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Poltys CA Auto Attendant Modul

Training Präsentation. Poltys CA Auto Attendant Modul. Leistungen. Auslagerung eines großen Anteils der bediener - unterstützten Anrufe und Erhaltung hoher Kundenzufriedenheit und – bindung . Reduzierung der Gesamtbetriebskosten Effizientes Call Routing

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Poltys CA Auto Attendant Modul

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Presentation Transcript

  1. Training Präsentation Poltys CA Auto Attendant Modul

  2. Leistungen AuslagerungeinesgroßenAnteilsderbediener- unterstütztenAnrufe und ErhaltunghoherKundenzufriedenheit und – bindung. ReduzierungderGesamtbetriebskosten Effizientes Call Routing BeseitigtAnrufe in Abwesenheit Erhöht die Service Effizienz Skalierbarkeit, skaliertleicht Verbessert die Kundenzufriedenheit 24/7 Verfügbarkeit, keineÜberstundensatz TDE, NCP and NS1000 series PBX

  3. Auto Attendant Modul – Inhalt der Präsentation Konfiguration Überblick Funktionen TDE, NCP and NS1000 series PBX

  4. Sektion 1 Überblick

  5. Überblick Funktioniertmitder CA PRO/Supervisor/Console Multi Language GUI Multi Language Voice Prompts und Spracherkennung Verwendet ASR (Automatic Speech Recognition) (AutomatischeSpracherkennung) und TTS (text to Speech) (Text nachSprache) in dem MS Server 2008/2011 Auf demPoltysGerätvorinstalliert Verbindet den AnrufermitdemangerufenenEmpfängerdurchAussprache des NamensoderEingabederDurchwahl TDE, NCP and NS1000 series PBX

  6. Anwendungsfall – TK-Anlagenmodus AutomatischeAnrufbeantwortung, Erkennen von Namen, Transfer zueinemNebenanschlussoder Voice Mail ed - Pay message No Answer – Retry later EingehendeAnrufe Call Every Entry in the List CA Kunden Agent Kunden CA Kunden Agent CA + TDE/NCP/NS1000 BeantwortensämtlicheAnrufe SpielenindividuelleBegrüßungsnachricht(en) vor ErkennenNamenodergewählteDurchwahl Leiten den Anruf an die entsprechendeNebenstelleoder an das entsprechende Voice Mail weiter Kunden SIP Poltys Auto Attendant Anwendung Kunden Das PoltysGerätfunktioniertals SIP Nebensteller von Drittanbieter

  7. Anwendungsfall – CA Server AutomatischeAnrufbeantwortung, Erkennen von Namen, Transfer zueinemNebenanschlussoder Voice Mail ed - Pay message No Answer – Retry later EingehendeAnrufe Call Every Entry in the List Call answered - Pay message No CA Kunden Agent Kunden NCP/TDE/NS1000 CA Kunden Agent BeantwortensämtlicheAnrufe SpielenindividuelleBegrüßungsnachricht(en) vor ErkennenNamenodergewählteDurchwahl Leiten den Anruf an die entsprechendeNebenstelleoder an das entsprechende Voice Mail weiter Kunden SIP CA Server Poltys Auto Attendant Anwendung Kunden Das PoltysGerätfunktioniertals SIP Nebensteller von Drittanbieter

  8. Gerät • PoltysGerät • Das CA Auto Attendant Modul wird samt dem vorinstallierten und vorkonfiguriertem Server auf dem Poltys Gerät geliefert • Vorteil für den Endbenutzer – Leichte Fernunterstützung, leicht zu ersetzen • Vorteil für den Dealer – Leicht zu installieren, konfigurieren und an Panasonic PBX zu verbinden Das PoltysGerätfunktioniertals SIP Nebensteller von Drittanbieter

  9. Sektion 2 Konfiguration

  10. Konfigurieren Sie das Poltys Gerät • Das Poltys Gerät kommt mit vorinstallierter Automatische Telefonzentrale Server • Verbinden Sie die Geräte wie unten angezeigt • Gerät starten, login mit MS Windows LAN Switch (dasselbeNetzwerkwie die TK-Anlage) USB Tastatur/Maus

