EAKR JA ESR MAKSATUKSET

1. EAKR JA ESR MAKSATUKSET Microteknia, auditorio 20.01.2009 Pirkko Markkanen Pohjois-Savon liitto

2. MAKSATUKSET Yleistä: Projektin kokonaiskustannukset hyväksytty rahoituspäätöksessä ja hyväksytyssä projektisuunnitelmassa. Rahoituspäätöksessä asetetaan ehdot maksatushakemuksen toimittamiselle. - lääninhallituksessa yleensä 3 kertaa vuodessa - TE-keskuksessa ja maakuntaliitossa sovitaan hankekohtaisesti Rahoittajaviranomainen maksaa maksatushakemuksen perusteella rahoituspäätöksen mukaisin ehdoin toteutuneisiin tukikelpoisiin kustannuksiin jälkikäteen. Myös osarahoitussuhteita ja tuloja seurataan maksatushakemuslomakkeella.

3. MAKSATUSHAKEMUKSET Projektin toteuttaja täyttää maksatushakemuksen EURA 2007-järjestelmässä (käytetään rahoituspäätöksen projektikoodia) Maksatushakemus perustuu hankkeen kirjanpitoon, joka on oltava yksilöitävissä organisaation kirjanpidosta Lomakkeessa näkyvät valmiina järjestelmässä jo olevat tiedot Kustannuksia voi täyttää ainoastaan niihin pääkustannuslajeihin, joita esitetty hyväksytyssä projektisuunnitelmassa (järjestelmä ei kuitenkaan vertaa summia). Rivikohtaisiin lukuihin on sisällyttävä alv, jos se on hankkeelle hyväksyttävä kustannus Tuloja ja rahoituseriä voi täyttää aina, vaikka niitä ei olisi esitetty projektisuunnitelmassa Maksatushakemus jätetään järjestelmässä viranomais- käsittelyyn, tulostetaan ja lähetetään allekirjoitettuna rahoittajalle

4. MAKSATUSHAKEMUKSEN LIITTEET Oikeaksi todistettu tositekohtainen kirjanpidon raportti (pääkirja) Tarvittaessa erillinen kustannuslajien mukainen lajittelu / pääkirjan avain, mikäli pääkirjasta ei käy vaivattomasti ilmi kustannusten toteutuminen kustannuslajeittain (esim. numerointi kululajeittain auttaa tarkastusta) Erittely palkoista, palkkioista, lomarahoista sivukuluineen Osa-aikaisten henkilöiden osalta päiväkohtainen kokonaistyöajanseuranta Tositekopiot / erillinen selvitys matkustus-, edustus- ja tiedotuskustannuksista Ulkomaanmatkoista matkaraportit

5. MAKSATUSHAKEMUKSEN LIITTEET Selvitys laskentaperusteista (välillisistä kustannuksista) (esim. vuokrat, posti- ja puhelinkulut, kopiot) aiheuttamisperiaatteen mukaan ensimmäisessä maksatuksessa Hankinta-asiakirjat ja / tai selvitys pienhankinnoista Kynnysarvojen ylittävien hankintojen osalta kaikki hankinta-asiakirjat Tiivistelmä maksatuskauden toiminnasta (suositeltavaa) Väli-, loppu- ja seurantaraportit Ohjausryhmän pöytäkirjat Näytekappaleet hankkeessa tuotetuista materiaaleista Selvitys luontoissuoritusten (erikseen raportoitavien kustannusten) kohdentamisesta projektille

6. MAKSATUSHAKEMUKSEN LIITTEET Jos maksatushakemukseen sisällytettyä lomapalkkaa ei ole tosiasiallisesti maksettu, tulee tuensaajan toimittaa selvitys maksusta välittömästi, kun maksu on suoritettu ja kuitenkin 12 kk:n kuluessa hankkeen päättymisestä takaisinperinnän uhalla. Tilintarkastajan lausunto, jos rahoittaja vaatii Arvonlisävero-ohjaus tarvittaessa verottajalta Allekirjoitusoikeudet - Kaikki liitteet ainakin paperiversiona maksatushakemukseen Huom! Rahoittajakohtaisia erityisvaateita tapauskohtaisesti

