ADMINISTRATIEVE CONTROLE

1. De kinderbijslagfondsen ADMINISTRATIEVE CONTROLE Herman Stuyver Informatiesessie over kinderbijslag RKW - 22 november 2012

2. Herinnering Werkgever KBF Gezinnen RKW KSZ

3. IDENTITEITSVERKLARING VAN DE RKW Aan te vragensociale rechten Verschuldigde sociale rechten resultaat resultaat informatie informatie gezinnen gezinnen De burger is verantwoordelijk De administratieis verantwoordelijk “De RKW wil elk gezin bereiken voor het bedrag waarop het potentieel aanspraak kan maken met de kleinste stap en het behoud ervan verder waarborgen.”

4. PROCESMATIG: COMPLETE BEHEERSCYCLUS Normalisatie dienstverlening Normalisatie informatie Fluxen Globale uitvoerings-evaluatie Normalisatie controle Kwaliteitsbarometer Responsabilisering

5. Organiseren en aansturen Richtlijnen opmaken (dienstbrieven,…) m.b.t. de uitvoering van de reglementering Generieke processen voor het gebruik van ingewonnen gegevens detailleren Checklist + handleiding met genormaliseerde instructies dienstverlening opstellen Toelagen aansturen op kwaliteit

6. RICHTLIJNEN OPMAKEN • CO’s • dienstbrieven • e-mails • In samenwerking met de betaalinstellingen • Op basis van de reglementaire nieuwigheden en de behoeften

7. GENERIEKE PROCESSEN VOOR GEGEVENSINWINNING In verband met : • Mail-boxen : Familiale gegevensgezinssamenstelling, geboorte, scheiding, overlijden,… • Fluxen : Socioprofessionele gegevensarbeidsprestaties, werkloosheid, ziekte, aandoening kind, schoolattesten, ... • Formulieren : Inwinnen gegevens over het gehele gezinsinkomen ; gegevens over studies (gemengd systeem)

8. GENERIEKE PROCESSEN VOOR GEGEVENSINWINNING Voorbeelden: • wezenrecht • Integratie van de actoren: verwantschapsbanden RNP • Overlijdens meegedeeld via mailbox • Automatisch onderzoek van wezenrecht: band van verwantschapen vormen van gezin (RNP) • Toezicht op automatisch recht: mailbox voor vormen van gezinvan overlevende ouder • gevolg: beperkt foutenpercentage

9. TOELAGEN AANSTUREN OP KWALITEIT DOEL KWALITEITSMETING : KINDERBIJSLAG TERECHT, SNEL, STIPT, CORRECT TOEGEKEND EN BETAALD OP EEN DOELTREFFENDE EN KLANTVRIENDELIJKE WIJZE? • Controle elk jaar bij de 16 fondsen van het land (68 betaalpunten) op basis van de 16 variabelen, geïdentificeerd als potentiële risico’s (doel: risicobeheer = risk-management) • Volgens een wetenschappelijke methode (Dulbea), via steekproeven (+/- 60.000 gecontroleerde gevallen) • Willekeurige steekproef, statistisch representatief • Betrouwbare resultaten aan 90 %, vergelijkbaar tussen instellingen • Tolerantie max. 5 % • Laat extrapolatie toe van kwaliteitsniveau per fonds en in de hele regeling

10. Thema’s van de controle = de 16 risico’s • Uitwisseling van gegevens • Voorrang • Statuut van de rechthebbende en trimestrialisering • Bepaling van de bevoegdheid en overdracht van bevoegdheid • Juistheid van de betalingen • Termijnen • Bijslagtrekkende • Geplaatste kinderen • De geldigheid van de sociale toeslag • Het mogelijk recht op een sociale toeslag • De wezenbijslag • Studenten • De andere rechtgevende kinderen (werkzoekenden, leerlingen en kinderen met een aandoening) • De debiteurs • De controle via bezoeken aan de gezinnen • Het Handvest van de Sociaal Verzekerde

11. CHECKLIST EN HANDLEIDING Voorbeelden “ kraamgeld “ • Vooruitbetalen van het kraamgeld (uittreksel uit de checklist) • Heeft het fonds een geboortebewijs van het kind om de betaling te valideren (CO 1386/2012)? • Werden bij tegenstrijdige verklaringen over de geboorterang van het kind bijkomende gegevens gevraagd en verkregen? • Werd het kraamgeld bij een meervoudige geboorte voor alle kinderen toegekend aan de schaal van een eerste geboorte? • …

