INSTRUCTION FINANCIERE DES DOSSIERS DE DEMANDE DE SUBVENTION

1. INSTRUCTION FINANCIERE DES DOSSIERS DE DEMANDE DE SUBVENTION L’agence nationale pour la cohésion sociale et l’égalité des chances 209, rue de Bercy – 75012 Paris • 01 40 02 77 01 • www.lacse.fr document interne - NE PAS DIFFUSER 1

2. Objectifs de la 1ère journée • Lire et comprendre : • le budget d’une action en année n, • le compte rendu financier de n-1 • le budgetd’un organisme en année n, • le compte de résultat de n-1, • afin d’attribuer une subvention au plus juste des besoins financiers. L’agence nationale pour la cohésion sociale et l’égalité des chances 209, rue de Bercy – 75012 Paris • 01 40 02 77 01 • www.lacse.fr 2

3. qu’est-ce que la comptabilité générale ?  Elle sert à enregistrer les entrées et les sorties financières d’un organisme dans une série de comptes numérotés de 1 à 7.(cf plan comptable des associations) Compte de résultat Bilan

4. qu’est-ce que la comptabilité analytique ? La mise en place d’une comptabilité analytique permet à l’organisme de déterminer le coût par action. Les données sont issues de la comptabilité générale. Budget prévisionnel de l’action Compte rendu financier de l’action

5. Les charges (comptes de classe 6)

6. charges d’exploitation • 60 achats • 61 services extérieurs • 62 autres services extérieurs • 63 impôts taxes et versements assimilés • 64 charges de personnel • 65 autres charges de gestion courante charges financières • 66 charges financières charges exceptionnelles • 67 charges exceptionnelles amortissements et provisions • 68 dotations aux amortissements et aux provisions

7. Les produits (comptes de classe 7)

8. produits d’exploitation • 70 vente de produits finis • 74 subvention d’exploitation • 75 autres produits de gestion courante produits financiers • 76 produits financiers produits exceptionnels • 77 produits exceptionnels reprises sur amortissement • 78 reprise sur amortissement

9. Pause café = 10 mn

10. Instruction financière d’un dossier de demande de subvention

11. Condition préalable : dossier de demande de subvention bien renseigné Cerfa 12156*03

12. Un rapprochement avec l’action n-1 est nécessaire Cette information détermine l’imputation du thème de la nomenclature Une description la plus précise L'Acsé- document interne - NE PAS DIFFUSER

13. Rapprochement avec le coût global de l’action Le nombre de personnes affecté à la réalisation de l’action L'Acsé- document interne - NE PAS DIFFUSER

14. Rapprochement de la durée avec le coût global de l’action L'Acsé- document interne - NE PAS DIFFUSER

16. 2 Le dossier est déclaratif il doit donc être signé du représentant légal sous peine d’irrecevabilité 1 Vérifier dans CPWIN si IBAN à jour 3 En 2012, le seuil est passé de 200k€ à 500k€

17. 1 - Le budget prévisionnel de l’action

18. 3 Analyser le compte 74, part de l’Acsé, part des autres cofinanceurs. 2 Le poste salaires ou rémunération d’intermédiaire est il cohérent avec les moyens mis en œuvre annoncés ? Les salaires sont-il élevés ? Y a-t-il une participation des usagers (cpte 70) ou des adhérents (cpte 75) ? 1 Coût global. À rapprocher du nb de bénéficiaires L’action est-elle chère ? L'Acsé- document interne - NE PAS DIFFUSER

19. Contributions volontaires en nature - bénévolat, - mises à disposition de biens ou de locaux, - dons en nature.

20. Contributions volontaires en nature Objectif : valoriser les apports gratuits (non monétaires ) : Afin d’estimer le coût réel d’une action, le poids de l’autofinancement et des cofinancements Enregistrement comptable : toute valorisation doit pouvoir être justifiée (fiches horaires des bénévoles, convention de mise à disposition…) compte 86 (charges) = compte 87 (produits)

21. Cas pratique n°1 STAR ACADEMY POUR TOUS

22. Points de repères.  Locations : (en €/m² annuel) Exemple à Rouen : 100 € HT /m² annuel Honoraires : Expert comptable = 50 à 250 €/ h Commissaire aux comptes = 100 à 250 €/h Charges de personnel Coût moyen d’un employé ≈ 20 000€ / an Coût moyen d’un cadre ≈ 40 000€ / an Coût moyen directeur ≈ 60 000€ / an

