Materiały opracowane w ramach programu:

1. ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI Materiały opracowane w ramach programu:

2. ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI SYLLABUS • Dlaczego narody handlują ze sobą? Teorie wymiany międzynarodowej. • Handel zagraniczny. Definicje podstawowe. • Pośrednicy w obrocie międzynarodowym. • Organizacja obrotu. INCOTERMS 2000.

3. Projekt jest przedsięwzięciem, które ma początek i koniec. Jest to proces zaplanowany i kontrolowany, który ma doprowadzić do pozytywnego skutku i tworzy nową jakość. Według Kerznera i Lewisa projekt można określić jako zestaw operacji lub działań, które posiadają: zdefiniowane cele, określone daty rozpoczęcia i zakończenia oraz z góry określony budżet.

4. Pojęcie projektu zdefiniowane zostało również w normie ISO 10 006 jako „jednostkowy proces, składający się ze zbioru skoordynowanych działań i mający dokładnie określone daty rozpoczęcia oraz zakończenia; jest to przedsięwzięcie zmierzające do osiągnięcia założonego celu przy określonych ograniczeniach czasowych, kosztowych oraz zasobowych

5. Instytut Zarządzania Projektem (PMI) definiuje: projekt jako „jednorazowy wysiłek podjęty po to by wytworzyć unikalny projekt lub usługę” oraz „zastosowanie wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik działania projektu w celu zaspokojenia lub nawet przekroczenia potrzeb i oczekiwań udziałowców związanych z tym projektem.”

6. Projekty charakteryzują się zazwyczaj: • jednostkowością, • ograniczeniem w czasie, • zapotrzebowaniem na różne kwalifikacje, • kompleksowością. • Wdrożenie zarządzania projektami związane jest z opracowaniem procedur formułowania, realizacji i monitoringu projektu oraz sprawnego systemu przepływu informacji i podejmowania decyzji, na bazie istniejącej struktury organizacyjnej organizacji. Proces zarządzania projektem jest procesem złożonym, którego celem jest szczegółowe opracowanie zakresu operacji i działań oraz organizacja ich realizacji.

7. Menedżer projektu powinien być ustanowiony już na samym początku. Na tym etapie należy zidentyfikować cele i ostateczny produkt projektu. Należy ustalić stan dostępnych zasobów oraz terminy wykonania. Następnie menedżer musi rozpocząć procesy planowania, koordynacji i monitorowania projektu.

8. Historia zarządzania projektem: • Henry Gantt, przełom wieków, „system zadań i premii” rozłożenie procesu na serię zadań, normy szacunkowe śledzenie postępu „na oko” • PERT „Programme Evaluation and Review Technique” technika programowania oceny i zmian, diagramy sieci czynności, ocena i estymacja czasu trwania • CPM Critical Path Method metoda diagramów, plan działań w oparciu o najdłuższą ścieżkę najdłuzszego czasu wykonywania czynności

9. Od czego zależy sukces projektu? • Dwa rodzaje oceny skuteczności: • realizacja w terminie • realizacja w ramach budżetu • oraz dodatkowo • osiągniecie założonych celów (zakres) • zadowolenie klientów / beneficjentów (jakość) • czy nie wystąpiły straty w zespole (zasoby)

10. Zależność między miernikami sukcesu: CZAS KOSZT ZAKRES Jakość zasoby

11. Procesy projektu i ich zależności: planowanie inicjacja monitoring realizacja raportowanie

12. Koło Deminga Działaj Planuj Sprawdz Wykonaj Plan, Do, Study, Act Continuous Improvement

13. Inicjacja projektu: • wszystkie działania mające na celu przygotowanie realizacji i rozpoczęcie realizacji projektu • Planowanie projektu: (b.ważny etap) • planowanie działań • stworzenie planu realizacji • analiza pracy i wstępnego harmonogramu • Realizacja projektu: • działania zmierzające do wykonania czynności projektowych • lista potrzeb projektu (zasoby) • ustalenie wykonalności projektu

14. Wykonalność projektu c.d.: • Ograniczenia wykonalności dot. Zasobów i otoczenia • techniczne • finansowe • operacyjne • geograficzne • czasowe • zasobowe • prawne • polityczne

15. Monitoring projektu: • działania kontrolne • śledzenie przebiegu czynności • ocena postępu • kontrola z harmonogramem (czas) • kontrola jakości • kontrola kosztów • sprzężenie zwrotne - działania korygujące • Raportowanie: • wstępna ocena sytuacji projektu (tzw. inception) • raporty cząstkowe (etapowe) • raport końcowy

