Projektu izstrāde un vadība

1. Projektu izstrāde un vadība Ina Miķelsone 64219021; 29289487 ina.mikelsone@vidzeme.lv Cēsu iela 19-61, Valmiera

2. Tēmas • Ievads • Projekta idejas noteikšana un nepieciešamības pamatojums • Mērķa grupas vajadzību un iesaistes projektā raksturojums • Projekta mērķa, aktivitāšu un rezultātu formulēšana • Projekta budžeta izstrādes soļi • Pieteikuma noformējums • Iespējamo finanšu avotu identifikācija

3. 101 aizbildināšanās • Man nav laika • Manai idejai nevar dabūt finansējumu • Esmu par jaunu/ par vecu • Pārāk daudz birokrātijas • Man ir daudz citu pienākumu • Kāds nozags manu ideju • Man nav ideju Utt, utjpr

4. TAGAD • Izvēlies 3 pašus kaitinošākos aizbildinājumus • Pārformulē tos jautājumos • Piemērs: • Varētu jau rakstīt kādu projektu, bet varbūt labāk nākamgad? • Ko es varētu darīt, lai sāktu jau šogad? • Iepazīstini citus ar savu skatījumu, noskaidro viņu viedokli • Izdari kaut ko no tā visa jau pirmajās 48 stundās

5. Kas ir projekts? • Projekts ir īstermiņa mērķtiecīga darbība, lai radītu unikālu produktu vai pakalpojumu • ierobežotā laika posmā, • ar ierobežotiem finanšu resursiem, • ar ierobežotiem cilvēkresursiem.

6. Projekta pazīmes • Novitāte • Mērķorientācija • Starpdisciplinaritāte • Kompleksa pieeja • Laika ierobežojums • Resursu ierobežojums • Specifiska darba organizācija • Risks

7. Kas NAV projekts? • Mazas, vienkāršas darbības, ko veic ar rutīnām darbībām, kuru izpildi var veikt, neuzstādot īpašas prasības un kuru realizācijai nav nepieciešams piesaistīt dažādu jomu speciālistus

8. Kas ir projekta pieteikums? Projekta pieteikums ir kādam konkrētam finansētājam sagatavots atbalsta (visbiežāk finansiālā) prasījums iecerētā projekta īstenošanai. Parasti fondiem un uzņēmumiem ir noteikta projektu pieteikumu iesniegšanas kārtība un izstrādātas vadlīnijas un pieteikumu formulāri, kuri iesniedzējam jāievēro. Projekta pieteikums ir dokuments, kuru finansētājs izskata, lai lemtu par atbalsta piešķiršanu konkrētam projektam.

9. Galvenie jautājumi • Ko es ar šo projektu gribu paveikt? • Kādi būs šī projekta galarezultāti? • Kā es to novērtēšu? • Kas tieši tiks darīts? • Cik ilgs laiks tam nepieciešams? • Kas īstenos projektu? • Cik tas maksās? • Ko es iegūšu, īstenojot šo projektu?

10. Projekta idejas noteikšana un nepieciešamības pamatojums

11. Projekta pamats – viena pieeja • Projekta pamatā ir problēma, kas jārisina BET projekts nav vienīgais problēmas risinājums • !!!! Problēmairnovirzestarpfaktisko un vēlamostāvokli • Problēmas ir JAU notikušas, piemēram: • Zaudēti resursi • Mainītas prasības • Kvalitātes problēmas • Termiņu kavēšana • Atziņa, ka daļu no plānotā nav iespējams paveikt

12. Izvirzot problēmu, jārod atbilde uz jautājumiem: • Kurai mērķa grupai ir šī problēma? • Kur atrodas mērķa grupa? • Kas tā ir par problēmu? • Kad tā radās? • Kādā veidā tika konstatēta problēma? • Vai problēmu var pamatot ar dokumentiem? • Kāds ir problēmas mērogs? • Kāpēc tieši mums tā jārisina? • Kuru interesē šīs problēmas risinājums?

13. Problēmu risināšanas soļi 1. Problēmas analīze • Apskatīt problēmu no dažādiem viedokļiem un iegūt pilnīgu informāciju par to 2. Ideju ģenerēšana • Iegūt pēc iespējas lielāku ideju skaitu un saskatīt jaunas pieejas problēmas risināšanai 3. Ideju izvērtēšana un ieviešana • Atlasīt un izvērtēt idejas, nodrošināt to ieviešanu

14. 1. Problēmu analīze • 5 kāpēc. Ieviesa Toyota MotorCorp. Ar mērķi izdibināt problēmas būtību un nonākt pie cēloņa, lai varētu rast risinājumu; • Zivs asaka. Ieviesa KaoruIšikavaKawasaki būvētavu kvalitātes vadības procesu problēmu izpētei. Problēma ir zivs mugurkauls, bet cilvēki, metodes, materiāli, iekārtas, procedūras ir asakas • Problēmu koks. Problēma – stumbrs, cēloņi – saknes, sekas – zari • SVID analīze – stiprās, vājās puses, iespējas un draudi • u.c.

