180 likes | 319 Views
Module 4: Verantwoordingsvereisten en administratieve aspecten. Aryan van Driel Agentschap SZW. Het is moeilijk gemorst water oprapen Chinees Spreekwoord. Doelstelling.
E N D
Module 4:Verantwoordingsvereisten en administratieve aspecten Aryan van DrielAgentschap SZW Het is moeilijk gemorst water oprapen Chinees Spreekwoord
Doelstelling • Een toelichting geven met betrekking tot de verantwoordingsvereisten en administratieve aspecten voor de tweede tranche, teneinde onduidelijkheden, verrassingen en teleurstellingen te voorkomen
Wat vertel ik niet ? • De kuur tegen alle kwalen is gevonden • In uw geval is dit de oplossing
Wat vertel ik wel ? • Ervaringen 1e tranche (do’s en don’ts) • De vereisten • De aanvraag actie 1; waar moet u op letten ?
Ervaringen 1e tranchedon’ts • Dat wisten we niet • Dat doen we later • Dat is niet belangrijk • Dat regelen we wel • Dat valt vies tegen • Dat leidt tot teleurstellingen
Ervaringen 1e tranchedo’s • Wij maken gebruik van website en handleiding • Bij twijfel vragen • Goede opzet van het project / goede afspraken OP-partners • Administratie wordt serieus genomen • ESF is (veel) serieus werk, maar het is te doen • De uitvoering verloopt volgens planning
De controle- en beheersstructuur • Wie is waar verantwoordelijk voor ? • Wie levert welke gegevens wanneer en hoe aan ? • Wie verzorgt de centrale administratie ? • Wie verzorgt de inhoudelijke rapportage ? • Wie verzorgt de financiële rapportage ? ! Betrek uw accountant vroegtijdig bij de inrichting van de structuur en mocht capaciteit (zie vragen) niet voorhanden zijn huur dan in.
De accountant lastig of niet ? • Accountantscontrole van de (financiële) deeladministraties en van de controle- en beheersstructuur (AO/IC) is verplicht • Denk aan opdrachtbevestiging en managementletters ! Indien zich tussentijds omstandigheden voordoen waardoor de voortgang van het project substantieel wijzigt moet het Agentschap hierover schriftelijk ingelicht worden.
De duidelijke deelnemersadministratie • Een aanwezigheidsregistratie is altijd verplicht • Een urenregistratie is, wanneer er geen loondervingskosten worden opgevoerd, geen vereiste • Als basis voor kostentoerekening kan het bijhouden van een urenregistratie wel zeer nuttig zijn ! Ontwikkel voor aanvang een standaard (inschrijf)- formulier waarop alle relevante gegevens ingevuld kunnen worden (en denk aan bewijsstukken en EU-logo)
De duidelijke urenadministratie • Een urenregistratie is integraal of sluitend • Zowel de deelnemers als de instructeur dienen voor de aanwezigheid te paraferen (functiescheiding) • Het controlemoment dient kort te zijn (wekelijks); achteraf paraferen (na enige weken) is niet toegestaan ! Ontwikkel voor aanvang een standaard formulier waarop alle relevante gegevens ingevuld kunnen worden (en denk aan het bewaren van de originele vastleggingen).
Bij voorkeur door 3 offertes Inbesteding Binnen OP Uitbesteding Privaatrechtelijk 1 Publiekrechtelijk Publiekrechtelijk Marktconformiteit Aanvrager Uitvoerder 2 2 3 Werkelijke kosten 1. Bepaal het niveau waarop sprake is van één project + de publieke / private status 2. Bepaal de soort aanbesteding die moet worden gevolgd 3. Werkelijke kosten moet indien niet voldaan wordt aan voorwaarden (zie schema en toelichting)
De verantwoording van interne kosten • Binnen het ontwikkelingspartnerschap kunnen uitsluitend de werkelijk gemaakte kosten worden opgevoerd • Werkelijke kosten zijn de feitelijk gemaakte en verrichte uitgaven
Hoe om te gaan met inkomsten ? • Inkomsten die worden gegenereerd met projectactiviteiten, anders dan de cofinanciering, moeten in mindering worden gebracht op de subsidiabele kosten • Inkomsten die afkomstig zijn van deelnemers aan het project en bijdragen, niet zijnde financiering, moeten ook in mindering worden gebracht op de subsidiabele kosten ! Denk aan inkomsten die verband houden met het project, die buiten de projectperiode zijn verantwoord.
En tenslotte de financiering ? • De ESF-Equal financiering bedraagt maximaal 50% van de subsidiabele kosten • De cofinanciering met middelen van derden kan uitsluitend geschieden op basis van een schriftelijke overeenkomst • De financiering dient weergegeven te worden volgens de werkelijke realisatie ! Leg vast of aanvullende subsidiemogelijkheden elders zijn aangevraagd of dat zij zijn toegewezen.