Kysyntä- ja käyttäjälähtöinen innovaatiojohtaminen julkisorganisaatioissa

1. Kysyntä- ja käyttäjälähtöinen innovaatiojohtaminen julkisorganisaatioissa Projektiryhmän kokous 29.8.2011 Mikkeli MUISTIO

2. Asiat • Muistio kesäkuun kokouksesta ja sen täydennykset • Aluejohtokunnat ja Mikkeli-Foorumin toteuttaminen • TOIMINTAMALLI • OSALLISTUJAT • OSALLISTUJIEN REKRYTOINTI • OHJELMA • AIKATAULU • LOPPUTUOTOS • Muut asiat ja työryhmän seuraava tapaaminen

3. 1. Kesäkuun kokous: aluejohtokunnat • Olemassa olevat aluejohtokunnat, kylien neuvottelukunta ja niiden toiminta  kokemusten kartoittaminen • Lisättiin myös vapaa-ajan valtuuskunnan huomioon ottaminen ja kuuleminen prosessin aikana – rajapinnat aluejohtokuntiin ja muihin päätöksentekoelimiin. • Vertaismallien esittely ja kokemuksia niistä • Arto Koski, Kuntaliitto  Todettiin, että on nykyisen tehtävänsä vuoksi varsin kiireinen. • Manu Rantalainen? (Seinäjoki, Salo, Kouvola)  Päätettiin selvittää, onko mahdollista vertailutietoa tästä Ruralian toteuttamasta hankkeesta jo olemassa. • Case-mahdollisuuksia: Seinäjoki, Oulu, Salo, Kouvola • Tulevaisuusnäkökulmat ja –ajatukset: • miksi aluejohtokuntakysymys oleellinen/ajankohtainen • Prosessin osapuolia: • Aluejohtokuntien edustajat • Poliittinen johto • Virkamiesjohto • Organisoitumispohja (alueellinen ulottuvuus, jäsenet), toimivalta ja tehtävät sekä suhde muihin päätöksentekoelimiin

4. Kesäkuun kokous: sosiaalinen media • www.nettilaituri.fi (vapaa-ajan asukkaat) • minunmikkelini –sivusto • Mikkeli-Foorumi • Anttola –sivusto • Haukivuori -sivusto • Linkitykset: sippo.seurujarvi@mikkeli.fi • Päätettiin, että Teresa Gestranius toimii verkkosivustotiedottamisessa koordinaatiohenkilönä.

5. 2. Aluejohtokunnat ja Mikkeli-Foorumin toteuttaminen • TARKASTELUKYSYMYS • TOIMINTAMALLI • OSALLISTUJAT • OSALLISTUJIEN REKRYTOINTI • OHJELMA JA AIKATAULU • LOPPUTUOTOS

6. Tarkastelukysymys • Työnimi: Tulevaisuuden aluejohtokunnat • Foorumitoiminnan tarkastelukysymys: Millaisia ovat Mikkelin tulevaisuuden aluejohtokunnat? • Yleisemmällä tasolla kysymys on siitä, millaisia osallistumismahdollisuuksia kuntalaisella ja Mikkelissä kävijällä tulisi olla asuin- ja elinympäristönsä/lähialueensa kehittämiseen Mikkelissä? • Aluejohtokuntamalli on vain yksi mahdollisuus mainitunkaltaisen osallistumisen mahdollistamiseen. • Foorumin ydinryhmä voi myös itse vaikuttaa kysymyksenasetteluun. • Tulevaisuuden aluejohtokuntamallia tarkasteltaessa tarkastelun ytimessä ovat seuraavat asiat: • Aluejohtokuntien (eli ehdotettavan lähidemokratiaelimen) rooli ja tehtävät • Aluejohtokuntien järjestäytymisperiaate ja kokoonpano • Aluejohtokuntien päätöksenteko • Aluejohtokuntien suhde muihin päätöksentekoelimiin

7. Toimintamalli • Fasilitoitu yhteiskehittäminen hyödyntäen Mikkelin kaupungin aiempia toimintamalleja ja tuoden niihin uusia elementtejä

