Dansk Landbrugs Medier

1. Dansk Landbrugs Medier Afrapportering d. 23. oktober 2009 Nadia Lauridsen

2. Om undersøgelsen • Spørgeskemaundersøgelse: • 45 medarbejdere har deltaget • Foretaget i perioden 11 – 24 september 2009 • Fokus på kommunikationsveje i DLMs organisation • Denne analyse skal ses som et afsæt til den videre planlægning af det nye kontormiljø

3. Fordeling af medarbejdere

4. Primære arbejdsopgaver går på:

5. Overordnede konklusioner • Medarbejderne prioriterer ’Samarbejde med kollegaer’ som den vigtigste faktor ved løsning af primære arbejdsopgaver • En typisk medarbejder bruger gennemsnitlig 6-8 timer på sin primære arbejdsopgaver – (58 %) • Primære samarbejdspartnere bliver prioriteret i denne rækkefølge: • Kollegaer i samme afdeling • Kollegaer, der sidder lige ved siden af mig • Min leder • Kollegaer i andre afdelinger • Eksterne Dette fortæller os, at der er et behov for flere mødelokaler eller flermands-kontorer, hvis ’Samarbejde med kollegaer’ vurderes som den vigtigste faktor ved løsning af primære arbejdsopgaver. ”Det er klart en fordel at sætte ’junior’ sælgere sammen med nogle af de gamle. Det giver med garanti resultat på bundlinjen.”

6. Overordnede konklusioner - Samarbejde og Sparring • Samarbejde foregår primært ansigt til ansigt (96 %) • Dernæst samarbejdes der i prioriteret rækkefølge: • Per e-mail • Per møde • Per telefon • Msn • 69 % af medarbejderne mener at de har et behov for at videndele med flere • Især tværfaglig videndeling efterspørges • Salg / Annonce efterspørger mere sparring Samarbejdet foregår primært ansigt til ansigt. Dette indikerer at der skal være plads til at tale og samarbejde. Derfor er placeringen af medarbejderne meget vigtig, samt mødelokalernes placering i forhold til de forskellige afdelinger. ” Det er vigtigt at videndele for at få input og inspiration.” ” Jeg synes stadig, at vi har for få projekter, hvor grafikere, redaktører og skribenter sætter sig sammen, for virkeligt at lave nogle redaktionelle fyrtårne - ting som virkelig skiller sig ud fra mængden af avis- og magasinsider - både grafisk og journalistisk.”

7. Videndeling • 69 % af medarbejderne mener at de har et behov for at videndele med flere • De vigtigste grupper og personer at videndele med er: • Grafikerne • Redaktørerne • Og Henrik Lisberg Dette fortæller os at grafikerne, redaktørerne og til dels ledelsen bør have en central placering i kontormiljøet . ”Jeg synes et fællesmøde hver 7. eller 14. dag kunne være godt. Det behøver ikke at være på mere end en halv time en slags "live ugebrev”, hvor man lige gennemgår hvordan det går for huset. Så tror jeg også man bedre for en fornemmelse af, hvad der sker i andre afdelinger, og derved kan man måske sparre med hinanden mere end vi gør nu.”

8. Formål med videndeling • Formål med videndeling vil være: • ”At man udvikler sig fagligt.” • ”For flottere og bedre kommunikerende grafiske løsninger.” • ”Det er lettere at få produktionsflowet flydende, hvis de kendte til udfordringer, opgaver og mål for hest.” • ”For bedre at kunne tilpasse markedsføringen målrettet.” • ”For mere input og inspiration.” • ”Styrke idéudvikling og efterkritik.” • Herudover: • En stærkere medievirksomhed • Større udnyttelse af medarbejdernes ressourcer ” Mix af redaktionelt udveksling i mellem de forskellige medier - tættere kontakt mellem redaktører, som bør være knudepunktet i en medievirksomhed. ” ” Jeg synes stadig, at vi har for få projekter, hvor grafikere, redaktører og skribenter sætter sig sammen, for virkeligt at lave nogle redaktionelle fyrtårne - ting som virkelig skiller sig ud fra mængden af avis- og magasinsider - både grafisk og journalistisk.”

9. Behov for videndeling • Dette behov for videndeling kunne imødekommes ved at man iflg. medarbejderne: • Ofte holder updates og briefinger om markedet i forhold til salg • At man placerer medarbejdere tættere på hinanden fysisk • At man i form af indretning lægger op til videndeling med steder tiltænkt til dette ved f.eks. café miljøer mv. • Eksternt • Virksomhedsbesøg og udnyttelse af netværk (evt. erfagrupper) • Bedre branchekendskab ” Vi mangler briefing per måned om kommende høst, nye lovgivninger og nye tiltag mv.” ”Jeg mangler dynamikken, hvor ideer opstår i kraft af den spontane vidensudveksling, som af naturlige årsager ikke opstår, når man sidder på små kontorer.”

10. Viden/ info, der mangler • 29 % af medarbejderne synes der eksisterer viden, som bør være lettere tilgængelig, heraf nævnes: • Tidligere publikationer • Update om hvad der sker i landbruget  salg • En synlig elektronisk kalender • Artikler fra alle husets udgivelser • Samarbejdsaftaler med eksterne partnere (ikke nedskrevet) • Faglig viden om landbrug • Gamle artikler i det elektroniske arkiv • Egenannoncering • Info fra Kraks markedsdata • …Når der foretages ændringer

11. Viden tilgængelig i form af.. • Forslag til hvordan denne viden skulle være tilgængelig: • Et arkiv med statistikker, rapporter og kilder • Tidl. udgivelser tilgængelige på intranettet i pdf. format • RSS feeds på intranettet med de vigtigste nyheder på markedet • Ugebrevet skal være at finde på intranettet • Kort briefing for Salg om kommende høst, nye lovgivninger, nye tiltag mv. • Information om datoer for bestyrelsesmøder • Bestyrelsens mening om arbejdet, tallene for mm • Update-møder for salgsteamet om temaer som: • Markedssituation pt., bedriftsbesøg (svin, kvæg, mark), relevante foredrag/ møder • Oplæring i det elektroniske arkiv ”Jeg mangler information om, når der foretages ændringer. Dette skulle stå i Ugebrevet, mail og skal altid være at finde på Intranettet .”

12. Lære af andre I • 76 % af medarbejderne mener at DLM godt kan lære noget af andre organisationer og interne afdelinger: • Annonceafdelingen • Landbrug & Fødevarer: struktureret i forbindelse med fusion • Hvordan de arbejder på tværs af afdelinger • Grafisk afdeling: arbejdsflowet ” Organisationen kan godt lære mere om projektledelse, mødeledelse... ” ” Organisationen kunne tage af lære af hvor strukturerede Landbrug og fødevarer er.” ”Organisationen kan lære af arbejdsflowet i grafisk afdeling og i layoutafdelingen,…”

13. Lære af andre II • Mix af redaktionel udveksling imellem de forskellige medier • Tættere kontakt mellem redaktører, som bør være knudepunkter i en medievirksomhed • Mere åbenhed, mere fleksibilitet i hverdagen • Bedre tilrettelæggelse / projektledelse • Hvis arbejdsprocesserne hos de enkelte kendes • Udnytte hinandens ressourcer • Effektiv koordinering og efterkritik • Bedre opdatering • Vil klæde sælgerne bedre på til at varetage deres opgaver – hvis de ved mere om markedet • Stærkere på branchekendskab • Optimale muligheder for nysalg • Skabe rammer for spontan videndeling • Virksomhedsbesøg i andre bladhuse og udnyttelse af netværk ” Det var et tilfælde, jeg fik at vide, at DLM har adgang til Kraks Markedsdata, hvilket vil lette arbejdsgangen for markedsføring gevaldigt.” ”.. Men det er da klart at vi kan lære noget af hinanden. Som sælger kan jeg eksempelvis få ideer til nyt salg ved at videndele med vores redaktion. Jeg kan få større og bedre forståelse af forretningen ved at interessere mig for hvad mine kollegaer laver… hvis man skaber tværfaglige bånd og kommando-veje, vil det lette arbejdsgangen.” ”Ja vi kan lære noget, men muligheden eksisterer ikke som følge af de uskrevne taburegler.”

