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Poltys CA Appointment Reminder Modul

Training Präsentation. Poltys CA Appointment Reminder Modul. Leistungen. Kunden Minimiert Rufabstellungen Reduziert No-Shows Zeiteinsparung für das Personal Verbessert den Grad der Kundenzufriedenheit Händler Steigern den Vertrieb in dem Bereich der Arzt/Zahnarztpraxen

saad
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Poltys CA Appointment Reminder Modul

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Presentation Transcript

  1. Training Präsentation Poltys CA Appointment Reminder Modul

  2. Leistungen • Kunden • MinimiertRufabstellungen • Reduziert No-Shows • Zeiteinsparungfür das Personal • Verbessert den Grad derKundenzufriedenheit • Händler • Steigern den Vertrieb in demBereichder • Arzt/Zahnarztpraxen • Jeglicher Service Geschäftsterminbestätigung • Notmeldungen • MitteilungenderSchulen an die Eltern • Vertriebsgesellschaft • In neuevertikaleMärkteeindringen und bessereKonkurrenzfähigkeit (Gesundheitswesen, Bildungswesen, Service-Unternehmen) leisten TDE, NCP and NS1000 series PBX

  3. Appt Reminder Modul – Inhalt der Präsentation Konfiguration Überblick Funktionen TDE, NCP and NS1000 series PBX

  4. Sektion 1 Überblick

  5. Überblick Funktioniertmitder CA PRO/Supervisor/Console Mehrsprachen-GUI Mehrsprachen-Erinnerungsmeldungen Verwendet Text to Speech Technologie die in dem MS Server 2008/2011 eingebundenist Auf demPoltysGerätvorinstalliert Die Terminlistekann von demBenutzerausgefülltwerdenoderauseiner CSV Dateiimportiertwerden Online Status währendderAusführung

  6. Anwendungsfall – TK-Anlagenmodus Kundenautomatischanrufen und Erinnerungs-Meldungvorspielen Call Every Entry in the List Call answered- Pay message No Answer – Retry later Kunden CA + TDE/NCP/NS1000 Kunden SIP RufejedenKunde in derListe an Falls Anrufbeantwortet – SpieleNachrichtvor Falls keineAntwort – Wiederhole den Versuchspäter Poltys Appointment Reminder Anwendung Kunden Das PoltysGerätfunktioniertals SIP Nebensteller von Drittanbieter

  7. Anwendungsfall – CA Servermodus Kundenautomatischanrufen und Erinnerungs-Meldungvorspielen Call Every Entry in the List Call answered- Pay message No Answer – Retry later Kunden NCP/TDE/NS1000 Kunden SIP CA Server RufejedenKunde in derListe an Falls Anrufbeantwortet – SpieleNachrichtvor Falls keineAntwort – Wiederhole den Versuchspäter Poltys Appointment Reminder Anwendung Kunden Das PoltysGerätfunktioniertals SIP Nebensteller von Drittanbieter

  8. Gerät • PoltysGerät • Bei dem Poltys Gerät ist das CA Terminanzeige - Modul voreingestellt und der Server vorkonfiguriert • Vorteil für den Endbenutzer – Leichte Fernunterstützung, leicht zu ersetzen • Vorteil für den Dealer – Leicht zu installieren, konfigurieren und an Panasonic PBX zu verbinden Das PoltysGerätfunktioniertals SIP Nebensteller von Drittanbieter

  9. Sektion 2 Konfiguration

  10. Konfigurieren Sie das Poltys Gerät • Das Poltys Gerät kommt mit vorinstallierter Terminanzeige Server • Verbinden Sie die Geräte wie unten angezeigt • Gerät starten • Login mit den MS Windows Benutzeranmeldeinformationen die Poltys zur Verfügung stellt LAN Switch (dasselbeNetzwerkwie die TK-Anlage) USB Tastatur/Maus

  11. Konfigurieren Sie das Poltys Gerät • Das Poltys Gerät ist für den Betrieb von DHCP server konfiguriert • Finden Sie die IP Adresse des Poltys Geräts heraus und bewahren Sie sie auf 1. KlickenSiemitderrechtenMaustaste auf das Netzwerk-Piktogramm in der Windows Task-Leiste und wählenSie den Menüpunkt “OffenesNetzwerk- und Freigabecenter ” auf demPoltys-Gerät 3. KlickenSie auf die Schaltfläche “Details” 4. SchreibenSiesich die IP Adresse, zurweiterenVerfügung, auf 2. WählenSie “LokaleNetzwerkverbindung”

  12. Konfigurieren Sie das Poltys Gerät • Start Appointment Reminder Config Anwendung aus dem Windows Desktop des Poltys Geräts DoppelklickenSie das Piktogramm Appointment Reminder Config icon auf dem Windows Desktop des PoltysGeräts

