ATELIERS DE LANCEMENT 2014 Bordeaux 14 novembre 2014 MOBILITES DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR

1. ATELIERS DE LANCEMENT 2014 Bordeaux 14 novembre 2014 MOBILITES DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR PROGRAMME ERASMUS +

2. Contexte sur l’allocation 2014 ►Un budget en augmentation de 17 % par rapport à 2013 ►Une augmentation de la demande de flux de 7 % ►Prise en compte des performances passées ► 60 % de la demande de mobilité étudiante satisfaite ► 76 % de la demande de mobilité de personnel satisfaite ► Un financement accru sur l’organisation de la mobilité

3. PLENIERE : LE PROGRAMME ERASMUS + Objectif : connaître les nouvelles modalités du programme Séquence 1 : Les nouvelles dispositions contractuelles Séquence 2 : Préparer le départ et le retour… Séquence 3 : Missions de l’AN Séquence 4 : Mobilité Internationale AO 2015

4. Séquence 1: Les nouvelles dispositions contractuelles • Objectif : connaître les nouveautés du programme • Le nouveau modèle de convention et ses annexes • Utilisation des documents de mobilité • Les nouvelles conditions de paiement

5. Le nouveau modèle de convention et ses annexes Signature de la convention de subvention Bénéficiaire Agence Nationale Paiement dans les 30 jours suivant la date de signature par les deux parties à hauteur de 80 %

6. Le nouveau modèle de contrat et ses annexes Les conditions particulières : objet de la convention, dates, montant de la subvention, rapports et modalités de paiement, utilisation des outils informatiques, soutien aux participants, soutien linguistique en ligne => signature par les représentants légaux ou délégués… Les conditions générales : elles sont communes à l’ensemble des actions, elles complètent les conditions particulières. L’annexe I et II : détaille pour chaque type de mobilité le nombre de participant, la durée et le montant accordé. L’annexe III : détaille les règles financières applicables (activités éligibles, révision de la subvention, taux applicables, pièces à fournir).

7. Le nouveau modèle de contrat et ses annexes Signature du contrat de mobilité des étudiants (annexe IV) Etudiants Bénéficiaire

8. Utilisation des documents de mobilité Annexe IV - contrat de mobilité pour les mobilités d’étude et de stage : définit les mobilité de financement de la mobilité entre l’étudiant et son établissement d’envoi (montant, durée, versement, assurances, rapport et soutien linguistique)=> signature (originale) par le représentant légal ou son délégué et signature originale de l’étudiant Annexe I - contrat d’études/de formation : définit le programme d’activité entre l’étudiant, l’établissement d’envoi et l’organisme d’accueil (avant, pendant et après)=> signature (originale ou scannée) par les personnes responsables de l’établissement d’envoi / organisme d’accueil + personnel Annexe II - conditions générales : clauses juridiques en matière de responsabilité, résiliation et protection des données Charte de l’étudiant : droits et devoirs de l’étudiant en matière lors de sa mobilité d’étude ou de stage

9. Le nouveau modèle de contrat et ses annexes Signature du contrat de mobilité des personnels (annexe IV) Personnel Bénéficiaire

10. Utilisation des documents de mobilité Annexe IV - contrat de mobilité pour les mobilités d’enseignement et de formation : définit les mobilités de financement de la mobilité entre le personnel et son établissement d’envoi (montant, durée, option pour le versement des fonds,, rapport) => signature (originale) par le représentant légal ou son délégué Annexe I - contrat d’enseignement et de formation : définit le programme d’activité entre le personnel, l’établissement d’envoi et l’organisme d’accueil (avant seulement) => signature (originale ou scannée) par les personnes responsables de l’établissement d’envoi/accueil + personnel Annexe II-conditions générales : clauses juridiques en matière de responsabilité, résiliation et protection des données

11. Les nouvelles conditions de paiement • 80 % dans les 30 jours après la signature par les 2 parties des conditions particulières • 20 % dans les 60 jours après la réception du rapport final AN Bénéficiaire • 70 à 100 % dans les 30 jours après la signature par les 2 parties et au plus tard : • le jour de début de la période de mobilité • Ou 15 jours après la réception de l’attestation d’arrivée • 30 à 0 % dans les 45 jours après la réception du rapport du participant Bénéficiaire Etudiant Bénéficiaire Personnel • 70 à 100 % du montant total dans les 30 jours après la signature par les 2 parties et au plus tard le jour de début de la période de mobilité • 30 à 0 % dans les 45 jours après la réception du rapport du participant

12. Séquence 2: Préparer le départ et le retour… • Objectif : anticiper et organiser les départs/retours des participants • Information • Sélection des participants • La plateforme OLS • Validation et reconnaissance

