Jak realizovat projekt?

1. Jak realizovat projekt?

2. Projektové řízení • Posledních 30. let – obrovský rozvoj projektového řízení • Dříve: ozbrojené složky, stavebnictví • Dnes: ICT, vývoj organizací, vývoj produktů, marketingové změny, politické, právní, vzdělávací, sociální projekty atd. • Projekty investiční a neinvestiční • ČSN ISO 10006 - Základní zásady a postupy pro přípravu a realizaci projektů IKI 2010

3. Jak projektové řízení vnímá veřejnost • "Znalost teorie projektového řízení má jen omezený vliv na ochotu jednotlivce přijmout pověření k řízení projektu a jeho sebedůvěru. Výraznějšími faktory se zdají být míra předchozích zkušeností a znalost problematiky konkrétního předmětu projektu."[VLACH, M., 2008] IKI 2010

4. Projekt • Cokoliv, co vyžaduje několik na sebe navazujících kroků • Projekt je organizované úsilí k dosažení určitého cíle • („Projekt je řízený proces, který má svůj začátek i konec a přesná pravidla řízení a usměrňování, jinak se jedná o sled úkolů, jejichž výsledek se nemusí v závěru snažení setkat s očekáváním, stejně jako původní předpoklad objemu vstupů nemusí odpovídat získanému výstupu.“) [ Svozilová, s. 21] IKI 2010

5. Každý den řídíme nějaký „projekt“ • Mezi nejčastější projekty jednotlivců patří: • Řešení bydlení (rekonstrukce, novostavba) • Prodej nemovitosti • Svatba • Diplomová práce • Pořádaní akcí • Začátek podnikání [VLACH, M., 2008] IKI 2010

6. Jak zvýšit šance na úspěch • Kvalifikovaný, zkušený a schopný projektový manager • Kvalifikovaný, vyvážený, motivovaný, efektivní a harmonický pracovní tým • Dobrý projektový plán • Podpora managementu IKI 2010

7. „Dobrý plán, který máte dnes, je lepší než skvělý plán, který budete mít zítra“ George S. Patton • Plán projektu mám ještě dříve, než je vyhlášena „výzva“ • ESF - Akce • http://www.prahafondy.eu/cz/oppa/vyzvy/256_harmonogram-vyzev-oppa.html • http://www.ecs-eurofinance.cz/aktualni-vyzvy • Grantový kalendář • Grants of the European Union IKI 2010

8. Je potřeba si uvědomit • Plánování není popis toho, co se stane, ale toho,co je požadováno, aby se stalo • Ten, kdo neplánuje, neví, v čem se zmýlil • Pravděpodobnost vzniku náhodných jevů je tím větší, čím hrubší je plánování. IKI 2010

9. Plán je více než harmonogram • Čas, který si vyhradíte pro tvorbu plánu bude pravděpodobně tou největší investicí do projektu, který jste získali (chcete získat) • Cíle • Vymezení předmětu • Hlavní výstupy • Nezbytné zdroje • Časový rozvrh, milníky dodávek IKI 2010

10. 1. Vyjasnění cílů projektu • Je důležité rozlišovat mezi cílem projektua požadavkem, který je na projekt kladen • Cíle popisují požadovaný výsledek projektu jako celek • Požadavky specifikují, co je potřeba dodat IKI 2010

11. 2. Stanovení předmětu projektu • Jde o stanovení hranic toho, co projekt dodá a toho, co již není jeho součástí. • (u projektu v rámci OP je předmět stanoven podporovanými aktivitami) • V každém projektu existuje riziko, že předmět projektu nenápadně nabývá na rozměrech • Je velmi důležité stanovit, co všechno se v rámci projektu nebude dělat IKI 2010

12. 3. Definice hlavních výstupů • Je nutné, aby hlavní výstupy projektu odpovídaly hlavním cílům • Projekt, jehož hlavním úkolem je vytvoření hmotných výstupů, je z hlediska řízení mnohem jednodušší. IKI 2010

13. WBS • Pomůcky při tvorbě WBS • Šablony - Project template - http://office.microsoft.com/en-us/templates • Myšlenkové mapy – např. FreeMind http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Download • Wikimindmap IKI 2010

14. 4. Nezbytné zdroje • Nejdůležitější náklady, o nichž se musí přemýšlet při sestavování rozpočtu: • Cena za práci lidí • Technické vybavení, které bylo pro projekt pořízeno nebo pronajato • Budovy či prostory, které projekt potřebuje • Náklady, které nastanou, když se výsledný produkt dostane do rukou zákazníka - zaškolení, marketing • Náklady, které vzniknou na straně zákazníka v období, kdy budou výstupy projektu v každodenním provozu IKI 2010

