Zasady przygotowania oraz przedstawiania prezentacji

1. Zasady przygotowania oraz przedstawiania prezentacji Agnieszka Ciszewska

2. Cele prezentacji • Przekazanie wiedzy dotyczącej aspektów technicznych związanych z przygotowywaniem prezentacji • Przekazanie wiedzy umożliwiającej bardziej efektywne przedstawianie prezentacji

3. Tematyka prezentacji • Wstępne przygotowania do tworzenia prezentacji • słuchacze, cele prezentacji, treść • Opracowanie zawartości prezentacji • wymagania techniczne, praktyczne wskazówki, organizacja treści • Przedstawienie prezentacji • o czym warto pamiętać przed i w trakcie prezentacji, korzystanie ze slajdów i notatek

4. Co to jest prezentacja? • Prezentacja jestformą komunikowania się; jej celem jest przekazanie informacji słuchaczom, wpływanie na ich opinię i postawy; • to sposób przekazu informacji poprzez angażowanie przynajmniej dwóch zmysłów jednocześnie (np. wzroku i słuchu).

5. Kluczowe kwestie • Do tematu prezentacji należy dobrać najbardziej odpowiednie materiały / treści (wedle uznania prezentującego) • Należy korzystać tylko z części znanych sobie informacji (aby nie komplikować treści przekazu)

6. Przebieg prac nad prezentacją • Wstępne przygotowania • Opracowanie zawartości prezentacji • Przedstawienie prezentacji (+ ocena)

7. Wstępne przygotowania

8. Podstawowe pytania • Kto? - kim jesteś jako przemawiający • Do kogo? - kto jest odbiorcą • W jakim celu? - co chcesz osiągnąć • Co? - co zamierzasz powiedzieć? • Jak? - jak chcesz to zrobić • Kiedy? - kiedy masz wystąpić • Gdzie ? – miejsce / infrastruktura

9. Wstępne przygotowania • Słuchacze • Pożądany rezultat prezentacji • Przekazywana wiadomość • Przykłady • O co słuchacze mogą zapytać?

10. Słuchacze • Wiek, płeć etc. • Wiedza merytoryczna • Oczekiwania • Czynniki dodatkowe (np. kondycja psychofizyczna w trakcie prezentacji)

11. Pożądany rezultat • Przekazanie treści merytorycznych dotyczących wybranego zagadnienia • Przekazanie własnego osądu sytuacji • Wzbudzenie zainteresowania tematyką

12. Opracowanie zawartości prezentacji

13. Wymagania techniczne • Czcionka • Tytuł – optymalna wielkość 40 – 44 pkt. • Tekst – wielkość nie mniej niż 24 (20) pkt. • Kontrast (czcionka – tło) • Wchodzenie slajdów • Ilość treści na stronie • 3 – 5 podpunktów • do 3 poziomów

14. Wymagania techniczne cd. • Ilość slajdów – ilość czasu na prezentację • Tytuły slajdów • Rysunki (adekwatne do tematu) • Tabele • Źródła (na każdym slajdzie, gdy cytujemy innego autora) • Pamiętaj o właściwych zapisach bibliograficznych

15. Dobre slajdy • Są duże • Są proste • Są kolorowe • Mają obrazki / wykresy

16. Czego unikać • Akronimów • Dużej ilości tekstu • Pełnych zdań • Zbyt wiele żargonu • „słodkich” animacji • Całych stron liczb

17. Układ slajdów • Slajd tytułowy • Informacja o autorze / autorach • Cel prezentacji • Tematyka • Terminologia (gdy wymagane) • Omówienie kluczowych zagadnień (slajdy „merytoryczne”) • Bibliografia • Podziękowanie

18. Organizacja treści • Wstęp • Rozwinięcie • Zakończenie Pytania i odpowiedzi ?

19. Przedstawianie prezentacji

20. Uwaga: logistyka • Należy przygotować dobrej jakości pakiety informacyjne (zwłaszcza przy prezentacjach „merytorycznych”) • Należy przyjść nieco wcześniej • Prezentacja min. na dwóch nośnikach (CD, pendrive etc.) • Najlepiej, gdy prezentacja omawiana przez jedną osobę („rzecznika”)

