Gestão de Projetos - Executiva Monitoramento & Controle - Parte 2/2 Encerramento

1. Gestão de Projetos - ExecutivaMonitoramento & Controle - Parte 2/2Encerramento Autores: Adriano Graziosi & Márcio Moreira Revisor: Rodrigo Garcia marcio.moreira@pitagoras.com.br http://si.lopesgazzani.com.br/docentes/marcio/

2. Monitoramento & ControleEscopo

3. Controlar o escopo

4. Controlar o escopo • Missão: • Monitorar o progresso do escopo do projeto e do produto e gerir as mudanças na linha base do escopo • Deve garantir que somente as mudanças aprovadas sejam tratadas • Análise de variação (Previsto – Realizado): • Quando o realizado está diferente do previsto  Solicitação de Mudança: ações corretivas, ações preventivas e eventualmente replanejamento ou atualização da linha base • Nas saídas fazemos as atualizações necessárias incluindo lições aprendidas

5. Validar o escopo

6. Validar o escopo Orientar e Gerenciar o Trabalho do Projeto Controlar a Qualidade Validar o Escopo Entregas Aceitas Entregas Verificadas Entregas Concluídas • Missão: • Formalizar o aceite do cliente/patrocinador das entregas do projeto • Deve-se executar o Controlar a Qualidade antes de executar este processo • Entregas: • Entram as verificadas pelo Controlar a Qualidade • Saem aceitas pelo cliente/patrocinador ou com Solicitações de Mudanças (reparos de defeitos) • A entrega está ok, mas o cliente precisa mudar algo, ele deve aceitar a entrega e abrir uma Solicitação de Mudanças de Atualização

7. Finalização do monitoramento e controle Desenvolver a equipe do projeto Gerenciar a equipe do projeto Mobilizar a equipe do projeto C. engajamento p. interessadas Realizar as aquisições Controlar as aquisições Gerenciar as comunicações Controlar as comunicações Controlar o escopo Gerenciar o engajamento das partes interessadas Realizar o controle integrado de mudanças Controlar o cronograma Controlar os custos Controlar os riscos Realizar a garantia de qualidade Orientar e gerenciar o trabalho do projeto M. e controlar o trabalho do projeto Controlar a qualidade Validar o escopo

8. Exemplos de questões • 1) Quando o processo Validar o escopo deve ser utilizado? • A. No fim do projeto • B. No início do projeto • C. No fim de cada fase do projeto • D. Durante os processos de planejamento • 2) Todas as opções a seguir fazem parte da Linha de Base do Escopo, EXCETO: • A. Plano de gerenciamento do projeto • B. Declaração de escopo do projeto • C. Estrutura analítica do projeto • D. Dicionário da estrutura analítica do projeto Respostas: C e A

9. Monitoramento & ControleTempo

10. Controlar o cronograma

11. Controlar o cronograma • Missão: • Monitorar o andamento do projeto para reportar o progresso e gerir as mudanças na linha base do cronograma: • Determinar a situação atual do cronograma do projeto • Fazer revisões e ajustar os processos • Influenciar os fatores que criam as mudanças no cronograma • Determinar se o cronograma do projeto mudou e repriorizar o trabalho • Gerenciar as mudanças já aprovadas e manter o ritmo do projeto

12. Controlar o cronograma - técnicas e saídas • Análise do desempenho: • Análise de variação (previsto – realizado) • Análise de tendências e previsões • Método do caminho e da cadeia crítica • Gestão por valor agregado • Antecipações e esperas: • Em caso de necessidade, elas podem ajudar • Plano de gestão do projeto: • Linha de base do cronograma • Plano de gestão do cronograma • Linha de base de custos

13. Exemplos de questões • 1) Com base no gráfico, se a duração(meses) da atividade D mudar para 9, o que você precisaria incluir em seu relatório de desempenho? • A. O projeto será concluído depois do esperado. • B. Tudo no projeto está indo como planejado. • C. O projeto será concluído antes do previsto. • D. O risco de o projeto não ser concluído agora é maior. Resposta: A

14. Monitoramento & ControleCustos

15. Controlar os custos

16. Controlar os custos • Missão: • Controlar o progresso de custos do projeto, as mudanças na linha base de custo e influenciar os fatores que geram variações de custos • Principais ações: • Gerar as mudanças na hora certa e controlar sua implementação • Garantir que o realizado fique dentro do previsto no período e no projeto • Isolar, entender e atuar nos fatores geradores de variação • Manter a adequação do andamento físico aos gastos do projeto • Prevenir a absorção de mudanças físicas e/ou financeiras não autorizadas • Analisar os impactos das mudanças e notificar os interessados (parte do Controle Integrado de Mudanças) • Etc.

17. Gestão do valor agregado • Earned Value (EV) ou Valor Agregado (VA): • VA (EV) = % Físico Concluído x Valor Planejado (VP) • O GP deve coletar o % Físico Concluído com a equipe: • Se não for possível calcular este % podemos utilizar: • Regra 50/50: 50% ao iniciar e 50% somente quando terminar • Regra 20/80: 20% ao iniciar e 80% somente quando terminar • Regra 0/100: 0% ao iniciar e 100% somente quando terminar • Fórmulas do % Realizado: • % Concluído = Duração Realizada / Duração Planejada • % Trabalho Concluído = Trabalho Realizado / Trabalho Planejado • % Concluído por VA = VA Realizado / Valor Planejado

18. Exemplo de cálculos de % realizado Premissas: Temos 3 atividades no projeto: A1, A2 e A3 Temos 2 recursos no projeto: R1 de R$200/h e R2 de R$500/h Trabalhamos 8h por dia neste projeto Data de Status: Estamos na quarta-feira na hora do almoço e estamos 100% em dia

19. Precisão dos % realizados • Grau de precisão: • % Concluído: função (duração) • % Trabalho Concluído: função (duração, recursos) • % Físico Concluído: função (escopo) • % Concluído Por VA: função (escopo, duração, recursos, custos) • Variáveis: PMBOK MS Project • VP: Valor Planejado (Custo da Linha Base) • Custo Orçado do Trabalho Planejado (valor planejado para execução da tarefa) • VA: Valor Agregado (COTR ou BCWP) • Custo Orçado do Trabalho Realizado (valor orçado do trabalho já realizado) • CR: Custo Real (CRTR ou ACWP) • Custo Real do Trabalho Realizado (custo realmente incorrido na realização) • % Concluído Por Valor Agregado: • PMBOK: % Concluído Por VA = VA Realizado / Valor Planejado • Project: % Concluído Por VA = COTR / Custo da Linha Base Precisão

20. Análise de variações • Análise de Variações: • VCR: Variações de Cronograma (SV: Schedule Variance): • VCR = VA – VP (Valor Agregado – Valor Planejado) • VC: Variações de Custos (CV: Cost Variance): • VC = VA – CR (Valor Agregado – Custo Real) • Ajudam a analisar a extensão das variações que ocorreram ou irão acontecer

21. Índices de desempenho • IDP: Índice de Desempenho de Prazos (SPI) • SPI: Schedule Performance Index • IDP = VA / VP (Valor Agregado / Valor Planejado) • Índice que mostra o retorno efetivo do tempo gasto • Se < 1  Projeto atrasado (previsto > agregado), ex.: 0,92  8% atraso • Se > 1  Projeto adiantado (agregado > planejado), ex.: 1,03  3% adiantado • IDC: Índice de Desempenho de Custos (CPI) • CPI: Cost Performance Index • IDC = VA / CR (Valor Agregado / Custo Real) • Índice de retorno efetivo do $ investido • Se < 1  Gastança (real > agregado) • Se > 1  Economia (agregado > real) ONT

22. Previsões • Orçamento No Término (ONT): • ONT = VP (Valor Planejado Total) • Estimativas de custos No Término do projeto: • Otimista: ENTo = CR + (ONT - VA) • Trabalho executado no ritmo orçado • Realista: ENTr = ONT / IDC • Trabalho executado no IDC atual • Pessimista: ENTp = CR + [(ONT - VA) / (IDP x IDC)] • Trabalho executado considerando IDC e IDP • Índice de Desempenho para Terminar (IDPT): • Qual o desempenho a ser aplicado para que possamos concluir com o custo batendo com o ONT ou ENT • IDPT: Trabalho Restante (em termos de orçamento) • Recursos Financeiros Restantes • IDPT (ONT): (ONT – VA) / (ONT – CR) é maior que 1 • IDPT (ENT): (ONT – VA) / (ENT – CR) é menor que 1

23. Exemplos de questões • 1) Um projeto está com IDC (índice de desempenho de custos) 1,1 e IDP (índice de desempenho de prazo) 0,92. O que podemos esperar do projeto? • A. Ele deve terminar no prazo, mas vai estourar o custo • B. Ele deve terminar no custo, mas vai estourar o prazo • C. Ele deve terminar abaixo do prazo, mas vai estourar o custo • D. Ele deve terminar abaixo do custo, mas vai estourar o prazo • 2) Qual das opções a seguir é a forma MENOS eficaz de influenciar os fatores que geram mudanças na linha de base dos custos? • A. Revisar o escopo do projeto com o gerente funcional responsável pelo maior número de mudanças solicitadas. • B. Explicar, a quem solicita mudanças, o impacto negativo da mudança no projeto. • C. Eliminar o escopo causador da maioria das mudanças. • D. Notificar todas as partes interessadas de que não serão permitidas mais mudanças. Respostas: D e D