7. TOSITTEET Tositemerkinnöistä on voitava vaikeuksitta tarkistaa, miten ko. kustannus liittyy hankkeeseen (esim. laskussa viitteenä projektin nimi) Kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman Tositteesta tulee käydä ilmi, mistä kirjanpitotapahtuma on aiheutunut sekä tapahtuman ajankohta Korjaus-, oikaisu- ja siirtokirjauksen todentavasta tositteesta on voitava todeta, mikä on korjattava tosite, mitä on korjattu ja miten korjaus on tehty

8. MAKSATUSHAKEMUKSEN KÄSITTELY Tarkastus: Onko maksatushakemus siihen oikeutetun nimenkirjoittajan allekirjoittama Onko kaikki tarpeelliset liitteet Onko kustannukset syntyneet rahoituspäätöksessä vahvistettuna toteutusaikana Onko kustannukset tosiasiallisesti tuensaajan maksamia (poikkeus: lomapalkkavaraus) Vastaako kustannukset kirjanpidon otteita Onko hankinnat kilpailutettu Sisältävätkö hankkeen tiedotus- ja julkisuusmateriaalit tarvittavat tiedot EU:n osallistumisesta rahoitukseen

9. MAKSATUSHAKEMUKSEN KÄSITTELY Tukikelpoisuustarkastus Kustannukset ovat projektille kuuluvia, tarpeellisia ja kohtuullisia Tuensaajan muusta toiminnasta eriytettävissä olevia Rahoituspäätöksen ja siihen sisältyvän projektisuunnitelman sekä tukikelpoisuusasetuksen ja annetun ohjeistuksen mukaisia Kumulatiivinen kustannustoteutuma ei ylity missään kustannuslajissa ei-hyväksyttävällä tavalla Jokaisen kustannuslajisumman tarkistaminen, tarkastajan on merkittävä, millä tarkkuudella kustannuslaji on tarkastettu Arvonlisäveron hyväksyttävyys Miten hankkeen rahoituserät ovat toteutuneet (kunta, muu julkinen, yksityinen) - myös tulorahoitus

10. MAKSATUSHAKEMUKSEN KÄSITTELY Tarvittaessa pyydetään lisätietoja (laskukopioita, selvityksiä – tilannekohtaisesti) Ei-hyväksyttävät kustannukset perustellaan maksatuspäätöksessä Oikein esitetyt tiedot vaadittavine liitteineen nopeuttavat huomattavasti maksatushakemuksen käsittelyä

11. MAKSATUSPÄÄTÖS Maksettava summa: ESR: hyväksyttävät toteuttajan projektikirjanpitoon tulleet kustannukset – miinus toteuttajan projektikirjanpitoon tulleet rahoituserät. EAKR: x %:ia hyväksyttävistä nettokustannuksista. Maksettava tuki ei saa sidontajakson aikana ylittää rahoituspäätöksessä mainittua tukiprosenttia Maksettava summa voi olla korkeintaan rahoituspäätöksellä myönnetyn rahoituksen jäljellä oleva määrä

12. AUKOTON JÄLJITYSKETJU Jäljitettävyys (audit trail): dokumentaatio, jonka perusteella tapahtumien kulku voidaan todentaa Dokumentoinnin oltava riittävä (kirjanpidon otteet, kilpailutusasiakirjat, laskut, ohjausryhmän pöytäkirjat, luontoissuoritukset jne) Aukottoman jäljitysketjun oltava jälkikäteen todennettavissa projektin dokumentoinnissa – komissioon saakka Asiakirjat on säilytettävä vähintään 31.12.2020 saakka.

13. Valvonta ja tarkastus Tarkastuksia voivat suorittaa: - Ohjelmakauden 2007-2013 rakennerahasto-ohjelmien tarkastusviranomainen VM/Valtiovarain controller-yksikkö (otantatarkastukset) - Euroopan tilintarkastustuomioistuin, komissio, valtiontalouden tarkastusyksikkö, ministeriö omalla hallinnonalallaan tai sen valtuuttama tarkastaja, hallinto- ja todentamis- viranomainen - Rahoittajan suorittamien, paikan päällä tapahtuvien tarkastuskäyntien (entinen varmennuskäynti) merkitys korostuu ohjelmakaudella 2007-2013

14. KIITOS Hyvällä yhteistyöllä päästään hyvään lopputulokseen! siis Loppu hyvin - kaikki hyvin – rahat kassaan kilahtaa