Finančni vidiki vodenja projektov 6. OP EU

1. Finančni vidiki vodenja projektov 6. OP EU Dr. Livija Tušar 1. junij 2005 GZS, Ljubljana

2. Vsebina • Priprava predloga projekta • Pogajanja • Podpis pogodbe • Konzorcijska pogodba • Izvajanje projekta • Poročanje: finančna poročila in poročila o delu • Potrdilo o reviziji (“Audit Certificates”) • Revizije po zaključku projekta

3. Sodelovanje na mednarodnih raziskovalnih projektih • Strateški cilj raziskovalnih institucij • Izobraževanje ustreznih institucionalnih služb • Odličnost raziskovalnih skupin • Usklajenost znotraj posamezne institucije • Sofinanciranje Evropske komisije – PROJEKTI NIKOLI NISO SOFINANCIRANI 100% NE GLEDE NA IZBRANI STROŠKOVNI MODEL - ZAGOTOVITI JE TREBA DODATNI VIR SREDSTEV

4. Priprava predloga projekta

5. Raziskovalna področja predlogov projektov Raziskovalna področja razpisov opredeljujejo razpisi, ki vsebujejo tudi kratek povzetek razpisanih tem, ki so podrobno opredeljene v delovnih programih. Razpisna dokumentacija je objavljena na spletnem naslovu Evropske komisije www.cordis.lu oziroma povezave www.rtd.si

6. Visoke ocene predloga projekta zagotavljajo • Znanstvena odličnost in inovativnost predlogovprojektov • Relevanca: ustreznost rezultatov in vsebine projekta z razpisanimi temami v delovnem programu • Potencialni vpliv: i.e. obrazložitev razšir-janja rezultatov, obrazložitev potencialnih vplivov, ki jih lahko povzročijo rezultati projekta • Znanstvena odličnost sodelujočih partnerjev oziroma institucij iz področja prijavljanja projekta – njihove znanstvene reference v zadnjih treh letih

7. Visoke ocene predloga projekta zagotavljajo • Kakovost vodenja projekta i.e. reference koordinatorja, predsta-vitev sistema nadzora in izvajanja aktivnosti (razdelitev v “WPs” in “Tasks”) • Realna/logična porazdelitev sredstev med partnerji glede na predlagane aktivnosti • Pri mrežah odličnosti: stopnja integracije na osnovi programa skupnih aktivnosti (Joint programme of activities)

8. Visoke ocene predloga projekta • Višina posamezne ocene mora presegati vnaprej določen prag oziroma skupen prag vseh ocen, če je tako določeno v Navodilih za pripravljavce (Guide for Proposers) • Pri pisanju projekta si pomagajte z navodili za ocenjevalce (Guidelines on Evaluation and Selection Procedures)

9. Ocena vrednosti projekta • Realna • Izbira stroškovnega modela zavisi od možnosti določitve/ocene stroškov, ki bodo nastali med izvajanjem projekta • Izbira stroškovnega modela zavisi od možnosti zaposlovanja/statusa zaposlenih, ki bodo izvajali aktivnosti

10. Višina sofinanciranja projekta Višina sofinanciranja projekta s strani Evropske komisije zavisi predvsem od izbire tako imenovanega stroškovnega modela, ki ga izbere posamezna institucija, vrste izbranega projekta,vrste aktivnosti, ki se bodo izvajale v okviru projekta, višine prispevka tretje strani k projektu in revizorskega potrdila (Audit Certificates) ter dobičkov pridobljenih v okviru projektov (i.e. Kotizacije za konference).

11. Stroškovni modeli • FC model • FCF model • AC model

12. Režijski stroški Če institucija nima mehanizma za izračun režijskih stroškov, izbere stroškovni model AC oziroma FCF. Institucije, ki so izbrale FCF in AC model, lahko režijske stroške, ki jih imajo v okviru projekta porabijo brez dokazovanja. Institucije s FC modelom prikažejo svoje dejanske režijske stroške za vodenje projekta.

13. FC model FC model (angleški izraz “Full-Cost”): stroškovni model z obračunom celotnih stroškov, kjer se prikažejo/obračunajo vsi neposredni stroški za izvedene aktivnosti in dejanski posredni stroški (režijski stroški). Model morajo izbrati velika industrijska podjetja, ostale institucije pa po izbiri.

