Animer une réunion avec efficacité

1. Animer une réunion avec efficacité Valérie LACROIX Henry HIGUET Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

2. Programme Animer une réunion Pourquoi une réunion? Comment faire? Bien la préparer Les différentes réunions Les méthodes et outils d’animation Les participants

3. Une réunion: pourquoi La réunion est un fait social fondamental car tout organisme a besoin de la participation active de ses membres pour exister et s’accroître.

4. Une réunion : pourquoi? En mini groupes de 3 : Trouver 5 verbes qui résument « pourquoi » on fait une réunion. 5mn en mini groupes Synthèse en plénier (tableau papier)

5. Une réunion: pourquoi? Bien menée, la réunion aura des effets importants : * une plus grande motivation personnelle * une valorisation des buts à atteindre * une augmentation de la coopération et de la coordination * une meilleure mise en application des décisions * une plus grande utilisation de la créativité de chacun * une adhésion et une solidarité au devenir de l’organisme

6. Une réunion: pourquoi? Elle s’inscrit dans les 5 clés de la motivation 1- Objectif, projet, « savoir où on va » Rassurer, montrer la voie, …. 2- Communiquer et surtout écouter. « Parler c’est semer, écouter c’est récolter ». Il est essentiel de transmettre aux collaborateurs les éléments essentiels leur permettant de réaliser leur mission dans les meilleures conditions.

7. Une réunion: pourquoi? Elle s’inscrit dans les 5 clés de la motivation 3-Transmettre passion et enthousiasme. Un responsable est un distributeur d’énergie, ça doit se voir et s’entendre. Mais, au quotidien, tout individu communique aussi de l’énergie (positive ou négative). Toute communication doit susciter « l’envie de faire ». 4- Déléguer et responsabiliser. Tout individu a besoin de reconnaissance. Une délégation parfaitement calibrée prouve que l’on apprécie l’individu à sa juste mesure, qu’on lui reconnaît les compétences propres à assumer certaines responsabilités.

8. Une réunion: pourquoi? Elle s’inscrit dans les 5 clés de la motivation 5- Faire le point. Il s’agit là de montrer où on en est d’un projet, de nos objectifs, de nos missions de se situer, d’analyser le chemin parcouru et de mesurer celui qui reste à faire.  Il faut réfléchir à ces 5 points avant d’animer toute réunion

9. Les différents types de réunions • La réunion d’informations : descendante le groupe reçoit une information commune • La réunion d’échange : latérales le groupe échange des informations • La réunion d’expression : ascendante le groupe remonte des informations Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

10. Au niveau d’un club Information descendante Communication du calendrier sportif du département ou de la ligue Echanges Fête du club: quelle organisation? Qui fait quoi? Information ascendante Tour de table : votre avis sur… Echanges: « Trouvez des exemples… »

11. La phase de préparation La préparation matérielle • Les participants 3 à 4 pers. Pas d'effet de groupe. On peut être très opérationnel 6 à 8 pers. Naissance d'une dynamique de groupe, richesse de la production (taille idéale : 6). 8 à 12 pers. Demande de mise en place plus longue, les phénomènes d'inertie démarrent, moins d’efficacité. Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

12. Au niveau du club En fonction des thèmes de la réunion: Le bureau :« noyau dur » : Pt, Secrétaire, Trésorier + les membres élus du CD + les personnes concernés par l’ODJ (professeur, parents, élu municipal, etc)

13. La phase de préparation La préparation matérielle Le lieu : • Réserver une salle claire, calme, assez grande • Veiller à ne pas être dérangé Le matériel : • Disposer tables et chaises en fonction du type de réunions. • Préparer la logistique : • Tableau papier • Ordinateur • Feutres de couleur • Vidéoprojecteur • Documents et supports Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

14. Au niveau du club • Attention (même pour une « petite réunion », dans un « petit » club) • Préparer bien vos documents, installer bien votre salle, pensez au « confort » de vos collègues, une bonne installation. • Le tableau papier est un minimum. Il permet de FIXER l’attention, mais aussi de marquer l’avancement et de noter les décisions visibles par tous •  il existe des « minis » tableau (en carton) qu’on peut poser sur une table