8. Osallistujat

9. Ydinryhmä • YDINRYHMÄN JÄSENTEN MÄÄRÄ, REKRYTOINTITAVOITE SEKÄ VALINTAKRITEERIT • Määrä: ± 20 henkilöä (rekrytointitavoite: 26) • Kuntalaisedustajat: • Ikä (18-vuotta täyttäneet mikkeliläiset) • Koulutustausta • Ammatti • Alue • Anttola • Haukivuori • Mikkelin maalaiskunta • Mikkelin ’keskustaajama’ • REKRYTOINTI • Lehti-ilmoitukset ja tiedotustilaisuudet • Haukivuoren seutu – HASE • Anttolan Sanomat • Länsi-Savo • Teresa varmistaa lehtilistan ja julkaisupolitiikan • Kuntalaisten tavoittaminen eri paikoista ja tiloista, alla esimerkkejä • Oppilaitokset • Koulut (Anttola, Haukivuori): koulujen kautta vanhempainillat (entä muut koulut?) • Päiväkeskukset (Haukihalli) • Aluejohtokuntien sekä kylien neuvottelukunnan kautta • Kutsumenettely (tarvittaessa) • Verkkotiedottaminen • Kannustinten osalta selvitetään niiden kustannusvaikutukset ydinryhmän osallistumisten osalta • Palkkioina voisivat olla esimerkiksi matkakorvaukset sekä vapaa liput

10. Vapaa kuntalaisosallistuminen: avoimuus, vapaaehtoisuus • OSALLISTUJAT • kuntalaiset • (mahdollisesti myös vapaa-ajan asukkaat) • yhteisöjen edustajat (yritykset, yhdistykset) asiantuntijoina tai kommentoijina, samoin Ristiinan ja/tai Hirvensalmen, vapaa-ajan asukkaiden sekä Mikkelin seudun edustajat • TIEDOTTAMINEN • Lehti-ilmoitus • Kutsumenettely • Flyereiden jako • Verkkotiedottaminen • OSALLISTUMISMUODOT • Tilaisuudet • Verkko-osallistuminen

11. Poliittinen päätöksentekijä ja virkamieselimet • POLIITTISET ELIMET • aluejohtokunnat  Olli Lahti vie aluejohtokuntien listalle (ML katsoo Ollin kanssa, Soile jakelulistalla) • Riitta Hartikainen – kylien neuvottelukunta (Ollin kautta tiedottaminen) • Aulis Oittinen? – vapaa-ajan valtuuskunta (seutupohjainen), Aki Kauranen (ML on yhteydessä ja sovitaan informoinnista, Soile jakelulistalla) • lautakunnat? • kaupunginhallitus • kaupunginvaltuusto • VIRKAMIESELIMET • kaupungin johtoryhmä (suppea) • Laajennettu jory? (Soile tarkistaa tarkoituksenmukaisuuden)

12. Ohjelma ja aikataulu

13. I Poliittisen päätöksentekijän ja virkamiesjohdon informointi • Tavoite: • hankkeesta tiedottaminen ja näkökantojen kuuntelu sekä niiden ottaminen huomioon hankkeen toteuttamisessa • Toteutus: • KH, tiedoksi asialistan liitteenä • valtuutetuille sp-tiedotteena • aluejohtokuntien osalta sovitaan erikseen • Samoin vapaa-ajan valtuuskunnan osalta • virkamiesjohdon informointi kehitysjohtajan kautta • Ajankohta: • elo-syyskuu 2011

14. II Osallistujien rekrytointi • Ilmoittautumisaika alkaa 21.9. ja päättyy 7.10. 2011 • Ilmoittautumiset tulevat Teresalle, joka ohjeistetaan ilmoittautumisten vastaanottamiseen. • Tiedotusmateriaali valmiina 2-3 viikon sisällä 29.8. kokouksesta • Materiaali laaditaan tutkijatiimin ja kaupungin edustajien yhteistyönä. • 1-2 tiedotustilaisuutta hankkeen käynnistysvaiheessa • Ensimmäisessä tilaisuudessa läsnä kaupungin puolelta: • Leena Mustalampi (Haukivuoren aluejohtokunta) • Jorma Harmoinen (Anttolan aluejohtokunta) • Kari Mikkonen • Heikki Nykänen, maaseutu- ja tielautakunta (ltk:n pj) • Soile keskustelee Matin kanssa tiedotustilaisuuden ajoittamisesta; alustavasti sovittiin seuraavat kaksi tiedotustilaisuutta: • Ilmoittautumisen käynnistämisen yhteydessä (21.9. klo 9.30) • Ydinryhmän toiminnan käynnistyessä (3.11. klo 10)