14. FCFmodel FCFmodel (angleški izraz »simplified variant of the Full-Cost model with Flat overhead rate«): stroškovni model z obračunom celotnih stroškov, kjer se prikažejo / obračunajo vsi neposredni stroški za izvedene aktivnosti in posredni stroški, ki predstavljajo fiksni pribitek na vse neposredne stroške, v višini 20% brez stroškov podizvajalcev (podpogodbenikov).

15. FCFmodel Majhna in srednje velika podjetja se lahko odločajo med modelom FCF oziroma FC, preostale institucije pa po izbiri. Model bodo izbrale tiste institucije v katerih bodo delo na projektu izvajali predvsem že zaposleni raziskovalci.

16. ACmodel ACmodel (angleški izraz »Additional-Cost«): stroškovni model z obračunom vseh možnih dodatnih stroškov, ki nastanejo pri izvajanju projekta. Neposredni stroški (režijski stroški) celotnih stroškov predstavljajo fiksni pribitek na dodatno nastale stroške, v višini 20% brez stroškov podizvajalcev (podpogodbenikov).

17. ACmodel • V AC modelu osebnih dohodkov redno zaposlenih ni možno prikazati kot strošek razen v primeru predhodnega dogovora s Komisijo v fazi pogajanja. • Delo na projektu izvajajo raziskovalci, ki so zaposleni s pogodbo o delu za čas trajanja projekta.

18. Režijski stroški Institucije, ki so izbrale FCF in AC model, lahko režijske stroške, ki jimpripadajo, porabijo brez dokazovanja/dokumentiranja. Institucije s FC modelom so dolžne dokumentirati svoje dejanske režijske stroške.

19. Izbira stroškovnega modela Za 6. OP velja dogovor, da se lahko institucije glede izbire primernega stroškovnega modela, odločajo do podpisa prve pogodbe z Evropsko komisijo. Takrat se stroškovni model dokončno izbere in velja za celotno obdobje 6. OP. AC  FCF  FC

20. Vrste stroškov Stroški za režijo so stroški administrativnega vodenja projekta: najem prostorov, stroški za elektriko, vodo, ogrevanje itd. razen v primeru koordinacije projekta. V primeru koordinacije projekta so stroški vodenja projekta 100% financirani s strani Komisije, če le ti znašajo do 7% celotnega deleža sofinanciranja Evropske komisije.

21. Stroški za razvojno-raziskovalne aktivnosti vključujejo stroške, ki neposredno prispevajo k nastanku novega znanja: stroški za zaposlene, nakup opreme, nakup različnih materialov itd.

22. Stroški za demonstracijske aktivnosti vključujejo stroške za dokazovanje uporabnosti nove tehnologije, ki omogoča potencialno novo ekonomsko možnost, ki pa se je ne da še neposredno tržiti, na primer testiranje izdelkov – prototipov.

23. Stroški za inovacijskeaktivnosti • varovanje intelektualne lastnine (IPR Intellectual Property Rights) oz. zavarovanje lastnine rezultatov projekta ter iskanje patentov in izpolnjevanje vlog za patentiranje, • promocijske aktivnosti (dissemination activities) izven konzorcija: objave, sodelovanje in organizacija konferenc in delavnic, objave na spletnih straneh itd. • študije socialno-ekonomskih vidikov (studies on socio-economic aspects): vpliv novih znanj in tehnologij na socialno - ekonomske dejavnike kot tudi analiza dejavnikov, ki bodo vplivali na njihovo razširjanje (na primer: standardizacija, etični in regulacijski vidiki, itd.). • aktivnosti za promocijo širjenja rezultatov (activities promoting the exploitation of the results): izdelava načrta uporabe in širjenja novega znanja, priprava študij izvedb ustanovitev visoko-tehnoloških podjetij (spin-off), aktivnosti izvedb in promocij zgodnjih aplikacij novih znanj (take-up actions), ki vključujejo oceno, poskus in veljavnost novih obetavnih, ne pa uveljavljenih tehnologij in rešitev, lažji dostop in prenos najboljših izkušenj v zgodnjo uporabo ter njihovo širitev.