15. x x x x x x x Organiser la salle … … pour l’adapter à ses besoins La disposition de l’espace est un élément important de la communication. Loin d’être neutre, elle est un message en elle-même • Autour d’une table ovale : Avantages : • Les personnes se voient • Cela facilite les interactions • L’animateur fait partie du groupe, il ne se distingue pas des autres participants Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

16. x x x x x x x x Organiser la salle … … pour l’adapter à ses besoins • En demi-cercle : Avantages : • les échanges sont facilités • l’animateur a une position particulière, en vue • il peut facilement se déplacer • il régule plus rapidement le groupe Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

17. x x x x x x x x x x x x x Organiser la salle … … pour l’adapter à ses besoins • Par petits groupes : Avantages : • le nombre n’influence pas l’inertie • les échanges entre les petits groupes sont facilités • la production est riche et réalisée par une synthèse collective Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

18. x x x x x x x x x x x x x x x x Organiser la salle … … pour l’adapter à ses besoins • En long : Avantages : • les échanges sont aisés avec certaines personnes, pas avec toutes. • l’animateur est généralement situé en bout de table et réalise une réunion d’informations ou d’expression. Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

19. x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Organiser la salle … … pour l’adapter à ses besoins • En amphithéâtre : Avantages : • Cette disposition habituelle est adéquate lorsqu’on veut transmettre une information, sans susciter d’échanges. • Les interactions entre les participants sont limitées Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

20. Au niveau du club • Ces modèles de dispositions peuvent être intéressants pour des réunions bien spécifiques (AG petit club, ou réunion de travail ou mini formation). •  Echanges avec les participants

21. La phase de préparation L’information • Une lettre d’invitation (ou un mail) 8 à 10 jours avant la réunion précisant : la date, l’heure, le lieu, la liste des participants, le nom de l’animateur, et l’ordre du jour. La préparation psychologique : C’est bien faire les choses, même « bénévole » on doit être PRO • Arriver 15mnavant au moins • Avant de démarrer : • Echanger avec les participants • Vérifier le matériel Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

22. Au niveau du club • Convocation, invitation… * C’est comme vous voulez mais ATTENTION, pensez à bien choisir!!!… la date en fonction des participants.  exemple de mauvais choix (AG le soir d’un « match ») * La date récurrente pour des réunions de bureau, c’est bien  exemple : 2ième lundi à 19h * Ordre du jour précis (voir plus loin) • Accueillir (café, thé, jus de fruit, petits gâteaux) * Il faut être dans de bonnes dispositions pour bien travailler !!!

23. Au niveau du club • L’ordre du jour, exercice: • En groupe de 3, imaginez un Ordre Du Jour possible pour une réunion de club. • 10m en mini groupes; retour en plénier

24. Au niveau du club • Exemple d’ordre du jour ( cd du club en début de saison) • Communication du calendrier du département • Le point sur le judo à l’école • Organisation du tournoi de Noël • Présentation du nouveau professeur • Le point du trésorier

25. La phase de préparation Pour chaque étape, 5 questions à se poser : • Quelle durée ? • Quel intitulé ? • Quel objectif ? • Quel contenu ? • Quelles techniques pédagogiques ? • Quelles questions vous risquez d'avoir et comment y répondre ? Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

26. L’animateur Son approche • Positive :Avancer ensemble • Opérationnelle : Concrète. • Interactive / participative : Échange permanent entre l'animateur et les participants. L'animateur est le garant du droit d'expression des participants. Ne pas aller à la facilité en laissant la parole aux communicatifs mais faciliter la participation de chacun. Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

27. L’animateur Son rôle • Provoquer et conduire à une véritable interaction : Entre lui et les participants Entre les participants • Fixer les objectifs • Présenter les sujets à traiter, c’est à dire motiver le groupe pour un objectif commun • Faire s’exprimer chacun, c’est à dire discipliner les échanges et interactions ; l'animateur assure la coordination du groupe • Faire réfléchir, c'est-à-dire poser des questions • Agir/ Apporter des méthodes • Faire agir / Faire décider Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