15. III Ydinryhmän toiminnan käynnistäminen • Tavoite ja toteutus: • Pääpaino tutustumisessa, yhteishengen luomisessa ja hankkeen esittelyssä • Kysymyksenasettelun täsmentäminen • Alustavaa fasilitaattoreiden vetämää pienryhmäkeskustelua; pääpaino nykyisten kokemusten ja näkemysten kartoittamisessa nykyisten aluejohtokuntien tehtävistä ja toiminnasta • Mietitään kysymyksiä kysyttäväksi asiantuntijoilta  kysymykset toimitetaan etukäteen asiantuntijoille • Yhteenveto koko ryhmässä • Hankkeesta ja ydinryhmän toiminnasta kertovaa materiaalia toimitetaan etukäteen osallistujille • Kesto: 3 h • Ajankohta: vko 45, ke 9.11., klo 17-20 • Paikka: Mikkeli-sali (Teresa tekee tilavaraukset sekä huolehtii kahvituksen osallistujille kaikkien tilaisuuksien osalta.)

16. IV Ydinryhmä ja vapaa kuntalaisosallistuminen • Tavoite: • tietopohjan kasvattaminen sekä näkemysten muodostaminen, alustavan tulevaisuuden mallin hahmottaminen • Toteutus: • asiantuntijakuulemiset: • muut kaupungit (esim. Salo: ensisijaisesti KH:n pj tai Pentti Vanhatalo/Marjatta Ticklén ja Oulu/Kouvola (fyysinen läheisyys puoltaa Kouvolaa) • Kuntaliiton edustaja (Arto Koski)  POIS • Vaasan yliopiston edustaja (Kari Leinamo) • Mikkelin kaupungin edustaja (Soile Kuitunen) • Ristiinan kunnanjohtaja (seutuvaliokunnan jäsen), Virpi Siekkinen • kommenttipuheenvuorot: • ydinryhmän edustaja • Yritysedustaja, Mikkelin seudun yrittäjien pj • 3. sektorin edustaja, -- POIS • vapaa-ajan valtuuskunnan edustaja (muu kuin Mikkelin kaupungin edustaja)  Akilta henkilöehdotukset • yleiskeskustelu • yhteenveto koko ryhmässä • Kesto: 3 h • Ajankohta: vko 47, ke 23.11., klo 17-20 • Paikka: Mikkeli-sali

17. V Ydinryhmä • Tavoite: • tulevaisuuden aluejohtokuntamallin työstäminen • Toteutus: • pienryhmätyöskentely: • Rooli ja tehtävät • Järjestäytymisperiaate ja kokoonpano • Päätöksenteko • Suhde muihin elimiin • Muut asiat • yhteenveto koko ryhmässä • Kesto: 3 h • Ajankohta: vko 49, ke 7.12., klo 17-20 • Paikka: Mikkeli-sali

18. VI Ydinryhmä ja julkilausuma • Tavoite: • Tulevaisuuden mallin viimeistely ja lopputuleman/julkilausuman laadinta • Toteutus: • pienryhmätyöskentely • yhteenveto koko ryhmässä • Kesto: 3 h • Ajankohta: vko 50, ke 14.12., klo 17-20 • Paikka: Mikkeli-sali

19. VII Mediatilaisuus • Ajankohta 15.12. klo 10 • Paikka: KH:n huone • Tilaisuuden osallistujat kaupungin puolelta: • Leena Mustalampi • Jorma Harmoinen • KH:n pj Seppälä • Soile Kuitunen • Ydinryhmän valtuuttama henkilö

20. Muut asiat ja seuraava tapaaminen • Koontitaulukko rooleista ja tehtävistä sekä aikataulusta • Tarkistuspiste projektiryhmälle  projektiryhmän seuraava kokous • Ydinryhmän I kokouksen jälkeen esimerkiksi 10.11. tai 11.11. • Päätöskokous, kun prosessi viety läpi  tavoitteena joulukuu