LATVIJAS REPUBLIKAS ĀRLIETU MINISTRIJA

1. LATVIJAS REPUBLIKASĀRLIETU MINISTRIJA Vienotās ārlietu dienesta dokumentu vadības sistēmas uzlabojumi un papildinājumi, gatavojoties Latvijas prezidentūrai Eiropas Savienībā 3DP/3.2.2.1.1/09/IPIA/IUMEPLS/004 IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ

2. Projekta mērķis Izveidojot un ieviešot vienotu ārlietu dienesta dokumentu un procesu pārvaldības sistēmu, kura apstrādātu iekšējās informācijas plūsmu, automatizētu vadības procesus un izveidotu modificējamus un paplašināmus e-pakalpojumus, tiks paplašināti saziņas kanāli ar sabiedrību un valsts pārvaldes struktūrām, kā arī sekmēta informācijas un dokumentu efektīva apmaiņa ar starptautiskajām sadarbības organizācijām, tādējādi palīdzot ārlietu dienestam gatavoties Latvijas prezidentūrai Eiropas Savienībā.

3. Projekta aktivitātes 1. Vienotas ārlietu dienesta dokumentu un procesu pārvaldības sistēmas izpēte un uzraudzība 1.1. Esošās ārlietu dienesta dokumentu vadības sistēmas priekšizpētes nodrošināšana Latvijas Republikas ārlietu dienestā 1.2. Tehniskā specifikācijas un tehnisko prasību konkursa pretendentam dokumentācijas sagatavošana 1.3. Vienotas ārlietu dienesta dokumentu un procesu pārvaldības sistēmas izstrādes un ieviešanas uzraudzība 2. Vienotas ārlietu dienesta dokumentu un procesu pārvaldības sistēmas izstrāde un ieviešana (+ 7 e-pakalpojumi) 3. Projekta publicitāte

4. E – pakalpojumi (1) 1. Elektroniska reģistrēšanās Konsulārajā reģistrā (Uzlabot personām iespēju reģistrēt datus par savu ceļojumu, lai ārlietu dienests nepieciešamības gadījumā varētu sniegt operatīvu palīdzību valsts piederīgajiem ekstremālās situācijās) 2. Elektroniska iesnieguma pieņemšana dokumentu izprasīšanai no ārvalstīm (Atvieglot personām iespēju iesniegt pieprasījumu dokumentu izprasīšanai no ārvalstu atbildīgajām institūcijām) 3. Elektroniska informācijas pieprasījumu pieņemšana un izpilde, pamatojoties uz ārlietu dienesta arhīva dokumentiem (Nodrošināt personām iespēju elektroniski iesniegt pieprasījumu, pamatojoties uz ārlietu dienesta arhīva dokumentiem) 4. Parakstīšanās uz ārlietu dienesta ziņām (Nodrošināt iespēju automātiski parakstīties uz Ārlietu ministrijas un pārstāvniecību ārvalstīs aktualitātēm)

5. E – pakalpojumi (2) 5. Elektroniska korespondences iesniegšana* (Nodrošināt iespēju iesniegt elektroniski parakstītus dokumentus, kas automātiski integrētos dokumentu vadības sistēmā) 6. Pieteikums darbam/ praksei Ārlietu ministrijā (Radīt iespēju pieteikties darbam/ praksei Ārlietu ministrijā, aizpildot speciālu ārlietu dienesta prasībām adaptētu CV pieteikuma formu) 7. Izziņu izsniegšana* (Nodrošināt elektronisku izziņu pieprasījuma iesniegšanu un atbildes nosūtīšanu) * Sadarbībā ar ERAF projektu Nr. 3DP/3.2.2.1.1/09/IPIA/IUMEPLS/007 “Publiskās pārvaldes dokumentu pārvaldības sistēmu integrācijas vides izveide”

6. Vienota ārlietu dienesta dokumentu un procesu pārvaldības sistēma nodrošinās (1) 1. Centralizētu un vienotu vidi organizācijas dokumentu un informācijas glabāšanai 2. Vienotus dokumentu reģistrus 3. Elektronisku dokumentu apriti vairāku struktūrvienību vai organizāciju ietvaros 4. Automatizētas dokumentu un darba uzdevumu plūsmas 5. Termiņu un kvalitātes kontroli 6. Dokumentu un datu izmaiņu kontroli 7. Pieejas tiesības un darbību auditu 8. Atskaites un analītiku 9. Elektroniskā paraksta atbalstu un izmantošanu

7. Vienota ārlietu dienesta dokumentu un procesu pārvaldības sistēma nodrošinās (2) 10. Integrāciju ar valsts datu reģistriem un citām izmantojamajām informācijas sistēmām 11. Automatizētu publiskās informācijas publicēšanu ārējos web resursos, tajā skaitā nodrošinās integrētas portāla platformas izveidi ar elastīgu arhitektūru, web satura pārvaldības rīku, kas nodrošinās mūsdienīgus līdzekļus satura pievienošanai portālā 12. Web portāla plašu funkcionalitāti atbilstoši labākajai praksei

8. Papildus ieguvumi (1) • Definēto darba plūsmu atbalsts • Paātrinās dokumentu aprites ātrums • Iespējams izsekot dokumenta atrašanās vietai • E-pasta lietotāja kontā netiek uzkrāta nevajadzīga informācija • Pieaug informācijas drošība • Iespējams ievadīto informāciju izmantot atkārtoti • Pazūd nepieciešamība pēc atsevišķas struktūrvienību lietvedības uzskaites • Ārējo dokumentu nosūtīšana citām valsts iestādēm iespējama elektroniski • Iespēja veidot jaunas darba plūsmas • Iespēja dot uzdevumus vai apspriest dokumenta projektu kopējā darba vidē – vienlaicīgi komentāri un redakcijas, diskusiju telpa • Sensitīvas informācijas apstrādes gadījumā iespējams noteikt individuālu dokumenta apstrādes maršrutu

9. Papildus ieguvumi (2) • Indikatoru piešķiršana apstrādājamiem dokumentiem • Dokumenta autors norāda dokumenta steidzamību, līdz ar to nav nepieciešamas papildus darbības • Sistēma organizē darbinieka darbus, nodrošinot neatliekamo darbu veikšanu pirmajā kārtā • Ievērojami samazināsies problēmsituācijas, kuras saistās ar dokumentu novēlotu un sasteigtu apstrādi • Kopējie kalendāri un resursu rezervēšana • Ātrāka un vienkāršāka sanāksmju plānošana un saskaņošana • Plānojot sanāksmi vai piedāvājot citu sanāksmes laiku, automātiski tiek piedāvātas pieejamās sanāksmju telpas • Sistēmas lietotājiem ir informācija par pieejamiem resursiem • Sanāksmju un individuālās noslodzes kalendāri ir pieejami individuālā, nodaļas, departamenta griezumā

10. Papildus ieguvumi (3) • Dokumentu apstrādes koplietošanas vide un forums • Dokuments tiek apstrādāts slēgtā vidē, kurā ir kontrolējamas lietotāju aktivitātes • Iespējama kolektīva dokumenta papildināšana, izmaiņas tiek rakstītas aktuālajā dokumenta versijā • Sarunu telpā iespējams nodrošināt dinamisku komunikāciju starp vairākiem darbiniekiem, kuriem konkrētā problēma ir aktuāla • Dubulta datu ievada samazināšana • Iespēja iegūt ticamus un precīzus datus no informācijas sistēmām, kurās tie radušies • Importa – eksporta procedūras nodrošina sasaisti starp dokumentu un tā tālāko apstrādi citās IS • Informācijas drošības uzlabošana • Iespējams precīzāk noteikt informācijas apmaiņas vidi, kurā informācija pieejama tikai tiem lietotājiem, kuriem tā ir nepieciešama • Informācija, kuras apstrādes ietvaros nepieciešama apmaiņa ar citām valsts iestādēm, tiek uzturēta kontrolētā vidē, nevis sūtīta elektroniskā pastā • Iespēja noteikt informācijai dažādus drošības līmeņus

11. Galējā labuma guvējiĀrlietu ministrija Radīts, ES dalībvalstīs iedibinātajai labās pārvaldības praksei atbilstošs, vienots ārlietu dienesta informācijas plūsmas un dokumentu pārvaldības risinājums, kas garantēs efektīvu dokumentu un procesu pārvaldības sistēmu ārlietu dienestā, gatavojoties Latvijas Republikas prezidentūrai Eiropas Savienībā 2015. gadā

12. Galējā labuma guvējiSabiedrība, uzņēmumi un valsts iestādes Izveidoti e-pakalpojumi ļaus panākt iekšējo resursu ietaupījumu, radot labvēlīgu vidi un priekšnosacījumus pakalpojumu sniegšanai un saņemšanai, kā arī mazinās administratīvo slogu uz iedzīvotājiem, kuri vēlēsies saņemt šos pakalpojumus.

13. Ietekme uz e-pārvaldes ieviešanu Projekta rezultātā izveidotā vienotā ārlietu dienesta dokumentu un procesu pārvaldības sistēma iekļausies izstrādes procesā esošajā valsts pārvaldes dokumentu vadības sistēmu integratora vidē, kas nodrošinās standartizētu e-dokumentu apmaiņu starp valsts pārvaldes dokumentu vadības sistēmām un atbildīs vienotam e-dokumenta standartam.