ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE

1. ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE

2. Klassement documenten met betrekking tot het personeel • Klassement documenten met betrekking tot de boekhouding • Klassement van de HACCP documenten • Klassement « Wasserij & blekerij » • Toolbox • Het logboek • Besluit Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

3. Klassement met betrekking tot het personeel Teklasserendocumenten : • Het Personeelsregister • Eengeperforeerdemap per medewerker met: • Individuele fiche • Kopiearbeidsovereenkomst • Eventuele bijlage(n) • Interne en externe briefwisseling : bedank- en waarschuwingsbrieven • Anderebelangrijke« juridische» documenten • Kruispuntbankvan de Sociale Zekerheid • Map 1 : Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

4. Klassement met betrekking tot het personeel Teklasserendocumenten : • Verslagenvan CPBW • VerslagenRaadvoorPreventie en Bescherming Max 1 jaar te bewaren Beschikbaarop het Intranet. Herinnering: De lijst met de syndicale vertegenwoordigers evenals het laatste CPBW verslag en verslag van de RPB moeten voor het personeel zichtbaar zijn. • Map 2 : Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

5. Klassement met betrekking tot het personeel • «Interne verklaring arbeidsongeval » • « Medisch attest van eerste verslag » (AXA) •  Medisch attest van herstel» (AXA) Deze documenten zijn beschikbaar op het Intranet. • Map 3 : (facultatief) Stuur enkel originele documenten met betrekking tot een ongeval, zoals : - medisch attest van eerste verslag - medisch attest van uitbreiding - medische kosten (Apotheek - Ziekenhuis - Kinesist- ...) zo spoedig mogelijk en altijd naar de dienst van preventie & bescherming Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

6. Klassement met betrekking tot het personeel • Kopievan de B.E.V. getekenddooriederewerknemer(Bulletin des Enregistrements Variables) • Eengeperforeerdemap per medewerker met : • De jaarlijkse vakantiefiche ondertekend per medewerker. 5 jaar te bewaren – (jaarlijks klassement) • Map 4 : Kopieën van medische certificaten worden naar de site verzonden via de personeelsdienst ter informatie, deze hoeven niet bewaard te worden op de site. Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

7. Klassement met betrekking tot het personeel Algemeneinformatie: • Personeelsregister: Indien niet aanwezig op de site, richt uw aanvraag tot uw payroll beheerder. Registreer aanvangsdatum op de uitbating in functie van iedere werknemer (behalve CPS en Interim) en indien van toepassing , de uitgangsdatum. • Kopie van arbeidsovereenkomstIndien niet aanwezig op de site, richt uw aanvraag aan uw payroll beheerder. In geval van overgang van de medewerker naar een andere site, deze kopie meesturen naar zijn nieuwe site (Voeg de bijlagen en/of brieven erbij) • Het laatste rapport van de CPBW en RPB moet ter beschikkingstaan van elkemedewerker • Arbeidsreglement en Etische Code van Sodexo moeten ter beschikking staan van alle medewerkers • Prestatieboekje: Aanduiden uur van aankomst en vertrek is verplicht. (5 jaar te bewaren – jaarlijks klassement & ondertekend door de verantwoordelijke van de site) • Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid: te vragenaanhetpersoneelsdienst Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

8. Klassement documenten met betrekking tot de boekhouding • Kopieenverzendnota’s : • Maandelijksklassement per leverancier 5 jaarte bewaren (jaarlijksklassement) Belangrijkeopmerkingen: Waarom5 jaar? • Map 5 : Vgl. Door verplichtingen van het Federaal Agentschap, voor de veiligheid van de voedingsketen, moet de traceerbaarheid van de producten gedurende 5 jaar gewaarborgd blijven. Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

9. Klassement documenten met betrekking tot de boekhouding • Kopiëenvan de facturen : • Maandelijks klassement per leverancier, 5 Jaar te bewaren (jaarlijksklassement) Belangrijkeopmerkingen : Waarom 5 jaar? • Map 6 : Volgens de wetmoeten de facturen 5 jaarbijgehoudenworden. Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

10. Klassement HACCP documenten Map ABC Food Safety • Map 7 : H.A.C.C.P. map Maandelijks klassement per leverancier en in alfabetische volgorde. De aanwezigheid van deze map is verplicht. • H.A.C.C.P • Hazard Analysis and Critical Control Points Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

11. Klassement HACCP documenten • Registratieformulieren H.A.C.C.P: • Ontvangst van goederen • Controle van de goedewerking van de thermometers • Temperatuurcontrolekoelkamer/koelkast • Temperatuurcontrolediepvrieser • Controlevan de temperatuur en tijdtijdenshetafkoelen • Controle van de temperatuur en kwaliteit van de friteuse • Temperatuurcontroletijdenshetportioneren • Temperaturecontroletijdensde distributie • Map 8: Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

12. Klassement HACCP documenten • Temperatuurcontrole bain-marie • Temperatuurcontrolekoeltoog/vitrine • Temperatuurcontrole van de maaltijdkarren • Artisanaalingevrorenproducten • Snelvriezer • Voorbeeld van eenreinigings – en ontsmettingsplan • Controlelijstreiniginigs – en ontsmetting • Leveringsbon • Beschikbaar op Intranet • Map 8: Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