28. L’animateur - il donne la parole, reformule, synthétise, relance, questionne, sans donner son point de vue.  ainsi, il est régulateur -chaque fois que l'animateur donne son point de vue, approuve, désapprouve, suggère, écrit quelque chose de son cru, il est producteur Plus l'animateur produit, moins le groupe produit. - chaque fois que l'animateur apporte des méthodes, des outils pour progresser (brainstorming, classement forcé...), il est faciliteur Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

29. Les rôles de l’animateur • En résumé: • Producteur centré sur  le contenu • Régulateur centré sur  les personnes • Facilateur centré sur  les méthodes

30. QUELQUES RÈGLES D’ANIMATION • Assurer aux discussions un départ sur des bases solides • bien situer les problèmes et les sujets • énoncer les faits et les témoignages • faire exprimer les avis, les opinions, les divergences. • Préciser l’objectif et ne pas le perdre de vue • énoncer les règles du jeu, les méthodes, les objectifs et s’y tenir • éviter les digressions et ramener au sujet • remplir son rôle de régulateur, producteur, faciliteur

31. QUELQUES RÈGLES D’ANIMATION Parler avec mesure, écouter • écouter  entendre  percevoir • reformuler, clarifier • écouter avec empathie (objectivement activement) • vouloir comprendre l’autre pour être compris de lui • laisser l’autre s’affirmer. Exploiter le succès immédiat • prendre toutes les idées qui amènent un plus • noter au tableau : c’est considérer le groupe • susciter des idées

32. QUELQUES RÈGLES D’ANIMATION Ne pas écraser le groupe • être le leader naturel, sans être le chef, guider, donner le rythme, • accepter la différence, s’enrichir par la discussion • susciter des idées et l’avis du groupe  Ne pas provoquer le groupe • éviter d’agresser gratuitement un participant • éviter l’ironie mordante, les sous-entendus blessants • concilier, dédramatiser car communiquer, c’est motiver et avancer vers l’action E.R.Q.R.  50% DE L’ANIMATION • Ecouter (c’est accepter l’autre) • Reformuler (c’est monter que l’on a compris, que le groupe a compris) • Questionner (renvoyer au groupe, le rendre actif, faire produire) • Répondre (en relançant, en synthétisant, en concluant, en obtenant l’accord)

33. L’animateur doit… Savoir …: • Donner envie • Avoir de l’assurance • Être à l’aise • Regarder le groupe • Maîtriser le temps • Être précis (plan, questions) • Faciliter les échanges • Prendre en compte tous les avis • Accepter de modifier un point de vue Éviter de …: • Imposer son point de vue à tout prix • Avoir le trac • Être arrogant • Se justifier • Être impatient • Donner une impression de flou • Dialoguer à deux • Se perdre dans les détails Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

34. Les techniques de communication SUR LA FORME • La question ouverte : • « quel sujet souhaitez-vous aborder » engage les débats d’une façon large. • La question dirigée : • « si je comprends bien c’est cela que vous voulez dire » question type de la reformulation pour obtenir l’accord du groupe Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

35. Les techniques de communication • La question reflet :  • « qu’en pensez-vous Monsieur Dupont ? » question ouverte renvoyée à un membre du groupe • La question alternative : • « vous préférez effectuer le stage en février ou en avril ? » impose un choix limité • La question écho : • « si nous étions mieux épaulés par les cadres, nous serions plus efficace ! » Renvoi à la question posée dans les mêmes termes pour obtenir plus de précision Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

36. Conseils pratiques d’animation • Le temps et le rythme de la réunion : • Au bout de 2 heures : l’attention du groupe tombe • Le creux ludique  Pour une réunion de club, 2h est un maximum • La clarté et la validation : • Posez des questions bilans après chaque explication • Faire la synthèse des points clés et idées fortes Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

37. Après la réunion • Le compte rendu • Il est obligatoire • Il faut le faire vite • Il faut le faire valider • Il faut le classer • Il indique • Les décisions prises • Qui fait quoi •  sa forme : papier ou mail

38. En bref • Faire un QQOQCP • QUI (qui je convoque, qui anime, qui… • QUAND (choix judicieux de la date, pour les réunions récurrentes, adopter une date fixe décidée en début d’année et qui convient à tout le monde; exemple le 3ième lundi à 20h) • OÙ : si possible toujours le même lieu Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

