Rencontre nationale des correspondants Europe Paris, le 8 juin 2010

1. Rencontre nationale des correspondants EuropeParis, le 8 juin 2010 Rencontre cofinancée par l'Union Européenne dans le cadre d'Europ'Act et coordonnée par l'ASP

2. Les contrôles de service fait Règles applicables aux programmes FSE • La DGEFP a défini la méthodologie des contrôle de service fait des opérations financées au titre des programmes FSE • Instructions en vigueur • Instruction DGEFP n°2008-16 du 6 octobre 2008 relative au contrôle de service fait des opérations financées au titre des programmes FSE de la période 2007-2013 • Instruction DGEFP n°291 du 08 avril 2009 relative à la transmission à l’autorité de certification des certificats de service fait • Instruction DGEFP n° 2009-34 du 27 juillet 2009 relative au contrôle de service fait des opérations mises en œuvre par voie de marché •  Supports utilisés • Pour les opérations relevant du régime des subventions - Rapport de contrôle de service fait intermédiaire et final subvention issu de l’instruction DGEFP n° 1511 du 22 décembre 2008 • Pour les opérations mises en œuvre par voie de marché - Rapport de contrôle de service fait joint à l’instruction DGEFP n° 2009-34 du 27 juillet 2009 Rencontre nationale des correspondants Europe Paris, le 8 juin 2010

3. Deux points principaux distinguent les contrôles de service fait de la période 2007-2013 Les visites sur place font partie intégrante du contrôle de service fait Les modalités du contrôle de service fait mises en place au titre d’une dispositif ne seront jugées satisfaisantes que dans la mesure où les gestionnaire procédera simultanément : - À la vérification systématique des demandes de paiement reçues (desk verifications) - A des visites sur place en cours de réalisation des actions, au moins pour une part significative des dossiers (on the spot verifications) Les résultats des visites sur place sont intégrés dans les fiches de contrôle de service fait produites en appui de l’examen des dossiers, principalement au titre des points suivants : - Vérification du périmètre de l’opération (concordance entre les actions réalisées et les actions conventionnées, bien-fondé des moyens mobilisés …) ; - Vérification du respect des obligations de publicité. Rencontre nationale des correspondants Europe Paris, le 8 juin 2010

4. Deux points principaux distinguent les contrôles de service fait de la période 2007-2013 Les vérification opérées sur dossiers reposent dans tous les cas sur tout ou partie des pièces justificatives comptables à la disposition des organismes bénéficiaires Les simples contrôles de cohérence (vérification des demandes de paiement hors production de toute pièce comptable) sont désormais totalement exclus. Le principe est que le gestionnaire demande production de l’ensemble des pièces justificatives comptables à la disposition de l’organisme bénéficiaire. Il peut toutefois se contenter de vérifier par échantillonnage une partie seulement des pièces disponibles, à condition de respecter les conditions suivantes : - L’échantillonnage porte sur des ensemble de pièces homogènes ; - La demande de paiement (bilan d’exécution) permet d’identifier chaque élément constitutif de la dépense déclarée, poste par poste ; - La méthode d’échantillonnage retenue est argumentée et décrite dans la fiche de contrôle de service fait ; - En cas d’écart constaté entre le montant des dépenses déclarées et le résultat des vérification opérées (tout écart), le périmètre du contrôle automatiquement étendu, au moins à même hauteur que l’échantillon initial Rencontre nationale des correspondants Europe Paris, le 8 juin 2010

5. Modalités de calcul du montant FSE dû par opération Les modes de calcul du FSE dû varient sensiblement selon le mode d’allocation retenu. Pour les opérations relevant du régime de subvention Le FSE dû correspond à la ressource additionnelle strictement nécessaire à la réalisation de l’opération, déduction faite des contreparties versées. Le montant strictement nécessaire à la réalisation de l’opération (coût total éligible justifié) est déterminé au regard des pièces justificatives comptables et non-comptables à la disposition de l’organisme bénéficiaire. La participation FSE est également plafonnée à hauteur du taux d’intervention conventionné (montant communautaire / coût total éligible justifié) Pour les opérations mises en œuvre par voie de marché Le FSE dû correspond à la dépense justifiée du service bénéficiaire, à l’initiative du marché et en charge du suivi des prestations. La participation communautaire est calculée après application du taux d’intervention conventionné. Sont seulement prises en compte les pièces justificatives non comptables (feuilles d’émargement, rapports d’exécution, livrables divers) liées à l’exécution du marché. Rencontre nationale des correspondants Europe Paris, le 8 juin 2010