13. Préparer le départ… • Information : • Etablir un guide des candidats au départ pour les étudiants et personnels • Organiser des réunions d’information durant les périodes clés • Solliciter les associations d’étudiants/anciens Erasmus… • Mettre à disposition des informations sur le site de l’établissement • Rendre visible les points de contact sur le plan pédagogique et administratif/financier

14. Préparer le départ… • Sélection des participants : • des critères communs de sélection inscrits dans la charte : • Équité de traitement des candidats • Transparence des critères de sélection • Non discrimination des publics les + éloignés de la mobilité • des critères propres à l’établissement d’envoi : • Résultats académiques des étudiants /compétences professionnelles des personnels • Compétences linguistiques • Projet pédagogique des étudiants/besoins de formation des personnels • Motivation • Participation antérieure

15. Préparer le départ… La plateforme linguistique OLS Pour les étudiants effectuant une mobilité d’études ou de stage dans l’une des 5 langues de travail suivantes (sauf les natifs): anglais, allemand, espagnol, néerlandais, italien Pour qui ? Quand ? Après la sélection par l’établissement d’envoi et d’accueil et avant le départ en mobilité Obligatoire pour les départs à partir du 1er janvier 2015, facultatif pour les départs à partir du 1er octobre 2014 A partir de quand ? Comment ? En effectuant un test d’évaluation linguistique sur le plateforme OLS Et après? Possibilité de bénéficier d’un cours de langue avec l’intervention d’un tuteur (facultatif)

16. L’environnement information Erasmus+ TOUTES LES INFORMATIONS SUR LES OUTILS SONT DISPONIBLES SUR PENELOPE + http://www.erasmusplus.fr/penelope/

17. Préparer le départ… Calendrier pour le déploiement d’OLS

18. Préparer le départ… 2 teasers de présentation de la plateforme OLS : http://www.youtube.com/watch?v=gL1TcAUxpz8&feature=youtu.be http://www.youtube.com/watch?v=eQ7NYgcUbxU&feature=youtu.be Un guide technique pour les établissements : http://www.erasmusplus.fr/docs/tous/documentation/fiche_suivi/ols-beneficiary-guide.pdf

19. Préparer le départ et le retour… Validation et reconnaissance • DEFINITION DE L’ECTS • ► Un système de reconnaissance académique centré sur l’apprenant qui permet la comparabilité des cursus • ► Deux caractéristiques indissociables : • Transfert : permet la mobilité et la flexibilité • Capitalisation : assure la continuité et la cohérence d’un cursus

20. Préparer le départ et le retour… Validation et reconnaissance LES PARAMETRES DE L’ECTS ► La charge de travail nécessaire pour atteindre les objectifs d’un programme d’études (heures de présence, travail personnel, examens…) ► Les résultats d’apprentissage composés des savoirs et compétences acquis après avoir validé l’UE La règle de calcul Un semestre temps plein = 30 crédits, soit 1 crédit pour 25-30 h de travail ; une année = 60 crédits Insérer lien vers le guide ECTS sur Penelope +

21. Préparer le départ et le retour… • LE PORTFOLIO EUROPASS : 5 documents officiels • 3 documents directement accessibles par le citoyen • ►CV Europass http://europass.cedefop.eu.int • ►Passeport européen des langues http://europass.cedefop.eu.int • ►Supplément au certificat : CNCP • 2 documents délivrés par des organismes spécifiques • ►Supplément au diplôme : EES • ►Europass-Mobilité : AN/CNE

22. Préparer le départ et le retour… LE SUPPLEMENT AU DIPLÔME ► Un document obligatoire depuis le décret du 8 avril 2002 pour les licences et masters ► A mettre en place au sein de votre établissement : réflexion pédagogique et collégiale ► Une approche compétence ► Un guide à votre disposition Contact : europass@2e2f.fr http://www.2e2f.fr/page/europass

23. Préparer le départ et le retour… L’EUROPASS MOBILITE ► Un document européen officiel, qui décrit les périodes de mobilité en Europe ► Accessible à toute personne, quels que soient son âge, son statut, sa situation professionnelle ou son niveau d’études ► Europass-Mobilité atteste une mobilité de qualité ► Critères de qualité : convention, descriptif, durée pertinente, tuteur Contact : europass@2e2f.fr http://www.2e2f.fr/page/europass

24. Séquence 3 : Missions de l’Agence Nationale • Objectif : connaitre une partie des missions de l’AN • Suivi et points de contrôle des chartes • Les personnels de l’agence

25. Suivi et points de contrôle des chartes • Une nouvelle mission dévolue à l’agence nationale • Signer la charte, c’est s’engager à respecter des principes • Vérifier la mise en œuvre de ces principes • Améliorer les pratiques des établissements Pourquoi ? Les enjeux ? • Contrôler tous les établissements d’ici 2020 • Possibilité de retirer ou suspendre une charte

