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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE YARACUY VICERECTORADO ESPACIO ACADÉMICO CIENCIAS DEL DEPORTE UNIDAD CURRICULAR SEMINARIO . FUNCIONES ADMINISTRATIVAS 1. La planificación como fase del proceso Administrativo . WULLIAN MENDOZA. P L A N I F I C A C I ó N . CONTENIDOS .
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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE YARACUYVICERECTORADO ESPACIO ACADÉMICO CIENCIAS DEL DEPORTEUNIDAD CURRICULAR SEMINARIO FUNCIONES ADMINISTRATIVAS 1. La planificación como fase del proceso Administrativo WULLIAN MENDOZA
P L A N I F I C A C I ó N CONTENIDOS Introducción: la importancia de los procesos administrativos, para la mejora del funcionamiento de un Instituto deportivo. La planificación primera fase del proceso administrativo . Nivel estratégicocorporativo, punto de arranque En el proceso de planificar
P L A N I F I C A C I ó N FUNCIONES ADMINISTRATIVAS Ala fuerza bruta del toro quiso oponer el loro “La desarmada fuerza de la idea y apenas comenzada la pelea , aunque vertió sapiencia por totumas, del loro no quedaron ni las plumasAsí por muy noble justa y grande sea sino tiene algo macizo, por si sola lector ninguna idea sirve para un carrizo.Aquiles Nazoa
P A S O S N E C E S A R I O S FUNCIONES ADMINISTRATIVAS 2 ORGANIZACIÓN 3 EJECUCIÓN DIRECCIÓN 1 PLANIFICACIÓN 4 CONTROL EVALUACIÓN EL GERENTE
P A S O S N E C E S A R I O S FUNCIONES ADMINISTRATIVAS Quién soy Y qué hago? Para Dónde Voy? Planificar Cómo Trabajo? Planificar Qué he logrado Organizar Dirigir Evaluar
Para Dónde Voy? Cómo Trabajo? Quién soy Y qué hago? Qué he logrado Diagnóstico • Historia de la institución • Estatutos legales (ordenanza) • Misión • Visión • Estructura Organizativa • programas de mi competencia • Instalaciones a mi cargo • Proyectos • Personal • convenios • Indicadores • De gestión • Metas • Productos • Objetivo general Anual • Objetivos específicos • Proyectos específicos por cada objetivo planteado • Indicadores • Metas • Procedimientos internos. • Manual de cargos • Formatos de proyectos • Registros de condiciones de instalaciones • Registro de instancia debidamente registradas • Medios de evaluación • Canales de comunicación • Medios de financiamientos • Población • Presupuesto Propuesta Gerencial
P L A N I F I C A C I ó N 1. La planificación como fase del proceso Administrativo “La planificación abarca la definición de las metas de una organización, el establecimiento de una estrategia general para lograr esas metas y el desarrollo de una jerarquía amplia de los planes para integrar y coordinar las actividades. Se relaciona, por lo tanto, con los fines (qué debe hacerse) así como también con los medios (cómo debe hacerse)”. Robbins 2000. (“Pienso, luego existo”). Rene descartes
P L A N I F I C A C I ó N 1. La planificación como fase del proceso Administrativo • La planificación es la primera función administrativa porque sirve de base para las demás funciones. • Esta función consiste en establecer por anticipado cuáles son los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo teórico para actuar en el futuro. • La planificación comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. • La planificación determina donde se pretende llegar, que debe hacerse, como, cuando y en que orden debe hacerse.
P L A N I F I C A C I ó N 1. La planificación como fase del proceso Administrativo
C A R A C T E R Í S T I C A S 1. La planificación como fase del proceso Administrativo • La planificación es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningún plan de acción, sino que se realiza continuamente en la empresa. • La planificación está siempre orientada hacia el futuro: la planificación se halla ligada a la previsión. • La planificación busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para el futuro, la planificación funciona como un medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisión. • La planificación busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas: la planificación constituye un curso de acción escogido entre varias alternativas de caminos potenciales. • La planificación es sistemática: la planificación debe tener en cuenta el sistema y subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organización como totalidad. • La planificación es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso que forma parte de otro mayor: el proceso administrativo. • La planificación es una técnica de asignación de recursos: tiene por fin la definición, el dimensionamiento y la asignación de los recursos humanos y no humanos de la empresa, según se haya estudiado y decidido con anterioridad.
I M P O R T A N C I A 1. La planificación como fase del proceso Administrativo • Toda organización, sea pública o privada, requiere de planificación a objeto de conseguir los fines para los cuales fue constituida. • Al no planificar, la organización no podrá alcanzar sus metas. • Para alcanzarlas debe contemplar programas y acciones en función de dichas metas, tomando en cuenta que el ambiente sufre modificaciones: cambios sociales, económicos, políticos y culturales, que en una u otra forma influyen en ella.
