200 likes | 326 Views
Orde en structuur in de schooladministratie. Katlijn Vanhee Archivaris – Informatiebeheerder Vlaamse Overheid – Financiën en Begroting. Informatie is core business.
E N D
Orde en structuur in de schooladministratie Katlijn Vanhee Archivaris – Informatiebeheerder Vlaamse Overheid – Financiën en Begroting
Informatie is core business • School ontvangt en produceert informatie of administratie bij de uitvoering van zowel haar kerntaken als haar ondersteunende taken. • Maar je hebt die informatie / administratie ook voortdurend nodig voor de vlotte werking Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012
Goed beheer = essentieel • Als school moet je permanent beschikken over: • correcte / up to date informatie • die zolang als nodig • vlot toegankelijk • leesbaar • en authentiek is! • Daarom moet informatie professioneel beheerd worden! Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012
Goed beheer = essentieel • Goed beheer start met een goede ordening! • Doelstelling • Efficiënt analoog en digitaal klassement • een logische structuur • een stabiele structuur • Op basis van een ordening- of bij uitbereiding een archiefbeheersplan Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012
Logische structuur • Enkele valabele ordeningsprincipes : • Organisatiestructuur • PRO: herkenbaar, snel op te zetten • CONTRA: minder stabiel, dossiers vaak behandeld door meerdere diensten • Takenpakket / processen • PRO: contextgebonden, stabiele omgeving • CONTRA: arbeidsintensief, vraagt een doorgedreven kennis van de organisatie om zijn omgeving Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012
Een efficiënt klassement uitbouwen = stappenplan • Stap 1: Analyseer takenpakket • Stap 2: Analyseer administratie • Stap 3: Leg de kenmerken van de taken en de series vast • Stap 4: Formaliseer in een ordeningplan of archiefbeheersplan • Stap 5: En werk uit in de praktijk Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012
Stap 1: Analyseer takenpakket • Breng ALLE opdrachten van de school in kaart • Haal informatie uit: • Organogrammen, handleidingen, procedureboeken, doelstellingen, actieplannen, regelgeving • Meest waardevol: bevraging van de diensten zelf! • Bekijk ook de procesflow van de diverse taken! • En tracht ze in een hiërarchisch t.o.v. elkaar te structureren Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012
Stap 2: Analyseer de administratie • Breng in kaart welk type administratie uit de taken en processen voortvloeit! • Theoretische analyse • Welke administratie zou minimaal aanwezig moet zijn? • MAAR snuister ook in de kasten en magazijnen! • Welke administratie is effectief aanwezig? • En tracht te achterhalen uit welke processen die administratie voortvloeit. Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012
Stap 3: Leg de kenmerken van de administratieve reeksen vast • Het is belangrijk méér te weten over de administratieve reeksen of series! • Wat is de concrete inhoud van de series • Bestaat de reeks enkel op papier en/of digitaal? • Interne ordening? • Wie houdt wat bij? • Hoelang? (ABP) • … Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012
Stap 4: Ordeningplan /archiefbeheersplan • Alle verzamelde informatie leg je best vast in een ordeningsplan of archiefbeheersplan • Hiërarchisch overzicht: • Taken en processen inclusief metadata • Alle series die uit de taken voortvloeien inclusief metadata • RESULTAAT: dé basishandleiding voor het beheer van de administratie binnen een organisatie! Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012
Stap 5: Werk uit in de praktijk-1- • Zet het analoge als digitale klassement op of herwerk waar nodig • Vuistregel 1: Betrek de administratieve collega’s en de directie! • Vuistregel 2: Werk stap voor stap! • Analoog en digitaal klassement afzonderlijk! • Proces per proces! • Serie per serie! Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012
Stap 5: Werk uit in de praktijk-2- • Vuistregel 3: Één gemeenschappelijk analoog en digitaal klassement: • Vermijd dubbels! • Stem papieren - en digitaal klassement op elkaar af! • Geen persoonlijke (neven)klassementen! Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012
Stap 5: Werk uit in de praktijk-3- • Vuistregel 3 met extra aandacht voor het digitaal klassement • Werk met gemeenschappelijke servers • Bouw een hiërarchische boomstructuur ~ ordeningsplan • Maak gebruik van classificatiecodes • Heb extra aandacht voor duidelijke naamgeving Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012
Nog vragen? Informatie aan zee - 16 september 2011