Uued ja vanad terminid dokumendi- ja arhiivihalduses

1. Uued ja vanad terminid dokumendi- ja arhiivihalduses Veiko Berendsen Tartu Ülikool Veiko.Berendsen@ut.ee

2. Dokumendi- ja arhiivihalduse traditsioonid • enne II MS • nõukogude • uued tuuled • Arhiiviseadus (1998) ja Arhiivieeskiri • Infotehnoloogia • Standardimine - TK 22

3. Eriala areng terminoloogia arengu kontekstis • Dokumendi- ja arhiivihalduse terminoloogia • Dryden, Jean. A Tower of Babel: Standardizing Archival Terminology. Archival Science, Volume 5, Number 1, March 2005, pp. 1-16 • Eriala areng • Arhiivindus enne II MS • Dokumendihalduse kui managemend’i areng • Infoteaduse mõju • Filosoofia ja semiootika mõju

4. Teadusteooria • Positivismi ajajärk • 20 saj • Loogiline positivism, neo-kantiaanlus • Marksism (?) • Pragmatism, struktuur-funktsionalism • Fenomenoloogia • Keelelise pöörde mõju

5. Keelelise pöörde mõju • L. Wittgenstein • „Meenutame, et kui inimene ei saa mõnest sõnast aru, see sõna ei ütle talle midagi ja ta ei oska sellega midagi peale hakata, siis sellel on oma kindlad kriteeriumid käitumises.“ • Filosoofilised uurimised § 269 lk 157 • W. Quine • „Ometi me tunnistame jutu nihkumist objektidelt sõnadele ...” • „Semantilise tõusu strateegiaks on kanda diskussioon alale, kus mõlemad pooled on objektide (nimelt sõnade) ja nendega seonduvate mõistete suhtes rohkem ühel meelel. [...] Strateegiaks on tõusta kahe fundamentaalselt ühitamatu mõisteskeemi ühisosani, selle asemel et arutada ühitamatute aluste üle.“ • Sõna ja objekt. lk 363

6. Raskused terminoloogia ülevõtmisel • "Kui saabus aeg tõsiselt ümbritsevast mõelda, hakkasid nad selle üle mõtisklema võõras keeles, tõlkides omamaiseid vene mõisteid võõrkeelde mööndusega, et olemata seesama, on see siiski sarnane, midagi sellelaadset. Kui kõik vene mõisted olid sellise mööndusega ja suurema või väiksema filoloogilise eduga võõrkeelde ümber pandud, kujunes tõlkija peas ettekujutuste ring, mis ei vastanud ei vene ega võõramaa nähtustele. Vene mõtleja mitte ainult ei küündinud oma tegelikkuse mõistmiseni, vaid kaotas kogunisti võime sellest aru saada. Midagi ei suutnud ta vaadata otse ja lihtsalt, ühtki elulist ilmingut ei suutnud ta selle tõelise nimega nimetada, seda tegelikult ette kujutada nagu see on, just selle pärast, et ei osanud seda nagu vaja nimetada." • "Rohkem arutlev ja vähem närviline enamik oskas sellest kriitilisest momendist mööda minna ning suundus mittemõismiselt otse ükskõiksusesse."

7. Mõisteskeemid Klassikaline arhiiviteooria (struktuur-funktsionalism) Traditsioonilinearhiivindus IS / IT Nõukogude arhivindus ja asjaajamine Th. Kuhn -- incommensurability

8. Mõisted funktsioon sari record dokument info teave andmed süsteem D arhivaal toimik register toimik säilik

9. Semiootika mõju • Semantiline paradigma — nime filosoofia Herakleitos, Platon/Aristoteles. Logos. Keel kui „asjade nimede“ kogum. Skolastika, metafüüsika • Süntaktiline paradigma — XIX saj lõpp predikaadi filosoofia Henri Bergson. Oluline on suhe. Bertrand Russell „Maailm koosneb mitte asjadest, vaid sündmustest, faktidest. Fakte võib kinnitada või eitada, aga mitte nimetada.” • Pragmaatiline — XX saj 50.-60. egotsentriliste sõnade filosoofia, kõik põhimõisted relativiseeruvad. • Kumb siis on: • Semantiline tõus • Pragmatismi tõus

10. Metodoloogilised vaated • Fenomenoloogia • Rafael Capurro, Birger Hjørland. The concept of information • Pragmatism • EVS-ISO 15489 “Dokumendihaldus” • Infofilosoofia (?) • Luciano Floridi. What is the Philosophy of Information?

11. Milline mõisteskeem valida? • üks ühtne ja õige terminoloogia • vähemalt LIS valdkonnas • samuti õiguskeeles • strateegia • Termineid vähendada neid üldistades • NÄIDE: info = teave; arhivaal = toimik = säilik • Termineid spetsifitseerida • NÄIDE: info ≠ teave; jne • Näited käsitlevad järgmisi terminid • dokument • arhivaal • säilik • toimik • register • dokumendisüsteem

12. Dokument • Dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks • Legaaldefinitsioon Arhiiviseadus (1998) • 3.10 dokument (document, noun): jäädvustatud informatsioon või objekt, mida saab käsitleda tervikuna • 3.15 dokument (records): organisatsiooni või üksikisiku õiguslikest kohustustest tulenev või äritegevuse käigus loodud, saadud ja selle tõestuseks alles hoitud informatsioon • ISO 15489 • adocument is evidence in support of a fact. (Un document est une preuve à l'appui d'un fait) • Suzanne Briet, 1951 • a document is a written evidence of a fact having a juridical nature, compiled in compliance with determined forms, which are meant to provide it with full faith and credit • Cesare Paoli “Diplomatica” (Firenze, 1942) • документ: документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее зафиксировать • Vene standard

13. Arhivaal • Arhivaal • on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teistele isikutele • eraarhivaal, avalik arhivaal • архивный документ • Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника • Акт • Лаппо-Данилевский А.С. Очерк русской дипломатики частных актов • Все акты в целом делятся на три группы: 1) акты суверенных монархов (императоров и королей); 2) акты пап; 3) частные акты • С.М. Каштанов РУССКАЯ  ДИПЛОМАТИКА (1988) • Archivalien, Archivgut (arhiiviaines) • A. Brennecke. Archivwissenschaft • “archivalischen” und “nicht-archivalischen” Akten • H. O. Meisner. Archivalienkunde vom 16. Jahrhundert bis 1918

14. Arhivaal – Urkunde (ürik) – diploma () - record

15. Toimik Kriminaalasja kohtueelse menetluse dokumentide vormide kehtestamine • § 2. Kriminaaltoimik • (1) Kriminaaltoimik on kriminaalasjas kogutud kohtueelse menetluse dokumentide kogum, mis on köidetud ühtse süsteemiga ja ümbritsetud köitekaantega. • 2) Kriminaaltoimik võib koosneda mitmest köitest, kusjuures ühe köite maht võib olla kuni 250 A4 suuruses lehte. • Pärimisseadusest tulenevate notari ametitoimingute tegemise kord ja pärimisregistri kannete vorm • §5. Pärimistoimiku avamine • (1) Notar algatab pärimismenetluse, esitades pärimisregistrile pärimisasja menetlemise algatamise andmed. • (3) Pärimismenetluse algatamisel avab notar pärimistoimiku, kuhu köidetakse pärimisasjaga seotud dokumendid. • дело: • Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку

16. Toimik - sari • Johannes Papritz. Archivwissenschaft • Band 2, Teil 2,2: Organisationsformen des Schriftgutes in Kanzlei und Registratur. • M. Amtsbuch-Registraturen • N. Die Serienakten – Registratur • O. Registraturen mit Serien von Sachakten

17. Akte Preussische Aktenbildung

18. Standmappen 27. Laterale Standmappe 28. Vertikalhefter 29. Vertikalstellung der Hefter 30. Bündelung durch Schnallengurt 31. Bünderlung über aufgelegten Pappen 32. Standmappe mit Rücken 33. Streckmappe

19. Register

20. dokumendiregister • Asutuse dokumendiregister on digitaalselt peetav andmekogu, mida asutusse saabunud ja asutuses koostatud dokumentide registreerimiseks ja neile juurdepääsu tagamiseks peab riigi- või kohaliku omavalitsuse asutus või avalik-õiguslik juriidiline isik. • Avaliku teabe seadus§ 11 • 1) Riigi põhiregister on seadusega asutatud avalikuks kasutamiseks määratud andmekogu, mida peetakse üldistes huvides riigi kõige olulisemate ülesannete täitmiseks. • 1) Andmekogu käesoleva seaduse mõistes on ... korrastatud andmete kogum, mille pidamisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust või mida peetakse käsitsi ja korrastatud vormidel ... • 2) Andmeteks käesoleva seaduse mõttes loetakse igasuguseid üksteisest eraldatavaid informatsiooniühikuid. • Andmekogude seadus§ 25 ja § 2

21. Register • Kui registratuur • Kohtu registriosakonna kodukord • § 41. Registridokumentide transportimine • (1) Kui registridokumentide originaale on vaja viia ühest kohtumajast teise • Kui andmekogu • Rahvastikuregistrisse kandmiseks üleantavate andmete loetelu andmeandjate kaupa • §5. Üleantavad alusdokumendi andmed • (1) Registrisse kantavad alusdokumendi andmed alusdokumendi koostamisel või väljaandmisel on:1) alusdokumendi koostanud asutuse nimi;2) dokumendi liik (kood);...9) dokumendi (originaali) säilitamise koht (asutuse nimi) – kui erineb koostanud asutuse nimest.

22. Register - Реестр список, роспись. • В правительственных учреждениях ведутся троякого рода реестры: • входящих бумаг, • исходящих бумаг • настольные реестры. • Из настольного Р. должно быть видно, когда какое дело поступило, какое имело движение, когда сделано распоряжение об исполнении. • Asjaajamise juhtnöörid • Lauajuhend on üks registratuurraamat, mida “tarvitatakse nii väljaläinud kui ka saadud kirjade sisuliseks registreerimiseks” (§33) • “Akt — ühe asja (küsimuse kohta käiv kirjavahetus ja materjalid, mis kronoloogilises järjekorras korraldatud — on asutuse arhiivi algüksus.” (§42) • “Aktid koondatakse vastavatesse kaustadesse ja viimased liikidesse.”(§42)

23. andmed • N-ö puhtad andmed on nagu asi ineenesest • andmed • Informatsiooni taastõlgendatav esitus formaliseeritud kujul, mis sobib edastuseks, tõlgenduseks või töötluseks. • L. Floridi • Is Information Meaningful Data?

24. data • Information is data that has been processed into a form that is meaningful to therecipient. Davis and Olson [1985], 200. • Data is the raw material that is processed and refined to generate information.Silver and Silver [1989], 6. • Information equals data plus meaning. Checkland and Scholes [1990], 303. • Information is data that have been interpreted and understood by the recipient ofthe message […]. Lucey [1991], 5. • […] data will need to be interpreted or manipulated [to] become information.Warner [1996], 1.

25. data • 1) primary data • Theprincipal data stored in a database, e.g. a simple array of numbers, or the contents ofbooks in a library • 2) metadata • 3) operational data • monitor and collectdata regarding usage of the database itself • 4) derivative data • data that can be extracted from 1-3 ... e.g. forcomparative and quantitative analyses.

26. infosüsteem • Kas andmekogu on sama mis infosüsteem? • infosüsteem • Informatsiooni andev ja jaotav infotöötlussüsteem koos juurdekuuluvate organisatsiooniliste ressurssidega, sealhulgas inim-, tehniliste ja rahaliste ressurssidega • EVS-ISO 2382 • 3.17 dokumendisüsteem(records system): • infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs • EVS-ISO 15489 “Dokumendihaldus”

27. Infosüsteem / andmekogu rakenduse kiht vaated Web UI mobla X-tee tegevuste kiht (business logic layer) Toimikud Sarjad Menetlus Töövood protsess protsess protsess protsess protsess protsess Andmed Register Dokumendid andmehoiu kiht FAILID DB (SQL)

28. Kokkuvõte • L. Wittgenstein • „Meenutame, et kui inimene ei saa mõnest sõnast aru, see sõna ei ütle talle midagi ja ta ei oska sellega midagi peale hakata, siis sellel on oma kindlad kriteeriumid käitumises.“ • W. Quine • „Ometi me tunnistame jutu nihkumist objektidelt sõnadele ...” • „Strateegiaks on tõusta kahe fundamentaalselt ühitamatu mõisteskeemi ühisosani, selle asemel et arutada ühitamatute aluste üle.“

29. Mis oleks ühisosa? • Praktika • n-ö sotsioloogilne lähenemisviis • Terminoloogia määravad need, kes suudavad standardeid vastu võtta, juhiseid kirjutada, õigusakte vastu võtta, õpetada jne • n-ö normatiiv-ajalooline lähenemisviis • Nii on alati olnud • Teooria • Infoteooria • Semiootika