SISTEM FAIL, REKOD-REKOD & PENDOKUMENTASIAN

1. SISTEM FAIL, REKOD-REKOD & PENDOKUMENTASIAN

2. SISTEM FAIL

3. PENGERTIAN SISTEM FAIL Satu proses mengklasifikasi, menyusun dan menyimpan semua surat, rekod mahupun maklumat

4. KEPENTINGAN 1. Sistem ini perlu supaya rekod dapat diperoleh dengan segera apabila dikehendaki 2. Semua rekod dapat disimpan secara terurus dan sistematik. 3. Sistem fail yang sistematik akan memudahkan pengurus atau pun pengganti mengambil alih tugas-tugas yang ditinggalkan

5. SESEORANG PENGURUS MESTI TAHU : (a) teknik penyimpanan fail (b) rekod- rekod pentadbiran (c) sistem penyimpanan rekod yang patut diamalkan (d) peralatan yang patut diberi (e) personel yang menyelenggarakan fail

6. SISTEM FAIL DI SEKOLAH Semua sekolah ada sistem fail. Tetapi terdapat beberapa perbedaan : (a) cara mengelas tajuk besar dan pecahan tajuk (b) nombor fail untuk tajuk berbeda (c) kulit fail dan cara penulisan fail berbeda

7. MASALAH SISTEM FAIL DI SEKOLAH 1. Tajuk / Perkara yang boleh digolongkan dalam satu TAJUK besar diasingkan - wujud fail yang bercampur aduk 2. Ada kecenderungan menambah nombor fail baru kepada nombor yang sedia ada. 3. Sukar mencari fail. Terpaksa membaca daripada Daftar Fail (Surat Keluar-Surat Masuk ) 4. Penyimpanan rekod yang kurang kemas 5. Pengetua / Guru Besar / Pembantu Tadbir yang baru mengambil masa yang panjang untuk memahami sistem fail yang digunakan.

8. PRINSIP-PRINSIP SISTEM FAIL 1. Fail berkulit nipis berwarna putih 2. Mudah disediakan dan disimpan 3. Murah dan mudah didapati 4. Mudah diperluas dan dipakai berterusan - Jilid 1 dan seterusnya 5. Beri tanda apabila dikeluarkan 6. Pengedaran fail secara bersistem

9. CIRI- CIRI SISTEM FAIL 1. Kepadatan - menggunakan ruang yang minima 2. Assesibiliti - mudah untuk dirujuk (Kertas Minit ) 3. Ekonomi - kos yang minima 4. Keanjalan - pembesaran ruang pada masa depan 5. Lokasi - diletakkan di tempat yang mudah diperoleh 6. Rujukan - kemudahan untuk mengesan silang dokumen lain yang berkaitan - rekod dapat dicari dengan berbagai- bagai tajuk 7. Retention - fail yang tidak aktif dapat dipindahkan (Sampul Kecil Kuning) 8. Klasifikasi - mudah untuk membuat rujukan

10. PENGELASAN SISTEM FAIL 1. TAJUK FAIL (a) Kurikulum (b) Kokurikulum (c) Hal Ehwal Pelajar (d) Perjawatan dan Perkhidmatan Kakitangan (e) Kewangan dan Akaun (f) Pentadbiran Am Sekolah (g) Perhubungan Masyarakat (h) Kemudahan Fizikal (i) Asrama (j) Audit

11. TEKNIK MENGELAS & MEMBERI KOD SISTEM FAIL 1 Fail hendaklah dikelas dan diberikan kod yang sesuai. 2 Fail akan disusun mengikut TAJUK besar ( Level 1) 3. Tiap-tiap TAJUK besar akan dipecahkan kepada PERKARA / tajuk kecil ( Level 2 ) ( Nombor Level 2 : 01 - 99 ) 4. PERKARA atau tajuk kecil akan dipecahkan kepada aktiviti (Level 3 ) ( Nombor Level 3 : 001 - 999 )

12. PENGKELASAN FAIL A. KURIKULUM (LEVEL 1 ) 01 / 01 - Pekeliling dan Surat Siaran Kurikulum 01 / 02 - Sukatan Pelajaran 01 / 03 - Jadual Waktu 01 / 04 - Sumber Pelajaran 01 / 05 - Panitia Mata Pelajaran 01 / 06 - Peperiksaan 01 / 07 - Laporan Lawatan 01 / 08 - ………………….. 01 / 09 - …………………..