  11. Konfigurieren Sie das Poltys Gerät • Das Poltys Gerät ist für den Betrieb von DHCP server konfiguriert • Finden Sie die IP Adresse des Poltys Geräts heraus und bewahren Sie sie auf 1. KlickenSiemitderrechtenMaustaste auf das Netzwerk-Piktogramm in der Windows Task-Leiste und wählenSie den Menüpunkt “OffenesNetzwerk- und Freigabecenter” auf demPoltys-Gerät 3. KlickenSie auf die Schaltfläche “Details” 4. SchreibenSiesich die IP Adresse auf, zurweiterenVerfügung 2. WählenSie “LokaleNetzwerkverbindung”

  12. Konfigurieren Sie das Poltys Gerät • Starten Sie die Auto Attendant Config Anwendung vom Desktop des Geräts ErsteSprachein-stellungen Einstellungenfür die zweiteSprache 1. DoppelklickenSie auf das Piktogramm Auto-Attendant Konfig auf der Windows Desktop des PoltysGerätes. Das CA Auto Attendant ModulunterstütztbiszuzweiSprachengleichzeitig

  13. Konfigurieren Sie das Poltys Gerät • Das PoltysGerätverbindetsichmitder Panasonic TK-AnlageübereinenkompaktenBereich von SIP Nebenstellen • KonfigurierenSie die ersteNebenstelle und die Anzahl von Nebenstellen die von dem Auto Attendant verwendetwerdensollen • ÄndernSie die Standard Anrufparameter (Wiederholungszahl und Zeitlimit (Timeout)) falls erforderlich • Falls erwünscht, ändernSie die Standardsprachen und the Eingabenaufforderungen 1. FührenSie die IP Addresseder TK-Anlageein. 8. KlickenSie auf die Schaltfläche “Übernehmen ” damit die Änderungenwirksamwerden. 2. StellenSieSie die lokale IP Adresse auf demPoltys-Gerätein. 3. StellenSie die ersteErweiterung und die Anzahl von ErweiterungenimBereich. 4. StellenSie den TK-Anlagentyp auf: “NS1000”, “TDE” oder “NCP” ein. 5. StellenSie die Anrufparameterein. • VerfügbareSprachenfür das Text-to-Speech Engine • Englisch • Französich (CA) • Französich • Deutsch • Spanisch • Italienisch • Englisch (GB) 6. ÄndernSie die englischenEingabeaufforderungen. 7. ÄndernsiefranzösischeEingabeaufforderungen.

  14. Konfigurieren Sie Anruftransfer Nebenstellen manuell • FügenSie Agents hinzu um Anrufe auf ManuelloderdurchImportierenausderListeweiterzuleiten (nächste Slide) 4. Falls erforderlich, füllenSie die “Digit”- Kurzwahlschaltflächeein. 3. FüllenSie die Felder “Vorname”, “Name” aus. 6. KlickenSie auf die Schaltfläche “Übernehmen” damit die Änderungenwirksamwerden. 2. FüllenSie das Feld “Telefonnummer” aus. 5. FüllenSie das Feld “Language” (Sprache) aus, das von dem Speech Recognition Engine verwendetwird. “Digit” isteine Touchtone – Kurzwahlschaltfläche, dassdemAnruferermöglichtrasch an eine Person/Gruppeweitergeleitetzuwerden 1. KlickenSie auf die Schaltfläche “Add” (Hinzufügen)so oft wienötig.

  15. Importieren Sie die Anrufweiterleitung - Durchwahl – Liste FügenSie Agents hinzu an die Anrufeweitergeleitetwerdenkönnendurch die ImportierungausderListe (CSV Datei) 3. WählenSie die CSV - Datei. 4. KlickenSie auf die Schaltfläche “Öffnen”. 1. KlickenSie auf die Schaltfläche “Importieren”. 2. WählenSie den Menüpunkt “CSV Dateien”.

