Atelier organisé par Laetitia Lienart Expert en Planification, Suivi & Evaluation (IAS)

1. Intégrer la Planification, le Suivi et l’Evaluation pour Augmenter l’Efficacité des Interventions liées au VIH/SIDA:L’APPROCHE DU CADRE LOGIQUE Atelier organisé par Laetitia Lienart Expert en Planification, Suivi & Evaluation (IAS)

2. DÉFINITION & RÔLE du S&E Le S&E est un processus systématique de collecte et d’analyse d’informations qui accompagne la mise en oeuvre d’une action, d’un projet ou d’un programme et permet d’évaluer le processus, les résultats ainsi que les impacts. Responsabilité (« Accountability ») Apprentissage / Perfectionnement continu Mémoire Institutionnelle & preuves* Le S&E n’est pas un travail d’audit et n’a pas non plus pour but de blâmer ou critiquer.

3. QUELS SONT LES FACTEURS CLES D’UN BON S&E? • Ethique* • Faisable • Efficace & Rentable • Précis/Exact & Solide sur le plan technique • Objectif et non-biaisé • Valeur* (apporte une valeur ajoutée et est valorisé/considéré) • Orienté sur l’apprentissage • Utilisable, Utilisé, Utile • Transparent • Accessible* • Résultats partagés en temps opportun* • Inclusif

4. Une autre élément clé pour le succès du S&E: Liens avec la Planification

5. ÉTAPES PRINCIPALES d’un PROCESSUS de PSE “IDEAL” ECHOUER DANS LA PLANIFICATION, C’EST PLANIFIER UN ÉCHEC! Un modèle/cadre logique (CL) est essentiel pour une gestion basée sur les résultats et pour la réussite du S&E, pour lequel il est indispensable d’avoir une description claire des résultats que le projet doit produire et comment il doit les produire …*

6. QU’EST-CE QU’UN CADRE LOGIQUE? • Tableau (4X4) présentant une image claire et synthétique des objectifs globaux et spécifiques, des résultatset desactivitésd’un projet, leurs indicateurset sources de vérification ainsi que les hypothèses/risquessusceptibles d’affecter la mise en œuvre du projet.

7. QU’EST-CE QU’UN CADRE LOGIQUE? (suite) • La méthode du cadre logique aide à guider la planification d’un voyage du point où nous sommes, ICI, au point où nous voulons aller, LA-BAS. • A – Où voulons-nous arriver? • Quels sont nos objectifs et les résultats attendus*? • B – Comment arriverons-nous là-bas? • Quelles activitésdevons-nous entreprendre? • C – Quels obstacles pourraient nous empêcher d’arriver là-bas? • Quels sont les risques et comment pouvons-nous les gérer? • Quelleshypothèsesformulons-nous? • D – Comment saurons-nous que nous sommes arrivés là-bas? • Quels sont les indicateurs et les cibles? • De quelles preuvesavons-nous besoin? • E – De quoi avons-nous besoin pour arriver là-bas? • Quelles sont les ressources précises et le budgetrequis? ICI LA-BAS

8. L’objectif principal est l’objectif de premier ordre, l’impact à plus long terme, auquel le projet va contribuer. L’objectif principal fournit une « vue d’ensemble » du besoinou du problème traité. Il exprime la justification de ce qui est planifié. CONSEILS 1 seulObject principal. Utiliser un verbe: ex. Accélérer la réponse au VIH/SIDA dans la région de Nbiya (ou) réduire le taux de mortalité dû au SIDA dans la région de Nbiya. ETAPE 1 – DEFINIR “L’OBJECTIF DE DEVELOPPEMENT” OU L’OBJECTIF PRINCIPAL

9. L’objectif spécifique décrit les résultats spécifiques et immédiats du projet. L’objectif spécifique ne doitpas êtreentièrement réalisable, c.-à-d. qu’il n’est pas totalement sous le contrôle du responsable du projet. S‘il est atteint, il s’agit alors d’un résultat.* CONSEILS L’objectif spécifique doit être Simple & Spécifique, Mesurable, Réalisable, Pertinent & avoir une Echéance (liée à la durée du projet). Un seul objectif spécifique.* Utiliser un verbe: ex.Améliorer l’accès au traitement du VIH/SIDA dans la région de Nbiya(l’échéance sera incluse dans les indicateurs). ETAPE 2 – DEFINIR “L’OBJECTIF IMMEDIAT” OU L’OBJECTIF SPECIFIQUE