A N T E C E D E N T E S 1. La planificación como fase del proceso Administrativo • Revolución Industrial- países del polo socialista • En 1958, se institucionalizo la planificación en Venezuela, como labor de análisis, proyección y formulación de metas generales. Se crea la Oficina Central de Coordinación y Planificación de la Presidencia de la República mediante Decreto Ley No. 492. • En 1983, la enmienda No. 2 a la Constitución de 1961, obligaba al Ejecutivo Nacional a presentar al Congreso Nacional, para su aprobación en el transcurso del primer año de cada periodo constitucional, las líneas generales del plan de desarrollo económico y social de la nación. • En 1999, se crea el Ministerio de Planificación y Desarrollo. El Gobierno venezolano asume la planificación como: Alta política de Estado. En la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, se reafirma la importancia de la planificación y desarrollo como función fundamental del Estado. • En 2001, Gaceta Oficial No. 5.554 Ext. Ley Orgánica de Planificación (Decreto – Ley)
P L A N I F I C A C I ó N 1. La planificación como fase del proceso Administrativo Herramientas
P L A N I F I C A C I ó N 1. La planificación como fase del proceso Administrativo • DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL • Políticas, PLANES, programas Y PROYECTOS • NIVEL CORPORATIVO • MISIÓN • VISIÓN • OBJETIVOS ESTRATÉGICOS • presupuesto Herramientas
P L A N I F I C A C I ó N 1. DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL • En medicina, el Diagnóstico es la identificación de las enfermedades a través de sus signos y síntomas. En Planificación la diagnosis es la fase en que investiga un sistema en un momento del tiempo (el presente) y en un período retrospectivo inmediato al presente. • Su propósito es identificar los problemas, deficiencias e insuficiencias del sistema y la evolución de ellos en el tiempo, así como los factores determinantes o causas de los problemas. • La investigación diagnóstica en Administración se realiza a través de “indicadores” que equivalen a los signos y síntomas de las enfermedades. Los indicadores son, en si, variables.
P L A N I F I C A C I ó N 1. DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL DIAGNÓSTICO Externo DIAGNÓSTICO Interno Políticas Planes Población Servicios Instalaciones Conocimiento De la Institución Presentación de informe
C Ó M O C O M E N Z A R 1. DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL • Revisión de la materia legal que rige el rango de actuación del municipio en materia de deporte educación física y recreación. (Artículos de la Constitución, Ley del Deporte, Ley del municipio, ordenanza). • Revisión exhaustiva de los programas, nacionales, regionales y municipales de desarrollo en materia de educación física, recreación y deporte. • Determinación de las competencias del instituto en materia de servicios deportivos. • Inventario de materiales deportivos. • Revisión de la visión y misión del instituto. • Revisión de la estructura organizativa del instituto. • Correspondencia entre misión, visión, objetivos y plan de acción del instituto. • Revisión de los procedimientos para el reclutamiento efectivo de personal. DIAGNÓSTICO Interno
C Ó M O C O M E N Z A R 1. DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL • Datos estadísticos de número de habitantes. • Conocer la infraestructura disponible y sus condiciones en correspondencia con los objetivos establecidos en los planes municipales de desarrollo. • Determinación preferencias que, con relación a la educación física y el deporte, poseen los habitantes en cada municipio. • Revisión de programas de colaboración inter-municipales en pro de la educación física y el deporte. • Revisión de convenios con instituciones públicas y privadas. DIAGNÓSTICO Externo
P O L Í T I C A S 2. Políticas, planes, programas y proyectos. • Constituyen reglas o normas que permiten conducir el pensamiento y la acción de la organización. • Todas estas delimitan un área o marco dentro del cual se debe decidir asegurando que las decisiones sean sólidas y contribuyan al alcance los objetivos. • Exigen en el caso de los entes públicos una sujeción a las necesidades del estado planteadas a corto mediano y largo plazo y establecidas en proyectos y leyes. • Establecen las competencias del cada organismo dentro de la administración pública. • En materia deportiva las políticas derivan de la leyes constitución, ley orgánica u ley especial, como de los planes de la república y sectoriales.
2. Políticas, planes, programas y proyectos. Instrumento orientador de las acciones de gobierno para alcanzar un nivel de desarrollo predefinido en un tiempo determinado. Plan Define la orientación de las inversiones públicas PLANES DE DESARROLLO OBJETIVOS/ PROGRAMAS POA PROYECTOS
P L A N E S 2. Políticas, planes, programas y proyectos. • El plan es un producto de la planificación, es un resultado inmediato, es el evento intermedio entre el proceso de planificación y el proceso de implementación del mismo. • El propósito de los planes se encuentra en: La previsión, la programación y la coordinación de una secuencia lógica de eventos. • Los planes deben responder al qué (objeto), cómo (medios), cuándo (secuencia), dónde (local) y por quién (ejecutante o persona). • Los planes son presentados en formatos (planes operativos) que incluyen: objetivo general, específicos, metas, indicadores, recursos, estrategias, tiempo, recursos( materiales, humanos, financieros), tiempo.
