De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht

1. Jan Pauwels De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht november - december 2011

2. Inhoud • Waarom (nu) een hervorming? • Uitgangspunten van de hervorming • Basiselementen BBC-besluit • Algemene bepalingen beleidsrapporten • Meerjarenplan • Dagelijkse werking • Digitale Rapportering • Varia De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht 2 -

3. Inhoud • Waarom (nu) een hervorming? • Uitgangspunten van de hervorming • Basiselementen BBC-besluit • Algemene bepalingen beleidsrapporten • Meerjarenplan • Dagelijkse werking • Digitale Rapportering • Varia De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht 3 -

4. Waarom (nu) een hervorming? • Gemeentedecreet (2005) kreeg nog geen volledige uitvoering op vlak van planning, budget, boekhouding en rekening • Huidige regels hebben veel mankementen → nauwelijks koppeling beleid – financiën → verschillende systemen voor lokale besturen ▪ centraal opgelegd systemen ▪ systemen met erg veel vrijheid De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht

5. Inhoud • Waarom (nu) een hervorming? • Uitgangspunten van de hervorming • Basiselementen BBC-besluit • Algemene bepalingen beleidsrapporten • Meerjarenplan • Dagelijkse werking • Digitale Rapportering • Varia De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht 5 -

6. Uitgangspunten van de hervorming • Vanuit één geïntegreerd systeem de beleidsvoering en de financiële vertaling en de gevolgen ervan: • Plannen (meerjarenplan) • Budgetteren (budget – kredietbewaking) • Registreren (boekhouding) • Rapporteren en evalueren (jaarrekening) De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht

7. Uitgangspunten van de hervorming • Vertrekken van een ‘conceptueel kader’: • Geen kopie elders bestaand systeem • Centrale vraag: welk registratiesysteem nodig voor informatienoden hoofdgebruikers? • Hoofdgebruikers: • Gemeenteraad: kan zelf geen rapporten maken - Besluit legt regels op voor beleidsrapporten (meerjarenplan, budget, jaarrekening) • Vlaamse overheid als beleidsvoorbereider • Managementinformatie (voor college, MAT, …): • Niet centraal opgelegd (want behoeften te verscheiden) • Wel mogelijk op basis van registratiesysteem De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht 7 -

8. Uitgangspunten van de hervorming • Maatwerk mogelijk door bestuur zelf: Het bestuur kan bijvoorbeeld zelf het aantal prioritaire beleidsdoelstellingen kiezen, het aantal beleidsdomeinen, het algemeen rekeningenstelsel verder invullen, enz. • Hervorming maakt planlastvermindering mogelijk (maar creëert de planlastvermindering niet zelf) • Voldoet aan de internationale verplichtingen inzake ESR-rapportering en toepassing van de IPSAS De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht

9. Uitgangspunten van de hervorming • Financiële vertaling beleid (doelstellingen,actieplannen, acties) in beleidsrapporten: op basis van uitgaven en ontvangsten (transactiebasis – kasstromen - dus geen budget voor afschrijvingen bvb.) • Financieel evenwicht met twee dimensies: • Structureel evenwicht: einde planningsperiode in staat zijn leninglasten (aflossingen en intresten) te dragen uit verschil exploitatieontvangsten en –uitgaven • Jaarlijks evenwicht op kasbasis (toestandsevenwicht) De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht

10. Inhoud • Waarom (nu) een hervorming? • Uitgangspunten van de hervorming • Basiselementen BBC-besluit • Algemene bepalingen beleidsrapporten • Meerjarenplan • Dagelijkse werking • Digitale Rapportering • Varia De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht 10 -

11. Beleidsrapporten – algemene bepalingen (1) • Beleidsrapporten • Relatie raad – hoofdbudgethouder (college) • Deze waarover de raad beslist • Meerjarenplan, budget, jaarrekening (incl. aanpassing mjpl en BW) • Besluit regelt minimuminhoud (bescherming Raad) • Beheersrapporten • Relatie hoofdbudgethouder – gedelegeerde budgethouders • In functie van gedelegeerd budgethouderschap • Beheersbudget, beheersrekening, interne kredietaanpassing (IKA) • Besluit legt alleen minimale regels vast • Identieke opbouw  transparantie, leesbaarheid • Verplichte vermeldingen  identificeerbaarheid • Verplichte toelichting bij elk beleidsrapport: ondersteunende info De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht

12. Beleidsrapporten – indeling in beleidsdomeinen • Functionele indeling  informatie structureren en ordenen • Verzameling beleidsvelden  samenhangend en herkenbaar geheel • Vast te stellen door raad • 1 verplicht beleidsdomein: algemene financiering: ontvangsten en uitgaven die geen rechtstreeks verband houden met specifieke dienstverlening of specifieke investering • Algemene werkingssubsidies, gemeentefonds, leningen, belastingen, dividenden, verkregen intresten, desinvesteringen, enz. • Hoeveel voor elk BD bijgelegd vanuit algemene financiering De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht

13. Beleidsrapporten – beleidsvelden en -items • Elk beleidsdomein: samengesteld uit beleidsvelden (vaststelling minister) Beleidsveld: verzameling van producten, activiteiten en middelen die zowel vanuit politiek als maatschappelijk oogpunt een herkenbaar en samenhangend geheel vormen • Elk beleidsveld: kan onderverdeeld in beleidsitems (keuze college) • Waarom dit systeem? • Flexibiliteit voor besturen (informatiebehoefte / eigen organisatie) • Gestructureerde beleidsinfo en statistische info voor VO De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht

14. Een voorbeeld • Beleidsvelden : vaststaande lijst als bijlage bij MB • Voorbeelden ivm Cultuur en vrije tijd: • Musea • Cultuurcentra • Openbare bibliotheken • Overige culturele instellingen • Monumentenzorg • Beleidsitems: bibliotheek donk, bibliotheek mariaburg, bibliotheek centrum • Beleidsitems: boeken, CD’s, DVD’s, kranten, tijdschriften • Beleidsitems: kinderen, jongeren, volwassenen, bejaarden • Registraties: op niveau van de beleidsvelden De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht

15. Beleidsdoelstellingen (1) • Zowel in strategische nota als in beleidsnota • Prioritaire beleidsdoelstellingen • Beleidsbepaling is prerogatief van de raad: selectie door raad • Expliciete rapportering in beleidsrapporten • Overig beleid • Overige (niet-prioritaire) beleidsdoelstellingen • Verrichtingen niet in beleidsdoelstellingen opgenomen • Geen expliciete rapportering in beleidsrapporten, enkel financiële weerslag • Rapportering via beheersrapporten De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht

16. Beleidsdoelstellingen (2) • Per beleidsdoelstelling: 3 elementen – 3 vragen • Wat bereiken?  vooropgestelde resultaat of effect (intern / extern, meetbaar: indicatoren, SMART) • Wat doen?  actieplannen (realisatietermijn) • Wat zijn financiële gevolgen?  raming ontvangsten en uitgaven per jaar • Overzicht alle beleidsdoelstellingen (raadsleden, personeel, toelichting)  minimaal omschrijving en actieplannen – vrije vorm (papier, digitaal) De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht

17. Inhoud • Waarom (nu) een hervorming? • Uitgangspunten van de hervorming • Basiselementen BBC-besluit • Algemene bepalingen beleidsrapporten • Meerjarenplan • Dagelijkse werking • Digitale Rapportering • Varia De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht 17 -

18. Basiselementen – Meerjarenplan • BBC-besluit: (1) • Meerjarenplan is een beleidsrapport (met dus opgelegde minimumregels) • Strategische nota met: • (interne of externe) prioritaire beleidsdoelstellingenniet-prioritaire beleidsdoelstellingen en overig beleid dus niet in strategische nota • beoogd resultaat of (maatschappelijk) effect - meetbaar • actieplannen (realisatietermijn) • jaarlijkse uitgaven en ontvangsten De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht

19. Basiselementen – Meerjarenplan • BBC-besluit: (2) • Financiële nota met: • Financieel doelstellingenplan (M1): zie volgende dia • jaarlijkse uitgaven en ontvangsten • per beleidsdomein • onderscheid prioritaire beleidsdoelstellingen/overig beleid • onderscheid exploitatie, investeringen en overige • Staat van het financiële evenwicht (M2): • dubbel evenwichtsconcept • evenwicht enkel aantoonbaar als jaarrekening N-2 is verwerkt • Verplichte toelichting (zie ook MB) • o.a. omgevingsanalyse, financiële risico’s, beleidsdoelstellingen, info over organisatie, evolutie schulden en belastingen, … • Geen voorwerp van besluitvorming

20. Financieel doelstellingenplan De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht

21. Basiselementen – Meerjarenplan • Koppeling beleid aan financiën: • Via uitgaven en ontvangsten (niet: afschrijvingen, …) • Niet op detailniveau, wel per beleidsdomein • Via overname ramingen voor PBDS uit strategische nota naar financieel doelstellingenplan • Is meerjarenplan verplicht? Ja. Budget moet passen binnen meerjarenplan. Zonder geldig budget resten alleen (max. 3) voorlopige 12den. De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht

22. Inhoud • Waarom (nu) een hervorming? • Uitgangspunten van de hervorming • Basiselementen BBC-besluit • Algemene bepalingen beleidsrapporten • Meerjarenplan • Dagelijkse werking • Digitale Rapportering • Varia De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht 22 -

23. Basiselementen – Dagelijkse werking • Eén registratiesysteem dient twee doelstellingen: • Budgettaire registraties voor: • Financiële vertaling van het beleid (uitgaven/ontvangsten) • Kredietopvolging en –bewaking • Managementinformatie (met o.a. algemene boekhouding) De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht 23 -

24. Basiselementen – Dagelijkse werking • Besluit legt (cf. rapportering!) verplichte ‘dimensies’ op voor boekingen, zoals o.a.: • Datum, bedrag, algemene rekening, omschrijving • Budgethouder, beleidsveld, actieplan • Sectoraal rapport (cf. planlastvermindering!)… • ….. • Uitbreidbaar door bestuur (informatica – kosten/baten) De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht 24 -

25. Inhoud • Waarom (nu) een hervorming? • Uitgangspunten van de hervorming • Basiselementen BBC-besluit • Algemene bepalingen beleidsrapporten • Meerjarenplan • Dagelijkse werking • Digitale Rapportering • Varia De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht 25 -

26. BBC – Digitale Rapportering • Beleidsrapporten: digitaal aan VR • Bestandsformaat en wijze van aanleveren: MB volgt • Vanuit gestandaardiseerde beleidsvelden • Digitale Rapportering en Planlastvermindering • Subsidieaanvraag (Meerjarenplan & Budget) • Evaluatie aanwending subsidies (Jaarrekening) • Beleids- en statistische informatie • Jaarlijkse publicatie • Toegankelijk voor gemeenten • Indien geen jaarrekening 30/6  ontwerp digitaal aanleveren De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht 26 -

27. Inhoud • Waarom (nu) een hervorming? • Uitgangspunten van de hervorming • Basiselementen BBC-besluit • Algemene bepalingen beleidsrapporten • Meerjarenplan • Dagelijkse werking • Digitale Rapportering • Varia De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht 27 -

28. Varia - Invoeringstraject • Besluit wordt algemeen van kracht op 1.1.2014. Dat betekent: • Dat de besturen in 2013 het meerjarenplan 2014-2019 en het budget 2014 volgens de nieuwe regels moeten opstellen • Dat de besturen vanaf 1.1.2014 de nieuwe boekhouding voeren • Dat de besturen in 2014 een laatste keer een jaarrekening ‘oude stijl’ maken voor 2013 De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht 28 -

29. Nog vragen? We wensen u alvast veel succes toe! Jan Pauwels Agentschap voor Binnenlands Bestuur afd Antwerpen 03 240 58 65 jan.pauwels@bz.vlaanderen.be De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht