Download
1 / 9
E N D
Suivi de dossiers • GP Solution est une entreprise québécoise qui a développé un outil GRC(CRM) dédié aux PME permettant d'effectuer un suivi serré des communications, dossiers, dossiers clients, dossiers projets et tout autre type de situation d'entreprise qui nécessite un suivi de communication. Cet outil permet d’accéder à une optimisation des processus de travail d'une entreprise soucieuse d'augmenter sa productivité et de stimuler ses communications. Perçue comme l’une des solutions CRM efficace et peu couteuse, elle offre un large éventail de fonctionnalités qui en font une solution toute indiquée pour les petites et moyennes entreprises. La solution "GP Solution" vous offre la flexibilité requise pour gérer votre entreprise à votre façon.
Suivi de dossiers • Raisons qui ont motivées la création de l’outil • Aide mémoire. • Optimiser les communications. • Transfert des connaissances. • Faciliter les méthodes de classement. • Augmenter l’efficacité au niveau de la recherche d’éléments. (documents, courriels, répertoires, environnements, applications) • Limiter l’éparpillement de l’information, par exemple, dans une lourde arborescence de répertoires, etc. • But de son utilisation • Centraliser l’information. • Uniformiser et standardiser les méthodes. • Accéder aux informations de tous les dossiers d’une équipe. • Accéder directement à un historique des communications liées aux dossiers.
Suivi de dossiers • Mise à jour automatique du programme • Principales fonctionnalités du système: • Aide mémoire; • Gestion des tâches; • Gestion des échéanciers; • Gestion de points de suivi pour réunion • Catégorisation des notes • Processus de révision; • Portée du dossier (privé ou commun); • Coordonnées de la principale ressource au dossier; • État du dossier; • Liens vers les documents pertinents au dossier • Documents, classeurs, courriels, répertoires, liens web, etc. • Liens vers les documents pertinents au domaine d’affaire • Documents, classeurs, courriels, répertoires, liens web, etc. • Effort estimé et réalisé; • Gestion par année de traitement; • Reddition de compte; • Conserve les dossiers inactifs pouvant être réactivés;
Suivi de dossiers Présentation des 4 zones principales Sélection du domaine et du dossier Sélecition du domaine Sélection du dossier Permet l’ajout de nouveaux dossiers Permet la gestion des chemin d’enregistrement par défaut au domaine ou au dossier Détails du dossier
Suivi de dossiers Liste des communications liées au dossier affiché (Notes) • Détails des communications • Interlocuteur. • Date automatique de création de la note. • Zone du texte incluant le titre de la note et son détail journalier. • Année de traitement auto et modifiable. • S’assigner une tâche ou l’assigné à un collègue. • Indicateur d’état de révision d’un dossier selon une note. • Temps estimé et réalisé calculé dans le rapport de révision selon l’état du dossier. • Création de lien vers un courriel, convocation de réunion, etc sélectionné dans d’Outlook à l’aide d’un bouton de liaison. • Deux zone possibles de liaison par note. • Zone texte pour un lien et une zone de liste pouvant contenir une liste de liaisons et ce en conservant les pièces jointes de chacun des liens.
Suivi de dossiers Liste des communications liées au dossier affiché (Notes) Suite • Détails des communications • Gestion des tâches, assignation et date de rappel. • Gestion d’activités. La liste de ces éléments est personnalisable • Journalisation de la zone de note est effectuée à chaque modification • Gestion de points de suivi. Élément personnalisable: type et état. • Zone complémentaire affichable à même la zone de note permettant d’y ajouter par exemple des solutions apportées. Cette élément fait parti du rapport de points de suivi. • L’impression de chaque note individuelle est possible.
Suivi de dossiers Zone de solutions: • Détails de la zone solution • Zone de texte pour détailler la solution, l’évolution des décisions. • Année de traitement à laquelle la note est liée • Date d’assignation initiale de point de suivi. Même si le point de suivi est complété, cette date sera conservée aussi longtemps que le point de suivi ne sera pas activé de nouveau au besoin. Une nouvelle date sera alors inscrite suite à une confirmation de remplacement de l’utilisateur. • Bouton d’aperçu ou d’impression de la note incluant la solution. (boutons de droite dans l’image) • Temps estimé et réalisé pour compléter le mandat de la note.
Suivi de dossiers Zone de rapports (impression ou aperçu) Section rapports divers • Rapports des tâches (aperçu ou impression) • Global ou Détaillé pour mes tâches • Global pour l’équipe en liste • Rapport du dossier actif (aperçu ou impression) : • Bouton de gauche: Information du dossier incluant les notes • Bouton de droite : Information du dossier, notes et solutions • Rapport des dossiers en cours ou en révision • Liste de tous les dossiers actifs (tous domaines ou choix de domaine) • Rapport des dossiers catégorisés (relatif à) • Rapport des points de suivi de réunion
