F1 Företag, ekonomi och styrning Begrepp, mål och utgångspunkter Kalkylering och budgetering

1. F1 Företag, ekonomi och styrning Begrepp, mål och utgångspunkter Kalkylering och budgetering VT-2011

2. 1. Företag och ekonomi

3. Vad är ett företag? • Volvo, SKF, IKEA, LM Ericsson, ABB = Affärsdrivande (värdeskapande) verksamheter i aktiebolagsform • Inom företagsekonomin har begreppet en bredare innebörd: En sammanslutning av personer som i någon form bedriver ett medvetet arbete för att uppnå ett eller flera mål • Privat och offentlig verksamhet • Ideell och vinstdrivande verksamhet • Olika juridiska former, bl. a aktiebolag, ekonomisk förening, handelsbolag och stiftelse 3

4. Vad är ett företag? Inom företagsekonomin står dock oftast affärsdrivande (värdeskapande i finansiella termer) verksamheter i fokus 4

5. Once established, a business entity develops a life of its own and seeks to better its position in its environment (Kam, 1990:4) 5

6. Ekonomistyrning - definitioner Traditionell definition: Ekonomistyrning avser all den planering och uppföljning som bedrivs i företag där måttenheten är pengar Modern definition (Nationalencyklopedin): Ekonomistyrning avser avsiktlig påverkan på en verksamhet och dess befattningshavare mot vissa mål

7. Företag och mål • Företag existerar för att uppfylla mål • Lönsamhetsmålet är troligen det högst rankade företagsmålet i praktiken • Lönsamhet på (lång sik) • Delmål (exempelvis) likviditet, soliditet, kapitalbindning och • försäljning (eller mått uttryckta i icke-finansiella termer)

8. Uppgifter inom ramen för ekonomistyrning Exv.: • Planera, genomföra, följa upp och anpassa verksamheten i förhållande till planer och mål • Förse beslutsfattare med underlag och följa upp fattade beslut • Fördela och utkräva ansvar • Samla in, tolka, sammanställa, rapportera och kommunicera ekonomisk information • Analysera orsaker till avvikelser från planer och föreslå åtgärder • Genomföra specialutredningar • Analysera hur verksamhetens processer och aktiviteter kan förbättras • Verka som rådgivare/samtalspartner i ekonomiska frågor • Utveckla och uppdatera styr- och ekonomisystem • Utbilda medarbetarna i ekonomiska frågor • Bidra till förutsättningarna för en lärande organisation • Bidra till en positiv företagskultur

9. Ekonomistyrningens styrmedel Tre kategorier: • Formella styrmedel, t ex produktkalkylering, budgetering och prestationsmätning • Organisationsstruktur, t ex ansvarsfördelning, belöningssystem och organisationsform • Mindre formaliserade styrmedel, t ex företagskultur, lärande och bemyndigande

10. Styrmedel

11. Ekonomistyrningens utgångspunkter •Vision(hur företaget vill att kunden ska uppfatta företaget eller den riktning i vilken företaget ska utvecklas) •Affärsidé(hur företaget avser att utvecklas i förhållande till sin vision) •Strategi(plan eller beskrivning för hur affärsidén ska uppnås) •Verksamhetsplaner(nedbrytning av huvudmål till delmål och framtagande av handlingsplaner och riktlinjer) 11

12. VISION (hur företaget vill att kunden ska uppfatta företaget eller den riktning i vilken företaget ska utvecklas) • Legitimerande • Ambition och fokus • Identifikation och motivation 12

13. AFFÄRSIDÉ (Hur företaget avser att utvecklas i förhållande till sin vision) • Åstadkomma en förståelse för syftet med organisationen • Skapa ett underlag för motivation • Utgöra ett underlag för fördelning av företagets resurser • Etablera den ton och det affärsklimat som önskas • Fungera som en orienteringspunkt för dem som kan identifiera sig med företagets syfte och riktning • Möjliggöra en översättning av organisationens syfte till konkreta mål • Möjliggöra en översättning av mål till strategier och andra aktiviteter 13