  13. Konfigurieren Sie die SIP Ports in dem Poltys Gerät • Das Appointment Reminder – Gerät wird an die Panasonic TK-Anlage via einem kompakten Satz von SIP Nebenstellen angeschlossen • Konfigurieren Sie die erste Nebenstelle und die Anzahl an Nebenstellen die von dem Appointment Reminder verwendet werden • Stellen Sie Anrufparameter ein • Wiederholungs-Zahl – Anzahl von Versuche in dem Falle dass sich niemand meldet bis zum Verzicht • Wiederholungs-Zeit – Minutes zwischen den Wiederholungen • Trunk Selection Prefix – Vorwahl um die VerbindungzueinerexternenLiniedurcheine TK-Anlagezuerzielen 7. KlickenSie auf die Schaltfläche “Übernehmen” damit die Änderungenwirksamwerden 1. FührenSie die IP Addresseder TK-Anlageein 2. StellenSieSie die lokale IP Adresse auf demPoltys-Gerätein 3. StellenSie die ersteErweiterung und die Anzahl von ErweiterungenimBereich 4. StellenSie den TK-Anlagentyp auf: “NS1000”, “TDE” oder “NCP” ein” 5. StellenSie die Anrufparameterein 6. StellenSie die Durchwahlder “Telefonzentrale ” ein, auf die dieangerufene Person weitergeleitetwird, wennsie die Ziffer 2 drückt

  14. Terminanzeige Server starten • Terminanzeige Server auf Poltys Appliance starten KlickenSie auf die Schaltfläche “Start”

  15. Konfigurierung der Panasonic IP-PBX • 3.4 Konfigurieren der Panasonic TK-Anlage (1) • Die Anwendung Appointment Reminder wirdmitder Panasonic TK-Anlage via einemkompaktenBereich von SIP NebenstellenfürDrittanbieterverbunden. • KonfigurierenSie den SIP Nebenstellen-Bereich um mitdem Appointment Reminder mittelsder Panasonic Wartungskonsoleverwendetzuwerden. • (1) InstallierenSie die virtuelleKartefür das PoltysGerät (SIP NebenstellenfürDrittanbieter) “V-SIPEXT32” Karte auf Web-MC markieren. (Setup -> PBX Configuration -> 1.1 Slot -> Virtual menu) 1. WählenSie V-SIPEXT32 2. GebenSie die zuverwendendeKartenanzahl (number of cards) an.

  16. Konfigurierung der Panasonic IP-PBX • (2) WählenSieeineRegistrierungsartfür das PoltysGerät (SIP NebenstellenfürDrittanbieter) • “Manual Mode” auf Web-MC markieren. (Setup -> PBX Configuration -> 1.1 Slot -> Site Property -> Main Tab ) 1. WählenSie Manual

  17. Konfigurierung der Panasonic IP-PBX (3) KonfigurierenSie die EinstellungenderNebenstellen. • “PassenSie die Nebenstellennummer und das Kennwort an” auf dem Web-MC. (Setup -> PBX Configuration -> 1.1 Slot -> Port Property of the corresponding V-SIPEXT32 card ) Das Kennwortsollte 1234 sein 1. KonfigurierenSieeinenkompaktenBereich von SIP Nebenstellen. 2. KlickenSie auf die Schaltfläche “Übernehmen” damit die Änderungenwirksamwerden.

  18. Konfigurierung der Panasonic IP-PBX (4) RegistrierenSie das Poltys – Gerät in der TK-Anlage. PoltysGerätnurimselbenNetzwerkmit TK-Anlageverbinden. 1. ÜberprüfenSie ob die IP Addressezuder des Poltys-Gerätspasst. (5) EinstellungenfürabgehendeGespräche Erlaubender SIP NebenstellenabgehendeAnrufezutätigen.

  19. Sektion 3 Funktionen

  20. Appt Reminder Application starten • Starten durch Anklicken des “ACD Report” Knopfes in CA Supervisor oder CA Pro 2. KlickenSie auf die Schaltfläche “ Appointment Reminder” 1. KlickenSie auf die Schaltfläche “ACD Report”

  21. Appt Reminder GUI Sprachwahl • GUI Sprachemarkieren 1. KlickenSie auf den Menüpunkt “Datei” 2. WählenSie den Menüpunkt “Language” 3. KlickenSie auf die Schaltfläche Dropdown-Liste 4. WählenSie “Deutsch” 5. KlickenSie auf die Schaltfläche “OK” und startenSie die Anwendungneu

  22. Schließen Sie das CA Modul an das Appt Reminder Gerät an • Das CA Appointment Reminder Modul muss an das Poltys Gerät angeschlossen werden 1. KlickenSie auf den Menüpunkt “Einstellungen”. 2. WählenSie den Menüpunkt “Datenbankstandort”. 3. StellenSie die IP Addresse des Poltys – Gerätsein. 4. KlickenSie auf die Schaltfläche “Speichern”.

