Inköp och upphandling Johan Alexon, tf inköpschef Agneta Sjöfors, projektledare Bättre inköp

1. Inköp och upphandlingJohan Alexon, tf inköpschef Agneta Sjöfors, projektledare Bättre inköp

2. Innehåll • Hur göra inköp • Nya regler • Bättre inköp • Nu kör vi!

3. Avropa eller upphandla? Finns ramavtal för efterfrågad produkt (vara/tjänst)? Ja Nej Använd befintligt ramavtal Beräknat kontraktsvärde? • <287’ SEK • >287’ SEK Direktupphandling Kontakta Inköp och Upphandling

4. Lättare hitta avtal • Bättre information om avtal: på god väg • Avtalsmodul i Lupin: under uppbyggnad och test • Integration Avtalsdatabasen – Lupin: våren 2011

5. Nya regler i lagstiftningen Trädde i kraft 2010-07-15 Upphandlingsskadeavgift Ogiltigförklarande av avtal Vad är en otillåten direktupphandling?

6. Otillåten direktupphandling Avtal som inte har föregåtts av något annonserat upphandlingsförfarande enligt LOU, trots att avtalet rätteligen skulle ha föregåtts av ett sådant förfarande. Exempel: Renodlat direktköp trots att det borde annonserats Uppdelning av inköp Förlängning, tilläggsleveranser etc utan option Felaktigt åberopande av undantag

7. Inköpspolicy (beslutad av US 17/9 2010) Våra inköp ska vara affärsmässiga, effektiva och lagenliga. •  Beakta behov och mål •  Helhetssyn •  Professionalitet •  Samverkan på alla nivåer •  Samordning

8. Föreskrifter för inköp (beslutad av Rektor 30/9 2010) • Informationskrav vid direktupphandling >100 tkr • Upphandlingar (f n >287 tkr) ska handläggas av upphandlare • Krav på godkännande av inköpschefen • Avsteg från gällande avtal • Undantag från LOU • Kostnader p g a fel – princip: bäras av den som gjort fel • Samverkan i taktiska och strategiska frågor • Tydliga roller och ansvar:

9. Föreskrifter för inköp Tydliga roller och ansvar • Prefekterna leder och fördelar inköpsarbetet och ser till att de som arbetar med inköp har nödvändig kompetens • Ekonomisektionen ser till att det finns nödvändiga utbildningar och ett bra stöd • Inköpssamordnarna utgör kontakt mellan nivåerna och sprider information • Inköpschefen driver det inköpsstrategiska arbetet • m fl

10. Projekt Bättre inköp Syfte: Arbeta fram en organisation och verktyg och rutiner som möjliggör för universitetet att följa lagar och regler inom inköpsområdet på ett effektivt och värdeskapande sätt. • Tydliga roller och ansvar • en effektiv inköpsorganisation • Stöd • det ska vara lätt att göra rätt • Samverkan • samarbete ger bättre affärer • Uppföljning • belysa - skapa tryck – prioritera

11. Tidplan Bättre inköp Ht 2009 2010 2011 2012 Förbättringar: avtalsinfo, system, rutiner, kommunikation, stöd, uppföljning Analys: nuläge, behov, krav… Etablera börläge Bestämma krav Förändringsarbete: organisation, metoder, samverkan Utbildning Här är vi nu

12. Nu går vi vidare – gemensamt! • Ungefärlig tidplan: • dec 2010 Information till alla prefekter • dec 2010-ca feb 2011 Alla institutioner gör en översyn av sin inköpsorganisation, utser inköpare etc dec 2010-mars 2011 Utbildningar och stödmaterial byggs april/maj 2011 Pilotutbildningar maj/sept 2011 -> Utbildningar ges kontinuerligt: Implementering av institutionernas inköpsplaner, diverse förbättringsåtgärder etc

13. Detta ska vi klara! Ökad lagenlighet grundar för bättre avtal, undvika böter… Bättre affärer mer för pengarna, bättre koll på leverantörerna… Ökad inre effektivitet hur vi jobbar, frigöra tid…