  16. Dateiformat der Anrufstransferliste • CSV Dateiformat CSV Datei-Header. • VerfügbareSprachenfür das Speech Recognition Engine • Englisch • Französich (CA) • Französich • Deutsch • Spanisch • Italienisch • Englisch (GB) 1. FüllenSie die zuerkennende “Telefonnummer” aus 2. FüllenSie das Feld “Vorname” aus, um erkanntwerdenzukönnen 3. FüllenSie das Feld “Name” aus um erkanntzuwerden 5. FüllenSie das Feld “Language” (Sprache) aus, das von dem Speech Recognition verwendetwird 4. FüllenSie die “Digit” Kurzwahlschaltflächeein

  17. Auto Attendant - Server starten • Auto Attendant Server mit Hilfe des “START” Knopfes starten 1. KlickenSie auf die Schaltfläche “Start”

  18. Konfigurierung der Panasonic IP-PBX • 3.4 Konfigurieren der Panasonic TK-Anlage (1) • Die Anwendung Appointment Reminder wirdmitder Panasonic TK-Anlage via einemkompaktenBereich von SIP NebenstellenfürDrittanbieterverbunden. • KonfigurierenSie den SIP Nebenstellen-Bereich um mitdem Appointment Reminder mittelsder Panasonic Wartungskonsoleverwendetzuwerden. • (1) InstallierenSie die virtuelleKartefür das PoltysGerät (SIP NebenstellenfürDrittanbieter) “V-SIPEXT32” Karte auf Web-MC markieren. (Setup -> PBX Configuration -> 1.1 Slot -> Virtual menu) 1. WählenSie V-SIPEXT32 2. GebenSie die zuverwendendeKartenanzahl (number of cards) an.

  19. Konfigurierung der Panasonic IP-PBX • (2) WählenSieeineRegistrierungsartfür das PoltysGerät (SIP NebenstellenfürDrittanbieter) • “Manual Mode” auf Web-MC markieren. (Setup -> PBX Configuration -> 1.1 Slot -> Site Property -> Main Tab ) 1. WählenSie Manual

  20. Konfigurierung der Panasonic IP-PBX (3) KonfigurierenSie die EinstellungenderNebenstellen. • “PassenSie die Nebenstellennummer und das Kennwort an” auf dem Web-MC. (Setup -> PBX Configuration -> 1.1 Slot -> Port Property of the corresponding V-SIPEXT32 card ) Das Kennwortsollte 1234 sein 1. KonfigurierenSieeinenkompaktenBereich von SIP Nebenstellen. 2. KlickenSie auf die Schaltfläche “Übernehmen” damit die Änderungenwirksamwerden.

  21. Konfigurierung der Panasonic IP-PBX (4) RegistrierenSie das Poltys – Gerät in der TK-Anlage. PoltysGerätnurimselbenNetzwerkmit TK-Anlageverbinden. 1. ÜberprüfenSie ob die IP Addressezuder des Poltys-Gerätspasst. (5) EinstellungenfürabgehendeGespräche Erlaubender SIP NebenstellenabgehendeAnrufezutätigen.

  22. Konfigurierung der Panasonic IP-PBX (6) Einstellungenfür die Anrufgruppen • Um den “Auto Attendant” zuverwenden, gruppierenSie die SIP Nebenstellen (PoltysGerät) in einer ICD Gruppe. (Setup -> PBX Configuration -> 3.5.1 Group Settings ) • Dann, stellenSie den FEN der ICD GruppealsZielderAnrufe des Auto Attendants. 3. FügenSie die Mitgliederlistehinzu. 1. SchaffenSieeineAnrufverteilungsgruppefür den Auto-Attendant. Auto Attendant funktoniertnichtwenn die Verteilungsmethode auf “Klingen” eingestelltwurde. 2. SetzenSie die Verteilungsmethode auf “Priority Hunting (SuchenachPriorität)” oder “UCD”.

