1 / 53

V ekting og tilbudsevaluering

Oslo kommune Utviklings- og kompetanseetaten. V ekting og tilbudsevaluering. Avdeling for konserninnkjøp og effektivisering. KSI, Bodø 16. april Kjetil Østgård, Oslo kommune. Disposisjon. Om tildelingskriterier. Anbefalt metode. Innledning. Eksemplifisering. Case 1. Case 1. Pris

neylan
Download Presentation

V ekting og tilbudsevaluering

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Oslo kommune Utviklings- og kompetanseetaten Vekting og tilbudsevaluering Avdeling for konserninnkjøp og effektivisering KSI, Bodø 16. april Kjetil Østgård, Oslo kommune

  2. Disposisjon Om tildelingskriterier Anbefalt metode Innledning Eksemplifisering

  3. Case 1

  4. Case 1 • Pris • Passform • Design • Kvalitet • ??? • Hva teller mest for deg? Og hvordan sammenholder du vurderingene?

  5. Dagens tema og mål • Bruk av tildelingskriterier • Hvordan sammenholde vurderinger av ulik art (Kvalitet, Pris, Funksjonalitet, Service, Leveringsbetingelser etc) • Målet med dagen: • få tips til utforming av tildelingskriterier • dere skal sitte igjen med en enkel modell/metode for å sammenligne pris og kvalitative størrelser.

  6. Avgrensning • Vektingsmodeller brukes når Oppdragsgiver skal velge det økonomisk mest fordelaktige tilbud • Flere kriterier enn pris

  7. Hva er et tildelingskriterie? ”Tildelingskriterier er konkurranseelementer som avgjør hvem av de kvalifiserte tilbydere som skal vinne konkurransen”

  8. Hva er en vektingsmodell? Verktøy for å hjelpe oss å sammenligne tilbud. En måte å slå sammen vurderinger av tildelingskriterier av ulik art til en samlet evaluering. Hjelper oss å sammenligne det usammenlignbare

  9. Anskaffelsesprosessen PLANLEGGING AV ANSKAFFELSE BEHOVSVERIFIKASJON MARKEDSUNDERSØKELSE SPESIFIKASJON KONKURRANSEBETINGELSER LEVERANDØRVALG GJENNOMFØRING AV ANSKAFFELSE KONTRAKT/BESTILLING OPPFØLGING AV ANSKAFFELSE KONTRAKTSOPPFØLGING PRODUKT- OG ANLEGGSOPPFØLGING

  10. 100% PÅVIRKNING KOSTNADER TID

  11. Tildelingskriterier og behov • Forhold som er kritiske for å dekke behovet = Minimumskrav • Forhold som gjør at behovet dekkes bedre = Tildelingskriterier

  12. Husk forskjellen! • Kvalifikasjonskrav • Er leverandøren kvalifisert? Ja/nei • Minimumskrav til ytelsen • Tilfredsstiller ytelsen de minimumskrav som er satt i konkurransen? Ja/nei • Tildelingskriterier • Hvor bra er tilbudet? Hvordan er det sammenlignet med andre tilbud?

  13. Regelverket • § 22-2 (§13-2) Kriterier for valg av tilbud: • Liste over mulige tildelingskriterier – ikke uttømmende • Tildelingskriteriene og deres vekt (med evt utslag) skal tilkjennegis i konkurransegrunnlaget (FOA §22-2) • Hva er et ”passende maksimalt utslag”?

  14. Regelverket • Krav til objektivitet • Kriteriene skal være slik utformet at de objektivt og presist angir hvilke egenskaper som skal vurderes • Ikke helt fritt skjønn. Kan ikke velge å fremheve noen egenskaper ved ett tilbud mens en lar være å fremheve gode egenskaper ved andre tilbud.

  15. Presisjonsnivå • Kriteriene skal angis slik at det er mulig for alle rimelig opplyste normalt påpasselige tilbydere å fortolke dem på samme måte, (EF C-19/00)

  16. Praktiske tips • Ofte hensiktsmessig å benytte sub/underkriterier for å utdype hva som ligger i tildelingskriteriene • Angi på hvilken måte kriteriene skal dokumenteres/beskrives i tilbudet • KOFA 2007/80, premiss 32

  17. Mer regelverk • Tildelingskriteriene kan ikke endres • Alle tildelingskriterier skal evalueres • Passende maksimalt utslag • Bredt innkjøpsfaglig skjønn

  18. Mer regelverk • Kriteriene må kunne brukes til å finne relevante forskjeller mellom tilbudene • I samsvar med de grunnleggende kravene • Kriteriene skal fremgå av kunngjøring og/eller konkurransegrunnlag

  19. Case • Du skal kjøpe konsulentbistand ifm med evaluering av hvorvidt virksomhetens organisasjonsstruktur er hensiktsmessig i forhold til tjenestene som skal leveres. Det haster med å få en rapport fra eksternt firma. Hvilke tildelingskriterier vil du bruke? • Pris, Kompetanse, Gjennomføringsplan, Flere?

  20. Tilknytning til anskaffelsen • Det er et krav at kriteriene skal ha en kvalitativ eller økonomisk betydning for anskaffelsen • Lite ”unntak” for sekundære formål som tjener en samfunnsinteresse

  21. Sammenlignbare størrelser • Vektingsjobben starter tidlig i anskaffelsesprosessen • Tenke igjennom hvordan tilbudene skal evalueres. Ha i bakhodet hvordan du har tenkt å evaluere dette etterpå • Presiser kriterier tydelig • Og hvilken informasjon du trenger for å evaluere kriteriet • Hvilket behov skal anskaffelsen dekke? • Forsøk gjerne å sette opp et tenkt evalueringsskjema for å se hvordan ulike forhold slår ut. • Skjemaer

  22. Kvantitative kriterier • Fordelen er at de er målbare uten bruk av skjønn. • Prisskjema • Be om prisen på en slik måte at det er entydig for leverandøren hvilken pris som blir lagt til grunn for sammenligning • Prisskjemaet bør gjenspeile hele anskaffelsen, et årsvolum eller lignende • KOFA 2006/106

  23. Kvalitative kriterier • Alle kriterier skal utformes slik at de så presist som mulig angir hvilke egenskaper som skal vurderes. • Vurderingene må kunne baseres på objektivt konstaterbare faktum. (KOFA 2004/203) • Benytt underkriterier og presiseringer for å tydeliggjøre hva du har tenkt å evaluere • Kvantifisering av det kvalitative?

  24. Case - summeoppgave • Du skal kjøpe sykehjemsplasser. Hvilke tildelingskriterier er aktuelle? • Hvilke tanker gjør du rundt sonderingen mellom minimumskrav og tildelingskriterier?

  25. Forankring • Vektingsmodeller er ikke regulert av lov og forskrift. • Men det forutsettes at de grunnleggende kravene ivaretas. • KOFA-avgjørelser (og annen rettspraksis) • Dahle Trygstad: Tildeling av offentlige kontrakter • Svenske konkurrensverkets uppdragsforskningsserie 2004:1 • Diverse artikler • Valg av evalueringsmodell er innenfor oppdragsgivers innkjøpsfaglig skjønn • I mange tilfeller finnes det ingen fasit.

  26. Evalueringsmodell ”Det grunnleggende kravet til en vektingsmodell er at den skal være egnet til å identifisere det økonomisk mest fordelaktige tilbud.”

  27. Modeller for sammenligning • Alt kan prissettes • Alt omgjøres til poeng • Kost/nytte-vurdering • Vekting og tilbudsevaluering er ikke hjemlet i forskriften • Jeg anbefaler en modell der både pris og kvalitative størrelser poengsettes

  28. Anbefalt vektingsmodell

  29. Kombinatorisk modell • Modellen uttrykker hvilket tilbud som har laveste pris per kvalitetspoeng • Dette uttrykket er IKKE synonymt med økonomisk mest fordelaktige • Modellen gir kun et korrekt bilde der pris er vektet 50% • Den setter pris og kvalitetskriterier mot hverandre som to kriterier

  30. Endogene vs eksogene variabler • Eksogene variabler: Å fastsette variabler utenfor konkurransen som tilbudene skal evalueres mot. Variablene fastsettes forut for konkurransen. • Eksempel 1: Du vurderer tilbudene i forhold til en referansepris. • Eksempel 2: Du vurderer tilbudt kvalitet i forhold til ideell kvalitet • Bruk av eksogene variabler fordrer en genuin kunnskap om gjeldende marked. Risikoen for å bomme ved fastsetting av disse variablene vurderes som stor.