15. Uzdevums Ar “Prāta vētras” metodi noteikt • kultūras • senioru organizācijas • vietējās teritorijas attīstības problēmas, atlasīt centrālo problēmu un izveidot problēmas koku, veidojot cēloņu (problēmas novieto sakņu līmenī)– seku (problēmas novieto zaru līmenī) sakarību.

16. 2. Ideju ģenerēšana • 6.3.5. metode – 6 dalībnieki katrs uzraksta 3 idejas un nodod tālāk. Mainās pēc 5 minūtēm. • Meklēt otru labāko ideju • Pārkāpt robežas • Prāta vētra • Ortodoksālā metode • Ērģeļu metode

17. Uzdevums - metode “6-3-5” 1. Komandā kopīgi definējiet vienu sadzīvisku izaicinājumu (problēmu), kas saistīta ar kultūras, senioru organizācijas darbību/ vietējās teritorijas attīstību Jūsu novadā! 2. Uz papīra lapas horizontāli katrs uzrakstiet trīs idejas problēmas risinājumam! 3. Pasniedziet savu lapu komandas biedram pa kreisi! Pierakstiet vienu priekšlikumu katrai no 3 idejām!

18. 3. Ideju izvērtēšana un ieviešana • Vērtēšanas principi un kritēriji • No idejas līdz darbības plānam • Iespējams, nepieciešams ārējs eksperts, BET piesaiste var būt veiksmīga un būtiski palīdzēt uzlabot ideju, bet tai pat laikā, var arī likt Tev atteikties no idejas

19. Svarīgi! • Problēmas jāformulē kā negatīva situācija (neapmierinošs klientu apkalpošanas ilgums) • Problēmai jābūt esošai, nevis nākotnē paredzamai • Problēmas atrašanās vieta problēmkoka hierarhijā nenosaka tās svarīgumu • Problēma nedrīkst būt bez risinājuma

20. Biežāk sastopamās grūtības • Nepietiekama problēmas detalizācijas pakāpe (piem. slikts menedžments) • Neesošas situācijas formulējums, kad problēmas formulējums neatspoguļo pašreizējo negatīvo situāciju, bet vēlamās situācijas trūkumu (piem. – darbinieku trūkums)

21. Projekta pamats – otra pieeja • Eža kažociņa stratēģija 2. Vai es to spēju izdarīt labāk par citiem? 3. Kas un par ko man varētu maksāt/ izmantot projekta rezultātus? 1. Kas man patīk un ko es vēlos darīt?

22. Mērķa grupas vajadzību un iesaistes projektā raksturojums

23. Mērķa grupa Mērķa grupa ir noteikta cilvēku grupa, kuras konkrētu problēmu novēršanu vai mazināšanu sekmēs projekts. • Tiešā mērķa grupa – projekta labuma guvēji • Netiešā mērķa grupa - ar tiešo grupu saistītas personas, kas iegūs no projekta īstenošanas

24. Mērķa grupas raksturojums • Kas ir jūsu projekta mērķgrupa, kas tai raksturīgs? Cik tā ir liela? • Kāpēc tieši šīs grupas problēmu risināšana ir īpaši aktuāla? • Kāpēc tieši jūsu piedāvātais risinājuma veids ir piemērotākais šai mērķgrupai?

25. Piemēram • No uzņēmuma darbinieku IT prasmju līmeņa būs atkarīga uzņēmuma konkurētspēja nākotnē; • Vēloties uzlabot pagasta vecākā gadagājuma iedzīvotāju dzīves kvalitāti, jāveicina sociālo pakalpojumu sniedzēju – gan pašvaldības darbinieku, gan nevalstisko organizāciju aktīvistu prasmju attīstība; • Lai nodrošinātu iespējas bērniem ar kustību traucējumiem apmeklēt vispārizglītojošās skolas, galvenais darbs tiek veikts, mainot izglītības darbinieku attieksmi un motivējot šo bērnu vecākus; • Lai saglabātu esošo skolu, nepieciešams ieviest jaunas apmācību programmas

26. Projekta mērķa un aktivitāšu formulēšana

27. Projekta mērķis • Vispārējais mērķis (Aktivitātes mērķis, programmas mērķis)– ilgtermiņa, viena projekta ietvaros to nevar sasniegt. Parasti tas ir programmas mērķis. • Tiešais mērķis (projekta mērķis)– īstermiņa, sagaidāms projekta beigās, to raksturo: • Tieši saistīts ar projektu • Skaidri definēts • Objektīvi novērtējams • Sasniedzams