  23. Sektion 3 Funktionen

  24. Das Auto Attendant Modul starten • Der Auto Attendant Modul wird angefahren durch Klicken auf die Schaltfläche “ACD Report” in dem CA Supervisor oder CA Pro. 1. KlickenSie auf die Schaltfläche “ACD Report” 2. KlickenSie auf die Schaltfläche “Auto-Attendant”

  25. Auto Attendant Abrufablauf Main Script Anrufsablaufdiagramm Transfer zumZielablaufdiaframm

  26. Auto Attendant GUI Language markieren • Der Auto Attendant Modul ermöglicht der Kundin/dem Kunden GUI Sprache seiner/ihrer Wahl auszuwählen. 1. KlickenSie auf den Menüpunkt “Datei” 2. WählenSie den Menüpunkt “Language” 3. KlickenSie auf die Schaltfläche Dropdown-Liste. 4. WählenSie “Deutsch” 5. KlickenSie auf die Schaltfläche “OK” und startenSie die Anwendungneu

  27. Schließen Sie das CA Modul an Auto Attendant Appliance an • Das CA Auto Attedant Modul muss an das Poltys Gerät angeschlossen werden 1. KlickenSie auf den Menüpunkt “Einstellungen”. 2. WählenSie den Menüpunkt “Datenbankstandort”. 3. StellenSie die IP Adresse auf demPoltys-Gerätein. 4. KlickenSie auf die Schaltfläche “Speichern”.

  28. Funktionen des Auto Attendant Moduls • Die Grundlage der Aktionen des Auto Attendant bezüglich Präsenzstatusse können für den laufenden CA Benutzer aktiviert/deaktiviert werden 1. SchaltenSie EIN/ AUS die Aktionen des Auto-Attendants

  29. Funktionen des Auto Attendant Moduls • Kunden können Präsenzstatusse, Begrüßungen in bestimmten Sprachen und Aktionen in Abhängigkeit von Präsenzstatussen hinzufügen. Der Kunde kann den eingehenden Anruf auf Voicemail, Mobiltelefone, andere Durchwahlen usw. weiterleiten. • Geben Sie erstens die Telefonnummern ein 2. GebenSieTelefonnummerein die bei den Transfer-Aktionenverwendetwerden. 5. KlickenSie auf die Schaltfläche “Übernehmen”. 1. KlickenSie auf die Schaltfläche “Telefonenbearbeiten”. 3. Siekönnen so vieleTelefongerätewienötighinzufügen. 4. KlickenSie auf die Schaltfläche “Übernehmen”.

  30. Funktionen des Auto Attendant Moduls • Fügen Sie, nach Bedarf, Präsenzstatus, Sprache, Begrüßung und zu tätigende Aktionen hinzu 2. WählenSie die Handlung die sieausführenmöchtenwennder CA Präsenzstatusdem “Benutzsstatus” entspricht 2. WählenSie the CA Präsenzstatus, zudemSieHandlungenhinzufügenmöchten 2. WählenSie die “Sprache” die von dem Text-to-Speech Engine benutztwird 3. KlickenSie auf die Schaltfläche “Übernehmen”. • VerfügbareSprachenfür das Text-to-Speech Engine • Englisch • Französich (CA) • Französich • Deutsch • Spanisch • Italienisch • Englisch (GB) 2. GebenSie die zuverwendendepersönlicheBegrüßungein, in dergewählten “Language” wenn die CA Präsenzzudem “Benutzerstatus” passt 1. KlickenSie auf die Schaltfläche “Hinzufügen”. Es wirdeinneuerleererDatensatzzuderListehinzugefügt

  31. Funktionen des Auto Attendant Moduls • Auto Attendant erlaubt den Kunden die Anrufer IDs aufzunehmen, während der CA einen bestimmten Präsenzstatus hat, wenn die dazugehörige “Aktion” auf Trennen eingestellt ist. Beispiel: 1. Rückruf pop – ipaktivieren. 4. KlickenSie auf die Schaltfläche “Übernehmen”. 3. StellenSieHandlung auf “Trennen”. 2. StellenSie den Benutzerstatus auf “Bald zurück”. 5. SetzenSie den Präsenzstatus auf “Bald zurück”. 6. KlickenSie auf “Rückrufzeigen” um sämtlicheAnrufer IDs anzusehen die, in dem Status “Gegangen” aufgenommenwurden. Siekönnen auf jedenDatensatzdoppelklicken um den Kundenrückzurufen.

  32. Vielen Dank

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