14. Kommunikationskanaler At e-mail prioriteres højest som kommunikationskanal giver mening i kraft af DLM som medievirksomhed. Lige efter kommer samtale / møder. Indikerer hvor vigtigt, det er at der skabes miljøer til det; mødelokaler, uformelle møderum mv. • Medarbejderne synes at E-MAIL er den vigtigste kommunikationskanal: • Nemmest i en travl hverdag • Bruges som arkiv  aftaler / sort på hvidt • Videndele med andre • Bedst til distribution af dokumenter • Forstyrrer ikke • Herefter prioriteres: • Samtale / møder • Telefon • Henriks Ugebrev • Stormøder / fællesmøder • Intranet ” Jeg mailer dagligt både internt og eksternt. Det er en hurtig og præcis måde at komme i kontakt med folk. Samtidig bliver korrespondancen gemt, hvilket for mig er meget vigtigt til senere brug.” ”Mail er hurtig, præcis, no nonsens. De kan arkiveres og gemmes i egne arkiver, som man let kan finde rundt i. Så er de lette at vedhæfte de ting, som mailen drejer sig om. Let at lade andre ’kigge’ med som cc eller bc.” ”Mailsystemet er livsnerven i annonceafdelingen.” ” Fordi at vi i direkte kommunikation langt lettere og hurtigere kan videnudveksle, komme ind til sagens kerne uden misforståelser, og derved fra første færd skabe en langt smidigere proces.”

15. Hvor opholder medarbejderne sig? • 1. På deres arbejdsplads • 2. I mødelokale • 3. Ude af huset • 4. Hjemmearbejdsplads • 5. I bilen / Printer, kopimaskine • 6. Andet Dette kan give os et praj om, hvor vigtigt det er med mødelokalerne. ”Jeg vil gerne videndele mere med mine faglige kolleger, men de sidder især i Skejby for at styrke idéudvikling og efterkritik . Dette kunne ske ved at køre til Skejby en af de tirsdage/onsdage, hvor jeg ellers arbejder i København.”

16. Arbejdsmiljø- Hvad betyder mest? Hvis ’Sparring med kollega overfor’ vurderes som det vigtigste i forhold til arbejdsmiljø, indikerer dette at der er behov for andet en cellekontorer til 1 pers. • ’Mulighed for sparring med kollega overfor’ betyder mest for medarbejderne • Herefter prioriteres: • Arbejdsro (evt. Enekontor) • Mulighed for tværfaglig sparring • Mulighed for at arbejde i projektlokale med andre kollegaer • Mulighed for stillerum • At medarbejderne bliver hørt • Citat: ” Jeg synes vores rammer er enormt usexede, og meget lidt indbydende. Vi udstråler i alt for lille grad hvem vi er, og hvad vi laver. En moderne medievirksomhed må kunne udvikle sig med verden omkring sig.” ”Det kunne være rart med mere kreative rammer.” ” Jeg synes stadig vi har for få projekter, hvor grafikere, redaktører og skribenter sætter sig sammen, for virkeligt at lave nogle redaktionelle fyrtårne – ting, som virkelig skiller sig ud fra mængden af avis- og magasinsider. Både grafisk og journalistisk. ” ”Det kunne være fed med et roderum, hvor deltagerne i projektet kunne mødes en halv time hver dag over en periode og gå i dybden – og lade det kreative rod på tavler mm stå.” ”Jeg vil gerne sidde tættere på flere, men afstanden skal være, så jeg kan læse en tekst i fred og kunne koncentrere mig.” ”Mulighed for selv af udvælge møblement, whiteboard etc.” ”Som de fleste andre synes jeg gangen er meget lang og meget mørk.”