6. Modalités de calcul du montant FSE dû par opération La méthodologie établie pour les opérations relevant du régime de subvention comprend quatre étapes successives, qui aboutissent à la détermination du montant FSE dû. Dépense déclarée par l’organisme bénéficiaire  Retrait des dépenses non liées à l’objet et à la nature de l’opération Périmètre de l’opération • Retrait des dépenses non justifiées au regard : • des coefficients d’affectation appliqués aux dépenses directes ; • des clés de répartition appliquées aux dépenses indirectes.  Rencontre nationale des correspondants Europe Paris, le 8 juin 2010 Retrait des dépenses non justifiées au regard des pièces justificatives comptables à la disposition de l’organisme bénéficiaire (vérification de la totalité des pièces ou par échantillonnage) Pièces comptables Coût total éligible justifié  Retrait des contreparties externes versées (et des recettes éventuelles) Ressources  Vérification du respect des obligations transversales (encadrement des aides, obligation de publicité) Autres oblig. FSE dû

7. Modalités de calcul du montant FSE dû par opération La méthodologie établie pour les opérations mises en œuvre par voie de marche repose sur l’intervention successive du service bénéficiaire et du service gestionnaire, conformément au principe réglementaire de séparation fonctionnelle.  Titulaire Service bénéficiaire Service gestionnaire Adresse au service bénéficiaire ses factures accompagnées des pièces justificatives requises (feuilles d’émargement, rapport d’exécution …) Vérifie la conformité de la prestation réalisée, produit une attestation de service fait Assure la mise en paiement Première étape Rencontre nationale des correspondants Europe Paris, le 8 juin 2010 Titulaire Service bénéficiaire Service gestionnaire Adresse au service gestionnaire une demande de remboursement sur la base des dépenses acquittées Seconde étape Vérifie la conformité des travaux de contrôle du service gestionnaire, produit une fiche de contrôle de service fait FSE Saisit la dépense dans presage 

8. A brève échéance, les régimes de forfaitisation vont entraîner de profonds changements dans la méthodologie du contrôle de service fait des opérations cofinancées au titre des programmes FSE • Les régimes de forfaitisation mis en place par la Commission devraient avoir pour effet de simplifier et sécuriser la gestion des fonds. • S’agissant du contrôle de service fait, des allégement sensibles sont en particulier à attendre : • de la forfaitisation des coûts indirects ; • de la mise en place de en place des coûts forfaitaires (forfaitisation des coûts directs et indirects des opérations d’un montant inférieur ou égal à 50 000 EUR). • La méthode de forfaitisation des coûts indirects des opérations du PO FSE national a été approuvée par la Commission en mars 2010. • Elle concerne l’ensemble des dossiers d’un montant inférieur ou égal à 500 000 EUR, exception faite : • des opérations ne générant par construction aucune dépense indirecte ; • des opérations se confondant avec l’activité de la structure ; • des opérations portées par certains types d’organismes (AFPA, missions locales, OPCA). • Pour rappel, les régimes de forfaitisation ne concernent que les opérations financées par voie de subvention. Rencontre nationale des correspondants Europe Paris, le 8 juin 2010

9. L’entrée en vigueur des régimes de forfaitisation s’accompagnera d’une mise à jour des instructions nationales et supports relatifs au contrôle de service fait des opérations financées au titre des programmes FSE Ces actualisations maintiendront cependant la structure et les fondements des méthodes en cours Régime de forfaitisation Etat d’avancement Forfaitisation des coûts indirects  article 11-3 b i du R (CE) 1081/2006 Méthode approuvée par la Commission en mars 2010 pour le PO FSE national Un arrêté fixant ses conditions de mise en œuvre est en préparation ; il sera accompagné d’une instruction DGEFP ad hoc Rencontre nationale des correspondants Europe Paris, le 8 juin 2010 Mise en place des coûts standard unitaires  article 11-3 b ii du R (CE) 1081/2006 Première étude en cours pour la forfaitisation des coûts afférents aux périodes et contrats de professionnalisation Résultats attendus pour septembre 2010 Mise en place des coûts forfaitaires (opérations d’un montant < 50 000 EUR)  article 11-3 b iii du R (CE) 1081/2006 Instruction DGEFP en préparation

10. Des pistes de réflexion pour les améliorer la méthodologie des contrôles de service fait … • Les équipes en charge des premiers audits nationaux et communautaires ont pu, dans certains cas, relever l’insuffisance des vérifications relatives : • aux coefficients d’affectations et aux clés de répartition respectivement appliqués aux dépenses directes et indirectes ; • aux feuilles d’émargement ou toute pièce non-comptable attestant la réalité et la conformité des actions réalisées. • En outre, il est apparu que les certificats de versement des contreparties étaient parfois manquants ou inappropriés (cas de certificats de versements externes directement remplis par le service en charge en charge du contrôle). • Les prochaines mises à jour des instructions nationales relatives au CSF aborderont particulièrement ces points, afin de clarifier les règles applicables. Rencontre nationale des correspondants Europe Paris, le 8 juin 2010