28. Labi definēts mērķis • Specific/specifisks • Measurable/izmērāms • Achievable/sasniedzams • Relevant/atbilstošs • Timed/noteiktā laikā • Encompassing/visaptverošs • Reviewedfrequently/periodiski pārbaudāms

29. Vēl viena pieeja- DUMB • Doable – izdarāms, paveicams • Understandable - saprotams • Manageable - kontrolējams • Beneficial - izdevīgs

30. Labi definēts mērķis • Skaidri, konkrēti un viennozīmīgi formulēts • Kontrolējams • Ja mērķis ir tikai daļēji sasniedzams, jānorāda minimālais un maksimālais sasniegšanas punkts • Mērķim jābūt pamatotam

31. Mērķis NAV uzcelt māju, mērķis IR uzlabot situāciju

32. Mērķu definēšana • “Problēmu koka” negatīvā terminoloģija tiek pārvērsta pozitīvā izteiksmē, nosakot vēlamo situāciju nākotnē un veidus, kā to sasniegt • Izstrādājam “Mērķa koku”: • Pārformulējam no negatīvā uz pozitīvo, vēlamo • Pārbauda, vai rezultāta sasniegšanai nepieciešamie līdzekļi ir atbilstoši • Iespējams – pārformulēt apgalvojumus, pievienot jaunus mērķus • Atbrīvoties no nesvarīgā

33. Svarīgi!!!! • Nosakot tiešo mērķi, svarīgi izmantot informāciju, ko snieguši projekta finansētāji • Mērķis ir mājokļu energoefektivitātes paaugstināšana daudzdzīvokļu dzīvojamās mājās, lai nodrošinātu dzīvojamā fonda ilgtspēju un energoresursu efektīvu izmantošanu. • mērķis ir atbalstīt jaunu vai nozīmīgi uzlabotu produktu (tajā skaitā preču vai pakalpojumu) vai tehnoloģiju (tajā skaitā tehnoloģisko procesu) izstrādi.

34. Turpinājums • Mērķis - Jauniešu apmaiņu projekta ietvaros vienas valsts jauniešu grupa uzņem vienu vai vairākas kādas citas valsts jauniešu grupas vai tiek uzņemti citā valstī, lai piedalītos kopīgi veidotā projektā. Apmaiņu projekti veicina aktīvu jauniešu līdzdalību, ļauj viņiem saskarties ar dažādu sociālo un kultūras realitāti un mācīties citam no cita, attīsta uzņēmīguma garu, kā arī stiprina Eiropas pilsonības apziņu • Mērķis ir palīdzēt tām organizācijām Latvijas reģionos, kuras sniedz praktisku atbalstu māmiņām: ģimeņu centriem, sieviešu organizācijām, māmiņu klubiem un bērnu un jauniešu centriem.

35. Turpinājums • Mērķis ir veicināt vienlīdzīgas nodarbinātības iespējas, kā arī nodarbinātību un pakalpojumu pieejamību nacionālās un reģionālās nozīmes attīstības centros, attīstot pirmsskolas izglītības iestāžu infrastruktūru • Mērķis ir veicināt līdzsvarotu kultūras procesu attīstību un kultūras pieejamību Vidzemes reģionā, stiprināt nacionālo identitāti un Latvijas pilsoniskās sabiedrības saliedētību, uzturot un no jauna radot kopējas nacionālās vērtības.

36. Uzdevums • Definē mērķi, balstoties uz izstrādāto problēmas koku, ievērojot SMARTER/ DUMB pieeju • Izsaki viedokli par citu izvirzīto mērķi • Sniedz konstruktīvus priekšlikumus • Ja nepieciešams, lūdz paskaidrot • Veic papildinājumus izvirzītajā mērķī, balstoties uz citu ieteikumiem • Mani interesē mērķa FORMULĒJUMS!!!!! Noslīpē to!!!!! Padari labskanīgu!!!!!

37. Projekta aktivitātes (I) • Aktivitātes ir darbības, kas nepieciešamas, lai radītu REZULTĀTU. Vienas aktivitātes īstenošana var radīt vairākus rezultātus. Piemēram: Izstrādāt veloceliņu attīstības plānu Būvnieku piesaiste skolas renovācijai Uzstādīt granulu ražošanas iekārtu Veikt datorprogrammas testēšanu

38. Projekta aktivitātes (II) • Principi: • Uzskaitīt visas darbības loģiskā secībā • Apvienot aktivitātes aktivitāšu blokos • Katrai aktivitātei jānosaka ko darīs, ko sasniegs, kad darīs, kas darīs. • Plānojot aktivitātes, jāpārdomā projekta personāls • Jāatceras par “obligātajām” aktivitātēm.

39. Uzdevums – darba lapa

40. Projekta rezultāts • Galaprodukts, vēlamais stāvoklis pēc projekta ieviešanas, kas nepieciešams, lai sasniegtu tiešo mērķi vai kas jārada, lai sasniegtu mērķi • Projektam var būt vairāki rezultāti • Rezultātiem jābūt izmērāmiem gan kvalitatīvi, gan kvantitatīvi Piemēram: Sagatavots veloceliņu attīstības plāns Noslēgts līgums ar būvniecības pakalpojumu sniedzēju Uzstādīta iekārta un testa režīmā saražoti 100 kg granulu

41. Projekta rezultāti • Lai izmērītu projekta ieguvumus, rezultātus, un progresu, izmanto indikatorus • Izšķir: • Iznākuma rādītājus, kas jāsasniedz projekta laikā un kas veido auditējamo vērtību – kvantitatīvs vērtējums • Rezultātu rādītājus, kas sasniedzami projekta laikā – kvalitatīvs vērtējums, piem. • Ietekmes rādītājus, kas vērsti uz nākotni – kvalitatīvs un kvantitatīvs vērtējums

42. Iznākuma rādītāji • Apraksta projekta mērķi izmērāmos, kvantitatīvos lielumos • Cik? • Cik labi? • Kam? • Kad? • Kur? • Indikatori ir monitoringa jeb uzraudzības sistēmas pamats • Svarīgi, lai indikatori būtu būtiski projekta mērķim, lai tie būtu reāli izmērāmi un ticami • Rekonstruēti km, renovēti m2, izveidotas darba vietas, realizētas apmācības XX stundas, utt.

43. Rezultātu rādītāji • Tieša un tūlītēja projekta ieguvumu rādītāju ietekme uz mērķa grupām, maina/ uzlabo situāciju • Ilgtspējīga ietekme uz mērķa grupu/ reģionu pēc projekta īstenošanas • Vietu skaita pieaugums pirmsskolas izglītības iestādēs par XXX % • Saglabāto darba vietu skaits/ izveidoto darba vietu skaitu • Samazinājies pakalpojuma saņemšanai nepieciešamais laika daudzums

44. Ietekmes rādītāji • Izvērtējami pēc projekta ieviešanas, tāpēc dažkārt pielieto t.s. Ex-post ziņojumu (3-6 mēnešus pēc projekta beigām izvērtē ko un cik projekts mainījis) • Sagatavojot Ex- post ziņojumu salīdzina, vai sākotnēji iecerētais ir atstājis tādu ietekmi, kāda sākotnēji bija plānota

45. Projekta budžeta izstrādes soļi

46. Budžeta uzdevums • Noteikt prasībām atbilstošu un pareizu līdzekļu izlietojumu attiecībā uz naudas devēju jeb donoru; • Pamatot projekta izveides būtību.

47. Kas jāņem vērā? • Kopējās izmaksas (neaizmirst PVN!!! – vienalga, vai tas ir attiecināmā izmaksa vai nē); • Izdevumu sadalījums pa izdevumu pozīcijām (kodiem); • Izdevumu sadalījums uz laika skalas (kad būs jāmaksā); • Izdevumu sadalījums pa finansēšanas avotiem; • Projekta izmaksu priekšfinansēšanas avoti.

48. Budžets var tikt veidots: “No lejas uz augšu”(komplicēts,bet rūpīgs budžeta veidošanas ceļš): nosauc visas projekta aktivitātes, novērtē izmaksas, pievieno netiešās izmaksas; No augšas uz leju” (riskants, bet ātrs budžeta veidošanas veids): pieļaujot, ka jūsu projekts ir līdzīgs iepriekšējiem, izmaksas ir zināmas.

49. Cik daudz naudas vajadzīgs? Budžetam: • Jābūt saistītam ar aktivitātēm katrā fāzē; • Jābalstās uz detalizētu novērtējumu (nodarbināto personu skaits, viņu paredzamais darba laiks, ceļojumi, iekārtas u.c.); • Jāparedz projekta vadības un administratīvās izmaksas (tas ir darbietilpīgi!); • Izmaksu aprēķins ir jāveic visam projekta īstenošanas laikam; • Jābūt kalkulētam latos (nepieciešamības gadījumā paredzot valūtas kursa svārstības).

50. IEVĒROJIET: • Starptautisko donoru programmas nestrādā pēc vienotas budžeta struktūras; • Pat ES programmās ir atšķirīga budžeta struktūra; • Pat struktūrfondu gadījumā budžets atšķiras gan katrā no fondiem, gan katrā no aktivitātēm; • Tādēļ ir svarīgi vadlīnijās izlasīt: • kādu budžeta formu izmantot; • kādi atbilstības kritēriji tiek piemēroti (piem., kas ir attiecināmie izdevumi un kas nav).