De hoeden van Edward de Bono

1. De hoeden van Edward de Bono Informatieontsluiting in de gemeente

2. Informatieontsluiting in de gemeente De binnengemeentelijke afstemming van de informatiebehoefte rondom de decentralisatie vraagstukken. Binnen de decentralisatie is er op vele fronten behoefte aan informatie. De informatiebehoefte binnengemeentelijk ontstaat op verschillende plaatsen binnen de organisatie afhankelijk van de inrichting. De vraag is hoe komen we aan de informatie die al in onze eigen organisatie aanwezig is en weten we dit ook. Hoe ontsluiten we de informatie die op andere gebieden al bekend is. Gemeenten geven tijdens deze sessie aan hoe zij dit gaan organiseren en signaleren waar zij op dit vlak ondersteuning nodig hebben. (Denk aan koppelvlakken tussen verschillende systemen of standaard uitwisselformaten tussen bepaalde bronnen).

3. Thema uitwerking ronde 1 • Welke informatie is er? En op welke plekken hou je het bij (gelijk of niet gelijk)? • Welke systemen en processen horen erbij? • Welke informatie heb je nodig in de nieuwe situatie 3D? • Welke informatiebehoefte is er? • Wat is de relevantie en verbinding? • Wie mag het zien? (incl. beveiliging) • Wat is je visie op dienstverlening? En houdt dit nog stand? • Niet alleen digitaal, wie is waarmee bezig? • Hoe hou je overzicht? • Hoe verbind je het? • Rapportage? • Wie is binnen gemeente bronhouder en wie mag wat muteren? • Zijn de gegevens te koppelen? • Wat is er? Wat hebben we nodig? Wat is de relevantie om de burger te kunnen helpen? En politiek te informeren? 0.05 – 0.10

4. Rode hoed ronde 2 • Wat is er? Wat hebben we nodig? Wat is de relevantie om de burger te kunnen helpen? En politiek te informeren? • Wirwar van gegevens en informatie, hoe ontknopen we dit • Verschillende opvattingen; hoe zit je er in en wie voert regie? (gedeelde visie en ambitie) • Hoe krijg ik het uitgelegd in mijn organisatie? En allereerst bij je zelf beginnen (wirwar en brei) • Waar kun je je aan vast houden in de hoeveelheid van informatie (‘heipalen in de chaos’) • Wat kunnen we doen om het nu wel voor elkaar te krijgen • Help, we weten nog veel niet • Hoe zorg je dat je de burger niet naar de bekende weg vraagt • Beperk je in de informatie, focus kiezen • Niet bureaucratisch, maar handjes blijven bieden • Waar doen we het voor? 0.10 – 0.15

5. Witte hoed ronde 3 • Wat is er? Wat hebben we nodig? Wat is de relevantie om de burger te kunnen helpen? En politiek te informeren? • Plaat van gegevensbronnen, IST situatie (gem. Houten) • Bundelen van gegevensbronnen en ‘big data’, ook buiten bronnen gemeenten (gem. Houten) • Klantvraag in beeld brengen 3D jeugdzorg en aantallen vragen (gem. Schijndel) • Aantal inwoners en waar ze wonen (basisregistraties) • Visie obv. Cijfers over 3D (gem. Waalwijk) • Bodemplaat KING, hoe gegevens te koppelen • Wat willen we weten? • Aantallen klantvragen (afdeling sociale zaken, gegevensbronnen uitpluizen) • Weten wat je niet weet • We weten eigenlijk nog niet zo veel in feiten! 0.15 – 0.20

6. Zwarte hoed ronde 4 • Wat is er? Wat hebben we nodig? Wat is de relevantie om de burger te kunnen helpen? En politiek te informeren? • Te complex, onduidelijk • Te veel, grootschalig • Veranderend beleid • Geen geld • Geen mensen (kwaliteit en kwantiteit) • Te snel • Privacy probleem, mag niet • Niemand kent het ‘eindplaatje’ • Als we het centraal niet kunnen, dan decentraal ook niet • Te veel plannen maken (optuigen projectteams), te weinig doen 0.20 – 0.25

7. Gele hoed ronde 5 • Wat is er? Wat hebben we nodig? Wat is de relevantie om de burger te kunnen helpen? En politiek te informeren? • Basisgedachte klopt (1-1-1); dit helpt de burger • De wil is er! • Onder druk lukt veel • Mooie kans om het zaakgericht werken te versnellen • Zie het als een groeimodel, begin klein en kies eerst focus, stapsgewijs verbeteren en aanpassen aan verandering in maatschappij • Politiek ziet toegevoegde waarde van informatievoorziening • Er komt veel geld op gemeenten af (druk om het te organiseren) 0.25 – 0.30

8. Groene hoed ronde 6 • Wat is er? Wat hebben we nodig? Wat is de relevantie om de burger te kunnen helpen? En politiek te informeren? • Visie; eindbeeld bepalen; wat er nu is concretiseren • Kleiner maken; afbakenen en stapsgewijs uitbreiden • Mensen; bemiddelaar tussen mensen en techniek • Helderheid over privacy issue • Informatie makkelijk beschikbaar maken (mobiel ontsluiten) • Best practices; wat is er al bij andere gemeenten; ontsluiten • Niet met 408 ontwikkelen, maar modelmatig met een paar varianten

9. Discussie ronde 7 • Wat is er? Wat hebben we nodig? Wat is de relevantie om de burger te kunnen helpen? En politiek te informeren? • Eindbeeld concreter opstellen (incl. bestuur), organiseren • Zet iets neer wat goed is voor eindbeeld informatie binnen gemeente • Living labs voorbeeld hoe je het kan inrichten • SOLL zal niet enorm verschillen (eindbeeld), maar de IST wel (verschillende stappenplannen) • Dwingender in voorschrijven van eindbeeld, systemen, etc. (rol van VNG om het anders te organiseren) – handreiking en handleiding • VNG zou het mandaat moeten krijgen om dit uniform, pragmatisch neer te zetten • Resultaten neerzetten in de tijd (stappenplannen) • Living labs geven aardige voorbeelden van stappenplannen; breed ontsluiten • Privacy, waarom 408 keer uitvinden • CBP, IBD, etc. één goed voorstel hoe het in te richten. Handreiking hoe met privacy om te gaan • Halen en voeden van informatie/handreiking • Gedachte van gegevenskluis, client mag aanvinken wie toegang krijgt (vb. gemeente Den Bosch); ‘eens gegeven blijft gegeven?’, ‘wat als een client geen informatie geeft?’, ‘dubbele opslag van informatie, burger en overheid’ • Marktplaats • Aanbod vanuit gemeenten en KING • Vragen die spelen om te beantwoorden • Tijdpad en mijlpalen vastleggen! 0.40 – 0.55

10. Discussie ronde 7 • Tactische niveau meer ‘handjes en voetjes’ bieden, wat doet de regisseur? • Regieproces • Procesmodellen (niet nieuw bedenken, want het wordt nu ook uitgevoerd) • Eindbeeld • Processen in VISD verder uitwerken 0.40 – 0.55

11. Herijking ronde 8 • Wat is er? Wat hebben we nodig? Wat is de relevantie om de burger te kunnen helpen? En politiek te informeren? 0.55 – 0.65