11. Les visites sur place Règles applicables aux programmes FSE • Les visites sur place constituent une part essentielle du contrôle de service fait. • Elles sont réalisées en cours d’exécution des actions, au plus tôt à compter de la date de notification de l’aide communautaire. • Leur objet est de permettre au gestionnaire de vérifier in situ : • la conformité des actions menées, au regard du programme agréé ; • le respect des obligations transversales, notamment la publicité de l’intervention communautaire ; • la fiabilité des moyens de collecte et saisie des indicateurs de réalisation et de résultats. Rencontre nationale des correspondants Europe Paris, le 8 juin 2010

12. Les visites sur place sont planifiées en tenant compte de critères de risque Il appartient aux services gestionnaires de mettre en place un programme de visites sur place et de l’actualiser en cours d’année, au regard des caractéristiques des opérations nouvellement sélectionnées. De manière générale, les visites sur place concernent prioritairement : - les opérations d’un montant élevé ; - les opérations récurrentes ; - les opérations présentant des risques particuliers (difficultés rencontrées lors d’un précédent CSF, opérateur nouveau dans le champ du FSE ...). La réalisation du plan de visites sur place interdit de facto la programmation d’opérations closes. Ainsi, l’instruction commune DGFIP/DGEFP n° 2010-14 du 20 avril 2010 relative aux conditions de recevabilité des demandes de financement a pour objet principal de fluidifier la sélection d’opérations et situer la date d’agrément le plus en amont possible de la période d’exécution des actions. Rencontre nationale des correspondants Europe Paris, le 8 juin 2010

13. Le résultat des visites sur place influe directement sur le montant FSE du et peut, dans certains cas, donner lieu à une déprogrammation de l’opération L’importance de ce mode de contrôle devrait s’accroître avec la mise en place des coûts forfaitaires (opérations d’un montant inférieur à 50 000 EUR), en l’absence de tout mode de justification comptable des dépenses déclarées Constats Suites données Conformité des actions réalisées avec l’annexe technique de la convention Respect des obligations liées à la participation communautaires Aucune suite donnée Rencontre nationale des correspondants Europe Paris, le 8 juin 2010 En cas d’acceptation des écarts observés : modification par avenant de l’annexe technique de la convention (avant la clôture de la période de réalisation) En cas de non acceptation de ces écarts : retrait des dépenses correspondantes lors de l’examen du bilan Injonctions éventuelles tendant au respect des obligations liées à la l’intervention du FSE Non-conformité partielle des actions réalisées, toutefois les écarts observés n’ont pas pour effet d’altérer sensiblement l’objet et la nature du projet ou manquements partiels aux obligations liées à la participation communautaires Inexécution totale ou partielle des actions agréées Inexécution totale : déprogrammation totale de l’opération sur le fondement de l’article 14-2 du modèle de convention (cas de résiliation). Inexécution partielle : retrait des dépenses correspondantes lors de l’examen du bilan

14. Résultats des rapports annuels sur les contrôles de la période 2007-2009 • Les données disponibles mettent en évidence les points suivants : • Près de 85 % des contrôles (visites sur place et vérifications des dossiers) relèvent des organismes intermédiaires. • Les organismes intermédiaires réalisent en proportion beaucoup plus de visites sur place que les autorités de gestion déléguées. Les visites sur place représentant ainsi près de 38 % des contrôles réalisés par les organismes intermédiaires, contre 21 % pour les autorités de gestion déléguées. Résultats au 07 juin 2010 Rencontre nationale des correspondants Europe Paris, le 8 juin 2010 Toutes les régions métropolitaines ont répondu, hormis les régions Languedoc-Roussillon et Hte-Normandie Nombre de CSF % Nombre de visites sur place % Autorités de gestion déléguées 2359 79,0 % 628 21,0 % Organismes intermédiaires 10450 62,1 % 6376 37,9 % Total 12809 64,6 % 7004 35,4 %

