Integrierte Managementsysteme

1. Integrierte Managementsysteme Interne Auditierung Integrierter Managementsysteme

2. Auditieren - Was ist das? Aus dem Lateinischen:audio • Gehör haben, zuhören , Unterricht haben • hören, vernehmen, erfahren • verhören, eine Untersuchung anstellen • gehorchen, sich fügen • sich nennen hören, für etwas gelten,im (guten / schlechten) Rufe stehen

3. Zielsetzungdes Seminars • Befähigung der Auditoren in Bezug auf die Planung, Vorbereitung und Durchführung interner Audits • Ausblick auf externe Auditierungen (aktiv / passiv) • Konkretisierung der qualitäts-, umwelt- und sicherheitsrelevanten Auditaspekte • Vermittlung der Grundlagen zu Kommunikation und Gesprächsführung

4. Seminarinhalte Sinn und Zweck interner Audits Auditarten - richtige Auswahl und Anwendung Der Auditprozess - formale Anforderungen Voraussetzungen für interne Auditoren Kommunikation und Gesprächsführung Auditergebnisse als Input für den KVP

5. Sinn und Zweck interner Audits Instrument zur Ermittlung, ob ... • das Managementsystem sich zielgerichtet an allen wichtigen externen Anforderungen orientiert; • interne Wünsche und Notwendigkeiten innerhalb des Systems angemessen Berücksichtigung finden; • die Festlegungen innerhalb des Managementsystems geeignet sind, die Unternehmensziele zu erreichen; • die Festlegungen innerhalb des Managementsystems konsequent im Tagesgeschäft umgesetzt werden

6. Externe Anforderungen • Wie werden externe Anforderungen identifiziert? • Wie werden für die Erfüllung der identifizierten Anforderungen Prioritäten festgelegt? • Dient das Managementsystem der Erfüllung der wichtigen (signifikanten) Anforderungen? • Ist dies in der Unternehmenspolitik erkennbar?

7. Anforderungen an die Unternehmenspolitik Grundsätze der Organisation vereinbar mit • festlegen • dokumentieren Unternehmenspolitik verstanden verwirklicht aufrechterhalten und prüfen

8. Auditarten - Auswahl und Anwendung Wer auditiert? Waswirdauditiert?

9. Externe und Interne Auditierung Das Unternehmen wird auditiert: • Audits im Rahmen von Zertifizierungsverfahren • Kundenbesuche, Kundenaudits (Fokus QM) • Begehungen durch Behörden (Fokus UM / SM) • Tage der offenen Tür (verschiedenste Interessen) Das Unternehmen auditiert selbst: • Auditierung von Lieferanten oder Subunternehmern • Auditierung von Kooperationspartnern oder auch Mitbewerbern • Auditierung des eigenen Unternehmens

10. Objekte der internen Auditierung • Das Integrierte Managementsystem Systemaudit • Einzelne Abläufe innerhalb des Systems Verfahrensaudit • Die Resultate von Prozessen Produktaudit

11. ‘Integrierte’ Q-U-S-Auditierung

12. Das Systemaudit (Beispiel Q) QM-Pläne IMS-Dokumentation Sicherstellung, daß Qualitäts-forderungen an ein Produkt, Projekt oder einen Vertrag erfüllt werden. Darlegung und Beschreibung des Systems SMH Q-Aufzeichnungen Ablaufbeschreibungen VA´s Nachweise zur Darlegung der Erfüllung der Forderungen und der Effektivität des QM-Systems Ausführungs- beschreibungen und -hilfen AA´s / PA´s / Hilfsmittel Die Dokumentation sollte auf das sachdienliche Ausmaß begrenzt werden!

