strona: 1) wystąpiła do organu administracji publicznej o doręczenie albo 2) wyraziła zgodę na doręczenie jej pism za pomocą tych środków. § 2. Minister właściwy do spraw informatyzacji określi, w drodze rozporządzenia, strukturę i sposób sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565), a także warunki organizacyjno-techniczne ich doręczania, w tym formę urzędowego poświadczania odbioru tych pism przez ich adresata oraz sposób udostępniania ich kopii, uwzględniając potrzebę zapewnienia bezpieczeństwa przy stosowaniu pism w formie dokumentów elektronicznych oraz sprawność postępowania”. Społeczeństwo informacyjne w województwie podlaskim – PUW w Białymstoku, 27 luty 2007 rok

15. Zmiany w Kodeksie Postępowania Administracyjnego Rozporządzenie z dnia 27 listopada 2006 roku (Dz. U. Nr 227, poz. 1664) w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych. Rozporządzenie wchodzi w życie 12 czerwca 2007 roku i zobowiązuje AP do doręczania dokumentów w formie elektronicznych na żądanie strony. Rozporządzenie określa: 1) strukturę i sposób sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych; 2) warunki organizacyjno-techniczne doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych, w tym formę urzędowego poświadczania odbioru tych pism przez ich adresata; 3) sposób udostępniania kopii dokumentów elektronicznych. Społeczeństwo informacyjne w województwie podlaskim – PUW w Białymstoku, 27 luty 2007 rok

16. Zmiany w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach • Artykuł 37 ustawy o informatyzacji od dnia 21 listopada 2005 roku wprowadził zmiany do ustawy o archiwach państwowych. • 17 listopada 2006 roku ogłoszone zostały trzy rozporządzenia, które wchodzą w życie 18 maja 2007 roku na podstawie art. 5 ustawy o archiwach: • Rozporządzenie w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. 206, poz. 1517). • 2. Rozporządzenie w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (DZ. U. 206, poz. 1518). • 3. Rozporządzenie w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. 206, poz. 1519). Społeczeństwo informacyjne w województwie podlaskim – PUW w Białymstoku, 27 luty 2007 rok

17. Elektroniczny Obieg Dokumentów w APwymóg prawny i potrzeba chwili • Przykładowe wymogi prawne: • 1. Artykuł 16 ustawy o informatyzacji i rozporządzenia o doręczaniu dokumentów. • 2. Zmiana przepisów o archiwach państwowych. • 3. Plan Informatyzacji Państwa. • Nowoczesność i wygoda: • 1. Zwiększenie szybkości wymiany informacji. • Szybsza i sprawniejsza obsługa klienta. • Załatwianie i śledzenie spraw przez klientów na drodze elektronicznej. • W Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim funkcjonuje i nadal wdrażany jest Elektroniczny Obieg Dokumentów. Społeczeństwo informacyjne w województwie podlaskim – PUW w Białymstoku, 27 luty 2007 rok

19. Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne • Podsumowanie – powinniśmy zrobić: • Do 31 stycznia 2006 r. - zgłosić rejestry publiczne i systemy teleinformatyczne na podstawie art. 20. • Od 14 stycznia 2006 r. - uruchomić Elektroniczną Skrzynkę Podawczą (ESP) na podstawie art. 16. • Od 17 sierpnia 2006 r. - uruchomić ESP ze sprzętowym modułem bezpieczeństwa HSM generującym automatycznie Urzędowe Poświadczenie Odbioru na podstawie art. 16. • Do 18 maja 2007 r. - dostosować dokument elektroniczny w AP do rozporządzeń wynikających z art. 5 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym. • Do 12 czerwca 2007 roku – umożliwić doręczanie dokumentów elektronicznych klientom na żądanie na podstawie art. 391 KPA. Społeczeństwo informacyjne w województwie podlaskim – PUW w Białymstoku, 27 luty 2007 rok

20. Dziękuję za uwagę! Mariusz Madejczyk Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku Wojewódzki Ośrodek Informatyki TBD w Białymstoku Tel. 85 7439 242 mmadejczyk@bialystok.uw.gov.pl Społeczeństwo informacyjne w województwie podlaskim – PUW w Białymstoku, 27 luty 2007 rok