15. Les contrôles qualité gestion Règles applicables aux programmes FSE L’instruction DGEFP n° 2009-35 du 31 juillet 2009 définit les modalités de réalisation des contrôles qualité gestion (CQG) à la charge de l’autorité de gestion en titre du PO FSE national, des autorités de gestion déléguées et des organismes intermédiaires. Ce document comprend en outre deux supports type : - différentes fiches d’analyse des systèmes de gestion, suivi et contrôle, à raison d’une fiche pour chaque mode d’allocation retenu (subvention, marchés, dépenses propres) ; - des fiches de vérification des dossiers de gestion, établies sur un socle unique mais intégrant certaines variantes, selon le mode d’allocation des crédits FSE. Rencontre nationale des correspondants Europe Paris, le 8 juin 2010

16. Les contrôles qualité gestion (CQG) ont pour objet de prévenir tout risque d’erreur systémique susceptible de rompre la traçabilité des dépenses déclarées et des paiements effectués • Les CQG permettent de vérifier le correct fonctionnement des systèmes de gestion, suivi et contrôle mis en place au titre de l’intervention communautaire. • Ils reposent sur deux types de conclusions : • analyse des circuits de traitement administratif et comptable, (régularité des procédures, conformité des supports utilisés) ; • vérification d’un échantillon de dossiers de gestion représentatif des dispositifs cofinancés et des modes d’allocation retenus (subvention, marché, dépenses directes). Rencontre nationale des correspondants Europe Paris, le 8 juin 2010 • Les CQG peuvent ainsi aboutir : • à des demandes de reprise des dossiers de gestion afférents à des dispositifs touchés par une erreur de nature systémique ; • à des demandes de correction de pratiques non-conformes, non assorties de la reprise des dossiers correspondants ; • à des demandes de corrections individuelles pour certains dossiers. 

17. Les CQG prennent appui sur une analyse globale de système, prolongée et déclinée par dispositif • Les CQG reposent, en premier lieu, sur une analyse de système comprenant : • un examen global des modalités de suivi et pilotage des crédits communautaires ; • un examen particulier des modalités de gestion et contrôle des crédits affectés à chaque dispositif, selon le mode d’allocation retenu. • Ces travaux peuvent conduire : • A un rejet de tout ou partie des circuits mis en place, pour cause de non-conformité avec les exigences communautaires et nationales. • A des demandes de régularisation portant sur les opérations à venir, sans reprise des écarts existants. Rencontre nationale des correspondants Europe Paris, le 8 juin 2010 Le délégataire de gestion sera alors tenu de reprendre l’ensemble des dossiers concernés, y compris les opérations de CSF, si des dépenses ont été précédemment validées.

18. Les CQG incluent également la vérification d’un échantillon représentatif de dossiers de gestion • Les CQG comprennent également l’examen d’un échantillon de dossiers de gestion. • Ces dossiers sont sélectionnés de manière à représenter : • l’ensemble des dispositifs cofinancés et des modes d’allocation identifiés ; • le cas échéant, les différents centres de gestion impliqués dans le suivi et le contrôle des fonds communautaires. • Les opérations retenues auront au minimum atteint une phase de programmation ; il convient en revanche d’exclure tout dossier ayant fait l’objet (ou faisant l’objet) d’un contrôle qualité certification. • En effet, la vérification des dossiers n’a pas pour objet de reconstituer la dépense déclarée, mais d’établir que les éléments présents suffisent à justifier la dépense ; dans le cas contraire, il y aura lieu de constater une rupture de piste d’audit à l’un ou l’autre des points clés du circuit de traitement d’un dossier (conventionnement, visite sur place, contrôle de service fait). • Si elle est amenée à répéter ce constat, la mission en charge du CQG établit dans quelle mesure les erreurs relevées sont liées à d’éventuels dysfonctionnements de nature systémique et définit la part du programme potentiellement affectée. • Elle peut également estimer qu’il s’agit de simples erreurs ponctuelles et demander la reprise des dossiers individuels. Rencontre nationale des correspondants Europe Paris, le 8 juin 2010

19. Suites d’un CQG, en cas de mise en évidence d’irrégularités de nature systémique … Un CQG mené par une autorité de gestion déléguée auprès d’un organisme intermédiaire peut entraîner une suspension des paiements du FSE, pour l’ensemble des dépenses susceptibles d’être affectées par une irrégularité de nature systémique. La suspension de paiement sera levée à compter du moment où auront été réalisées l’ensemble des reprises de dossiers demandées (reprise des CSF notamment). Toutefois, s’il apparaît que le délégataire de gestion n’a pas rempli ses engagements dans les délais fixés, il conviendra de procéder à une résiliation de la convention de subvention globale. Un tel manquement ne peut être constaté qu’à l’issue d’un nouveau CQG, réalisé au terme du délai imparti pour la régularisation des dossiers non-conformes. Les cas de suspension et résiliation sont prévus par l’article 12 du modèle de convention de subvention globale (cas de suspension et résiliation). Rencontre nationale des correspondants Europe Paris, le 8 juin 2010