10. Les résultats décrivent ce quele projet livrera/produira afin d’atteindre l’objectif spécifique. Ils doivent être entièrement sous le contrôle du responsable de projet. Utiliser des noms+adjectifs Ex.: a) Infrastructures médicales réhabilitées/renforcées dans la région de Nbiya; b) Sensibilisation au VIH/SIDA des habitants de la région de Nbiya renforcée; c) Personnel médical de la région de Nbiya formé correctement sur le VIH/SIDA; d) Partenariats initiés entre le gouvernement de Nbiya et un(des) fournisseur(s) de médicaments; etc. En général, il y a de 2 à 8 résultats; le cadre logique devient trop complexe s’il y en a plus. ETAPE 3 – DECRIRE LES RESULTATS

11. Les activités décrivent les actionsqui seront entreprises pour réaliser chaque résultat/produit. Les activités sont généralement des actions(sous forme denoms). Ex: évaluation des besoins, recrutement d’experts/consultants, conception de documents/matériel didactique, développement de programme de formation, sélection de participants/formateurs/fournisseurs, organisation de réunions de coordination, distribution de posters/affiches de sensibilisation, mise en œuvre de travaux, achat d’équipement et de fournitures, etc… ETAPE 4 – DEFINIR LES ACTIVITES

12. Lorsque les 4 lignes de la colonne 1 ont été remplies, la logique doit être testée: utilisez la méthode « SI/ALORS » pour vérifier les causes et les effets, en lisant le tableau du bas vers le haut: Si nous réalisons ces activités, alors ce résultat sera livré. Si nous livrons ces résultats, alors cet objectif spécifique sera atteint. Si cet objectif spécifique est atteint, alors il contribuera à l’objectif principal. ETAPE 5 – TESTER LE CADRE LOGIQUE DU BAS VERS LE HAUT

13. Considérant toutes les activités requises pour le résultat 1, posez-vous la question: «Si nous réalisons ces activités avec succès, alors qu’est-ce-qui peut nous empêcher de livrer le résultat 1? »Répétez cela pour tous les autres résultats, en prenant chaque résultat et les activités qui y sont associées. Considérant l’ensemble des résultats, posez-vous la question: « Si nous livrons tous ces résultats avec succès, alors qu’est-ce-qui peut nous empêcher d’atteindre cet objectif spécifique? » Maintenant posez-vous la question: « Si nous atteignons cet objectif spécifique avec succès, alors qu’est-ce-qui peut nous empêcher de contribuer à cet objectif principal? » ETAPE 6 – ENTREPRENDRE UNE ANALYSE DES RISQUES IDENTIFIER LES RISQUES

14. Quel est son impact probable? fort, moyen, faible. Quelle est sa probabilité? forte, moyenne, faible. A ce stade, vous pouvez décider d’ignorer les risques négligeables. Discutez et accordez-vous sur les possibles mesures d’atténuation, transférez les dans la colonne 1 (comme activités supplémentaires) de votre cadre logique. Exemple: Risque: diminution du personnel médical affecté dans la région de Nbiya. Mesure d’atténuation/nouvelle activité: plaidoyer/lobbying auprès des autorités et parties prenantes engagées dans la gestion du personnel médical. ETAPE 6 – ENTREPRENDRE L’ANALYSE DES RISQUES ANALYSER ET GERER CHAQUE RISQUE

15. Les hypothèses sont ce qu’il reste après que les mesures d’atténuationaient été mises en place (même si les mesures d’atténuation sont menées avec succès, il est peu probable que le risque soit complètement éliminé). Les hypothèses sont des facteurs extérieursqui peuvent affecter la réussite du projet mais que le responsable de projet ne contrôle pas directement. Exemple:« Un engagement fort et un soutien continu des autorités de Nbiya en faveur de la lutte contre le VIH/SIDA ». Test de logique: une fois que les activités ont été exécutées, et si les hypothèses sont vérifiées, les résultats seront produits/livrés.Répétez cette même logique pour les niveaux supérieurs. ETAPE 7 – FORMULER LES HYPOTHESES

