Records Management mit SAPERION im Allgemeinen und Speziell von Web-Auftritten

1. Records Management mit SAPERION im Allgemeinen und Speziell von Web-Auftritten Dr. Martin Bartonitz, Product Manager Workflow

2. Inhalt • Records Management aus Sicht von SAPERION • Umgang mit den unterschiedlichen Eingangskanälen • Records Management Lösung für Web-Auftritte auf Basis von qumram

3. Was ist Records Management? Deutsch: Schriftgutverwaltung Ein Record ist eine durch eine Organisation oder Person erstellte oder empfangene geschäftliche Information, die als Beweis auf Basis rechtlicher Vorschriften verwaltet wird und nicht verändert werden darf. Records Management ist eine Methode zur Koordination von organisatorischen Prozessen zur Erfassung, Aufbewahrung, Nutzung und Vernichtung von Records beliebigen Formats. Records Management - Definition

4. Quelle: MoReq2 Specification 2008 Hauptprozesse und tangierende Standards

5. SAPERION unterstützt Ihr Schriftgutmanagement umfassend Einhaltung von Regularien Inklusive Papierakten Geordnetes Aufräumen Gerüstet für Rechtsstreits Lösungen und typische Anwendungen

6. Policy Management durch Records Manager Einordnung der Dokumenten-Lebenszyklen in befristete und unbefristete Aufbewahrung (Fixed bzw. Event-based Retention) Nachträgliche Terminanpassungen und –änderungen eDiscovery und Löschsperrung im Falle eines Rechtsstreits Automatisierte Löschung und Vernichtung Audit-Trail mittels Eintrag in Protokolltabellen Verwaltung auch von Papier-basierenden Dokumenten Verwaltung von Records in Fremdsystemen Funktionen

7. SAPERION Records Management betrifft alle Bereiche der SAPERION ECM Suite Architektur Frontend Scanner Outlook/Office SAP GUI Browser Fat Client Backend-Server/ Applikationen Records Management Server Storage Datenbank Server Directory Services Backend- Infrastruktur Open LDAP, ADS, Novell, Sun, … EMC Centera, DR550 Storage, NetApp, … Oracle, SQL Server, MySQL, DB2

8. Einhaltung von Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten Differenziertes Zugriffsmanagement für Dokumente und ihre Metadaten zur Sicherung vor unerlaubten Zugriffen/Vernichtung Zusätzlicher Löschschutz für Dokumente, die für Rechtsstreit relevant werden Einfache projektspezifische Verwaltung von Papierdokumenten Vermeidung von Prozesskosten durch jederzeit auffindbare relevante Dokumente Benefits

9. Anwendersicht - Beispiel eine Personalaktensicht

10. Inhalt • Records Management aus Sicht von SAPERION • Umgang mit den unterschiedlichen Eingangskanälen • Records Management Lösung für Web-Auftritte auf Basis von qumram

11. Eingangskanäle

12. Inhalt • Records Management aus Sicht von SAPERION • Umgang mit den unterschiedlichen Eingangskanälen • Records Management Lösung für Web-Auftritte auf Basis von qumram SAPERION ECM Web Content Archive poweredby

13. Warum Web Content Archivierung? Compliance Historical • Einhaltung internen und externen rechtlicher Anforderungen ("regulatorycompliance") • Risiko reduzieren • Beweiserhaltung(Gerichtsverfahren, Strafen) • Einhaltung von Archivierungsanforderungen • Wahrung von Firmenwissen (Firmenarchiv) • kulturelles Erbe (Bsp. Nationalbibliothek) Business IT • IT Kosten senken • System Migration • Krisenmanagement • Neue Geschäftsmodelle ermöglichen • Verbesserte Effizienz, Geschäfts-prozesse • Vermeidung von Medienbrüchen

14. Wie funktioniert Web Content Archivierung? • Der Grabber ist speziell für Bedürfnisse moderner Webseiten optimiert Grabber • Dynamische Links werden verfolgt • Regeln zur Interpretation von Javascript-Links • Delegates zur Simulation speziellen Verhaltens • Applikationsarchivierung durch Proxy-Modus • Direktes manuelles Browsing über den Grabber als Proxy erlaubt die Archivierung definierter Applikationsszenarien • Simulation Personalisierung • Vorgelagerter Authentifizierungsprozess • Grabber übernimmt Identität der angemeldeten Person • Mächtige Url-Rewriting Regeln • Homogenisierung von Urls • Optimierung der Lesbarkeit • SAAS-Angebot • Grabber und Datenspeicherung in der Cloud möglich • Vollständige Infrastruktur-Entkoppelung

15. Interceptor Wie funktioniert Webarchivierung? • Nur der transaktionale Ansatz erfüllt die regulatorischen Anforderungen. • Alle dem Benutzer übermittelten Informationen werden in Originalform aufgezeichnet • Personalisierte Archivierung ist möglich • Applikationsarchivierung ist möglich • Live-Metadaten lassen sich integrieren • Geringe Volumen – nur materielle Änderungen werden gespeichert • Hohe Performanz – Reverse Proxy und Archivierung in einem Schritt • Vollständige Konfigurierbarkeit – RM-Klassen, Metadaten, Teilbaum-Archivierung, Template-Anpassung • Nicht-Invasiv – Bestehende Archiv- und Websysteme bleiben erhalten

16. SAPERION ECM Web Content Archive Web Browser (archived web content) Web Browser (live content) SAPERION ECM Web Content Archiv Web Site Interceptor Indexing Service Web Archive Browsing Service Archiving Service Web Server SAPERION ECM Compliance Suite Document Management Records Management WCMS DMS CRM Business Process Management Compliance Archive ERP … …

26. SAPERION Rich Client – Suche nach Order

29. SAPERION ECM Web Content Archive Herausforderung SAPERION ECM Web Archiving • Compliance Anforderungen • transaktionale Archivierung • Webseiten Archivierung anstatt Backup Lösung • konsolidierte Sicht auf archivierte Web Inhalte • vollständige Kontrolle über den gesamten Lebenszyklus einer Webseite • Integration in Geschäftsprozesse • Personalisierte Archivierung • z.B. Integration in Kundenakte • "ready-for" Compliance Audits • Nachvollziehbarkeit • Steuerung über den Zeitstrahl • konsolidierte Sicht • personalisierte Archivierung • Integration in IT Umgebung • nicht-invasive Komponenten • zwei Varianten möglich: Interceptor oder Grabber

30. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Für Ihre Fragen und Anregungen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung: martin.bartonitz@saperion.com fon: 030/600 61- 235