24. Monitoramento & ControleQualidade

25. Controlar a qualidade

26. Controlar a qualidade • Missão: • Monitorar e registrar os resultados da qualidade, avaliar o desempenho e recomendar as mudanças necessárias. Ações necessárias: • Prevenir (erros fora do processo) e inspecionar (erros fora da mão do cliente) • Fazer amostragem de atributos (conforme ou não) e de variáveis (grau) • Especificar a tolerância (faixa de valores aceitáveis) e limites de controle

27. Controlar a qualidade - técnicas Ferramentas Básicas Kaoru Ishikawa • Sete ferramentas básicas de qualidade (Kaoru Ishikawa): • Diagrama de causa e efeito (Espinha de Peixe ou Diagrama de Ishikawa) • Fluxogramas • Listas de verificação • Diagrama de Pareto • Histograma • Gráficos de controle • Diagrama de dispersão

28. Exemplos de diagramas • Diagrama de Causa e Efeito: • Listas de Verificação:

29. Exemplo de fluxo de processo

30. Gráfico de Pareto Em 1897 Vilfredo Pareto propôs o princípio que 20% das causas geram 80% dos efeitos. • Análise de falhas: 20% Causas  80% Falhas

31. Gráficos de controle Shewhart Deming  Ishikawa Exemplo de G. de Controle

32. Controlar a qualidade - técnicas Histograma Gráfico de Dispersão

33. Controle a qualidade - saídas • Medições de controle da qualidade: • Resultados da medição das métricas de qualidade definidas para o projeto • Mudanças validadas: • Verificar se as mudanças aprovadas foram implementadas corretamente • Entregas verificadas: • O GP faz a inspeção da entrega como se fosse o cliente • Informações de desempenho do trabalho: • Análise de variação, análise de tendência e previsões • Solicitações de mudanças: • Ações preventivas e ações corretivas

34. Exemplos de questões • 1) Geralmente, onde deveriam estar os limites de controle de um gráfico de controle? • A. Próximo da causa atribuível. • B. Acima do ponto estatístico de independência. • C. Dentro dos limites de especificação. • D. Acima da curva normal. • 2) Um gerente de projetos está preocupado com os custos do projeto. Há muito retrabalho e refugos. Os custos de estoque estão aumentando. Se você fosse o mentor desse gerente de projetos, qual seria o MELHOR conselho que você daria? • A. Esses efeitos são devidos à natureza do projeto e não há motivo para preocupação. • B. Aumente o treinamento em qualidade e marque uma festa de conclusão de marco. • C. Verifique os custos afundados. • D. Verifique os custos marginais. Resposta: C e B

35. Monitoramento & ControleComunicações

36. Controlar as comunicações

37. Controlar as comunicações • Missão: • Monitorar e controlar as comunicações durante o ciclo de vida do projeto para garantir que as informações necessárias estejam disponíveis para as partes interessadas na hora certa • Alguns elementos de comunicação (problemas ou indicadores de desempenho) podem requerer ações imediatas, os impactos e a repercussão no projeto devem ser considerados • Plano de gestão do projeto: • Entrada: Requisitos de comunicações, frequência e horário das comunicações, etc. • Saídas: Plano de gestão de: comunicações, recursos humanos, partes interessadas, etc. • Comunicações do projeto: • Situação das entregas, progresso do cronograma, custos incorridos, etc.

38. Controlar as comunicações - saídas • Informações de desempenho do trabalho: • Serão utilizadas pelo Monitorar e controlar o trabalho do projeto para entregar o Relatório de Status • Solicitações de mudança: • Revisão da estimativa de custo do projeto, sequencia de atividades, etc. • Solicitação de ajustes em documentos do projeto • Ações preventivas ou ações corretivas • Plano de gestão do projeto atualizado: • Plano de gestão de comunicações • Plano de gestão de recursos humanos • Plano de gestão de partes interessadas • Ativos de processos organizacionais atualizado: • Formatos de relatórios, lições aprendidas sobre documentos, etc.