16. ETAPE 8 – IDENTIFIER LES INDICATEURS OBJECTIVEMENT VERIFIABLES (IOV) L’un des principaux points forts du cadre logique est qu’il oblige l’équipe de planification à déterminer dès la conception du projet comment celui-ci sera suivi et évalué. Les indicateurs et leur moyen de vérificationsont nécessairespour montrer quelles sont les données que nous envisageons d’utiliser pour mesurer les progrès et comment elles seront collectées. La plupart du temps, lors de la conception du projet, il n’y a pas assez de données de base disponibles (situation au démarrage du projet) qu’on puisse utiliser comme référence pour mesurer les progrès effectués; dans ce cas, le cadre logique aide à identifier les lacunes et déterminer ce qui doit être fait.

17. ETAPE8 – FORMULER LES IOV Etape 1: Déterminer l’indicateur de base. Etape 2: Ajouter le facteur Quantité– un montant ou un pourcentage qui sera atteint. Etape 3: Ajouter le facteurQualité – une mesure qualitative pour préciser l’indicateur. Etape 4: Ajouter le facteur Temps – date à laquelle cela doit être accompli. Eviter l’utilisation de phrases générales telles que ‘Dès que possible.’ Il est important d’équilibrer les indicateurs de fin de projet (CIBLE) avec les indicateurs intermédiaires (JALON). Utiliser la maxime QQT – Quantité, Qualité, Temps

18. ETAPE 8 – FORMULER UN IOV (exemple) Etape 1: Augmentation de l’accès au traitement VIH/SIDA Etape 2 (Quantité): Augmentation de [%], par rapport à la norme de référence, du nombre de personnes atteintes du VIH/SIDA (dans la région de Nbiya) recevant des médicaments ou au moins [X] % des personnes séropositives (dans la région de Nbiya) reçoivent des médicaments. Etape 3 (Qualité): Augmentation de [%], par rapport à la norme de référence, du nombre de personnes atteintes du VIH/SIDA (dans la région de Nbiya) recevant des médicaments avec des effets secondaires limités. Etape 4 (Durée): Augmentation de [%], par rapport à la norme de référence, du nombre de personnes atteintes du VIH/SIDA (dans la région de Nbiya) recevant des médicaments avec des effets secondaires limités en [année/mois] ou d’ici [durée].

19. ETAPE 8 – EVOLUTION D’UN INDICATEUR EN JALON/CIBLE Les indicateurs sont un moyen par lequel le changement sera mesuré alors que jalons et cibles sont respectivement des objectifs à moyen terme et finaux. Vu qu’au stade préliminaired’un projet, il se peut qu’il n’y ait pas l’information de référence nécessaire pour fixer les cibles, il y aura donc principalement des indicateurs. Des réunions ultérieures entre parties prenantes et des collectes d’information conduiront à la conception de ces cibles. Exemple (pour un projet d’une durée de 4 ans ): Augmentation de [%], p/r à la référence, du nombre de personnes atteintes du VIH/SIDA recevant des médicaments avec des effets secondaires limités d’ici [X] années est un indicateur Augmentation de 10%, p/r à la référence, du nombre de personnes atteintes du VIH/SIDA recevant des médicaments avec des effets secondaires limités d’ici 2 ans est un jalon Augmentation de 25%, p/r à la référence, du nombre de personnes atteintes du VIH/SIDA recevant des médicaments avec des effets secondaires limités fin 2012 est une cible

20. ETAPE 9 – IDENTIFIER LES MOYENS DE VERIFICATION/PREUVES Le dernier élément de la réalisation d’un cadre logique est de décider comment les indicateurs seront mesurés– quelles preuves utiliserons-nous. Il s’agit d’une étape cruciale dans la planification initiale qui est souvent négligée. Identifier les moyens de vérification dès la planification rendra bien plus facile le suivi et l’évaluation du projet. Les moyens de vérification seront presque invariablement des documents (ou parfois des interviews, films, DVD, vidéo ou cassette audio). La vérification des indicateurs doit se faire simultanément à leur formulation; vous compléterez ainsi en même temps les colonnes 2 et 3 du cadre logique.