13. Das Verfahrensaudit (Beispiel Q) Die Prozeßfähigkeit muß an entscheidenden Punkten regelmäßig verifiziert werden. Hierzu muß eine Überwachung eingeführt werden. Diese sollte einschließen: • Material • Einrichtungen • Rechnersysteme • Software • Verfahren • Personal Planung, Lenkung und Dokumentation der Prozesse

14. SPEZIFIKATION • Qualitätsforderungen: • Leistungsmerkmale • sensorische Merkmale • Einbau, Gestaltung der Einrichtung oder Einpassung • anzuwendende Normen und • Gesetzte • Verpackung • Q-Prüfungen und QS Das Produktaudit (Beispiel Q) Einzelteile Endprodukte

15. Auditschwerpunkte - Qualität • Kundenwünsche / -forderungen • Produktspezifikationen • Service, Dienstleistungspalette • Preis-Leistungs-Verhältnis • Prozessbedingungen • Prüfungen und Prüfbedingungen • Verbesserung der Qualitätsfähigkeit • ... ... bezogen auf das Gesamtsystem: Konformität mit der ISO 9000 ff. SOLL IST

16. Auditschwerpunkte - Umwelt • Signifikante Umweltaspekte • Lagerung und Umgang mit gefährlichen Stoffen • Umweltbewußtsein und Kompetenz • Notfallplanung • zutreffende Umweltgesetzgebung • Verbesserung der Umweltleistung • ... ... bezogen auf das Gesamtsystem: Konformität mit ISO 14001 / EMAS SOLL IST

17. Auditschwerpunkte - Sicherheit • Arbeitssicherheitsvorschriften • Umgang mit gefährlichen Stoffen • Persönliche Schutzausrüstung • Erste Hilfe- und Rettungsmaßnahmen • arbeitmedizinischer Dienst • Gefährdungsanalysen • ... ... bezogen auf das Gesamtsystem: Erfüllung gesetzlicher und behördlicher Forderungen SOLL IST

18. Der Auditprozess - formale Anforderungen Festlegung und Überwachung der Maßnahmen Planung und Vorbereitung Durchführung und Dokumentation

19. IMS-Dokumente Auditplanung und Vorbereitung Umfang der Auditierung Auditprogramm • Tätigkeiten und Bereiche planen • Personal beauftragen • Grundlagen für das Audit bereitstellen • System-, Verfahrens-, Produktaudit • durch unabhängiges Personal • Auditplan erstellen

20. Auditierung und Dokumentation • Auditvorgespräch • Befragung vor Ort • Nachbesprechung zum Audit • Dokumentation der Ergebnisse • Überwachung beschlossener Maßnahmen

21. Das Auditvorgespräch dient ... ... der Vorstellung der Auditoren. ... der Präzisierung der Audit-schwerpunkte und -zielsetzungen. ... der Erläuterung der Vorgehens-weise bei der Befragung vor Ort. ... der Beseitigung von Unklarheiten und dem Abbau von Ängsten. Also: ... der Schaffung einer guten Auditatmosphäre.

22. Die Befragung vor Ort ... und keine Prüfung oder gar eine ‘Polizeiaktion’ zur Bestrafung von Fehlern Die Befragung vor Ort ist eine sachliche Feststellung der zum Zeitpunkt des Audits angetroffenen Sachverhalte ...

23. Die Nachbesprechung zum Audit dient ... ... der Wertschätzung für die gute Zusammenarbeit. ... der Zusammenfassung der Auditfeststellungen. ... der Erörterung festgestellter Abweichungen. ... der gemeinsamen Festlegung geeigneter Korrekturmaßnahmen. Also: ... der Sicherstellung des Einvernehmens

24. Voraussetzungen für Auditoren Personenbezogene Anforderungen: • Die persönlichen Eigenschaften • Die fachliche Qualifikation • Das Systemverständnis Organisatorische Anforderungen: • Die Ausstattung mit Kompetenzen • Die Gewährung ausreichender Zeit • Die volle Managementunterstützung

25. Erforderliche Persönlichkeitsmerkmale: Verantwortungsbewußtsein Kooperationsbereitschaft Anpassungsfähigkeit gesunder Menschenverstand Integrität Konstruktivität Neugier Beharrlichkeit Die Persönlichkeit des Auditors

26. Erforderliche Fachkenntnisse: grundlegendes technisches und administratives Verständnis schnelle Auffassungsgabe auch bei komplexen Sachverhalten analytische Fähigkeiten unvoreingenommene Beobachtungsgabe Abstraktionsvermögen fachlich/sachliche Kommunikationsfähigkeit Die Fachkenntnis des Auditors

