Universell utforming av IKT-løsninger ved NTNU Fra teori til praksis

1. Universell utforming av IKT-løsninger ved NTNU Fra teori til praksis Carl-Fredrik Sørensen Seniorrådgiver NTNU IT

2. Agenda • Historikk • Arbeidsgruppene • Oppbygging av arbeidet med universell utforming • Politikk • Prinsipper • Retningslinjer • Hvordan implementere? • Kommunikasjonsstrategi og plan • Opplæring og kurs • Rammeavtaler

3. Kort historikk • Medio januar 2011 – Forespørsel fra kommunikasjonsavdelingen til IT om tematikken UU • Primo februar 2011– Notat om UU i IKT-systemer • Mai 2011 – arbeidsgruppe nedsatt og første møte • Utarbeide strategi og politikk • Utarbeide retningslinjer som må vedtas og publiseres med støtte og forankring fra strategi og rektor. • April 2012 – Forslag til politikk og prinsipper utformet • Mai 2012 – Politikk og prinsipper vedtatt av rektor

4. Kort historikk • Juli 2013 – arbeidsgruppe gjenoppnevnt for utarbeidelse av retningslinjer og forslag til forvaltningsregime • Desember 2013 – Utkast til viktige retningslinjer knyttet til • innholdsproduksjon, • utforming av interne IKT-løsninger, • anskaffelser, • forvaltning (testing, avvikshåndtering), • opplæring, etc. • Desember 2013 – Kommunikasjonsplan • Spredning av kunnskap og kompetanse • Bygging av kunnskap og kompetanse

5. Arbeidsgruppene • Politikk og prinsipper: Altund, Studieavdelingen, IME, Informasjonsavdelingen, NTNU IT, Universell • Retningslinjer: Altund, Universell, Kommunikasjonsavdelingen, Universitetsbiblioteket, IDI, NTNU IT • Bredt sammensatt: Kompetanse og interesse, rolle og ansvar

6. Politikk • NTNU skal innen 2020 sørge for universell utforming av all informasjon og informasjons- og kommunikasjonsteknologi, slik at alle studenter og ansatte har likeverdig tilgang til informasjon og kan ta i bruk nødvendige IKT-baserte støttesystemer til studier og arbeid ved NTNU • NTNU skal være ledende blant norske utdanningsinstitusjoner i å utvikle og ta i bruk universelt utformet teknologi i studiesammenheng.

7. Fokus for politikk • Studentnære systemer: Eksternweb, intranett, LMS • Systemer med mange brukere • Unntak for en del (fag)systemer, spesielt IKT-løsninger som krever visuell kapasitet: CAD, grafisk design o.l. • Etterstrebe å gjøre alle løsninger UU så godt som mulig

8. Prinsipper • Prinsipper for universell utforming av IKT ved NTNU • beskriver ansvar og roller for universell utforming og fastlegger de overordnede prinsippene for ivaretakelse og vedlikehold av universell utforming ved NTNU.

9. Ansvar og roller • Ledere for NTNUs enheter • er ansvarlige for å påse at politikk, prinsipper og retningslinjer til universell utforming av IKT følges ved enheten. • har overordnet ansvar for å sikre at sine IKT-løsninger følger vedtatt politikk, prinsipper og retningslinjer for universell utforming av IKT når løsninger skal anskaffes, oppgraderes eller utvikles. • har overordnet ansvar for at det føres tilsyn med at gjeldende lovgivning og interne retningslinjer for universell utforming følges opp i anskaffelser, utvikling og bruk av IKT-løsninger.

10. Ansvar og roller • IT-sjefener ansvarlig for at det førestilsyn med atgjeldende lovgivning og interne rutiner på universell utforming følges opp i organisasjonen som helhet for sentrale IKT-løsninger anskaffet, utviklet og/eller vedlikeholdt av IT-avdelingen. • Dekaner og instituttledere er ansvarlig for at det føres tilsyn med at gjeldende lovgivning og interne retningslinjer for universell utforming følges opp for IKT-løsningeranskaffet eller utviklet ved sine fakulteter og institutter.

