Gestion et contrôle des immobilisations

1. Gestion et contrôle des immobilisations Dec 2010

2. Qu’est-cequ’uneimmobilisation? C’est un actif dont la durée de vie utile est supérieure à un an, possédé et utilisé par un projet pour atteindre ses objectifs déclarés Par exemple: • Ordinateur • Mobilier • Véhicule • Bétoneuse • Photocopieuse

3. Pourquoifaut-ilgérer les immobilisations? • Leur durée de vie étant supérieure à 12 mois, elles doivent être reportées sur l’exercice comptable suivant • Elles sont exposées à une mauvaise utilisation, à des abus, à des vols et à des fraudes • Elles doivent être maintenues en bon état de fonctionnement • Elles doivent être remplacées, ce qui exige une planification et un financement • Elles ont habituellement une valeur élevée • Elles sont acquises avec les fonds du projetet elles lui appartiennent • Les immobilisations doivent être remises au gouvernement à la clôture du projet

4. Qu’est-cequ’unregistre des immobilisations (RI)? • C’est un enregistrementmanuelouélectroniquedes immobilisations • Il contient la descritpiondétaillée des immobilisations– marque, modèle, caractéristiques techniques, quantité, valeur, fournisseur, factures, dotation, localisation etc. Il mentionneaussi la date de réception de l’actif et la référence du bordereau de paiement. • Chaquecatégoried’actiffigure surune page distincte du RI • L’inscription au RI doitavoir lieu avantque le paiementsoiteffectuéau fournisseur • Toute modification du RI doitêtredûmentautorisée • Il indique le soldecomptabled’unecatégoried’actifsà un moment donné • Le soldecomptableest le solde de l'actif/de la catégoried'actifs figurant au RI

5. Qu’est-cequ’unregistrede dotation des immobilisations (RDI)? • Alors que le RI est tenu par catégorie d’actifs, le RDI est tenu par employé détenant un actif. Il y a un feuillet pour chaque employé qui a la garde d’un actif • Il enregistre la date de dotation et de retour de chaque actif • Il porte la signature de l’employé qui reçoit l’actif et celle du magasinier à qui il est restitué • Ce registre doit être rapproché périodiquement du RI. Toutes les dotations enregistrées dans le RI doivent se retrouver dans le RDI • Ce registre permet de localiser l’actif au moment de l’inventaire physique

6. Quellessont les procédurescourantes de contrôle des immobilisations? • Marquage et étiquetage des actifs – les actifs sont maqués ou étiquetés de façon qu’ils puissent être facilement identifiés et que leur propriété puisse être établie • Assurance des immobilisations contre le vol, l’incendie, les dégâts des eaux, etc.- Dans la plupart des pays seuls les véhicules sont assurés. Mais il est conseillé d’assurer toutes les immobilisations du projet. Certains accords de financement en font une obligation • Inventaire physique des immobilisationsà intervalles réguliers • Carnet de bord pour les véhicules, engins de construction, générateurs etc. Le carnet de bord contient l’enregistrement détaillé de l’utilisation de l’actif et est habituellement tenu par le chauffeur ou le conducteur d’engin. Il permet de détecter l’usage personnel des actifs du projet. Il sert aussi au calcul de la consommation de carburant • Référencement croisé des enregistrements des actifs financiers et des immobilisations– afin d’éviter qu’un fournisseur soit payé avant que l’actif soit enregistré dans le RDI. Aux fins de contrôle interne, il est indispensable de rapprocher les enregistrements de la comptabilité financière et les enregistrements des immobilisations Note: Dans certains pays, la politique gouvernementale ne prévoit que l’assurance des véhicules

7. Contrôle physique des immobilisatons • Exécuté par une équipe interdépartmentale • Doit être mené sous la supervision des auditeurs externes/ internesau moins une fois par an • Contrôles surprise lors des visites d’audit/supervision • Pour vérifier l’existence, l’état et la détention des actifs • Soldes physiques comparésavec les soldes comptables • Discordances signalées • Les discordances doivent être corrigées dans les écritures financièresaprès autorisation en bonne et due forme

8. Étatd’inventaire physique des immobilisations (EIPI) • C’est le formulaire utilisé pour l’enregistrement des résultats du contrôle physique des immobilisations • L’EIPI enregistre le code, le solde comptable, le solde physique et l’état des immobilisations ainsi que toute discordance et les causes possibles d’une éventuelle discordance • Les écarts par excès ou par défaut sont également graves et nécessitent une enquête approfondie • Doit être signé par tous les membresde l’équipe de vérification • De préférence, il devrait être contresigné par les auditeurs

9. MERCI