26. Suivi et points de contrôle des chartes • LES POINTS DE CONTRÔLE DES CHARTES • Publication de la charte et de la déclaration en matière de stratégie Erasmus • Critères de sélection et modalités d’accès • Taux des bourses • Les personnes en situation de handicap • La reconnaissance des mobilités • La qualité des accords interinstitutionnels • L’offre de formation pour les mobilités d’études • L’obligation de publicité (Logo + mentions légales)

27. Les personnels de l’Agence • LES INTERLOCUTEURS • Le gestionnaire de votre établissement au pôle Mobilités de l’Enseignement Supérieur vous conseille et vous accompagne tout au long de l’année • Le département évaluation et contrôle des projets scp@2e2f.fr en charge de l’exécution du suivi des contrôles primaires (contrôle simplifiés, contrôles approfondis, des audits financiers et audits système) • L’équipe Europass europass@2e2f.fr vous conseille sur le portfolio Europass • Le département développement peut vous inviter à valoriser vos projets, participer à des évènements animés par l’agence

28. Les personnels de l’Agence • LES GESTIONNAIRES MOBILITES ENSEIGNEMENT SUPERIEUR Répartition d’environ 720 établissements - Candidature simplifiée Les coordonnées des gestionnaires sont exclusivement destinées aux établissements prenom.nom@2e2f.fr

29. Séquence 4 : La mobilité Internationale de crédit ( UNIQUEMENT à compter de l’AO 2015) • Objectif : connaître le fonctionnement de la mobilité internationale • le dépôt • les critères d’éligibilité et de sélection • le financement

30. Le dépôt La mobilité internationale de crédits = mobilité vers ou à partir de pays partenaires au programme ERASMUS+ • Dépôt au 04 mars 2015 à 12h (heure de Bruxelles) – formulaire distinct de celui pour les mobilités intra européennes • Budget à titre indicatif de 12,5 millions d’EUR pour la France issu de 4 instruments européens de développement (DCI, ENI, PI, IPA2) • Définitions : • DCI : fond de développement et de coopération • ENI : instrument du voisinage • PI : instrument de partenariat • IPA2 : instrument de pré adhésion

31. Les critères d’éligibilité Aucune mobilité de stage pour la mobilité Internationale

32. La répartition des pays par région et par instrument financier

33. Les critères de sélection Evaluation qualitative de la candidature par une double évaluation Seuil minimum de 70/100 pour que le projet soit sélectionné et finançable *Minimum 15 points sur 30 ** Minimum 10 points sur 20

34. Les financements

35. TRAVAIL EN ATELIERS : LA GESTION CONTRACTUELLE Objectif : savoir gérer sa subvention Séquence 1 : gestion administrative Séquence 2 : gestion financière Séquence 3 : les étapes clés, les contrôles et les visites

36. Séquence 1 : gestion administrative • Objectif : connaître vos obligations contractuelles • les documents contractuels • les outils

37. Les documents contractuels Le guide du programme. La convention de subvention, composée des documents contractuels suivants : . Les conditions particulières (partie I) . Les conditions générales (partie II) . L’annexe I : description du projet : détaille les types d’activités et les flux . L’annexe II : budget prévisionnel . L’annexe III : règles financières et contractuelles complémentaires . L’annexe IV : kits par type de mobilité : études, stage, enseignement, formation. TOUTES CES DOCUMENTS SONT DISPONIBLES SUR PENELOPE + http://www.erasmusplus.fr/penelope/

39. Les outils Agence Nationale Commission européenne Penelope + (plateforme documentaire + espace organisme) http://erasmusplus.fr/penelope/index.php Portail ECAS (European Commission Authentification Service) Plateforme URF Mobilitytool (Unique Registration Facility) TOUTES LES INFORMATIONS SUR LES OUTILS SONT DISPONIBLES SUR PENELOPE + http://www.erasmusplus.fr/penelope/

40. Penelope + : une plateforme documentaire

41. Penelope + : une plateforme documentaire

42. Penelope + : un espace organisme

43. Penelope + : un espace organisme

44. Penelope + : un espace organisme

45. Penelope + : un espace organisme

46. MobilityTool : une plateforme de reporting pour les mobilités Erasmus + https://webgate.ec.europa.eu/cas/login?service=https%3A%2F%2Fwebgate.ec.europa.eu%2Feac%2Fmobility%2Findex.cfm&acceptStrength=STRONG

47. MobilityTool : une plateforme de reporting pour les mobilités Erasmus +

48. MobilityTool : une plateforme de reporting pour les mobilités Erasmus +

49. La plateforme URF http://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/home.html

50. Séquence 1 : mini quizz 1 - Où trouve-t-on les kits de mobilité (annexe IV) ? 2 - Où peut-on trouver le montant de la subvention accordée par l’agence ? 3 – Un établissement peut-il posséder plusieurs comptes ECAS ? 4 – Peut-on ajouter une personne ayant accès au projet dans Mobilitytool ? 5 – Quelle est l’annexe de référence en matière de gestion administrative et financière ?