16. B e n e f i c j e n c i Struktura zarządzania projektem: P r o j e k t Menedżer projektu Członkowie zespołu Członkowie zespołu P o d w y k o n a w c y

17. Obszary umiejętności zarządzania projektem: • zarządzanie integracją • zarządzanie zakresem działań • zarządzanie czasem • zarządzanie zasobami materialnymi • zarządzanie zasobami ludzkimi • zarządzanie komunikacją • zarządzanie jakością • zarządzanie kosztami • zarządzanie ryzykiem

18. 1. Zarządzanie integracją: • identyfikacja kluczowych obszarów • łączenie całości prac • stworzenie spójnego, pełnego, poprawnego planu • wykonanie planu • nadzorowanie procesu kontrolowania zmian • integracja rozwoju projektu wg. planu (łączenie faz) • integracja działań pozaplanowych • integracja wprowadzania korekt (sprzężenie zwrotne) • integracja procesów (patrz poprzedni slajd)

19. 2. Zarządzanie zakresem czynności: • umiejętność zdefiniowania działań (czynności) • sprawdzenie czy zaplanowano wszystkie niezbędne działania • eliminacja zbędnych działań • dotyczy rozpoczęcia ale i wszystkich faz projektu • wykonywanie działań wg. ich definicji • kontrola i ocena zmian w projekcie • główne zadanie menedżera projektu • zarządzanie zakresem czynności jest bardzo ważne, formułuje oczekiwania beneficjentów oraz zespołu realizatorów projektu

20. 3. Zarządzanie czasem: • umiejętność działania zgodnie z harmonogramem • tworzenie struktury działań projektu • analiza prac (działań) projektu • relacje między zadaniami i działaniami projektu • ocena wkładu pracy (czasochłonności) • tworzenie, ocena i korekty harmonogramu • ocena monitoringu i uaktualniania projektu (sprzężenie zwotne) • menedżer musi panować nad projektem i jego harmonogramem oraz szacunkowo wprowadzonymi zmianami

21. 4. Zarządzanie zasobami materialnymi • zarządzanie materiałami potrzebnymi do realizacji projektu • zarządzanie zaopatrzeniem (zakupami) • zarządzanie podwykonawcami • rozliczenie wydatków materialnych po zakończeniu • 5. Zarządzanie zasobami ludzkimi • określenie zespołu przyporządkowanego do projektu własnego lub pozyskanego • rola uczestników • kompetencje uczestników • rozwój zawodowy

22. 6. Zarządzanie komunikacją • opracowanie schematu przepływu informacji • egzekwowanie przepływu informacji • określenie wolumenu informacji dla poszczególnych adresatów • stworzenie systemu zabezpieczającego sprzężenie zwrotne – zapewnienie skuteczności systemu • 7. Zarządzanie jakością • planowanie jakości (etap przygotowania projektu) • zapewnienie jakości (etap oceny i uruchomienia projektu – rola menedżera) • kontrola jakości (etap realizacji na bieżąco)

23. 8. Zarządzanie kosztami • określenie kosztów projektu • określenia ilości (zużycia) potrzebnych zasobów • sprawdzenie z budżetem dla poszczególnych pozycji bądź obszarów • koszty stałe i koszty zmienne • koszty osobowe i koszty materiałowe • 9. Zarządzanie ryzykiem • identyfikacja obszarów ryzyka • przypisanie ryzyk do obszarów zarządzania • prawdopodobieństwo wystąpienia • oddziaływanie (zagrożenie) na projekt • rozwiązania/scenariusze awaryjne

24. Bibliografia: 1.Burton C., Norma M., „Zarządzanie Projektem” Wrocław 1999 2.Brilman J., „Nowoczesne koncepcje i metody zarządzania” PWN W-wa 2002 3.Martinich J.S., „Production and Operations Management”, N.Jork, 1997 4.Mingus N., „Zarządzanie projektami” Gliwice 2002 5. Krawiec F., „Zarządzanie projektem innowacyjnym” Warszawa, Diffin, 2000

25. Formularze projektowe można ściągać z: www.ukie.gov.pl www.parp.gov.pl www.bkkk.cofung.org.pl www.europa.eu.int Informacja nt. aktualnych projektów: www.ngo.pl