13. LEVEL 2 01 / 04 - Sumber Pelajaran 01 / 04 / 001 - Pekeliling Ikhtisas /Perkhidmatan 01 / 04 / 002 - Pekeliling Kewangan 01 / 04 / 003 - Anggaran Perbelanjaan 01 / 04 / 004 - Penyata Kewanganl 01 / 04 / 005 - SAP / Invois / Bil

14. CONTOH: 1. TAJUK BESAR : Kurikulum : 01 2. PERKARA : Sumber Pelajaran : 04 3. AKTIVITI : Program Bacaan : 012 Oleh itu KOD FAIL : 01 / 04 / 012

15. PENDAFTARAN , PENGELUARAN & PENYEMAKAN (a) Pendaftaran - Cara merekod semua fail yang telah dibuka (b) Jenis Pendaftaran (i) Sistem Doket (ii) Sistem Kad - 3 perkara penting yang dicatat iaitu nombor rujukan, tajuk dan tarikh dibuka (iii) Sistem Buku (iv) Sistem Komputer

16. DUA sistem boleh digunakan di sekolah iaitu : SISTEM KAD / FAIL dan SISTEM BUKU

17. PERKARA-PERKARA LAIN DALAM FAIL 1. Sampul kecil Satu fail sementara dibuka kerana fail asalnya tidak ditemukan. Fail ini hanya mengandungi satu tajuk sahaja . Apabila sudah digunakan, fail ini mesti ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar Fail ini tidak aktif. Sampul kecil berwarna kuning dan bercop SAMPUL KECIL

18. 2.KERTAS MINIT Setiap fail perlu ada Kertas Minit Tujuannya ialah untuk merekodkan penerimaan dan penghantaran keluar surat Setiap surat yang dihantar keluar atau diterima masuk akan diberikan nombor rujukan Kertas Minit ditampalkan di sebelah kiri fail * Surat/ kandungan masuk - dakwat MERAH * Surat/ kandungan keluar - dakwat BIRU / HITAM Nombor turutan kandungan mesti ditulis sebelah kiri garisan dan dibulatkan. Nombor yang sama ditulis pada surat / kandungan di sudut sebelah atas kanan

19. CONTOH KERTAS MINIT : 1 1. Surat dari ……………………………. bertarikh … dikandung pada …………. Ruj. nombor……. 2. Surat kepada …………. bertarikh …………….. dikandung pada …………..Ruj. No. 2

20. 3. FAIL TIMBUL Fail yang mengandungi dua atau tiga tajuk / perkara yang hanya timbul sekali-sekala dan tidak aktif. Perkara / tajuk yang terdapat di situ tidak boleh dimasukkan dalam mana-mana fail yang ada.

21. ARAHAN PENUTUPAN FAIL 1. Fail hendaklah ditutup apabila mengandungi 100 kandungan atau apabila difikirkan terlalu tebal 2. Setelah fail penuh, catatkan bilangan jilid pada nombor rujukannya,. Buka fail lain dengan menggunakan Jilid 2. Nombor yang sama masih digunakan Hanya bilangan kandungan dimulakan dengan nombor baru. Mulakan dengan nombor 1.

22. Fail yang memerlukan tindakan segera , maka tanda-tanda bercetak seperti : TINDAKAN SERTA-MERTA atau SEGERA perlu disematkan pada kulit fail.

23. PERINGKAT KESELAMATAN FAIL

24. FAIL PUSAT SUMBER SEKOLAH Pusat Sumber Sekolah hanya menggunakan Fail Berwarna Putih jenis biasa untuk Terbuka / Harian

25. PENGELASAN DAN KOD FAIL PUSAT SUMBER SEKOLAH Perkara Kod Singkatan Nama Sekolah SMKJR Singkatan Pusat Sumber Sekolah PSS TAJUK Besar - Kurikulum 01 Perkara - Sumber Pelajaran 04 Aktiviti - Pekeliling PSPN 001 Jilid 1 / 2 / 3 Jil. 1 & seterusnya Bil. Surat (01) ... seterusnya

26. CARA MENULIS: Rujukan Kami : SMKJR-PSS 01 / 04 / 001/ Jil.1(01)

27. FAIL-FAIL PSS YANG PERLU ADA 01 / 04 / 001 - Pekeliling Ikhtisas/ Perkhidmatan 01 / 04 / 002 - Pekeliling Kewangan 01 / 04 / 003 - Anggaran Perbelanjaan 01 / 04 / 004 - Penyata Kewangan 01 / 04 / 005 - Sijil Akuan Penerimaan (SAP) / Invois/ Bil 01 / 04 / 006 - Penyelaras PSS 01 / 04 / 007 - Profil Guru PSS 01 / 04 / 008 - Kerani