20. Pour le PO FSE national, quatre types de CQG peuvent être envisagés : Un CQG mené par la DEGFP, en tant qu’autorité de gestion en titre, auprès de l’AGD Un CQG interne à l’AGD, à la charge des services du SGAR, mené auprès des services de la DIRECCTE ; Des CQG menés par l’AGD auprès des organismes intermédiaires Des CGG menés en interne par les organismes intermédiaire    Autorité de gestion en titre  Rencontre nationale des correspondants Europe Paris, le 8 juin 2010 Autorité de gestion déléguée    Organisme intermédiaire 1 Organisme intermédiaire 2 Organisme intermédiaire …   

21. Un CQG comprend quatre phases successives, étalées sur une durée moyenne de deux à trois mois Cette durée est nécessaire pour identifier avec précision les risques d’erreur systémique, établir les mesures correctrices appropriées et fixer un calendrier adéquat Suites données Phase préalable Réalisation du CQG Phase contradictoire Analyse des systèmes de gestion, suivi et contrôle (par dispositif et mode d’allocation) En complément, vérification d’un nombre significatif de dossiers de gestion Notification du CQG ; échantillonnage des dossiers de gestion demandés ; collecte des supports utilisés Notification des conclusions provisoires du CQG Notification des résultats du CQG (rapport définitif) Mission en charge du CQG Rencontre nationale des correspondants Europe Paris, le 8 juin 2010 Présentation de tout élément complémentaire pertinent, au besoin mise en place d’un modus operandi en rapport avec la gravité des manquements constatés Mise en œuvre des mesures correctrices éventuellement demandées Délégataire de gestion (OI / AGD)  - 2 à 4 semaines 3 jours (durée moyenne) + 6 semaines

22. Chaque demande de reprise tendant à corriger une erreur systémique affectant tout ou partie des dispositifs cofinancés est validée par un nouveau CQG Analyse des systèmes Analyse de dossiers Constat de la mission en charge du CQG Reprise des opérations programmées / soldées au titre d’un dispositif Modifications à apporter pour l’avenir, sans reprise des écarts existants Reprise ponctuelle de dossiers incluant le CSF Reprise ponctuelle de dossiers non étendue au CSF Rencontre nationale des correspondants Europe Paris, le 8 juin 2010 Réponse du délégataire de gestion Reprise des dossiers concernés / reprise des CSF Mise en place des changements demandés Reprise des CSF Reprise des dossiers concernés (hors CSF) Validation Nouveau CQG, selon le calendrier fixé Nouveau CQG, selon le calendrier fixé + Autorité de certification Autorité de certification Nouveau CQG, selon le calendrier fixé

23. Une montée en puissance progressive Les rapports annuels sur les contrôles 2007-2013, en voie de consolidation, permettent d’apprécier le processus de mise en place des CQG. •  Pour la période 2007-2009, des contrôles qualité gestion ont été menés : • dans 9 régions, par les autorités de gestion déléguées ; • dans 18 régions, par les organismes intermédiaires. • Dans 7 régions, des contrôles qualités gestion ont été concomitamment menés par les autorités de gestion et les organismes intermédiaires. • Dans une région, aucun contrôle qualité gestion n’a été mené. Rencontre nationale des correspondants Europe Paris, le 8 juin 2010

24. Planification des contrôles qualité gestion Contrôles qualité gestion à la charge de l’autorité de gestion en titre La DGEFP, en tant qu’autorité de gestion en titre du PO FSE national, a entrepris de mener à bien des contrôles qualité gestion auprès de l’ensemble des autorités de gestion déléguées du programme. Un premier déplacement a été réalisé en mai 2010 ; avant juillet, il sera suivi de trois nouveaux contrôles, puis de six à huit autres avant fin 2010. L’objectif est d’assurer une couverture complète du territoire nationale, en fixant des priorités selon une analyse de risque. Contrôles qualité gestion à la charge des autorités de gestion déléguées Les autorités de gestion déléguées sont tenues de réaliser au moins un contrôle qualité gestion de chacun des organismes intermédiaires (OI) sélectionnés au titre du PO FSE national. Ces contrôles interviennent postérieurement à la date de validation du Descriptif de système de gestion et de contrôle (DSGC) de l’OI et préférentiellement à compter du moment où l’OI participe régulièrement à des appels de fonds. Cependant, ils ne peuvent en aucun cas être réalisés au-delà de la date de paiement du solde final de la subvention globale. Rencontre nationale des correspondants Europe Paris, le 8 juin 2010