15. 5. Realistický časový rozvrh • Tipy pro sestavení realistického časového návrhu • Navrhnout rozvrh pro celý projekt, návrh by měl zahrnovat souhrn všech činností až do konce projektu. • Jasně nastavit vizi klíčových výstupů projektu. Předání každého produktu by mělo být vyznačeno jako významný milník projektu • Navrhnout časový rozvrh tak, aby usnadnil sledování a hlášení o postupu – průběžný reporting (monitoring) • http://openproj.org/ • http://www.ganttproject.biz/ • Ganttův diagram v Excelu http://www.youtube.com/watch?v=CW_wGSFavTc IKI 2010

16. Zdánlivá maličkost • Pozor na státní svátky a další dny pracovního klidu v projektech - Zákon č. 245/2000 sb., Státní svátky v Evropské unii) IKI 2010

17. Plány jsou důležité, ale: • Nikdy plánu nevěnujte více času, než byste potřebovali k nápravě problémů vzniklých v důsledku toho, že byste žádný plán neměli IKI 2010

18. Shrnutí – trojimperativ • Projekty mají trojrozměrný cíl • Musíme přesně vědět CO? má být výsledkem naší práce, znát časový plán DO KDY? - po jakou dobu má projekt trvat a finanční rozpočet ZA KOLIK? - peníze jsou na prvním místě. • (OTIFOB - On Time, In Full, On Budget) Rosenau, M.D. Řízení projektů. IKI 2010

19. Řízení rizik • I nejlépe řízené projekty běží málokdy podle plánu • Riziko je něco špatného co může nastat • Problém je něco špatného, co už nastalo IKI 2010

20. Základní typy rizik • Organizační - velikost zásahu do rutinní práce uživatele • Plánovací – spojena s prostředím, ve kterém je projekt realizován • Technická – náročnost a a jednoznačnost technických a technologických požadavků uživatele • Věcného rámce – týkající se překročení rozpočtu a nevyjasněnosti přínosů • Externí závislosti – závislost na externích dodavatelích, nedostatkových zdrojích apod. IKI 2010

21. 3 kroky v procesu řízení rizik • Identifikace • Plánovaní činností • Monitorování a kontrola = proces řízení rizik je iterativní IKI 2010

22. 1. Identifikace • Co ohrožuje výsledek projektu? • Co ohrožuje to, abyste udrželi náklady v dohodnutých mezích • Co ohrožuje plánované termíny? • Výstup: Kompletní seznam rizik • Neplýtvejte časem a netrapte se věcmi, které jsou mimo vaši kontrolu IKI 2010

23. 2. Plánování zásahů • Je nutné stanovit co udělat pro to, aby rizika nenastala – preventivní činnosti • (pozor, je nutné stanovit i podmíněné činnosti – co když riziko nastane?) IKI 2010

24. 3. Monitoring a kontrola • Je potřeba se seznamem rizik neustále pracovat • Záznamy o rizicích používejte i tehdy, když potřebujete prověřit celkové zdraví projektu • Řízení rizik není něco navíc IKI 2010

25. Analýza rizik • RIPRAN (RIsk PRoject ANalysis), Doc. B. Lacko. • RIPRAN™ je ochranná známka, registrovaná autorem v Úřadu průmyslového vlastnictví Praha pod reg. 283536. • www.ripran.cz IKI 2010

26. Zásady úspěšných projektů • cíle projektu – ujasněte si, čeho má projekt dosáhnout, a zamyslete se, jestli je projekt realizovatelný nebo zdali neexistují nějaké lepší alternativy • podpora zadavatele – je-li vám projekt někým zadán, vyjednejte si hned na začátku od zadavatele jasnou podporu projektu včetně jeho závazků k dodání potřebných zdrojů (peněz, lidí, vlastního času aj.) • spolupracovníci – lidé, se kterými spolupracujete, jsou klíčem k výsledku a proto je vybírejte s rozvahou • pravomoce a odpovědnost – pokud se vás na projektu podílí více, jasně si rozdělte pravomoce i odpovědnost a určete člověka s celkovou odpovědností za výsledek, který bude koordinovat a kontrolovat práci ostatních IKI 2010

27. Zásady úspěšných projektů • sledování kvality – určete požadavky na kvalitu výsledku a sledujte její vývoj v průběhu celého projektu (pokud jsou kontroly prováděny průběžně zadavatelem, zaznamenávejte jejich výsledky a nechte jej zápisy podepsat) • rozdělení na etapy – projekty si rozdělte na snadno měřitelné a dosažitelné úseky • plánování – větší a složitější záměry vyžadují hrubé plánování celého projektu a podrobnější plánování jeho aktuálních částí; plánujte ale jen tolik, kolik je nezbytně nutné pro předcházení zbytečným chybám, protože může být lepší provést dobrý plán dnes než dokonalý zítra • revize projektu – pravidelně se zastavte a překontrolujte, jak si vedete oproti původnímu plánu a není-li třeba pod vlivem nových okolností projekt pozměnit nebo dokonce úplně zrušit IKI 2010