13. Klassement HACCP documenten Maakzelfgeen documenten Gebruikalleen de documenten die op het Intranet van Sodexo verkrijgbaarzijn. &&&&& Niet wekelijksalledocumentensamenaaneen copie van de menu’s. Klasseerhetgeheel per datum. Te bewarengedurende 5 jaar – (jaarlijksklassement) Tijdens de contrôle beschikt de auditorzonderproblemen over alleinformatie. • Algemeneinformatie: • « Tip : Weesordelik ! » Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

14. Klassement HACCP documenten • Juridischedocumenten • Toelating FAVV • A.R. relatiefaan de autocontrole • Water analyse • Klachtenproducten & actieplan • Audit Quality Partner • Instructies van hetbedrijf • Controlehandschoenen • Controleverpakkingen • Controle thermometers • Document onderhouddamkappen • Gezondheidsfiches • Map 9: Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

15. Classement des documents HACCP • Juridischedocumenten • Ecolab - Veiligheidsfiches • Ecolab – Technische fiches • Opleiding personeel van Sodexo • Gedierte & attest van opvolging • Onderhoudsplan • Keukenplan • Technische fiches Non-food • Audit veiligheid • Map 9 : Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

16. TOOLBOX • Map 10: Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

17. Klassement HACCP documenten • Algemeneinformatie • De goedkeuring van de keuken: Dit plan moet goed zichtbaar uitgehangen worden in de keuken. Een exemplaar in de werkmap behouden. • A.R. relatiefaan de autocontrole : Beschikbaar op Intranet • Wateranalyse: (facultatief): Beschikbaar op de gemeentelijke website via Internet (aanbevolen indien aanwezigheid van leidingwaterfonteinen of post-mix • Klachtenproducten & actieplannen : Printuwberichten met klachten van productenaf en verstuurdezenaar de aankoopdienstgekoppeldaanhetautomatischeantwoorddathetvolgnummervermeldt. • Audit Quality Partner: Klasserenvolgensvisitedatum (Vergemakkelijkttijdensbezoeken van het FAVV) • Instructies van hetbedrijf : (Als dezeeeninvloedhebben op de procedures van Sodexo) • Controle van de handschoenen : De conformiteit van de vermezenhandschoenenisbeschikbaar op het Intranet • Controle van de verpakking : De conformiteit van de vermezenverpakkingisbeschikbaar op het Intranet. • Controlev.dthermometers: 1X / jaaruit te voeren. • Document onderhouddamkappen : Aan te vragenbij de verantwoordelijke van de klant • Medische dossiers van hetpersoneel: Beschikbaarbij de veiligheidsdienst van Sodexo Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

18. Klassement HACCP documenten • Algemeneinformatie: • Ecolab – Veiligheidsfiches : De veiligheidsfiche van de verwezenproductenisbeschikbaar op het Intranet • Ecolab – Technische fiches : De technische fiche van de verwezenproductenisbeschikbaar op het Intranet • Opleidingpersoneel van Sodexo : Indien de opleidingsattesten niet op de site zijn, neem contact op met de afdeling « Opleiding » om eenkopie te verkrijgen • Gedierte & Attest van opvolging : Verkrijgbaar bij de verantwoordelijke van de klant Reinigingsplan : Volledig ingevulde reinigingsplan van alle lokalen • Het plan van de keuken : Verkrijgbaar bij de verantwoordelijke van de klant • Non-foodtechnische fiches : De technische fiches van de verwezen producten zijn beschikbaar op het Intranet • Audit veiligheid: Beschikbaar op het intranet • Tijdens de controle beschikt de auditorzonder problemen over alle informatie. Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

19. Klassement : “Droogkuis” & “ Wasserij” Te klasserendocumenten : • Documenten met betrekkingtothetbeheer van keding • Linnenvoorraad • Annuleringtoelage • Enz… • Ecolabrapporten • Map 11: Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

20. LOGBOEK Volgende gegevens klasseren : • Telefoonnummer van de chef-gerant • Telefoonnummers keukenpersoneel • Telefoonnummervan de C.R.D • Telefoonnummer contactpersoon klant • Plaats waar de toegangsleutels zich bevinden • Komende menu’s…. • Productievolumes • Grammagelijst • Toegangscodesvoor de computer • En allenodigeinformatiedie zou kunnenhelpen in geval van afwezigheid • Map 12: Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

21. Besluit In het algemeen moeten alle administratieve, boekhoudkundige en HACCP documenten 5 jaar bijgehouden worden. Deze lijst van werkmappen is niet beperkt en kan worden bijgevuld volgens bepaalde voorschriften die eigen zijn aan elke site, niettemin: • Maak geen werkmappen type « Varia », deze groeien snel uit tot een « catch-all» • Archiveer jaarlijks uw documenten (Einddatum vermelden op de doos) • Bevorder een klassement op computer met een maximum van documenten. • Klasseer regelmatig uw documenten , klasseer geen documenten die niet langer nodig zijn. • Ruim ook uw lades op Beperk uw werktafel strict aan werkgelateerde documenten Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer