Velkommen til NAO-prosjektet! Prosjekt for ny anskaffelsesorganisering

1. Velkommen til NAO-prosjektet! Prosjekt for ny anskaffelsesorganisering Oppstartsmøte for referansegruppa4. juni 2004

2. Bakgrunn (1) • Innkjøp ved UiO ca 1 mrd. • Innkjøp i offentlig virksomhet er underlagt strenge krav til anbudsprosedyrer og dokumentasjon. • Utfordringer med oppfølging og gjennomføring av rutiner, oppfølging, styring og kontroll. • Anmerkninger fra Riksrevisjonen og internrevisjonen • UFD stiller krav til bestemte tiltak som må gjennomføres

3. Bakgrunn (2) • Fjorårets AIV-prosjekt.NAO-prosjektet tar med seg kartlegging, analyser og erfaring fra AIV-prosjektet, men ikke nødvendigvis konklusjonene. • NAO iverksatt etter initiativ fra Universitetsdirektøren. • NAO har et mer omfattende mandat enn AIV. • Ernst & Young engasjert i april. • Prosjektteamet startet 4. mai.

4. Tiltakslisten fra UFD • Revidere og etablere rutiner for innkjøpsaktiviteter • Gjennomføre opplæringsprogram med desentrale enheter • Etablere kvalitets- og kontrollplan for innkjøp • Definere og etablere oppdagende rapporter vedr innkjøp • Presisere fullmakt til å overstyre mangelfulle prosesser/dokumentasjon • Vurdere helhetlig organisering av innkjøpsfunksjonen

5. Prosjektets hovedfaser 1. Løsninger på kort sikt, innenfor dagens organisering av innkjøpsfunksjonene, for å imøtekomme tiltakslisten gitt UiO fra UFD, samt legge opp til prosjektorganisering og prosjektplan for fase 2. Frist 15. juni 2004. 2. Utredningsfase for løsninger på lang sikt. I denne fasen skal det parallelt skje videre implementering av tiltak fra fase 1. Frist 15. desember 2004. 3. Implementering av løsningene vedtatt i fase 2. Varighet 6-12 måneder, avhengig av hva slags løsninger som skal implementeres.

6. Overordnet mandat • Prosjektet skal foreslå og implementere nødvendige tiltak for å sikre en effektiv og helhetlig organisering av anskaffelsesfunksjonene ved UiO og etterlevelse av gjeldende regelverk på området. Dette vil omfatte forhold som strategi for innkjøpsarbeidet, organisering av anskaffelsesprosessene og endring av arbeidsprosessene knyttet til anskaffelser, herunder fullmakter, rutiner, maler og dokumentasjonskrav og vurdering av behov for ulike støttesystemer innen anskaffelsesfunksjonen. Prosjektet skal utvikle løsninger som minimaliserer UiOs kostnader og utgifter i forbindelse med anskaffelser.

7. Mandat for fase 1 • Prosjektet skal i sin første fase- sikre at innkjøpsaktivitetene ved UiO oppfyller formelle minstekrav til dokumentasjon, innenfor dagens organisering av innkjøpsfunksjonene, og- utarbeide et forslag til prosjektplan for organisering og gjennomføring av prosjektets overordnete målsetninger.

8. Prosjektstruktur • Prosjektteam • Prosjektgruppe • Referansegruppe • Styringsgruppe

9. Prosjektteamet Marianne Braaten og Svein-Erik Sørli • Lede og drive prosjektet i henhold til mandat, godkjente planer og tidsfrister • Vurdere og strukturere ulike tiltak • Vurdere løsninger og implikasjoner sammen med prosjektgruppe og referansegruppe • Fremlegge forslag og resultater til styringsgruppen

10. Prosjektgruppe • Liten, arbeidende prosjektgruppe. • Bestående av prosjektteamet, to eksterne konsulenter og personer fra universitetets ulike enheter etter behov. • Ulike personer og enheter blir involvert i prosjektgruppen etter hvilke problemstillinger prosjektet til enhver tid skal utrede og vurdere. • Skal gi anskaffelses- og organisasjonsfaglige innspill til prosjektteamet og være en "think tank" for prosjektet. • Må drøfte den fremgangsmetode og de løsninger prosjektet vurderer med referansegruppen, der referansegruppen er avgjørende for å gi prosjektet nødvendige innspill i forhold til enhetenes problemstillinger og behov.

11. Referansegruppe • Representanter fra store deler av UiO-miljøet, både administrativt og vitenskapelig • Gi prosjektet nødvendige innspill i forhold til enhetenes problemstillinger og behov • Diskusjon og sjekk av løsninger • Ressurs- og kontaktpersoner ved enhetene ved spørsmål og behov for hjelp fra prosjektet • Dvs, hjelpe oss, og styre oss! • Møter ca en gang i måneden.

12. Konkret sak nå (1): Sjekklister for gjennomføring av innkjøp • Skal brukes av alle enheter ved gjennomføring av innkjøp og arkiveres sammen med vedlegg for dokumentasjon av innkjøpet • Sjekklister og veiledninger skal finnes på internett • Er det noe vi kan forbedre med den? • Hvordan kommunisere nye løsninger? • Ønsker tips og tilbakemeldinger innen fredag 11. juni.

13. Konkret sak nå (2): Opplæring • I første runde for grunnenhetenes ledere • På sikt må UiO ha et opplæringsprogram for ulike nivåer og stillinger i innkjøpsprosessen.Men nettopp dette er noe av det prosjektet skal utrede.

14. Konkret sak nå (3):Kvalitets- og kontrollplan • I første runde kontrollaktiviteter ved grunnenhetene • På sikt kontrollaktiviteter ved alle nivå • Nettskjema

15. Nettinfo om og fra prosjektet • www.admin.uio.no/prosjekter/nao/ • Om prosjektet, prosjektplan, referater, kontaktinfo… • Brukerveiledninger