1 / 20

Orde en structuur in de schooladministratie

Orde en structuur in de schooladministratie. Katlijn Vanhee Archivaris – Informatiebeheerder Vlaamse Overheid – Financiën en Begroting. Informatie is core business.

philip-hebert
Download Presentation

Orde en structuur in de schooladministratie

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Orde en structuur in de schooladministratie Katlijn Vanhee Archivaris – Informatiebeheerder Vlaamse Overheid – Financiën en Begroting

  2. Informatie is core business • School ontvangt en produceert informatie of administratie bij de uitvoering van zowel haar kerntaken als haar ondersteunende taken. • Maar je hebt die informatie / administratie ook voortdurend nodig voor de vlotte werking Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

  3. Goed beheer = essentieel • Als school moet je permanent beschikken over: • correcte / up to date informatie • die zolang als nodig • vlot toegankelijk • leesbaar • en authentiek is! • Daarom moet informatie professioneel beheerd worden! Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

  4. Goed beheer = essentieel • Goed beheer start met een goede ordening! • Doelstelling • Efficiënt analoog en digitaal klassement • een logische structuur • een stabiele structuur • Op basis van een ordening- of bij uitbereiding een archiefbeheersplan Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

  5. Logische structuur • Enkele valabele ordeningsprincipes : • Organisatiestructuur • PRO: herkenbaar, snel op te zetten • CONTRA: minder stabiel, dossiers vaak behandeld door meerdere diensten • Takenpakket / processen • PRO: contextgebonden, stabiele omgeving • CONTRA: arbeidsintensief, vraagt een doorgedreven kennis van de organisatie om zijn omgeving Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

  6. Een efficiënt klassement uitbouwen = stappenplan • Stap 1: Analyseer takenpakket • Stap 2: Analyseer administratie • Stap 3: Leg de kenmerken van de taken en de series vast • Stap 4: Formaliseer in een ordeningplan of archiefbeheersplan • Stap 5: En werk uit in de praktijk Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

  7. Stap 1: Analyseer takenpakket • Breng ALLE opdrachten van de school in kaart • Haal informatie uit: • Organogrammen, handleidingen, procedureboeken, doelstellingen, actieplannen, regelgeving • Meest waardevol: bevraging van de diensten zelf! • Bekijk ook de procesflow van de diverse taken! • En tracht ze in een hiërarchisch t.o.v. elkaar te structureren Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

  8. Stap 2: Analyseer de administratie • Breng in kaart welk type administratie uit de taken en processen voortvloeit! • Theoretische analyse • Welke administratie zou minimaal aanwezig moet zijn? • MAAR snuister ook in de kasten en magazijnen! • Welke administratie is effectief aanwezig? • En tracht te achterhalen uit welke processen die administratie voortvloeit. Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

  9. Stap 3: Leg de kenmerken van de administratieve reeksen vast • Het is belangrijk méér te weten over de administratieve reeksen of series! • Wat is de concrete inhoud van de series • Bestaat de reeks enkel op papier en/of digitaal? • Interne ordening? • Wie houdt wat bij? • Hoelang? (ABP) • … Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

  10. Stap 4: Ordeningplan /archiefbeheersplan • Alle verzamelde informatie leg je best vast in een ordeningsplan of archiefbeheersplan • Hiërarchisch overzicht: • Taken en processen  inclusief metadata • Alle series die uit de taken voortvloeien  inclusief metadata • RESULTAAT: dé basishandleiding voor het beheer van de administratie binnen een organisatie! Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

  11. Stap 5: Werk uit in de praktijk-1- • Zet het analoge als digitale klassement op of herwerk waar nodig • Vuistregel 1: Betrek de administratieve collega’s en de directie! • Vuistregel 2: Werk stap voor stap! • Analoog en digitaal klassement afzonderlijk! • Proces per proces! • Serie per serie! Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

  12. Stap 5: Werk uit in de praktijk-2- • Vuistregel 3: Één gemeenschappelijk analoog en digitaal klassement: • Vermijd dubbels! • Stem papieren - en digitaal klassement op elkaar af! • Geen persoonlijke (neven)klassementen! Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

  13. Stap 5: Werk uit in de praktijk-3- • Vuistregel 3  met extra aandacht voor het digitaal klassement • Werk met gemeenschappelijke servers • Bouw een hiërarchische boomstructuur ~ ordeningsplan • Maak gebruik van classificatiecodes • Heb extra aandacht voor duidelijke naamgeving Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

  14. Nog vragen? Informatie aan zee - 16 september 2011

  15. Informatie aan zee - 16 september 2011

  16. Informatie aan zee - 16 september 2011

  17. Informatie aan zee - 16 september 2011

  18. Informatie aan zee - 16 september 2011

  19. Informatie aan zee - 16 september 2011

  20. Informatie aan zee - 16 september 2011

More Related