Objetivo de la presentación :

1. DIRECCIÓN DE FOMENTO Y ASESORÍA DE PROYECTOS “PROCESO DE PARTICIPACIÓN EN CONCURSOS PÚBLICOS A TRAVÉS DE FUNDEVI” Informar a los Coordinadores/ras y Administrativos/as de proyectos sobre el proceso de participación en concursos públicos a través de FUNDEVI, con el fin de facilitar la ejecución de actividades de vínculo remunerado en la UCR. Objetivo de la presentación :

2. Proceso de Participación Preparar la Oferta. Adjudicación del concurso. Identificar la oportunidad. Ejecutar el contrato. 5.1 Posibilidad de Recurso: Apelación / Revocatoria Analizar el cartel. 3.1 Solicitud de garantía de participación Presentar la Oferta. 2.1 Recurso, aclaraciones, modificaciones

3. Marco legal por el cual FUNDEVI está facultado para participar en concursos públicos Art. 84 y 85 Constitución Política Ley Nº 7169 Ley Nº 5338 Ley de Fundaciones Ley Nº 7494 …desarrollo Cientí. y tecno. Contratación Administrativa Reglamento de Contratación Administrativa Lineamientos de Vínculo Remunerado Convenio de Cooperación UCR - FUNDEVI Procedimientos internos Ente Público Contratante Procedimientos internos UCR Procedimientos internos FUNDEVI

4. Ejecución de proyectos y prestación de servicios • Es de suma importancia que las Unidades Operativas que presten un servicio a través de FUNDEVI, ejecuten las actividades con los estándares de calidad de la UCR, de acuerdo con la propuesta presentada y tomando en cuenta; si fuera el caso, las observaciones legales, financieras, técnicas y administrativas generadas durante el proceso

5. Modalidades de Contratación a través de FUNDEVI: • FUNDEVI suscribe la oferta con el ente público contratante. • Contratos tripartitos. • Ejemplo de clausula: CLÁUSULA X: DE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS: En la relación entre la UNIVERSIDAD e INTEL, los recursos financieros que se originen de las cartas de entendimiento, contratos o acuerdos específicos firmadas entre las partes serán administrados por medio de la Fundación de la Universidad de Costa Rica para la Investigación (FUNDEVI). Esta fundación cuenta con el marco legal que le permite actuar como administrador de los recursos girados a la UCR de conformidad con lo establecido en el Convenio Marco de Cooperación suscrito entre la UCR y FUNDEVI y los Lineamientos de Vínculo Externo aprobados por el Consejo Universitario de la Universidad de Costa Rica

6. Para la contratación de bienes o servicios, las instituciones públicas se rigen por los procedimientos de Contratación Administrativa Contratación Administrativa se define como: Actividad del Estado que regula la adquisición de bienes y servicios de las instituciones públicas para cumplir con sus propósitos y objetivos. Serv. de Investigación Papel Computadoras Capacitaciones Suministros Consultorías Procesos de Contratación Administrativa

7. Algunasexcepciones a los procedimientos de Contratación Administrativa de nuestro interés: • Oferente único: Los bienes o servicios en los que se acredite que solamente una persona o empresa está en condiciones de suministrar o brindar. • Actividad contractual entre sujetos de Derecho Público: Los sujetos de derecho público, podrán celebrar entre sí contrataciones sin sujeción a los procedimientos de contratación. • Servicios de capacitación: Los servicios de capacitación únicamente en los supuestos de capacitación abierta, entendida como aquella en la que se hace invitación al público en general y no es programada en atención a las necesidades puntuales de una Administración.

8. LEY DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA No. 7494 • Principios generales que rigen la Contratación Administrativa: Eficacia y Eficiencia • Igualdad y Libre competencia • Constitución Política. Publicidad • Legalidad • Ley de Contratación Administrativa. • Buena fe • Intangibilidad patrimonial

9. MODALIDAES DE PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

10. Proceso de Participación Identificar la oportunidad. Preparar la Oferta. Adjudicación del concurso. 3.1 Solicitud de garantía de participación 5.1 Posibilidad de Recurso: Apelación / Revocatoria Analizar el cartel. Presentar la Oferta. Ejecutar el contrato. 2.1 Recurso, aclaraciones, modificaciones

11. REGISTRO DE PROVEEDORES • Constituye el instrumento en el que se inscribe a FUNDEVI, para participar en los procesos de contratación de una Institución Pública. • FUNDEVI registrará toda la información referente a los bienes y servicios que ofrecen las Unidades Operativas, con el fin de que la Institución Pública pueda identificar los servicios que la Universidad ofrece.