28. 01 / 04 / 009 - Pengawas PSS 01 / 04 / 010 - Perancangan dan Laporan Aktiviti 01/ 04 / 011 - Mesyuarat 01 / 04 / 012 - Program Bacaan Sekolah 01 / 04 / 013 - Kursus dan Bengkel 01 / 04 / 014 - Projek Khas 01 / 04 / 015 - Fail Timbul

29. REKOD-REKOD

30. PENGERTIAN 1. Catatan yang dibuat untuk rujukan atau ingatan

31. PRINSIP- PRINSIP REKOD Memudahkan semua pihak khususnya Penyelaras mendapatkan maklumat. Data dan statistik yang diperlukan dapat diperoleh dengan mudah dan cepat

32. KEPENTINGAN. 1. Menjadi bahan rujukan utama untuk mendapatkan sesuatu maklumat 2. Dapat menjimatkan masa untuk memperoleh maklumat yang diperlukan 3. Semua urusan penyimpanan maklumat atau data akan kemas kini

33. 4. Mengelakkan berlakunya pembelian bertindih atau pemilikan bahan yang sama 5. Memudahkan urusan penyemakan stok atau menghapus buang bahan 6. Menjadi asas untuk merancang aktiviti atau program pada masa depan

34. JENIS-JENIS REKOD 1. Rekod Penggunaan 2. Rekod Peminjaman 3. Rekod Perolehan 4. Rekod Laporan Bertugas Pengawas 5. Rekod lain yang difikirkan sesuai

35. REKOD PENGGUNAAN BILIK-BILIK (i) Perpustakaan (ii) Bilik Alat Pandang Dengar (iii) Bilik Rujukan (iv) ……………………..

36. REKOD TEMPAHAN BILIK-BILIK KHAS (i) Perpustakaan (ii) Bilik Alat Pandang Dengar (iii) Bilik Cyber (iv) Bilik Rujukan (v) Bilik Bahasa

37. REKOD PENGGUNAAN BAHAN/ PERALATAN (i) Bahan Bantuan Mengajar (ii) Peralatan ( Hard ware ) (iii) Radio TV Pendidikan (iv) ASTRO

38. REKOD PEROLEHAN (i) Bahan Buku (ii) Bahan Bukan Buku (iii) Perabot (iv) Peralatan (Hard ware) (v) Bahan Luak

39. REKOD PEMINJAMAN (i) Bahan buku (ii) Bahan buku rujukan (iii) Bahan bukan buku (iv) Buku Berkelompok

40. REKOD PELAWAT Digunakan untuk merekod kedatangan lawatan pelawat ke PSS

41. REKOD / LAPORAN BERTUGAS PENGAWAS PSS Digunakan untuk merekodkan aktiviti pengawas semasa mereka bertugas harian

42. PENDOKUMENTASIAN

43. PENGERTIAN : Merupakan usaha untuk mengumpul, menyusun atau merakam sesuatu hasil kerja atau aktiviti

44. KEPENTINGAN 1. Pendokumentasi penting sebagai bukti bahawa sesuatu kegiatan telah dilaksanakan. 2. Penting juga sebagai satu rangsangan kepada mereka yang terlibat dalam usaha menjayakan sesuatu projek

45. 3. Mendokumentasikan sesuatu hasil usaha itu merupakan satu cara untuk melihat kekuatan mahupun kelemahan sesuatu projek yang telah dijalankan (langkah post-mortem) 4. Hasil dokumentasi ini dapat dijadikan asas bagi sesuatu kajian akan datang

46. CONTOH PENDOKUMENTASIAN 1. Gambar foto 2. Rakaman Audio-Video 3. Koleksi kertas cadangan / kertas kerja / laporan sesuatu kegiatan 4. Koleksi Majalah Sekolah 5. Sudut Dokumentasi PSS

47. BUTIRAN DOKUMENTASI Mesti mengandungi : (I) Kertas cadangan (ii) Pelaksanaan (iii) Laporan Pelaksanaan (iv) Lampiran ( Gambar , Borang …. ) Mestilah dibuat sekurang-kurangnya 3 salinan (I) Sudut Dokumentasi (ii) Fail PSS (iii) Orang yang bertanggungjawab