17. Oversigt over afdelinger

18. Behovskort • Bruges som et værktøj til bedre placering af medarbejderne • Gennemgå kortene afdeling for afdeling, person for person • Vurdér udtalelserne og kommentarer til arbejdsmiljø og videndeling • Hæft jer ved deres ratings – især 4 og 5 – brug dem især til placering • Vurdér medarbejdernes individuelle behov i forhold til placering (ro, sparring, ergonomi mv.) • Tag udgangspunkt i behovskortene og videreudvikl dem yderligere i sammenspil med samtaler med medarbejderne

19. Ledelsen I

20. Ledelse II

21. Salg I

22. Salg II

23. Grafisk afdeling I

24. Grafisk afdeling II

25. 2. Redaktion I

26. 2. Redaktion II

27. Redaktion 1+3. sektion I

28. Red. 1+3. sektion II

29. Service I

30. Service II

31. Red. Hest

32. Andet

33. L&L

34. ” At tilknytte en fast grafiker som laver alt til ét medie - og som derved kunne tage ansvar i højere grad for det enkelte medies grafiske linie - både web, mag, tryksager + annoncer .” Forslag ” Det kunne være en mere flydende opdeling af redaktion, grafik, salg og service.” L&L Service Ledelsen Salg / annonce Red. 2 Linn Grafisk afd. Red. Hest Red. 1+3 Andet

35. Næste skridt I • Status: Analyse af hvordan kommunikationen i dag • Hvordan medarbejderne kommunikerer • Hvilken viden de mangler, hvordan de gerne vil have den • Hvilke steder, de bruger mest på arbejdspladsen • Hvilke primære samarbejdspartnere, de enkelte medarbejdere har • Næste skridt er at bruge behovskortene til at vurdere, hvordan folk kan placeres bedst muligt i forhold til: • Hvem, de mest har behov for at samarbejde med (4) / (5) • Hvem , de har behov for at sidde i nærheden af • Hvilke udtalelser de har til arbejdsmiljø • Inddrag medarbejderne i en lille samtale inden placeringen og hør dem om deres behov

36. Næste skridt II • Hvordan ønsker I kommunikationsvejene og samarbejdet skal være fremover? • Det kan man præge ved: • Sammensætningen og placeringen af mennesker kontormiljøet • Antal mødelokaler • Lad det kreative spille ind • Tænk i mindre afdelingskontorer med 2-3 personer ”Det er meget svært at koncentrere sig om en telefonsamtale, når man deler kontor med to andre, som også taler i telefon eller med hinanden. Støjniveauet bliver automatisk højt, og jeg har en god hørelse! ” ” En "larm "politik i storrummet, angående råben mellem kollegaer, telefonsamtaler, lavere mobiltoner, generel hensyn til andre arbejdende personer.”

37. HUSK følgende 10 pointer • 1) Mere videndeling skal muliggøres i form af sammensætning af medarbejdere og flere mødelokaler • 2) Ledelsen bør lægge mere op til tværfaglig videndeling og sparring; lav nogle projektdage, hvor folk arbejder i teams som de ikke plejer • 3) Der skal være plads til at både at kunne fordybe sig og tale sammen på et kontor • 4) 96 % af samarbejde mellem medarbejderne i DLM foregår primært ansigt til ansigt • 5) 76 % i organisationen mener at DLM godt kan lære noget af andre ”Det er ledelsens ansvar, at udfordre sine medarbejdere til ind i mellem at tænke ud af boksen, så vi undgår indgroede dårlige systemer i længden, og bevarer dynamik og foranderlighed.”

38. HUSK følgende 10 pointer • 6) ’Mulighed for sparring med kollega overfor’ betyder mest for medarbejderne i forhold til arbejdsmiljø • 7) Grafikerne, redaktørerne og til dels ledelsen bør have en central placering i kontormiljøet, da de vurderes som nøglepersoner til sparring • 8) Gør manglende viden / info tilgængeligt på intranettet, hvor alle kan tilgå det • 9) Medarbejderne opholder sig mest i mødelokaler, udover deres eget kontor selvfølgelig • 10) Husk på at rum determinerer medarbejderes adfærd og inddrag arkitekten tidligt i fasen