12. Oportunidades de participación en concursos públicos Contratación Administrativa Recibe una invitación o identifica una oportunidad Se identifica la oportunidad, ya sea por Invitación o por búsqueda. Se envía copia de la oportunidad a la Vicerrectoría correspondiente Publica el cartel y envía las invitaciones. Gestor de Licitaciones Recibe una invitación o identifica una oportunidad

13. Proceso de Participación Preparar la Oferta. Adjudicación del concurso. Identificar la oportunidad. Analizar el cartel. 3.1 Solicitud de garantía de participación 5.1 Posibilidad de Recurso: Apelación / Revocatoria Presentar la Oferta. Ejecutar el contrato. 2.1 Recurso, aclaraciones, modificaciones

14. EL CARTEL O PLIEGO DE CONDICIONES: • El Cartel debe contener: • Requerimientos Técnicos. • Requerimientos Financieros. • Requerimientos Administrativos. • Requerimientos Legales. • Reglamento específico de la contratación que promueve una Institución Pública, deberá contener especificaciones técnicas, claras, suficientes, concretas, objetivas y amplias en cuanto a la oportunidad de participar. • El cartel, no podrá imponer restricciones, ni exigir el cumplimiento de requisitos que no sean indispensables o resulten convenientes al interés público.

15. Análisis de cartel o pliego de condiciones Contratación Administrativa Realizan el análisis de requerimientos y especificaciones técnicas y financieras. Una vez identificada la oportunidad, se realiza el análisis del cartel. Cartel La Institución publica el cartel. Se realiza el análisis Legal y Administrativo del cartel.

16. Aspectos a analizar en un cartel licitatorio • Requerimientos Técnicos: • Especificaciones Técnicas. • Plazo de Entrega. • Sistema de Evaluación de Ofertas. • Documentación Técnica a aportar. • Vicios de orden técnico • Requerimientos Legales: • Documentación Legal a aportar. • Vicios de orden legales • Requerimientos Administrativos: • Fecha y Hora para presentar ofertas. • Vigencia de la Oferta. • Medio de presentación de oferta. • Requerimientos Financieros: • Presupuesto del concurso. • Solicitud de Garantías. • Forma de Pago.

17. Durante el análisis del cartel, podrían surgir : • Aclaraciones al cartel: La Unidad Operativa a través de FUNDEVI, podrá solicitar aclaraciones al cartel cuando lo considere oportuno, en el primer tercio del plazo para recibir ofertas. • Modificaciones al cartel: La Institución Pública contratante podrá modificar el cartel hasta un máximo de tres veces e igual número de prórrogas. • Recurso de Objeción: La Unidad Operativa a través de FUNDEVI, podrá interponer un recurso dentro del primer tercio del plazo para presentar ofertas, indicando las infracciones precisas que le imputa al cartel con señalamiento de las violaciones de los principios fundamentales de la contratación administrativa.

18. Proceso de presentación de Recurso de Objeción: 2.1 Contratación Administrativa La Unidad Operativa comunica al Gestor de Licitaciones de FUNDEVI la intención de presentar el Recurso. FUNDEVI en conjunto con la Unidad Operativa, elabora el Recurso; de acuerdo con el fundamento encontrado y la Unidad Operativa deberá aprobarlo. Cartel Gestor de Licitaciones Recurso de Objeción • El fundamento para objetar puede • venir por dos vías: • La Unidad Operativa identifica • vicios técnicos en el cartel. • En FUNDEVI se identifican vicios • legales o administrativos en el cartel El Gestor de Licitaciones coordina con la UO la presentación del recurso en tiempo y forma a la Institución Pública Contratante. El Gestor de Licitaciones recibe la resolución, la comunica a la Unidad Operativa y se analiza el resultado

19. Aprobación de participación en el concurso: 2.2 Solicitud de aprobación Para participar • La Unidad Operativa decide participar; • una vez analizado detalladamente el cartel. • Solicita las aprobaciones internas correspondientes para participar en el concurso. • Una vez aprobado, envía un oficio a la vicerrectoría correspondiente para su aval. • La Unidad Operativa recibe el oficio de aprobación para la participación junto con cualquier observación y envía copia a FUNDEVI.