39. Exemplos de questões • 1) Uma equipe de projeto tem seis pessoas quando o gerente de projetos acrescenta mais três. Quantos canais de comunicação adicionais há? • A. 9. • B. 15. • C. 36. • D. 21. • 7) Qual das opções a seguir sobre relatórios de desempenho está CORRETA? • A. É feito durante o planejamento e a execução do projeto. • B. É feito durante o planejamento e o monitoramento e controle. • C. É feito durante o monitoramento e controle e o encerramento. • D. É feito durante a execução e o monitoramento e controle do projeto. Resposta: D e C

40. Monitoramento & ControleRiscos

41. Controlar os riscos

42. Controlar os riscos • Missão: • Acompanhar os riscos identificados, monitorar os residuais, identificar novos riscos, executar planos de respostas e avaliar a eficácia da gestão de riscos • No monitoramento e controle devemos responder a perguntas como: • As premissas continuam válidas? • O risco mudou de estado ou de tendência? • Os procedimentos e políticas estão sendo seguidos? • As reservas de contingência precisam ser modificadas? • As respostas aos riscos continuam adequadas?

43. Controlar os riscos - técnicas • Reavaliação de riscos: • Atualização do registro de riscos, que pode ser periódica ou eventual • Auditorias de riscos: • Verificação da eficácia da identificação, gestão de causas-raízes e aplicação dos planos • Análise de variações e tendências: • O acompanhamento periódico permite a percepção de tendências e atuação do gestor em relação à elas • Medição do desempenho técnico: • O desempenho técnico deve ser previsto de forma quantitativa para ser controlado eficientemente • Análise de reservas: • As reservas precisam ser atualizadas nas ocorrências de sinistro ou alterações de probabilidade • Reuniões: • São utilizadas para fazer as análises e atualizações

44. Controlar os riscos - saídas • Informações de desempenho do trabalho: • Situação dos riscos e eventualmente dos problemas • Solicitações de mudanças: • Ações corretivas, preventivas e soluções de contorno • Plano de gestão do projeto atualizado (mudanças aprovadas): • Plano de gestão de riscos, registro de questões, etc. • Documentos do projeto atualizado: • Reavaliações, auditorias, revisões e saídas dos processos de riscos para: • Novos riscos, atualizações de probabilidade, impacto, urgência, planos de respostas, responsáveis, fechamentos de riscos, etc. • Ativos de processos atualizado: • Melhorias no modelos de gestão de riscos, lições aprendidas, mudanças na EAR, etc.

45. Exemplos de questões • 1) Após identificar um risco em seu projeto, você determina que há uma alta probabilidade do risco ocorrer com uma pequena consequência. Qual é a MELHOR estratégia de mitigação a adotar? • A. Eliminar a consequência do risco. • B. Evitar o risco. • C. Adicionar o risco à lista de observação. • D. Fazer um seguro contra o risco. • 2) Todas as opções a seguir são saídas do processo Realizar a análise qualitativa dos riscos, EXCETO: • A. Causas-raiz do risco. • B. Probabilidade e impactos. • C. Categorização dos riscos. • D. Urgência dos riscos. Resposta: C e A

46. Monitoramento & ControleAquisições

47. Controlar as aquisições

48. Controlar as aquisições • Missão: • Gerenciar as relações de aquisição, monitorar o desempenho do contrato e fazer as mudanças e correções necessárias • Sistema de controle de mudanças no contrato: • As mudanças aprovadas devem ser implementadas nos documentos de aquisição e isto requer um certo processo incluindo aprovações • Análise de desempenho das aquisições: • Avaliação do progresso de: entregas do fornecedor, qualidade, prazo e custos que foram combinados. O propósito desta avaliação é quantificar a capacidade realização do trabalho e de entrega do fornecedor

49. Controlar as aquisições - técnicas • Inspeções e auditorias: • Se o contrato permitir, o cliente pode fazer inspeções e auditorias nos processos produtivos do fornecedor • Sistema de pagamentos: • Os pagamentos combinados devem ser feitos e registrados • Administração de reivindicações: • Reivindicações são mudanças contestadas pelo cliente ou pelo fornecedor. Representam disputas que devem ser resolvidas preferencialmente por negociação • Se não for possível negociar, devemos seguir os procedimentos previstos para disputas no contrato • Sistema de gestão de registros (registro de questões): • Método utilizado pelo GP para registrar as questões

50. Controlar as aquisições - saídas • Informações de desempenho do trabalho: • Base para identificação dos problemas atuais ou futuros, para serem usados na avalição de novas aquisições com o mesmo fornecedor • Solicitações de mudanças: • Ações preventivas ou ações corretivas • Plano de gestão do projeto atualizado: • Plano de gestão de aquisições, linha de base do cronograma e de custos • Ativos de processos atualizados: • Correspondência (formalização de ações contratuais) • Cronogramas de entregas x pagamentos • Documentação da avaliação do desempenho do fornecedor