27. Erforderliches Systemverständnis: Kenntnis und Verständnis der zugrundeliegenden Regelwerke Konkretisierung der firmenspezifisch sinnvollen Anwendbarkeit der Normen Fähigkeit zur verständlichen Erläuterung der Normenforderungen Das Systemverständnis des Auditors

28. Das Systemverständnis des IMS-Auditors • Kenntnisse und Verständnis in Bezug auf die dem Managementsystem zugrunde liegenden Regelwerke # DIN EN ISO 9001 und 9004 # DIN EN ISO 14001 und 14004 # EG-Öko-Audit-Verordnung incl. Anhänge # Arbeitssicherheits’standards’ (z.B. SCC) • Überblick über Gemeinsamkeiten und Unterschiede der parallel zu auditierenden Systemanforderungen • Grundlegende Kenntnisse zu aktuellen Tendenzen in der Entwicklung von Systemanforderungen

29. Erforderliche Befugnisse: Zeitplanung für das Audit Auswahl von geeigneten Ansprechpartnern Befragung der Mitarbeiter Analyse und Dokumentation der Auditergebnisse Formulierung von Empfehlungen Bestehen auf Maßnahmen zur Beseitigung von Abweichungen Die Kompetenzen des Auditors

30. Notwendige Vor- und Nachbereitungsarbeiten: Definition des Auditziels Sichtung der zutreffenden Systemdokumente Informationsbeschaffung zu aktuellen Sachverhalten Vorbereitung einer Checkliste Dokumentation der Auditergebnisse Berichterstattung zum Audit Der Zeitbedarf des Auditors

31. Kommitment ist gekennzeichnet durch: Unterschrift der Firmenleitung auf dem Auditplan offizielle Berufung der internen Auditoren Bekanntmachung der Rolle von Audits für das IMS Kenntnisnahme und Auswertung der Auditergebnisse durch die Firmenleitung Die ‘Rückendeckung’ des Auditors

32. Kommunikation und Gesprächsführung Die ‘Kunst’ der Kommunikation: • Die richtigen Fragen richtig formulieren • Antworten nicht nur hören sonder verstehen • Beherrschen und verstehen der Körpersprache • Sensibilität in Bezug auf die Signale der Gesprächspartner • Einschätzung der eigenen Wirkung auf andere • Objektivität und Wahrheitsliebe, keine Mutmaßungen • Fähigkeit zum Abbau von Blockaden • Souveränität in der Bewältigung von Kommunikationsstörungen

33. Auditergebnisse und KVP Das Audit im Effizienztest PROCONTRA • Ermittlung von Schwachstellen • Auslöser für Korrekturen • Nachverfolgung und Kontrolle • kontinuierliche Verbesserung • Zeitaufwand des Auditors • Zeitaufwand für Auditierte • Dokumentations-Formalismus • Qualifikationsanforderungen Nutzenseite Kostenseite

34. Auditbezogener Aufwand Ermittlung der Personal- und Sachkosten für: • die Planung und Vorbereitung interner Audits, • alle in die Auditierung eingebundenen Mitarbeiter, • die Dokumentation, Auswertung und Weiterverfolgung, • die Umsetzung der eingeleiteten Korrekturmaßnahmen. Ermittlung der Ausfallkosten für: • Prozessunterbrechungen, Abschaltungen und Störungen, • Materialverluste durch zusätzliche Probenahmen, • Folgeschäden aufgrund von Arbeitsausfallzeiten

35. Auditbezogener Nutzen Quantifizierte Nutzensermittlung für: • aus Audits resultierende Korrekturmaßnahmen, • Synergieeffekte, die sich aus Audits ergeben, • direkte Fehlervermeidung durch Auditfeststellungen. Schaffung eines Messinstrumentariums für: • die qualitative Einschätzung der Leistungsfähigkeit des IMS, • die Mitarbeiterentwicklung (Qualifikation und Leistung), • die Prozeßsicherheit (Ausfallzeiten, Nutzeffekte, ...) • die Produktverfügbarkeit (Fehlerraten, Zuverlässigkeit, ...)

36. kontinuierliche Verbesserung Leistungs-kennziffern Effizienz Wirtschaftlichkeit Systemleistungen