24. Stroški za izobraževalne aktivnosti vključujejo stroške za izvajanje izobraževanja: raziskovalcev, vodstva, ekspertov iz industrije in potencialnih uporabnikov o najnovejših dosežkih v okviru projekta.

25. Stroški za koordinacijske aktivnosti • organizacija konferenc, sestankov; • Izvedba različnih manjših študij, analiz; • izmenjava osebja; • izmenjava izkušenj; • vzpostavitev skupnega informacijskega sistema; • ustanavljanje skupnih ekspertnih skupin; • definicija, organizacija in vodenje skupnih ali splošnih iniciativ. Ne glede na stroškovni model so aktivnosti najbolj pogosto 100% financirane.

26. Stroški za podporne aktivnosti • organizacija konferenc, seminarjev; • ustanavljanje delovnih in ekspertnih skupin; • izvedba študij, analiz; • iskanje dejstev in nadzora; • mednarodni prenos tehnologij in uslug za čim hitrejšo uporabo novih znanj v praksi; • razvoj raziskovalnih in inovacijskih strategij; • nagrad in natečajev za prestižne znanstvene dosežke; • podpornih, obveščevalnih in komunikacijskih aktivnosti. Ne glede na stroškovni model so aktivnosti največkrat 100% financirane.

27. Stroški za koordinacijo projekta Stroški za koordinacijo projekta vključujejo stroške: koordinacije tehničnih aktivnosti projekta na konzorcijskem nivoju; celotnega pravnega, pogodbenega, etičnega, finančnega in administrativnega vodenja konzorcija; priprave, posodabljanje in vodenje konzorcijske pogodbe med udeleženci konzorcija; koordinacije znanja in ostalih inovacijsko povezanih aktivnosti na nivoju konzorcija; nadziranja enakosti spolov v okviru projekta; nadziranja znanstvenih in socialnih zadev povezanih z raziskovalnimi aktivnostmi, ki se izvajajo v okviru projekta; pridobivanja certifikatov pregledov računov (»audit«) udeležencev konzorcija; bančne garancije za majhna in srednje velika podjetja, če je potrebno; izvedbe razpisov konzorcija za nove partnerje.

28. Podpogodbeniki • Izvajajo samo določene posamezne aktivnosti in ne glavnih aktivnosti v okviru projekta – v primeru izvajanja bolj obsežnih aktivnosti, se podpogodbenik navede v tehničnem aneksu • Izbran mora biti na pregleden način z najbolj ugodno ponudbo v skladu z nacionalnimi pravili

29. Neupravičeni Stroški Neupravičeni stroški so vsi stroški, ki ne izhajajo iz aktivnosti predvidenih v pogodbi projekta npr. previsoko prikazani stroški in nepotrebni stroški; stroški za posredne davke in dajatve vključno z davkom na dodano vrednost itd.

30. Vrste raziskovalnihprojektov • ·Posebni ciljni raziskovalni projektiSTREP (Specific Targeted Research Programmes) so raziskovalni projekti za izvajanje raziskovalnih aktivnosti za čas dveh let s sodelovanjem vsaj 3 partnerjev iz dveh držav članic oz. pridruženih držav. • ·Integrirani projektiIP (Integrated Projects) so raziskovalni projekti za izvajanje raziskovalnih aktivnosti za daljše obdobje s sodelovanjem vsaj 3 partnerjev iz dveh držav članic oz. pridruženih držav. • ·Koordinacijske aktivnosti CA (Coordination Actions) so projekti, ki koordinirajo raziskovalne aktivnosti katerih izvajanje je krito iz drugih virov z manjšim proračunom s sodelovanjem vsaj 3 partnerjev iz dveh držav članic oz. pridruženih držav. • ·Posebni podporni ukrepiSSA (Specific Support Actions) so projekti, ki omogočajo tako izvajanje manjših raziskovalnih aktivnosti, koordinacijo in promocijo raziskovalnih projektov kot tudi promocijo 6. okvirnega programa. Projekti lahko trajajo do treh let, prijavi ga lahko samo ena institucija. • ·Mreže odličnosti NoE (Network of Excellence)so projekti, ki koordinirajo raziskovalne aktivnosti katerih izvajanje je krito iz drugih virov z večjim proračunom in v daljšem obdobju s sodelovanjem vsaj 3 partnerjev iz dveh držav članic oz. pridruženih držav.