21. ETAPE 9 – IDENTIFIER LES MOYENS DE VERIFICATION/PREUVES (suite) Quelques sources typiques de vérification Compte rendu de réunions et liste de participation Opinion des parties prenantes & groupes cibles Questionnaires/sondages et rapports Journaux, radio, enregistrements TV, photographies, images satellites Statistiques nationales et internationales Progrès enregistrés lors de projets, révision et rapports intermédiaires/finaux de projets Rapport d’évaluation externe, questionnaire d’évaluation de formation, etc.

22. ETAPE 10 – ET FINALEMENT, UNE 5EME LIGNE? Pour simplifier, nous schématisons le cadre logique au moyen d’un tableau 4x4, mais 4 cases sont souvent rajoutées en-dessous des 16 cases du cadre logique pour indiquer les coûts et les ressources nécessaires au financement des activités du projet, ainsi que les pré-conditions qui doivent être arrêtées.

23. EXEMPLE DE CADRE LOGIQUE COMPLETToujours dater un cadre logique!

24. LE CADRE LOGIQUE COMME OUTIL DE COMMUNICATION Le cadre logique peut aider à informer/rendre comptes aux partenaires, sponsors et autres parties prenantes de ce que nous faisons et pourquoi. Cela peut être réalisé en adoptant une présentation étape par étape: 1. Objectif principal: “L’objectif principal est de ............." 2. Objectif spécifique: “Afin de contribuer à l’objectif principal, dans ce projet, nous............" 3.Résultats: “Nous atteindrons cet objectif spécifique en prenant la responsabilité directe de............" 4.Activités: “Laissez-moi décrire plus en détails notre stratégie. Nous pensons que si nous.............." 5. Hypothèse au niveau des activités: “Et si .........." 6. Indicateurs de résultat: “Nous atteindrons nos cibles de............."

25. LE CADRE LOGIQUE COMME OUTIL DE COMMUNICATION (suite) 7. Objectif spécifique: “En plus d’atteindre ces différentes cibles, plusieurs conditions doivent être remplies si nous voulons réaliser notre objectif (spécifique) de............" 8. Hypothèse au niveau des résultats: “Ces conditions/hypothèses, échappant à notre contrôle, incluent........." 9. Hypothèse au niveau de l’objectif spécifique: “Nous pensons que si nous pouvons atteindre notre objectif spécifique, nous contribuerons à notre objectif principal. Cependant, cette contribution dépend de facteurs extérieurs à ce projet. Ils incluent........ Toutes ces facteurs réunis seront suffisants pour réaliser cet objectif. La stratégie que nous proposons est une étape importante et rentable pour parvenir à cette fin." 10. Vérification: “Nous proposons que notre performance soit suivie/mesurée et évaluée de la manière suivante..........."

26. RAPPORT SOUS FORME DE CADRE LOGIQUE Complétez le tableau pour chaque niveau d’intervention, à différentes périodes du cycle du projet. RAPPORT DE SUIVI DES PROGRÈS PAYS…………TITRE DU PROJET……………… PERIODE COUVERTE………… CODE…………… DATE …………….. PREPARE PAR………………

27. EXERCICE POUR PRATIQUER LE CADRE LOGIQUE Sujet: La région de Nbiya est gravement affectée par le VIH/SIDA, comptant enfants et femmes parmi les populations les plus infectées. Vous souhaitez répondre à un appel d’offre lancée par un bailleur de fonds pour répondre aux problèmes de santé liés au VIH/SIDA dans la région. Méthodologie: chaque groupe est supposé suivre les étapes présentées ci-dessus pour concevoir et présenter au final un cadre logique complet avec 3 résultats et maximum 3 activités par résultat. Utilisez la fiche d’information pour connaître le contexte d’intervention.

28. MERCI DE VOTRE ATTENTION. QUESTIONS?