12. Voorbeelden “termijnen” • Is elke aanvraag binnen 30 dagen behandeld? • Is de kinderbijslag betaald uiterlijk op het einde van de maand die volgt op die waarin het fonds de relevante gegevens voor de vaststelling van het recht op kinderbijslag ontving

13. Voorbeeld “bijslagtrekkende” • Werd de kinderbijslag in het controlejaar aan de wettelijke bijslagtrekkende betaald?

14. Bijkomende opdrachten: • Controle van de correcte integratie van de actoren op basis van de toekenning van de toelage (criterium 6 van de responsabilisering) • Controle van de debetten (criterium 2 van de responsabilisering) • Opvolging van de opmerkingen van de vorige controle • Controle van de overheidsbesturen …

15. Resultaten van de controle van de 16 risico’sJAARLIJKS AUDITVERSLAG Auditverslag met resultaten en met aanbevelingen ter verbetering = jaarlijks verslag aan de voorzitter van het kinderbijslagfonds

16. Thema’s van de controle = de 16 risico’ sJAARVERSLAG Benchmarking kwaliteit en toekenning toelage in functie van integrale kwaliteit van het beheer = jaarlijks verslagen over de resultaten van de controle aan het Beheerscomité van de Rijksdienst FOUTPROFIELEN : • Niveau stelsel • Niveau kinderbijslagfonds

17. DE KWALITEITSINDICATOR: • Objectieve graadmeter • Benchmarken = kassen vergelijken • Basis voor criterium 1 van de responsabilisering

18. Hoe controleresultaten aanwenden bij de verdeling van de responsabilseringsenveloppeHoe wordt kwaliteitsindicator bepaald? • De kwaliteitsindicator op een schaal van 0 % (totaal gebrek aan kwaliteit) tot 100 % (totale kwaliteit). • De kwaliteit van het beheer wordt bepaald door aan elke variabele een belang (= gewicht) toe te kennen. • Het gewicht van elke variabele wordt bepaald op basis van drie factoren: • Het belang van de taak (variabele) voor gans het stelsel. Taken met een grotere populatie wegen zwaarder door in de kwaliteitsindicator. • Het gemiddelde foutenpercentage van alle kinderbijslagfondsen. Foutgevoelige variabelen wegen zwaarder door in de kwaliteitsindicator dan deze waarvoor weinig fouten werden vastgesteld. • Sturing om de kinderbijslagfondsen impulsen te geven om de leemten in hun beheer te verbeteren

19. Hoe controleresultaten aanwenden bij de verdeling van de responsabilseringsenveloppeHoe wordt kwaliteitsindicator bepaald? Bij de sturing staat de rechtmatige toekenning van de kinderbijslag aan de GEZINNEN centraal = SERVICE Gevolgen sturing: de meest foutgevoelige variabelen worden sterk geaccentueerd; door de toekenning van een sturingscoëfficiënt wordt de stimulans voor de kinderbijslagfondsen om de kwaliteit van hun dienstverlening te optimaliseren nog versterkt.

20. Hoe controleresultaten aanwenden bij de verdeling van de responsabilseringsenveloppeHoe wordt kwaliteitsindicator bepaald? • Voor elke variabele worden het relatieve gewicht volgens het belang van de taak, het gemiddelde foutenpercentage en de eventuele sturingscoëfficiënt met elkaar vermenigvuldigd. • Deze resultaten worden genormaliseerd op honderd. Op die manier verkrijgt men de bijdrage (het gewicht) die elke variabele levert in de kwaliteitsindicator. • Door het gewicht van elke variabele te vermenigvuldigen met het overeenstemmende slaagpercentage en de aldus verkregen resultaten op te tellen verkrijgt men de kwaliteitsindicator.

21. EVALUATIE EN NORMALISATIE DIENSTVERLENING => INFORMATIE Laatste fase van de cyclus: • Jaarlijkse matching gegevens met toekenningsvoorwaarden • Jaarlijkse optimalisatie processen • Jaarlijkse actualisatie • Modules/formulieren • 1ste fase van de nieuwe cyclus = meedelen van de aanpassingen

22. EVALUATIE EN NORMALISATIE DIENSTVERLENING => INFORMATIE Voorbeelden: • jaarlijkse actualisering van CO 1386 • beperking van het aantal formulieren:DOOR EEN OPTIMAAL GEBRUIK VAN GEKWALIFICEERDE GEGEVENS VIA FLUXEN:29.485.559 socio-professionele berichten verwerkt in 2010 EVOLUTIE BEVRAGING SOCIAAL VERZEKERDE AANTAL FORMULIEREN : 1995 – ongeveer 1,500,000 2011 – ongeveer 500,000 (waaronder P7 Vlaamse Gemeenschap, opgeheven in 2012)