31. Najvišji prispevek k celotni vrednosti projekta, izražen v odstotkih (podroben izračun vrednosti projekta), kjer imajo udeleženci FC ali FCF stroškovni model Najvišji prispevek, izražen v odstotkih za izračunane dodatne stroške za izvedbo projekta, kjer imajo udeleženci AC stroškovni model Razvojno – raziskovalne aktivnosti 50% 100% Demonstracijske aktivnosti 35% 100% Inovacijske aktivnosti 50% 100% Vodenje projekta 100% oz. do največ 7% celotnega prispevka Komisije 100% oz. do največ 7% celotnega prispevka Komisije Tabela 1: STREP(Specific Targeted Research Project)

32. Najvišji prispevek k celotni vrednosti projekta, izražen v odstotkih (podroben izračun vrednosti projekta), kjer imajo udeleženci FC ali FCF stroškovni model Najvišji prispevek, izražen v odstotkih za izračunane dodatne stroške za izvedbo projekta, kjer imajo udeleženci AC stroškovni model Razvojno – raziskovalne aktivnosti 50% 100% Demonstracijske aktivnosti 35% 100% Inovacijske aktivnosti 50% 100% Izobraževalne aktivnosti 100% 100% Vodenje projekta 100% oz. do največ 7% celotnega prispevka Komisije 100% oz. do največ 7% celotnega prispevka Komisije Integrirani projekti IP (Integrated Projects)

33. Najvišji prispevek k celotni vrednosti projekta, izražen v odstotkih (podroben izračun vrednosti projekta), kjer imajo udeleženci FC ali FCF stroškovni model Najvišji prispevek, izražen v odstotkih za izračunane dodatne stroške za izvedbo projekta, kjer imajo udeleženci AC stroškovni model Koordinacijske aktivnosti 100% 100% Vodenje projekta 100% oz. do največ 7% celotnega prispevka Komisije 100% oz. do največ 7% celotnega prispevka Komisije Koordinacijske aktivnosti CA (Coordination Actions)

34. Najvišji prispevek k celotni vrednosti projekta, izražen v odstotkih (podroben izračun vrednosti projekta), kjer imajo udeleženci FC ali FCF stroškovni model Najvišji prispevek, izražen v odstotkih za izračunane dodatne stroške za izvedbo projekta,kjer imajo udeleženci AC stroškovni model Podporne aktivnosti 100% 100% Vodenje projekta 100% oz. do največ 7% celotnega prispevka Komisije 100% oz. do največ 7% celotnega prispevka Komisije Posebni podporni ukrepi SSA (Specific Support Actions)

35. Najvišji prispevek k celotni vrednosti projekta, izražen v odstotkih (podroben izračun vrednosti projekta), pri katerem imajo udeleženci stroškovni model FC ali FCF Najvišji prispevek, izražen v odstotkih, za izračunane dodatne stroške za izvedbo projekta, pri katerem imajo udeleženci stroškovni model AC Raziskovalno-razvojne dejavnosti 50 % 100 % Inovacijske dejavnosti 50 % 100 % Izobraževalne dejavnosti 100 % 100 % Vodenje projekta 100 % oz. do največ 7 % celotnega prispevka Komisije 100 % oz. do največ 7 % celotnega prispevka Komisije CRAFT (Cooperative Research Project for SMEs)

36. Najvišji prispevek k celotni vrednosti projekta, izražen v odstotkih (podroben izračun vrednosti projekta), pri katerem imajo udeleženci stroškovni model FC ali FCF Najvišji prispevek, izražen v odstotkih, za izračunane dodatne stroške za izvedbo projekta, pri katerem imajo udeleženci stroškovni model AC Raziskovalno-razvojne dejavnosti 50 % 100 % Inovacijske dejavnosti 50 % 100 % Izobraževalne dejavnosti 100 % 100 % Vodenje projekta 100 % oz. do največ 7 % celotnega prispevka Komisije 100 % oz. do največ 7 % celotnega prispevka Komisije Kolektivne raziskave (Collective Research Project for SMEs)