23. 2 - Le compte rendu financier n-1

24. On ne doit pas attribuer une subvention à un organisme qui n’a pas fourni un compte rendu financier lorsqu’il demande un renouvellement de subvention décret loi de 1938 et loi du 12 avril 2000 (art10)

25. Le n° SIRET doit être rappelé sur toutes les pages

27. www.lacse.fr Pour une saisie en ligne 1 vous devez vous s’assurez du montant alloué par l’Acsé 2 Charges de personnel 3 Contributions volontaires 5 4 Comparer le prévu et le réalisé Y a-t-il un excédent (Total produits >Total Charges) ou un déficit (Total produits <Total Charges)

28. Les écarts observés sur le compte rendu financier sont expliqués dans cette rubrique s’assurer du nom et du statut juridique du signataire

29. Cas pratique n°2 Scouts Toujours (avec justificatif n-1)

30. 3 - Le budget prévisionnel de l’association

31. 2 • Part des comptes • - 70 : ventes ? • 74 : subv. ? • 75 : cotisations ? • Le porteur a-t-il des sources de financements autres que les subventions ? • Un organisme qui n’a que des subventions est plus fragile. 3 Charges de personnel : chiffre est-il en cohérence avec le nombre d’ETPT de la fiche 1 ? 1 Totaux : quelle est la surface financière de l’organisme ? L'Acsé- document interne - NE PAS DIFFUSER 31

32. Cas pratiquen°1 STAR ACADEMY POUR TOUS

33. Cas pratique n°2 Scouts Toujours (multi actions)

34. Prévisionnel Réalisé

36. Certification des comptes par un commissaire aux comptes code du commerce art. 612-4 et décret n°2007-644 du 30 avril (JO 2 mai) exercices comptables depuis du 1er janvier 2007 A partir du seuil de 153 000€ de subventions publiques, les associations et fondations doivent faire certifier leurs comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexes établis selon le plan comptable associatif) par un commissaire aux comptes et les déposer en préfecture.

37. Le devoir d’alerte du commissaire aux comptesLa loi du 1er mars 1984 et le décret du 1er mars 1985 il doit signaler les faits, les situations de nature à compromettre la continuité de l’exploitation. Il s’appuie ainsi sur les instruments d’analyse financière et les procédures de contrôle interne existant

38. 4 - Le compte de résultat

39. Le compte de résultat :état récapitulatif annuel des charges et des produits Produits c’est le film de l’activité

40. Cas pratique n°3 Le compte de résultat : les charges et les produits

41. 4-1 Le compte de résultat Les différentes présentations

42. « classique » 

43. Compte de résultat en liste

44. Pause goûter

45. 4-2 L’analyse du compte de résultat

46. Analyse du compte de résultat 1) s’assurer de la présence de la totalité des subventions de l’Acsé (compte 74) 2) le résultat est-il excédentaire ou déficitaire ? 3) calculer le taux évolution des dépenses : total charges n – total charges n-1 total des charges n-1

47. Analyse du compte du résultat :les postes significatifs dans les associations 4) subventions d’exploitation (compte 74) Vérifier les montants et l'évolution des financeurs publics 5) charges de personnel(compte 64) Vérifier le montant des charges de personnel en % du total des charges (entre 60 et 80 % en règle générale)

48. Rédaction de l’analyse du compte résultat • indiquer l’état du résultat : excédentaire ou déficitaire • établir une comparaison avec les résultats antérieurs • situer le résultat dans le contexte d’évolution de l’activité (% évolution des charges) • préciser les postes ayant enregistré une évolution importante (+ ou - 20%) • préciser le % de l’Acsé par rapport aux autres cofinanceurs Exemple : • 1-2 « Comme en 2011, le résultat est à nouveau déficitaire. • 3 La progression de l’activité (+12% de charges) n’a pas été maîtrisée. • 4 Les charges de personnel ont augmenté de 9% alors que les subventions d’exploitation ont diminué de 7% » • 5 l’acsé représente 70% du total des subventions d’exploitation

49. Cas pratique n°4 Analyse du compte de résultat

50. GISPRO : 01 tiers / données financières