La gestión de los documentos electrónicos

1. La gestión de los documentos electrónicos José Ramón Cruz Mundet Universidad Carlos III de Madrid

2. Definición Un documento es información registrada producida o recibida en la iniciación, desarrollo o finalización de una actividad institucional o individual y que consta de contenido, contexto y estructura suficiente para proporcionar prueba de la actividad. (ICA/CER) El documento generado, gestionado, conservado y transmitido por medios electrónicos, informáticos o telemáticos, siempre que incorporen datos firmados electrónicamente» [Cruz Mundet, 2011] Información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado [Ley 56/2007] José Ramón Cruz Mundet. Universidad Carlos III de Madrid.

3. Componentes Contenido: la materia del documento. Estructura: el uso de encabezamientos y otros dispositivos para identificar y etiquetar partes del documento, y el uso de tipografías especiales (cursiva, negrita) para destacar la parte significativa del contenido. Contexto: el entorno y la red de relaciones en los que el documento ha sido creado y utilizado (por ejemplo, cómo el documento se relaciona con otros en un grupo de documentos). José Ramón Cruz Mundet. Universidad Carlos III de Madrid.

4. Características • A las clásicas establecidas por Schellenberg: carácter seriado, génesis, exclusividad e interrelación; ISO 15489-1:2001 añade: • Autenticidad • Fiabilidad • Integridad • Manejabilidad José Ramón Cruz Mundet. Universidad Carlos III de Madrid.

5. Diferencias entre documento convencional y documento electrónico • Las diferencias esenciales radican en los siguientes aspectos: • Registro y uso de símbolos. • Conexión entre contenido y medio. • Características de la estructura física y lógica. • Metadatos (ISO 23081). • Identificación. • Conservación. José Ramón Cruz Mundet. Universidad Carlos III de Madrid.

6. La Gestión de los documentos electrónicos como función archivística • Gestión de documentos electrónicos • Gestión electrónica de documentos José Ramón Cruz Mundet. Universidad Carlos III de Madrid.

7. El punto de partida: características • Sistemas mixtos • Inalterabilidad de los procesos • Documentos electrónicos vs. bases de datos • Más proyectos que realidades • Imprevisibilidad de las TIC • Estándares José Ramón Cruz Mundet. Universidad Carlos III de Madrid.

8. Estrategias a medio plazo 1. Implicarse en el ciclo de vida integral de los documentos electrónicos. 2. Ubicar adecuadamente la función archivística en el orden organizacional. 3. Integrarla en la gestión de procesos y análisis de los retos tecnológicos. 4. Dotarle de visibilidad mediante la integración en los entornos web. José Ramón Cruz Mundet. Universidad Carlos III de Madrid.

9. Estrategias a largo plazo 1. Anticipación: integrar la selección y la organización de los documentos. 2. Conservación: asegurar la preservación estable y accesible de los documentos. 3. Continuidad: integrar los tres modelos de archivo (papel, mixto y electrónico). 4. Formación: asegurar una formación integral. José Ramón Cruz Mundet. Universidad Carlos III de Madrid.

10. Estrategias para la gestión de documentos electrónicos José Ramón Cruz Mundet. Universidad Carlos III de Madrid.

11. Niveles de gestión • La gestión de los documentos electrónicos se da en tres niveles: • Organizacional: donde se ponen en marcha las políticas y las estrategias, y donde se deben difundir una cultura archivística. • Gestión documental: donde se definen y desarrollan los procedimientos de gestión de los documentos electrónicos. • Tecnológico: donde se pueden emplear modelos de diseño apropiados para construir los sistemas que soporten la gestión de los documentos. José Ramón Cruz Mundet. Universidad Carlos III de Madrid.

12. Nivel organizacional • Necesidad de expandir una cultura organizacional respecto de la gestión de los documentos en general y de los electrónicos en particular (ISO 30300). • Establecimiento de un marco normativo corporativo. • Acompasamiento y reparto de papeles y de responsabilidades: • Archiveros. • Gestores de sistemas de información y TIC. • Administradores y responsables de procesos. • Usuarios finales. José Ramón Cruz Mundet. Universidad Carlos III de Madrid.

13. Nivel de gestión documental • Comprende todo el ciclo de vida en cada una de sus fases: • Creación y captura en un entorno seguro. Normalización: DOD5015, Moreq 2010, ISO 16175. • Selección y disposición de conjuntos documentales. • Preservación, transferencia y conservación de conjuntos documentales: • 3.1 Selección de formatos. • 3.2 Tipos de formatos. José Ramón Cruz Mundet. Universidad Carlos III de Madrid.

14. Nivel tecnológico • Relación entre dos funciones soportadas por la misma tecnología: ElectronicDocument Management vs.Electronic Records Management. • Incorporación en el diseño de sistemas de los requisitos funcionales de gestión y de conservación. José Ramón Cruz Mundet. Universidad Carlos III de Madrid.

15. ENI. Proyecto NTI gestión electrónica de documentos • I. Objeto • II. Ámbito de aplicación • III. Contenido y contexto* • IV. Actores involucrados* • V. Programa de tratamiento de documentos electrónicos* • VI. Procesos de gestión de documentos electrónicos* • VII. Asignación de metadatos • VIII. Documentación • IX. Formación • X. Supervisión y auditoría • XI. Actualización José Ramón Cruz Mundet. Universidad Carlos III de Madrid.

16. ENI. Proyecto NTI gestión electrónica de documentos III. Contenido y contexto. Política de gestión de documentos electrónicos en cada organización, integrada en el marco general de gestión de documentos y en el contexto de cada organización junto al resto de políticas implantadas para el desempeño de sus actividades. Aplicará los criterios, métodos de trabajo y de conducta generalmente reconocidos, así como los estándares y buenas prácticas nacionales e internacionales aplicables para la gestión documental. José Ramón Cruz Mundet. Universidad Carlos III de Madrid.

17. ENI. Proyecto NTI gestión electrónica de documentos IV. Actores involucrados La alta dirección 2. Los responsables de procesos de gestión 3. El personal responsable de la planificación, implantación y administración del programa de tratamiento de documentos 4. El personal implicado en tareas de gestión. José Ramón Cruz Mundet. Universidad Carlos III de Madrid.

18. ENI. Proyecto NTI gestión electrónica de documentos V. Programa de tratamiento de documentos electrónicos. Se aplicará de manera continua sobre todas las etapas o periodos del ciclo de vida de los documentos y expedientes electrónicos para los que garantizará su autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad; permitiendo la protección, recuperación y conservación física y lógica de los documentos y su contexto. José Ramón Cruz Mundet. Universidad Carlos III de Madrid.

19. ENI. Proyecto NTI gestión electrónica de documentos VI. Procesos de gestión de documentos electrónicos: 1. Captura 2. Registro 3. Clasificación (valoración y selección, documentos esenciales) 4. Descripción 5. Acceso 7. Conservación 8. Transferencia 9. Destrucción o eliminación José Ramón Cruz Mundet. Universidad Carlos III de Madrid.