39. QUOI : ordre du jour opérationnel, explicite • COMMENT : animation, objectif formalisé pour chaque point de l’ODJ et minuté exemple: « en 15 mn présentation du calendrier et tour de table pour noter les remarques) • POURQUOI : si on peut s’en passer, on s’en passe (ou réunion téléphonique Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

40. Possibilités de réflexions • 1 pourquoi une réunion ne marche pas • (réflexion individuelle, puis tour de table) • -> les 5 causes • 2 Le club ou la ligue : quelles types de réunions, quels sujets, quels sens de l’info • (ascendante, descendante, échanges)

41. Possibilités de réflexions • Que faire avant • (travail en groupe puis synthèse) • Que faire pendant (et juste avant, et juste après • Que faire après (CR? PV, relevé de décisions? ) fiche types?

42. Parler face à un public La Voix : «On parle pour être écouté » ; la voix étant « l’emballage » de nos mots, il faut la soigner et la rendre la plus agréable possible. Elle crée le climat de l’entretien. Les Attitudes :Elles sont le reflet de votre personnalité (ennui, dynamisme, assurance, confiance, etc…) ; adoptons une attitude ouverte, détendue, naturelle. Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

43. Parler face à un public Le Langage :Il convient d’adopter un langage adapté à la situation (facteurs possibles à prendre en compte : âge, région, hiérarchie,… ) ; certains connaissent la technique, d’autres non ! Un langage trop familier ne sera pas toujours apprécié ; il suffit d’être vigilant, de penser réellement à ce que l’on dit. Le Sourire : Soyons naturel, un vrai sourire crée la sympathie et tout est facile ensuite ; on montre ainsi qu’on est bien dans notre peau. C’est une porte qui montre votre accessibilité.

44. Parler face à un public L’Elocution : Il suffit de parler en articulant, plus lentement que par nature.Pour s’entraîner, il faut « s’écouter » parler. N’oubliez pas : « on parle pour être compris ». Les Regards : Il joue un rôle très important dans le premier contact ; regardons nos interlocuteurs dans les yeux, naturellement sans insistance mais franchement. Ils constituent le « fil » qui vous relie aux interlocuteurs. Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

45. Les 4 formes d’autorité L’AUTORITE STRUCTURALE Elle correspond à la place occupée dans une structure, un organigramme. Il est bon que le manager ait bien connaissance de sa place au sein de celui-ci, et que les membres de son équipe connaissent parfaitement l’étendue de son action. Il est recommandé de ne pas s’en servir si cela n’est pas vraiment nécessaire. L’AUTORITE DE COMPETENCE Le manager doit connaître le travail de ses équipiers ; dans certains cas il pourra même les suppléer ; toutefois un équipier peut être techniquement plus « pointu » dans un domaine précis. La compétence peut toujours s’acquérir par étapes ; il est bon de savoir là aussi se situer et de ne pas se targuer, au risque de perdre toute crédibilité, de celle que l’on n’a pas réellement. Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

46. Les 4 formes d’autorité L’AUTORITE MORALE Il s’agit là d’avoir un comportement en accord avec des valeurs morales partagées. Exemple : tenir parole ; respect des individus ; être prévenant et courtois ; traiter l’équipe fermement, aimablement mais impartialement (exclure tout favoritisme qui entraîne la mort de l’équipe et discrédite son manager) ; gérer les situations en restant authentique, naturel et détendu ; associer confiance en soi et modestie, humilité ; être l’exemple. L’AUTORITE CHARISMATIQUE (NATURELLE)  Cette autorité permet de résister à la pression des événements, et permet donc d’avoir d’avantage confiance en soi. L’aspect physique doit être adapté et la communication efficace ( L’enthousiasme et la volonté de réussir, les encouragements mêlés à la fermeté dans les situations difficiles sont révélateurs de charisme. Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

47. Communication orale - le verbal 10% ( le sens des mots ) - le para-verbal 40% (le ton, le rythme, le débit, la force, le timbre, ... , « l’emballage des mots ») - le non-verbal 50% (les attitudes , les gestes, le sourire, lesregards, ...) Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

48. Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

49. Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

50. Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014