28. Zásady úspěšných projektů • sledování souvislostí – žádný projekt neexistuje ve vzduchoprázdnu a proto věnujte náležitou pozornost komunikaci se všemi zainteresovanými lidmi, zvažujte možná rizika a zohledňujte návaznost na ostatní projekty • osobní nasazení – nic nedovede projekt ke zdárnému cíli lépe, než když vám na výsledku osobně záleží a pustíte se do něj s buldočí povahou a vytrvalostí honícího psa • dokumentace – nespoléhejte se pouze na paměť a veďte si přehlednou dokumentaci pro celkově lepší přehled a budoucí návraty k projektu • dokončení a předání – úspěšné ukončení projektu zahrnuje mimo jiné náležité předání celé dokumentace a výsledku projektu (např. do užívání či provozu) • závěrečná rekapitulace – z každého ukončeného projektu se snažte co nejvíce naučit a nikdy neopakujte tytéž chyby [Vlach. M., 2007] IKI 2010

29. Zásady úspěšných projektů • Zkrátka: Věřte svému projektu  IKI 2010

30. Dobře založeny projekt odpovídá na otázky: • PROČ? • CO? • KDO? • JAK? • KDY? • KOLIK? TROJIMPERATIV IKI 2010

31. IKI 2010

32. Lidské zdroje • Celkový úspěch projektu a dosažení vytyčeného cíle je výrazně závislé na spolupráci celého projektového týmu • Projektový manažer - člověk, který na svých bedrech nese tíhu odpovědnosti a na němž záleží až v první řadě IKI 2010

33. Budování projektového týmu • Projektový manažer řídí lidi, ne činnosti • Je třeba si osvojit základní sadu vlastností podněcujících oblíbenost  • Hledat lidi s pozitivním přístupem • Přemýšlet o tom, v jakém složení může tým pracovat • Nemyslet si, že mít kohokoliv je lepší než nemít nikoho • Je potřeba řídit, ale i řešit (rovnováha) • Projektový manažer je tak dobrý jako je dobrý jeho tým IKI 2010

34. Pět důvodů, proč stojí za to stát se projektovým manažerem • Je to zajímavá a náročná práce. Vaši pozornost bude vždy zaměstnávat nějaký problém a nikdy se nebudete nudit. • Uspokojení z práce je nezměrné. Zejména tehdy, když jste u něčeho od začátku až do konce • Různorodost je kořením života. Žádné dva projekty nejsou úplně stejné a vždy se můžete naučit něco nového • Jedná se o práci s lidmi. • Nikdy nebudete bez práce. Svět se nikdy nedostane do situace, že by došly projekty, které je potřeba řídit Zdroj: Barker, S., Cole, R. Projektový management pro praxi. IKI 2010

35. Víme, že: • Projekt je jedinečný kus práce, který má jasně stanoven začátek a konec a alespoň jednu velkou krizi IKI 2010

36. A proto: • „Musíme se učit z chyb, které udělali ostatní. Není totiž možné, abyste žili tak dlouho, abyste je všechny mohli udělat sami“. Sam Levenson IKI 2010

37. Dopředu se seznámit s: • Příručka pro žadatele • Příručka pro hodnotitele • http://www.msmt.cz/uploads/soubory/ESF/dokumenty/Prirucka_pro_hodnotitele_IP_a_GP_OP_VK_091030.pdf • Formulář Benefit • https://benefit7.mssf.cz/uvod.aspx (www.eu-zadost.cz ) IKI 2010

38. Slovník • Společnost pro projektové řízení • Výkladový slovník - www.ipma.cz/web/files/IPMA-CzNCB-slovnik-pojmu-v3.1.doc IKI 2010

39. Použité zdroje • BARKER, S., COLE, R. Projektový management v praxi. 1. vyd. Praha: Grada, 2009. 160 s. ISBN 978-80-247-2838-4. • Národní standard kompetencí projektového řízení [online][cit. dne 2010-01-11]. Dostupné z: www.ipma.cz/.../narodni-standard-kompentenci-projektoveho-rizeni.pdf • ROSENAU, M. D. Řízení projektů. 3. vyd. Brno: Computer Press, 2007. 344 s. ISBN 978-80-251-1506-0. • SVOZILOVÁ, A. Projektový management. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2006. 356 s. ISBN 80-247-1501-5. • VLACH, M. Výsledky průzkumu veřejného mínění… [online ]. 31.5.2008. [cit. dne 2010-01-11]. Dostupné z: http://www.mira-vlach.cz/vysledky-pruzkumu-zamereneho-na-projekty-jednotlivcu. • VLACH, M. Projektové řízení [online ]. 17.1.2007 [cit. dne 2010-01-11 ]. Dostupné z: http://navolnenoze.cz/blog/projektove-rizeni/ IKI 2010

40. Děkuji za pozornost. mmedkova@email.cz IKI 2010