P R O G R A M A S 2. Políticas, planes, programas y proyectos. • conjunto de procedimientos de tareas, pasos, etc. Para ejecutar una acción específica, la programación puede variar ampliamente e ir desde programas de pequeño tamaño o simples por ejemplo es uso de un calendario para programar actividades, hasta programas complejos o de gran tamaño, en donde ya se requieren técnicas matemáticas, bases de datos, etc. Política Deportiva 111 OBJETIVO ESPECILIZACIÓN MASIFICACIÓN PLAN GENERAL DE DEPORTES PROGRAMAS ALTO RENDIMIENTO DEPORTE PARA TODOS
P R O Y E C T O 2. Políticas, planes, programas y proyectos. • PROPUESTA TECNICAMENTE ELABORADA QUE INCLUYE ACTIVIDADES ESPECÍFICAS DENTRO DE UN PROGRAMA. • TIENE IGUALEMENTE OBJETIVOS, METAS, ACTIVIDADESY RECURSOS. • SU DIFERENCIA RADICA EN SU LOCALIZACIÓN GEOGRAFICA Y ESPACIAL Política Deportiva 111 OBJETIVO ESPECILIZACIÓN MASIFICACIÓN PROYECTOS UATD EID CA BD PLAN GENERAL DE DEPORTES PROGRAMAS ALTO RENDIMIENTO DEPORTE PARA TODOS
P L A N I F I C A C I ó N 3. EL NIVEL ESTRATÉGICO O CORPORATIVO. NIVEL ESTRATÉGICO CORPORATIVO Misión corporativa corresponde a la cúspide de la pirámide organizacional, a la cual le incumbe, aunque no en términos exclusivos, pero si en lo fundamental, el establecimiento y manejo de las estrategias de la organización y la filosofía de gestión. Visión corporativa Objetivos corporativos Metas y medidas de Actuación corporativa
N I V E L E S T R A T E G I C O Misión: • Razón de ser o propósito fundamental de una organización. • La Misión debe señalar en términos amplios pero claramente expresados, las funciones o competencias que la organización debe cumplir. • Juicio general que identifica el propósito fundamental para el cual fue creada la organización y la naturaleza de su negocio. • ¿Quiénes somos?, ¿Cuáles son nuestros talentos y componentes distintivos? • ¿Qué hacemos? Identificando nuestros productos, clientes, socios y ámbitos geográficos.
N I V E L E S T R A T E G I C O Visión: • Situación futura deseable para una organización que expresa un cambio favorable en relación con la situación actual. • Es un compromiso que asume la organización y sus miembros con un futuro en particular que inspira y orienta sus decisiones. • Las Visiones son las imágenes de realidad futura que tiene tanto la institución como nosotros -como personas particulares, en función de los deseos, sueños, ideales, valores y creencias. • La Visión es el horizonte al que queremos llegar, es el norte que nos orienta.
N I V E L E S T R A T E G I C O Objetivos • Los objetivos son los elementos hacia los cuales se orientan las funciones y actividades de la organización. Se les define también como enunciados escritos expresados en palabras o números que describen los resultados que se esperan en un lapso preestablecido de tiempo.
N I V E L E S T R A T E G I C O Objetivos • Los objetivos se construyen atendiendo a los siguientes requisitos: • Expresarlos por escrito • Redacción clara • Deben ser medibles • Alcanzables • Orientados al trabajo y no a las personas. • Los objetivos no son actividades
N I V E L E S T R A T E G I C O Por cada objetivo debe existir estrategias y actividades para su cumplimiento. De acuerdo a la siguiente dinámica: 1. Objetivo General 2.Objetivos específicos 3. Metas(resultados) 4. Acciones concretas.
N I V E L E S T R A T E G I C O PRESUPUESTO • Constituye un planteamiento de resultados esperados expresados en términos numéricos. • Están relacionados con dinero, ya sea a través de ingresos o gastos de un determinado periodo de tiempo. • Estos presupuestos pueden estar expresados en términos financieros o en horas-hombre, horas-maquina, entre otros. Puede estar relacionado a un presupuesto de gasto, de inversión, de operaciones o de caja. • Aunque el presupuesto es una herramienta de control, no sirve como una medida fiel de éste, si antes no ha reflejado los planes.
P L A N I F I C A C I ó N RECOMENDACIONES • CONOCER LAS POLÍTICAS • CONOCER LOS PLANES • FIJAR LOS OBJETIVOS • ELABORAR DIAGNÓSTICO • ELABORAR PLAN • PROGRAMAS • PROYECTOS • FORMATOS