Gestione e Risoluzione dei Problemi Emergenti 1.08 - Problem Resolution

1. TECHNICAL COMPETENCES Gestione e Risoluzione dei ProblemiEmergenti1.08 - Problem Resolution

2. Problem Resolution INDICE DEGLI ARGOMENTI • DEFINIZIONE • INTRODUZIONE AL TEMA • PROCEDURE DI “PROBLEM SOLVING” • METODI CREATIVI • PENSIERO LATERALE • BRAINSTORMING • “THINKING HATS” • “SWOT” ANALYSIS

3. Problem Resolution Definizione • Il progetto può essere visto come un insieme di compiti da svolgere e problemi da risolvere, in termini di OBIETTIVI, TEMPI, COSTI, QUALITA’e RISCHI (oppure una combinazione di questi) • ilProblem Resolutions(“problem solving”) è un processo metodologico, basato su procedure e tecniche sistematiche, che si applicano in generale per la risoluzione dei problemi e che possono intervenire nel ciclo di vita del Progetto.

4. Problem Resolution Introduzione al tema 1/2 • Durante l’intero ciclo di vita di un Progetto, una parte molto rilevante dell’impegno profuso riguarda la necessità di far fronte alla definizione delle attività da assegnare ed alla elaborazione di soluzioni ai differenti problemi • Per affrontare efficacemente questi problemi è indispensabile disporre di due “leve” importanti: • Procedure di Problem Solving • Metodi Creativi

5. Problem Resolution Introduzione al tema 2/2 • L’insorgere di ostacoli durante il processo di risoluzione di un problema, deve essere affrontato e risolto attraverso la negoziazione, “escalation” ai livelli appropriati, risoluzione dei conflitti, ecc. • Se si dispone di adeguate ed efficaci procedure di problem solving, ciò può costituire un importante contributo al successo del progetto.

6. Problem Resolution Procedure di “Problem Solving” • I metodi di problem resolution si basano su processi sistematici tesi alla: • identificazione del problema • definizione degli obiettivi (criteri di scelta) • elaborazione ed analisi delle alternative • valutazione delle alternative ed assunzione delle decisioni • Realizzazione e valutazione dei risultati

7. Problem Resolution Identificare il problema Analisi/ricerca soluzioni Analizzare gli elementi del problema Creare le soluzioni possibili scelta Confrontare ogni soluzione con i criteri di scelta Scegliere e realizzare una soluzione Misurare e controllare i risultati Attuazione Standardizzare la soluzione Schema del Processo di Risoluzione

8. Problem Resolution Identificazione del problema • Porre il problema Obiettivo: • Esaminare la situazione ed identificare il problema: • procedere dal generale al particolare e viceversa (scomporre il problema in elementi semplici – “Drill down”) • scegliere le informazioni utili • raccogliere tutti i dati disponibili • presentare il tutto in forma chiara e convincente

9. Problem Resolution Analisi del problema e ricerca delle cause • Analizzare gli elementi del problema Obiettivo: • Ricerca delle possibili cause : Cause Effetti • Si ricercano le cause del problema o meglio di ogni suo elemento (diagrammi di “Causa & Effetto”) • Si analizzano tutte le possibili cause

10. Problem Resolution Diagramma di causa e effetto

11. Problem Resolution Diagramma di causa e effetto

12. Problem Resolution Ricerca delle soluzioni possibili Obiettivo: • Ricercare strumenti atti a modificare i meccanismi (cause vs. effetti) che determinano il problema. • Si possono utilizzare tecniche di : • Pensiero laterale • “Brainstorming”

13. Problem Resolution Pensiero Laterale • Parte dall’ipotesi che il nostro modo di ragionare funzioni secondo il riconoscimento di percorsi precostituiti (come persone, voci, odori, sapori, ecc.) secondo la nostra passata “esperienza”. Il vantaggio è di riconoscere e associare rapidamente soggetti e situazioni diverse. Lo svantaggio è la tendenza a rimanere “bloccati” all’interno di “schemi mentali” : le soluzioni sono sviluppate solamente in base alle nostre esperienze acquisite • Il pensiero laterale mira proprio a “rompere gli schemi” e a ragionare secondo “nuovi percorsi” mentali

14. Problem Resolution Brainstorming • E’ una delle tecniche più utilizzate di pensiero laterale • E’ un’eccellente tecnica di sviluppo di soluzioni creative. • Può essere individuale o di gruppo • Regole fondamentali : • Focalizzarsi sul problema • Incoraggiare le persone a proporre idee nuove e a sviluppare quelle degli altri • Evitare qualsiasi tipo di valutazione o critica alle idee generate (la valutazione avviene in una fase successiva)

15. Problem Resolution Valutazione delle alternative • Confrontare ogni soluzione con i criteri di scelta Obiettivo: • Definire i criteri di scelta • Confrontare soluzioni e obiettivi • “Thinking Hats” • “SWOT Analysis”

16. Problem Resolution Thinking Hats • E’ una tecnica utilizzata per valutare una soluzione secondo diversi punti di vista : • Cappello BIANCO : focalizzarsi sui dati disponibili (tendenza a ragionare secondo esperienza) • Cappello ROSSO : ragionare con emotività e intuito • Cappello NERO : vedere i lati negativi delle soluzioni (ragionare con pessimismo) • Cappello GIALLO : vedere i lati positivi (ragionare con ottimismo) • Cappello VERDE : sta per “creativo”. E’ l’opposto del “bianco”. • Cappello BLU : è di colui che dirige la sessione di “thinking hats” e decide quando cambiare “cappello”

17. Problem Resolution SWOT Analysis • E’ una tecnica alternativa al “thinking hats”, che considera, per ciascuna alternativa : • Punti di forza (Strenghts) • Punti di debolezza (Weaknesses) • Opportunità (Opportunities) • Minacce (Threats)

18. Problem Resolution Scelta e implementazione della soluzione • Scegliere e realizzare una soluzione Obiettivo: • Individuare la soluzione più vicina a quella ideale • Implementare la soluzione prescelta

19. Problem Resolution Misura e verifica dei risultati • Approntare procedure di controllo dei risultati Obiettivo: • Formalizzare la “Lesson learnt” • Standardizzare la soluzione

20. Problem Resolution • BIBLIOGRAFIA • IPMA Competence Baseline – Edizione 2006 • Kerzner H., "Project Management. A systems approach • to planning, scheduling and controlling“ - Wiley, 2000 • De Bono E., “Creatività e pensiero laterale” – Rizzoli, 2001 • De Bono E., “Essere creativi” – Il Sole 24 Ore, 2003 • De Bono E., “Six Thinking Hats” - Back Bay Books, 1999 • Archibald R.D., "Project Management - La gestione di progetti • e programmi complessi“ - F.Angeli, 1994