37. Pogajanja • Koordinator/Partner: • CPF: izpolnjeni obrazci za pripravo pogodbe • Aneks I: Vsebina projekta (tehnični aneks) – ustrezno spremenjen glede na komentarje v oceni • Potrdilo o pravnem statusu institucij udeleženk • Nova realna ocena vrednosti projekta, če je EU določila nižjo višino sofinanciranja projekta od predloga konzorcija • Bančne garancije • Konzorcijska pogodba • Višina prispevka tretje strani • Spremembo imena sodelujoče institucije • Odstop oziroma pristop novega partnerja • Določitev začetka projekta

38. Podpis pogodbe • Pogodbo sestavlja: osnovna pogodba, Aneks I: opis projekta, Aneks II: splošne določbe (enake za vse vrste projektov), Aneks III: posebne določbe (odvisne od vrste projekta) • Pogodbo s Komisijo podpiše koordinator, partnerji pristopijo k pogodbi • Partnerji v projektu • Začetek projekta • Termini za oddajo finančnih poročil in poročil o delu, jezik poročila • Vrednost projekta, višina sofinanciranja Komisije, termini in pogoji nakazil sredstev • Predhodni dogovor o varovanju intelektualne lastnine in koriščenju znanja – določa konzorcijska pogodba • Podatki o bančnih računih partnerjev

39. Konzorcijska pogodba • Obvezna za Integrirane projekte (IP) in mreže odličnosti (NoE), za ostale vrste projektov se priporoča • Določa koriščenje predhodnega znanja, varovanje intelektualne lastnine med izvajanjem projekta – določa pogoje avtorstva • Aktivnosti in višino deležev posameznih partnerjev • Postopek pristopa novega člana konzorcija • Postopek menjave partnerja v konzorciju

40. Izvajanje projektaPoročanje: finančna poročila in poročila o delu • Letna/končna poročila – v 45 dneh po zaključku obdobja • Poročilo o raziskovalnem delu • Poročilo o vodenju projekta • Poročilo ob izvedbi posebej opredeljenih rezultatov (deliverables) • Povzetek projekta za objavo • Posebej opredeljene rezultate za razširjanje oziroma patentiranje • Obrazec C in povzetek vseh porabljenih sredstev • Potrdilo o reviziji (”Audit certifiate”) • Poročilo o nakazilu sredstev partnerjem • Dodatna poročila zahtevana v Aneksu III.

41. Izvajanje projektaPotrdilo o reviziji (“Audit Certificates”) Vsebovati mora: • Menjalni tečaj • Stroškovni model • Seštevek stroškov • Višino nakazila • Višino obresti • Višino prispevka tretje strani • Zagotovilo revizorja, da so stroški upravičeni in navedeni brez DDV Pismeno zagotovilo, da je izbrani revizor ustrezen

42. Izvajanje projektaPotrdilo o reviziji (“Audit Certificates”) Stroške na projektu je treba dokazati z ustrezno dokumentacijo: -organizacija dogodka: vabilo na dogodek, program dogodka, podpisi udeležencev, računi oziroma pogodbe za izvedbo dogodka -udeležba na sestanku v tujini: potni nalogi s prilogami - vabilo, program, potrdila o opravljeni poti -obračun stroškov osebja: obračuni osebnih dohodkov, izpolnjeni obrazci o opravljenih urah

43. Revizije med izvajanjem in po zaključku projekta • Potekajo med izvajanjem projekta oz. do pet let po zaključku projekta • Revidira se bodisi raziskovalno delo, tehnološko implementacijo, etične vidike, finančne vidike in drugo

44. Spletni naslovi • Evropska komisija: www.cordis.si • Modeli pogodb: http://europa.eu.int/comm/research/fp6/working -groups/model-contract/index_en.html • Finančna in pravna vprašanja: • RTD-A03-questions-juridiques@cec.eu.int ARRS in MVZT: www.rtd.si MVZT: www.mvzt.gov.si

45. Dr. Livija TušarMinistrstvo za visoko šolstvo, znanost in tehnologijolivija.tusar@gov.si