  31. Forts endogene vs eksogene variabler • Endogen: Poengsettingen skjer relativt i forhold til de øvrige tilbudene. • Rangerer tilbudene i forhold til hverandre og gir beste tilbud maksimalt poengutslag • Ser på innkomne tilbud som gjeldende marked

  32. Anbefalt modell Poengsetting: • Samtlige kvalifiserte tilbud gis en poengkarakter pr tildelingskriterie. • Karakteren skal gjenspeile relevante forskjeller mellom tilbudene. • Uventede vurderinger kan ikke foretas

  33. Anbefalt modell • Det anbefales å bruke en skala på 0-10 for alle tildelingskriterier • Det anbefales at beste tilbud på hvert kriterie får toppscore • Noe annet vil forskyve den relative vekten

  34. Summeoppgave • Kan man gi karakteren 0 (null) til tilbud som ikke gir noen merverdi på det aktuelle tildelingskriteriet? Hvilke sonderinger gjør du i forhold til avvisningsreglene i FOA §§ 11-11 og 20-13?

  35. Anbefalt modell • Samme metode må brukes på alle tilbud og alle tildelingskriterier • Poengene ganges opp med kriteriets angitte vekt (for eksempel 30 %) og summeres • Eksempel – kvalitet med vekt 35 %: • Poengscore: 10, vektet poengsum: 3,5

  36. Pris til poeng • To hovedmetoder: • Lineær • Prosentmessig fra laveste pris • Linje mellom laveste og en faktor • Forholdsmessig

  37. Matematisk formel lineær metode Karakter = 10 - 10x(Pe-Pb)/Pb der Pe er den prisen som evalueres og Pb er beste (laveste) pris Eksempel: To tilbud: Pris leverandør A = 240.000,- og Pris leverandør B = 267.000,- Karakter tilbud A = 10-10x(240.000-240.000)/240.000 = 10 Karakter tilbud B = 10-10x(267.000-240.000)/240.000 = 8,875

  38. Karakterberegningen – lineær metode

  39. Lineær beregningsmetode

  40. Case 2 Laveste pris i en konkurranse er 5.000.000,-. Denne prisen gis følgelig karakteren 10. Hvilken karakter skal en leverandør med en pris på 6.430.000 ha? 10-10x(6.430.000-5.000.000)/5.000.000 = 7,14

  41. Matematisk formel forholdsmessig metode Karakter = 10xPb/Pe der Pe er den prisen som evalueres og Pb er beste (laveste) pris Eksempel: To tilbud: Pris leverandør A = 240.000,- og Pris leverandør B = 267.000,- Karakter tilbud A = 10x(240.000/240.000) = 10 Karakter tilbud B = 10x(240.000/267.000) = 8,99

  42. Karakterberegning forholdsmessig metode

  43. Forholdsmessig beregningsmetode

  44. Utslag forskjellige beregningsmetoder

  45. Case - summeoppgave • Bør du tilkjennegi poengberegningsmetode i konkurransegrunnlaget? –Hva ville du i tilfelle skrevet?

  46. Skjønnsmessige vurderinger • Finnes ingen fasit, men det jeg kan gi dere er rammene dere må forholde dere til: • Lovens §§ 1 og 5 • Karaktersettingen skal gjenspeile relevante forskjeller for oppdragsgiver • Evalueringen må basere seg på objektivt konstaterbare fakta • Skjønnet må ikke være urimelig, uforsvarlig etc • Vurdér ALT du har sagt du skal vurdere • Vurdér KUN det du har sagt du skal vurdere

  47. Verbal begrunnelse • I anskaffelsesprotokollen eller vedlegg til denne • Skal synliggjøre • Faktum • Vurderinger som er gjort • Bakgrunn for fastsatt karakter • For matematiske modeller må regnestykkene dokumenteres/forklares

  48. Hvem evaluerer? • Det anbefales at alle vurderinger gjøres av samme person/samme gruppe av personer • Sikrer at samme tankegang og metodikk blir benyttet på alle kriterier/alle tilbud • Kvalitetssikres ved sidemannskontroll • Legges fram for beslutningstaker

  49. Sammenfatning av evalueringen • Sammenfatning av evalueringen gjøres ved at: • Den gitte karakteren til hvert enkelt tildelingskriterie ganges opp på kriteriets angitte vekt. • Summen av de ”vektede” karakterene summeres • Den leverandøren med høyest totalscore er vinner av konkurransen

More Related