  23. Appt Reminder – Füllen Sie die Kundenliste manuell aus • Die Kundenlisten können manuell in der GUI eingetragen werden oder aus einer CSV Datei importiert werden (nächste Slide) 3. FüllenSie “Telefonnummer”,“Name”, “Nachricht”, “Sprache”, Geplantes Datum”, “ # Stunden - früher ”, ”Startzeit ” and “Stoppzeit”” 2. EinneuerleererEintragwirdzuderListehinzugefügt 5. KlickenSie auf die Schaltfläche “Übernehmen” damit die Änderungenwirksamwerden 4. WiederholenSie die Hinzufügung von neuenEinträgenzuderListe so oft wienötig 1. KlickenSie auf die Schaltfläche “Add” (Hinzufügen)

  24. Appt Reminder – Importieren Sie die Kundenliste • ImportierenSie die Kundenlisteausder CSV-Datei 2. KlickenSie auf die SchaltflächeDurchsuchen. 5. KreuzenSie die Option an, wenn die ersteZeileder CSV-Datei Header – Informationenenthält. 6. KlickenSie auf die Schaltfläche“Importieren”. 3. WählenSie die zuimportierendeDatei. 1. KlickenSie auf den Menüpunkt “Datei” I “Importieren”. 4. KlickenSie auf die Schaltfläche “Öffnen”.

  25. Appt Reminder – CSV Dateiformat 7. StellenSie “Geplantes Datum” ein um das genaue Datum einzugeben an dem die Besprechungstattfindenwird. OptionaleHeaderzeile in die CSV Datei. 3. StellenSie “Gesprächszustand” fürsämtlicheDatensätze, auf NOT_CALLED ein 9. StellenSie “Startzeit” und “Stoppzeit” auf bestimmteZeitabständewähren den Arbeitszeiten n denensie den Terminverkündethabenmöchten. 5. StellenSie “Language” (Sprache) auf die spezifischeSpracheein, die von dem Text-to-Speech Engine verwendetwerdensoll 2. FüllenSie den “Namen” des Kundenaus 1. FüllenSie die anzurufende “Telefonnummer ” aus 4. GebenSie die Nachrichtein die den Kundenvorgespieltwerdensoll 6. StellenSie “Wiederholungen ” auf ein, 0 füralleDatensätze 8. StellenSie “# Stundenfrühererinnern” auf die Stundenanzahlein, an die Sieimvoras an das geplantes Datum erinnertwerdenmöchten

  26. Appt Reminder – CSV Dateiformat • Felder • Telefonnummer – Die Telefonnummer die fürausgehendeAnrufeverwendetwird • Name – Der Name deranzurufenden Person • Nachricht – DerdemEmpfängervorzuspielende Text mitVerwendungder Text-to-Speech Engine • Sprache – WeistdaraufhinwelcheSprachebeidemVorspielenderErinnerungsmeldungverwendetwird. • Eingeplantes Datum – Uhrzeit und Datum an dem die Besprechungstatfindensoll. • # Stundenerinnern – wievieleStundenfrüherderBenutzerdaranerinnertwird (48 Stunden, 24 Stunden und so weiter) • Startzeit – bestimmteUhrzeitabder die TerminerinnerungdemKundenvorgespieltwerdenkann • Stoppzeit – bestimmteUhrzeitbiszudereineTerminerinnerungdemKundenvorgespieltwerdenkann • VerfügbareSprachenfür das Text-to-Speech Engine • Englisch • Französich (CA) • Französich • Deutsch • Spanisch • Italienisch • Englisch (GB)

  27. Appt Reminder – Anrufe starten/stoppen • Als Standard, ist der Service im Beginn-Zustand • Beenden Sie es durch drücken von „Service beenden“ • Starten Sie es durch drücken der Schaltfläche „Service beginnen“ • Nur Anrufe mit dem Anrufstatus eingestellt auf NOT_CALLED, (KEIN_ANRUF) NO_ANSWER (KEINE_ANTWORT) und Wiederholungs-Zahlen kleiner als die max. Wiederholungszahl werden bearbeitet 1. Service beginnen 2. Service beenden

  28. Appt Reminder Anrufsablauf Main Script Anrufsablaufdiagramm KundenanrufAblaufdiagramm

  29. Appt Reminder Anrufsprotokoll • Anrufprotokolle können nur von dem Poltys – Gerät abgerufen werden • Verbinden Sie Bildschirm/Maus/Tastatur mit dem Gerät • Loggen Sie sich in MS Windows ein USB Tastatur/Maus

  30. Appt Reminder Anrufsprotokoll • Appointment Reminder Config Application vom Desktop des PoltysGerätsstarten • “Anrufprotokoll/Export” markieren und dann Text oder CSV 2. KlickenSie auf die Registerkarte “Anrufsprotokoll” 1. DoppelklickenSie auf das Piktogramm Appointment Reminder Config auf dem Windows Desktop 3. KlickenSie auf die Schaltfläche “Exportieren” um Informationenim CSV oder TXT Format zuspeichern

  31. Vielen Dank

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