11. Ansvar og roller • Kommunikasjonssjefen har redaktøransvar for NTNUs eksternweb og intranett og har et særskilt ansvar for å tilby organisasjonen opplæring i universell utforming av innhold, samt føre tilsyn med at innholdsprodusenter følger opp retningslinjer for universell utforming av IKT. • Ansatte, studenter og andre personer tilknyttet NTNU plikter å overholde Politikk for universell utforming ved NTNU og Prinsipper for universell utforming ved NTNU med tilhørende rutiner ved utvikling eller anskaffelse av IKT-løsninger som omfattes av lovverk eller interne krav.

12. Retningslinjer og prosedyrer • Prosedyrer og rutiner for implementering av prinsippene er lagt til dokumentene: Retningslinjer for universell utforming av IKT ved NTNU.

13. Retningslinjer • Redaksjonelle retningslinjer– Innholdsprodusenter, redaksjon • Retningslinjer for innkjøp/anskaffelser av IKT-løsninger– Innkjøpsavdeling, anskaffere, arkitekter • Retningslinjer for utvikling av universelt utformede IKT-løsninger ved NTNU– NTNU IT/PAM, prosjekt, Webmaster, Web-designer, Web-utvikler • Retningslinjer for brukertesting av universell utforming i IKT-løsninger– Systemeiere, prosjekter • Retningslinjer for klagebehandling for manglende universell utforming av IKT-løsninger – Brukere, systemeiere • Retningslinjer for universell utforming av IKT-systemer i biblioteket – Brukere, systemeiere

14. Krav til tilgjengelighet og UU ved anskaffelser .

15. Agenda • Historikk • Arbeidsgruppene • Oppbygging av arbeidet med universell utforming • Politikk • Prinsipper • Retningslinjer • Hvordan implementere? • Kommunikasjonsstrategi og plan • Opplæring og kurs • Rammeavtaler

16. Kommunikasjonsstrategi for UU av IKT-løsninger • Målgrupper: Hvem skal informeres? • Brukergrupper: studenter, ansatte med undergrupper, spesifikt for de med behov for tilrettelegging. • Produsentgrupper: Informasjonsskapere, formidlere, utviklere etc., • Ledere og systemeiere: ansvar og myndighet. • Eksterne: organisasjoner, leverandører, Uninett, Bibsys.

17. Kommunikasjonsstrategi for UU av IKT-løsninger • Hva skal de informeres om? • Hvordan rapportere avvik, ønske om forbedringer, tilrettelegging av forelesninger der det benyttes digitale hjelpemidler • ansvar og myndighet (systemeier og ledere). • Hvem skal informere? • Systemeier, ledere, studieadministrasjon, IT, lokal IT, kommunikasjonsavdeling og kommunikasjonsseksjon • Når? • Hvordan informere: nyhetsbrev, melding på innsida, opplæring, informasjon på eksternweb (politikk og krav), kanal på Innsida, Wiki? Informasjonsmøter.

18. Opplæring • Workshops – interne, funksjonsrettede, • Kurs • Forumer • Publisitet

19. Utfordringer • Mange personer som skal gjøre/kunne universell utforming • Kompetanseoppbygging og vedlikehold • Gamle IKT-løsninger • Manglende interesse eller forståelse for universell utforming • Brukertesting

20. Pisk eller gulrot • Universell utforming betyr • Godt håndverk fra utviklere og innholdsprodusenter • Digitale arbeidsprosesser med bedre navigasjon, færre klikk, logikk • Fornøyde brukere  • Fornøyde eiere 

21. Informasjon om UU ved NTNU • https://www.ntnu.no/wiki/display/uniutform • https://www.ntnu.no/wiki/display/uniutform/Politikk+for+universell+utforming+av+IKT+ved+NTNU • https://www.ntnu.no/wiki/display/uniutform/Prinsipper+for+universell+utforming+av+IKT+ved+NTNU • https://www.ntnu.no/wiki/display/uniutform/Retningslinjer+for+universell+utforming+av+IKT+ved+NTNU • https://www.ntnu.no/wiki/pages/viewpage.action?pageId=67469521 • https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Universell+utforming+av+IKT+ved+NTNU