20. Proceso de Participación Preparar la Oferta. Identificar la oportunidad. Adjudicación del concurso. 5.1 Posibilidad de Recurso: Apelación / Revocatoria Analizar el cartel. 3.1 Solicitud de garantía de participación Presentar la Oferta. Ejecutar el contrato. 2.1 Recurso, aclaraciones, modificaciones

21. La oferta Es el documento o la propuesta en la que se establecen las condiciones técnicas, financieras, administrativas y legales, en las cuales se brindará el bien o servicio requerido por la Institución Contratante. Unidad Operativa Condiciones Técnicas Condiciones Financieras Condiciones Administrativas Condiciones Legales FUNDEVI

22. Proceso de elaboración de la Oferta Gestor de Licitaciones Oferta y aval de Vicerrectoría. Formulario de solicitud de Garantía • El Gestor de Licitaciones recibe los documentos y coordina con la UO la entrega de la oferta a la Institución Contratante. • La Dirección de Servicios Financieros de FUNDEVI gestiona la Garantía de Participación y coordina la entrega. • La Unidad Operativa elabora la Oferta Técnica y Financiera; en función de los términos de referencia. • Envía la oferta, junto con el oficio de aprobación de la Vicerrectoría correspondiente, al Gestor de Licitaciones de FUNDEVI. • Cuando corresponda, la Unidad Operativa solicita Garantía de Participación al Gestor de Licitaciones, quien, remite el formulario a Servicios Financieros de FUNDEVI

23. Aspectos a tomar en cuenta al elaborar una Oferta • La oferta deberá ser firmada y suscrita por el Representante Legal de FUNDEVI. • No dejar aspectos ambiguos o de difícil interpretación. • Separar la información legal, técnica y de precios en forma clara. • Indicar el plazo de entrega. • Indicar precios firmes y definitivos, sin impuestos. • Tomar en cuenta el porcentaje del Fondo de Desarrollo Institucional y costo administrativo (20%). • Resaltar aspectos importantes que le den valor agregado al servicio. • Adjuntar documentos técnicos requeridos.

24. Garantías • Garantía de participación: Para salvaguardar el interés institucional, la Administración, podrá solicitar en el cartel una garantía de participación porcentual, entre un 1% y 5% sobre el monto cotizado o bien un monto fijo en casos específicos CDP Banco Nacional • Garantía de cumplimiento: • Respalda la correcta ejecución del contrato, conforme la normativa vigente. La Administración solicitará facultativamente una garantía de cumplimiento de entre el 5% y el 10% del monto adjudicado.

25. Procedimiento en FUNDEVI para gestión de garantía 3.1 • A la hora de Solicitar una Garantía, tanto de participación como de cumplimiento, la Unidad Operativa deberá: • Completar el Formulario: 7-GGP-FSP-002 “Solicitud de Garantía de Participación o Cumplimiento”. http://www.fundevi.ucr.ac.cr/ • Enviar el Formulario al Gestor de Licitaciones de FUNDEVI. • El Gestor de Licitaciones remite formulario a Servicios Financieros de FUNDEVI para el respectivo trámite.

26. Proceso de Participación Preparar la Oferta. Adjudicación del concurso. Identificar la oportunidad. 3.1 Solicitud de garantía de participación 5.1 Posibilidad de Recurso: Apelación / Revocatoria Analizar el cartel. Presentar la Oferta. Ejecutar el contrato. 2.1 Recurso, aclaraciones, modificaciones

27. Presentación de la Oferta Gestor de Licitaciones Unidad Operativa Oferta El Gestor de Licitaciones de FUNDEVI adjunta la documentación correspondiente y coordina con la UO la entrega. El Gestor de Licitaciones de FUNDEVI o la Unidad Operativa cuando así lo decida, entrega la oferta y asisten a la apertura en el ente o institución pública contratante

28. APERTURA Y ESTUDIO DE OFERTAS • La Institución Pública contratante dará por cerrado el plazo de recepción de ofertas a la hora y fecha señaladas en el cartel. • La Institución Pública contratante realizará el análisis de los aspectos formales de las ofertas, y concederá a los oferentes un plazo en días hábiles, para que corrijan errores o suplan información sobre aspectos subsanables. • La Institución Pública procederá con el estudio y valoración de las ofertas, en relación con las condiciones y especificaciones fijadas en el cartel y los parámetros de evaluación de ofertas.

29. Proceso de Participación Adjudicación del concurso. Preparar la Oferta. Identificar la oportunidad. 3.1 Solicitud de garantía de participación 5.1 Posibilidad de Recurso: Apelación / Revocatoria Analizar el cartel. Presentar la Oferta. Ejecutar el contrato. 2.1 Recurso, aclaraciones, modificaciones

30. Adjudicación del proceso: En caso de adjudicación: En caso de no adjudicación: EL Gestor de Licitaciones comunica la resolución a la Unidad Operativa. FUNDEVI en conjunto con La Unidad Operativa analizan el resultado y la posibilidad de presentar un recurso (apelación / revocatoria). FUNDEVI en conjunto con La Unidad Operativa elaboran el recurso de Apelación/Revocatoria y se estructura el fundamento técnico y legal. EL Gestor de Licitaciones con el aval de la Unidad Operativa coordina la presentación del recurso en el término que estipula el concurso. EL Gestor de Licitaciones recibe y comunica el resultado a la UO. • EL Gestor de Licitaciones de FUNDEVI comunica la resolución a la Unidad Operativa. • FUNDEVI gestiona el pago de las especies fiscales , cuando corresponda. • La Unidad Operativa solicita la Garantía de Cumplimiento a FUNDEVI, quien gestionará la misma; cuando corresponda. • EL Gestor de Licitaciones de FUNDEVI recibe la Orden de Compra / Contrato, lo tramita y lo remite a la UO.

31. RECURSOS O IMPUGNACIONES 5.1 • Consiste en la posibilidad como oferentes de señalar con fundamento legal, algún punto específico del proceso que consideremos se sale de las normas establecidas de Contratación Administrativas y violenta alguno de sus principios fundamentales. • Tipos de Recursos: • Recurso de objeción al cartel • Recursos de apelación o revocatoria en contra del acto de adjudicación. • Un recurso podrá ser interpuesto por cualquier potencial oferente que ostente un interés legítimo, actual, propio y directo.

32. Recursos o impugnaciones

33. Proceso de Participación Preparar la Oferta. Adjudicación del concurso. Identificar la oportunidad. Analizar el cartel. 3.1 Solicitud de garantía de participación 5.1 Posibilidad de Recurso: Apelación / Revocatoria Ejecutar el contrato. Presentar la Oferta. 2.1 Recurso, aclaraciones, modificaciones

34. CONTRATO U ORDEN DE COMPRA • La Institución Pública contratante puede acudir a cualquiera de las figuras contractuales desarrolladas en la Ley de Contratación Administrativa. • La Institución Pública contratante, deberá girar la orden de inicio del contrato dentro del plazo establecido en el cartel. • El contrato administrativo se ejecutará conforme a las reglas de la buena fe y a los términos acordados por las partes • La recepción provisional del objeto se entenderá como el recibo material de los bienes y servicios, en el lugar estipulado, o en su defecto en el fijado en el cartel, mientras que la recepción definitiva del objeto será extendida dentro del mes siguiente a la recepción provisional o dentro del plazo establecido en el cartel.

35. BIBLIOGRAFÍA • Ley de Contratación Administrativa Nº7494. • Ley de Promoción del Desarrollo Científico Y Tecnológico Nº 7169. • Ley de Fundaciones Nº 5338 • Lineamientos para la Vinculación Remunerada de la Universidad de Costa Rica con el Sector Externo. • Convenio de cooperación entre la Universidad de Costa Rica y la Fundación de la Universidad de Costa Rica para la Investigación. • Reglamento a Ley de Contratación Administrativa, Decreto Ejecutivo Nº 33411-H • Contraloría General de la República, Límites de Contratación Administrativa 2012: http://documentos.cgr.go.cr/content/dav/jaguar/documentos/contratacion/docs/R-DC_16_2012_LIMITES_CA.pdf • Contraloría General de la República, Sistema Integrado de Actividad Contractual: http://cgrw01.cgr.go.cr/apex/f?p=307:2:1938978822376390::NO:RP,2:: CONTACTOS Mauricio Quesada Sandoval Dirección de Fomento y Asesoría de Proyectos Gestión de Licitaciones y Contratos. Tel: 2511-1773 Fax: 2283-4248 E-mail: mauricio.quesada_s@ucr.ac.cr