21. W trakcie prezentacji • Dobry początek (rozpoczynanie prezentacji) • Utrzymać dowodzenie • Mowa ciała • Omawianie tematyki • Korzystanie z notatek • Korzystanie ze slajdów • Radzenie sobie z pytaniami

22. Rozpoczynanie prezentacji • Powitaj słuchaczy danej prezentacji • Przedstaw się (gdy prezentujesz w nowej grupie / gdy jest kilku autorów) • Podaj temat prezentacji • Opisz ogólne cele prezentacji • Wymień tematy, które zostaną omówione

23. Terminologia • Przy prezentacjach zawierających dużo treści merytorycznych przedstaw wykaz terminów z definicjami • Zwróć uwagę na grupę dla której jest przygotowywana prezentacja

24. Utrzymać dowodzenie • Przejąć inicjatywę a początku • Utrzymać ją w czasie całej prezentacji • Dostosować się do słuchaczy • Dobrze radzić sobie z przerwami • Trzymać się tematu

25. Mowa ciała • Pozycja / postawa • Ustawienie twarzą do słuchaczy • Kontakt wzrokowy • Głos • Ręce i gestykulacja • Poruszanie się

26. Sygnały pozytywne wykorzystywanie przestrzeni spokój stanie w wygodny sposób swobodne siedzenie kontakt wzrokowy otwarte dłonie Sygnały negatywne niewykorzystywanie przestrzeni nerwowe gesty bawienie się przedmiotami pokazywanie palcem dotykanie twarzy zaciśnięte pięści Test mowy ciała

27. Omawianie tematyki • Przedstawienie tematu • Wyjaśniaj, dlaczego prezentacja jest dla uczestników ważna (zaangażowanie uczestników) • Objaśniaj związki między poszczególnymi zagadnieniami, nawiązując do wcześniejszych treści

28. Temat 1 • Objaśnij temat. • Podaj przykład. • Umieść ćwiczenie, aby utrwalić wiedzę. • W przypadku cytowania innego autora na dole strony podaj źródło.

29. Stosuj w trakcie prezentowania • trafne porównania, • przykłady, • metafory, • anegdoty, • przypowieści, • cytaty, • krótkie narracje, • dialog, • powtórzenia (kluczowe treści)

30. Korzystanie z notatek • Używaj dużej czcionki • Mów tylko jeśli utrzymujesz kontakt wzrokowy ze słuchaczami • Zerknij w notatki, sformułuj myśl, ustanów kontakt wzrokowy, przedstaw myśl, powtórz ...

31. Korzystanie ze slajdów • Slajdy wzmacniają i wyjaśniają o czym mówisz • Pomagają słuchaczom • Zapamiętać • Zrozumieć • Skupić się • Rozpoznać nowy temat

32. Podsumowanie • Wymień omówione tematy • Wyjaśnij ewentualne wymagania dotyczące stosowania omawianych zagadnień • Poproś o pytania od uczestników • Poproś o opinie na temat prezentacji

33. Radzenie sobie z pytaniami • Upewnij się, że słyszysz pytanie • Nie przerywaj • ZAWSZE powtórz pytanie • Zrób chwilę przerwy zanim zaczniesz odpowiadać • Udzielaj odpowiedzi rzeczowo i zwięźle • Kieruj niektóre pytania do innych członków zespołu • Pamiętaj, aby po rundzie pytań zakończyć spotkanie

34. Najczęstsze błędy • nieznajomość zasad przygotowania / prowadzenia prezentacji, • brak przygotowania, • zbyt długi występ, • nieprawidłowy dobór słów, • niepewność, • niewłaściwa modulacja głosu,

35. Najczęstsze błędy (2) • zbyt skomplikowane słownictwo, • zdenerwowanie, • brak reakcji na komunikaty publiczności, • zbyt rzeczowy sposób mówienia, • nieprawidłowa forma zwracania się do rozmówców

36. Bibliografia Więcej informacji: • Wymień książki, artykuły i źródła w formacie elektronicznym. • Pamiętaj o właściwych zapisach bibliograficznych

37. Literatura: Więcej informacji: • McKay M., Davis M., Fanning P., Sztuka skutecznego porozumiewania się, GWP, Gdańsk 2002 • Detz J., Sztuka przemawiania, GWP, Gdańsk 2002 • Jay R., Prezentacja, Wydawnictwo zysk i S-ka, Warszawa 2005

38. Dziękuję za uwagę