14. STRATEGI (Klargörs hur företaget ska arbeta) • Vilka konkurrensfördelar företaget avser att utveckla och utnyttja • Företagets styrkor och svagheter samt möjligheter och hot (SWOT = Strengths", "Weaknesses", "Opportunities" och "Threats“) • Inom vilka varu-/tjänsteområden företaget ska arbeta • Vilka kundkategorier företaget vänder sig till och hur de ska bearbetas • Hur hot från konkurrenter ska mötas • Vilket slag av organisationsstruktur företaget ska arbeta med • Vilken kompetens som krävs och hur den ska säkerställas • Vilka resurser som krävs • Hur verksamheten ska finansieras 14

15. VERKSAMHETSPLANER (Nedbrytning av huvudmål till delmål och framtagande av handlingsplaner och riktlinjer) • Huvudmål – operationalisering av vision och affärsidé • Strategi – hur ska huvudmålen (strategiska mål) uppnås • Delmål – uppfyllande av delmålen leder till att huvudmålen nås • Nedbrytning av huvudmål till delmål och framtagande av handlingsplaner och riktlinjer 15

16. Olika typer av planering • Strategin är det sätt på vilket huvudmålen skall uppnås • Strategisk planering ger underlag för taktisk planering eller • verksamhetsplanering • Operativ planering handlar om planering av aktiviteter

18. Ekonomistyrning innebär att man preciserar det ekonomiska ansvaret • Ansvarighetsprincipen betonar att ansvaret för intäkter och kostnader skall knytas till en speciell person • Påverkbarhetsprincipen betyder att det ekonomiska ansvaret fördelas utifrån vilka poster olika organisationsenheter kan påverka • Befogenhetsprincipen innebär att de som har ansvar skall också ha befogenhet att genomdriva beslut

19. Ansvarsfördelning • (Ansvarsredovisning) • Påverkbarhets- och befogenhetsprincipen • Fyra huvudslag av ekonomiskt ansvar • Lönsamhetsansvar(Resultat/Kapital, exv. Rsyss, Rt, Residualresultat) • Resultatansvar(Resultat, exv. Vinstmarginal, Förädlingsgrad) • Intäkts- eller bidragsansvar (Extern försäljning, exv. täckningsbidrag) • Kostnadsansvar(Fullgörande av sin ”uppgift” och resursförbrukningen för detta, exv. Kostnader, avvikelser i förhållande till standardkostnad, produktivitetsmått)

20. Företags mål – Teori, modeller och praktik (Theories of the Firm) • Vinstmaximeringsmodellen • Företagsledarmodeller • Satisfierningsmodellen • Intressentmodellen • Kassaflödesbaserade modeller

21. Några grundläggande begrepp • Effektivitet • Produktivitet • Utgift och inkomst • Utbetalning och inbetalning • Kostnad och intäkt • Resultat • Lönsamhet

22. • Effektivitet • Produktivitet

23. Effektivitet • Grad av måluppfyllelse • Ett uttryck för den utsträckning i vilken företag når mål • Om ett företag uppnår sitt/sina mål är effektiviteten hög Värdet av utflöde Effektivitet = --------------------- Värdet av inflöde

24. Effektivitet • Effektiviteten mäts ofta i finansiella termer, t ex räntabilitet på eget kapital: Resultat Effektivitet som lönsamhet = ----------- Kapital

25. Effektivitet • Total effektivitet = inre och yttre effektivitet • Inre effektivitet = ”att göra saker rätt” • Internt perspektiv • Produktivitet, kostnadseffektivitet, ”ordning och reda” • Kvantitet utflöde/kvantitet inflöde • Yttre effektivitet = ”att göra rätt saker” • Externt perspektiv • Grad av måluppfyllelse, kundvärde, tillväxt, affärsmässighet • Värdet av utflödet/värdet av inflödet

26. Produktivitet • Produktivitet avser samma förhållande som effektivitet, men resultat och uppoffringar mäts i fysiska termer, d v s i kvantiteter • Kvantitet utflöde • Produktivitet = -------------------------------- • Kvantitet inflöde

27. Produktivitet • Exempel på produktivitetsmått • Antalet debiterade konsulttimmari förhållande till antalet • anställda konsulter • Antalet producerade enheteri förhållande till antalet nedlagda • timmar • Antalet betjänade kunderper timma eller dag • Antalet kg materialper produktenhet • Antalet maskinbearbetade produkteri förhållande till antalet • förbrukade maskinbearbetningstimmar

28. Inkomster Utgifter (Resurser) Inbetalningar Utbetalningar (Likviditet) Intäkter Kostnader (Resultat)

29. Ekonomiska grundbegrepp • Intäkter kan indelas efter: • Verksamhet: Rörelse intäkter och finansiella intäkter • Beslutssituation: Särintäkter och Samintäkter

30. Ekonomiska grundbegrepp • Kostnader kan indelas efter: • Verksamhet: Rörelsekostnader, avskrivningar och finansiella kostnader • Volym: Rörliga kostnader och fasta kostnader • Fördelning: Direkta kostnader och omkostnader (indirekta kostnader) • Beslutssituation: Särkostnader och samkostnader

31. Bokföringsmässiga och kalkylmässiga kostnader • Bokföringsmässiga kostnader • De kostnader som återfinns i ett periodslut (exv. årsbokslut) är sådana som vi har definierat som periodiserade utgifter • Utifrån exempelvis skattelagstiftningens och civillagstiftningens regler och standarder bestämmer man hur mycket av utgifterna som skall hänföras som kostnad till den period bokslutet avser • Utgångspunkten är vad som har sålts under perioden

32. Bokföringsmässiga och kalkylmässiga kostnader Kalkylmässiga kostnader • Kostnader som används vid kalkylering kallas kalkylmässiga kostnader(värde på resursförbrukning) • Utgångspunkten är vad som producerats och inte vad som sålts • Syftet är att få så bra beslut som möjligt genom ”korrekta” ekonomiska mått, exempelvis genom att använda återanskaffningsvärdet eller nuvärdet på resursförbrukningen (jämställer resurser som anskaffats vid olika tidpunkter)

33. Bokföringsmässiga och kalkylmässiga kostnader • Bokföringsmässiga kostnader och kalkylmässiga kostnader är delvis desamma men kan också skilja sig åt beträffande: • Urval • Värdering • Periodisering

34. Urval • Vissa kostnader som finns i den externa redovisningentas av olika skäl inte med i kalkyleringen och utgör därmed inte kalkylmässiga kostnader • Exempelvis: Avsättning till periodiseringsfond, upplupen ränta, bokföringsmässiga avskrivningar • Vilka kostnader som betraktas som kalkylmässiga avgör företaget självt • Kostnader som är bokföringsmässiga men inte kalkylmässiga brukar kallas bokföringsmässiga merkostnader

35. Urval • Kostnader som inte finns med i externredovisningen men som man vill ha med i kalkyleringen kallas kalkylmässiga merkostnader • Exempelvis: ränta på eget kapital och kalkylmässig avskrivning • Huvudregeln är att endast de uppoffringar som normalt sammanhänger medverksamheten ska tas med som kalkylmässiga kostnader

36. Värdering • Bokföringsmässiga kostnader värderas med utgångspunkt i historiskaanskaffningsvärdet, medan de kalkylmässiga kostnaderna ofta grundas på värdet vid förbrukningstillfället, nuanskaffningsvärdet (återanskaffningsvärdet vid kalkyltillfället) • Huvudregeln är att uppoffringarna ska värderas till priset vid kalkyltillfället (nuanskaffningsvärde) • Motiveras med att företagets reella kapacitet ska bibehållas Kapitalbibehållande = vilken nivå man anser att kapitalet (nettotillgångar) måste uppgå till innan man kan tillgodoräkna sig en vinst

37. Periodisering • Bokföringsmässiga kostnaderfördelas ofta på så kort tidrymd som är skattemässigt tillåtet • Avskrivning på maskiner och andra inventarier görs av denna anledning t ex på fem år • Kalkylmässiga kostnaderhänförs däremot till hela den tid under vilken förbrukningen beräknas ske

38. Periodisering • Om en maskin beräknas ha en livslängd i företaget på 20 år bestäms den kalkylmässiga avskrivningen med hänsyn till detta • Avskrivningarna bestäms med hänsyn till tillgångarnas beräknade ekonomiska livslängd, dvs. den tid som man räknar att det skall vara ekonomiskt lönsamt att ha kvar tillgångarna • Denna tid är bl. a. beroende av den tekniska utvecklingen

39. Kapitalkostnad • Kalkylmässiga ränta och kalkylmässig avskrivning • Kalkylmässig avskrivning • Att avskrivningen bör räknas på anläggningstillgångarnas nuanskaffningsvärde motiveras med avskrivningarnas finansieringsfunktion • Avskrivningarna läggs in i kalkylerna som underlag för bl. a. prissättning på produkterna • Genom produkternas priser finansierar kunderna ersättningsinvesteringar av anläggningstillgångarna – bibehållen kapacitet (fysisk, ekonomisk, lånekapacitet)

40. Kapitalkostnad • Kalkylmässig avskrivning • Hur ska kapitalet värderas? • Vilken avskrivningstid ska användas? • Hur ska kalkylmässiga avskrivningar fördelas över tiden?

41. Kapitalkostnad • Kalkylmässig ränta • På vilket kapital ska kalkylmässig ränta beräknas? • Hur ska kapitalet värderas? • Vilken nivå ska användas på kalkylmässig ränta?

42. Resultat och lönsamhet • Begreppen intäkt och kostnad används bl. a vid beräkning av resultat (vinst eller förlust) eller av ett visst handlingsalternativ • Resultat = Intäkter – kostnader • För att kunna bedöma lönsamheten sätter man ofta resultatet i relation till någon annan faktor, exempelvis omsättningen eller kapitalet

43. Resultat och lönsamhet • Rörelseresultat • Rörelsens intäkter 10 000 • Rörelsens kostnader - 7 000 • Rörelseresultat före avskrivningar 3 000 • Avskrivningar - 1 000 • Rörelseresultat efter avskrivningar 2 000 • Ränteintäkter 100 • Räntekostnader 200 • Resultat efter finansiella poster 1 900

44. Intäkter och kostnader på kalkylmässiga grunder ger kalkylmässigt resultat • Intäkter på kalkylmässig grund bestäms med utgångspunkt i vad som presterats oberoende av om någon försäljning ägt rum eller ej • I praktiken – utgångspunkt i vad som har producerats och inte vad som utförts gentemot kunder under perioden • Intäkterna bestäms genom att producerade kvantiteter av varor och tjänster multipliceras med kalkylerade och/eller erhållna priser

45. Intäkter och kostnader på kalkylmässiga grunder ger kalkylmässigt resultat • Kalkylmässiga kostnader är inte knutna till någon viss periods försäljning • Bestämning av en periods kostnader görs med utgångspunkt i vad som producerats och inte med utgångspunkt i vad som har sålts under perioden • Bestämning av kalkylmässiga intäkter och kostnader sker ibland utan koppling till externredovisningens inkomster och utgifter – endast för internt bruk

46. Intäkter och kostnader på kalkylmässiga grunder ger kalkylmässigt resultat • Istället används t ex resursernas återanskaffningsvärde eller alternativvärde (eller alternativkostnad = värdet man kunde ha fått vid bästa alternativa användning av resurserna) • Principen om situationsanpassning av kostnadsbegrepp (jfr. ”different costs for different purposes”)

47. Resultat Kalkylmässigt resultat • Inga lagar och rekommendationer • Skillnader mellan BFM- och KM-resultat - Urval, värdering och periodisering av I & K

48. Resultat och lönsamhet • Resultatet är utfallet av företagets verksamhet uttryckt i absoluta tal • Lönsamhet beräknas som ett kvotmått, ett relationstal • Resultat • Lönsamhet = ---------- • Kapital • Resultat som är av största intresse vid nyckeltalsberäkningar: • Resultat efter finansiella poster • Resultat efter finansiella posteravser att visa företagets normala verksamhetsresultat

49. Resultat och lönsamhet • Är resultatet bra eller dåligt? • För att kunna bedöma detta sätts resultatet i relation till det kapital som arbetar i företaget • Vinst • Räntabilitet = ………….. x 100 • Kapital • Valet av vinst- och kapitalmått beror på vilket räntabilitetsmått man söker • Ägarna är främst intresserade av vilken avkastning deras satsade medel ger: Räntabilitet på eget kapital = Resultat efter finansiella poster • Eget kapital

50. Resultat och lönsamhet • Räntabilitet på totalt kapital – ingår också lånade medel • Totalt kapital (eget kapital och skulder) i nämnaren • Resultat efter finansiella poster plus räntekostnader i täljaren • Räntabilitetsmåtten har sitt främsta användningsområde vid företagsjämförelser och vid jämförelser mellan olika investeringsalternativ • Visar rörelserisken