Hankkeiden talouden seuranta ja maksatukset VaSiTe, OPEDA, Huippu

1. Hankkeiden talouden seuranta ja maksatuksetVaSiTe, OPEDA, Huippu 24.3.2011

2. Projektipäätös, rahoituspäätös • Hallinnollinen päätös • Sitoo myös päätöksen antajaa • Voidaan poiketa vain uudella, muutospäätöksellä • Määrittelee rahoituksen ehdot • Liitteet

3. Projektin taloushallintoYleistä: Moitteettoman varainhoidon periaate Tarkastustoimenpiteillä rahoittaja varmistaa Euroopan lainsäädännöstä johtuvien velvollisuuksien ja moitteet-toman varainhoidon vaatimusten noudattamisen hankkeen taloushallinnossa Rahoituspäätöksessä ja hyväksytyssä projektisuun-nitelmassa on hyväksytty hankkeen kokonaiskustan-nukset ja rahoitus Rahoituspäätöksessä on asetettu hankkeen toteut-tamisen ja rahoituksen maksamiseen liittyvät ehdot Rahoituspäätös liitteineen on projektihenkilöstön, myös taloushallintoa hoitavien käytettävissä Rahoituspäätöksen tiedot ovat budjettitietoja

4. Mitä on sovittava heti projektin alkuvaiheessa? • Erilliskirjanpito osana hallinnoijan kirjanpitoa (=projektilla on oltava oma kohdenumero sekä hankkeen toteuttajan ettäosatoteuttajan virallisessakirjanpidossa), oma talousraportti • Talousraportin kustannusjaottelu (kustannuslajit) tulee olla maksatushakemuksen kanssa yhteensopivat • Kustannuslajien ja projektikirjanpidon tilien sisältö tulee säilyä samana koko projektin toteutusajan ja esitetään samalla kustannuslajilla (jatkuvuus ja vertailtavuus rahoituspäätökseen) • Projektikohtainen kirjanpidon ote kustannus-, rahoitus-, tulo- ja mahdollisesti taseeseen kirjatuista eristä tulee olla saatavissa • Laskujen hyväksymiskäytänne sovitaan (dokumentointi) • Laskujen selvityksistä tulee käydä ilmi, miten kustannus liittyy projektin toimintaan (kuka, mitä, missä, milloin ja miksi ja projektikoodi )

5. Työaikakirjanpito ja palkkojen kohdentaminen • Työaikakirjanpidon tulee täsmätä palkkakirjanpitoon ja edelleen pääkirjanpitoon • Projektin toteuttajan omat työajanseurantalomakkeet käyvät ehdolla, että niissä on samat tiedot kuin rahoittajan vaatimissa lomakkeissa (huom allekirjoitukset, ei sähköinen hyväksyntä riitä) • Aiheuttamisperiaatteen mukainen kohdennus • Asetuksen tasolla on säädetty pakollinen työajankirjanpito osa-aikaisesti projektille työskenteleville (projektityö + muu työ = kokonaistyöaika) • Valtioneuvoston asetus rakennerahastoista osarahoitettavien menojen tukikelpoisuudesta 1079/2007, 4 §-palkkamenot

6. Erikseen raportoitavien kustannusten kirjanpito • Eivät tule toteuttajaorganisaation viralliseen kirjanpitoon • Näiden erien tositteita ja kirjanpitoa koskee samat vaatimukset tarkkuuden, selkeyden ja säilyttämisen osalta kuin virallista kirjanpitoakin • Erikseen raportoitavat kustannukset tulee voida todentaa kolmannen osapuolen kirjanpidosta (todellisiin ja maksettuihin kustannuksiin perustuvat tiedot, esim. palkkakirjanpito) • Projektin tositeaineisto sisältää kaikki erikseen raportoitaviin kustannuksiin liittyvät allekirjoitetut keräilylomakkeet ja kustannusten yhteenvetolomakkeet maksatusjaksoittain ja asianmukaisesti allekirjoitettuina

7. Tukikelpoiset kustannukset • Tarkoituksenmukaisuus ja kohtuullisuus • Projektille välttämättömiä • Vain projektin toteutusajalta • Tosiasialliset maksut • Rahoituspäätöksessä hyväksytyt kululajit • Kustannuksilla tulee olla suora yhteys projektiin • Kaikki kulut tulee voida todentaa luotettavilla kirjanpito-dokumenteilla • Alv tukikelpoinen, jos lopullinen kustannus • Tukikelpoisuusasetus 1079/2007, Hallintoviranomaisten ohjeet, laki julkisista hankinnoista 348/2007

8. Kustannusten seurantavelvollisuus • Hankkeen tulee seurata menolajien kertymää ja reagoida ajoissa, mikäli jokin menolaji uhkaa ylittyä, lääninhallitus hyväksyy 10 % ylityksen menolajissa, mikäli kokonais-kustannukset eivät ylity • Seuraa kuukausittain kustannusten toteutumista projektin kirjanpidossa ja vertaa budjettiin • Hyväksyttyä kokonaisbudjettia ei voi ylittää • Menolajeja seurataan sentin tarkkuudella (budjetti euron tarkkuudella) • Seuraa kuukausittain projektihenkilöstön työajanseu-rantojen raportointia

9. Tukikelpoiset kustannukset

10. Aineet, tarvikkeet ja tavarat • Projektin työntekijöiden tarvitsemat perustyövälineet • Eriteltävä, kenelle ja mihin käyttöön • Kohdistettava oikean käytön mukaisessa suhteessa (laskelmat, perusteet) • Pienhankinnat: ESR-hankkeissa TEM ohjeissaan suosittelee hankintojen rajaksi 1 000 € (alv 0%), sen ylimenevät hankinnat on tehtävä poistojen kautta • Projektisuunnitelman mukaiset hankinnat

11. Henkilöstökustannukset • Projektisuunnitelmassa hyväksytyn henkilöstön kohtuul-liset palkkakustannukset lakisääteisine sivukuluineen (työnantajan maksama osuus) • Projektihenkilöstöstä kirjalliset ja allekirjoitetut toimen-kuvat, joista selviää tehtävä työ (osa-aikaisella projekti-työntekijällä myös toiminta organisaatiossa pitää näkyä toimenkuvauksessa, kokoaikaisella vain tehtävä projektissa) • Selvitys projektihenkilöstön työajoista ja maksetuista palkoissa, huom selvityksen sisältyvä vakuutus lomakkeella • Osa-aikaisesti projektissa työskentelevien henkilöstö-kustannukset on kohdistettava hankkeelle tehdyn työn mukaisessa suhteessa (päiväkohtainen kokonaistyö-ajanseuranta, informatiiviset selitteet) • Johdon palkkakustannukset hyväksyttäviä, kun työ liittyy substanssin osalta hankkeeseen

12. Henkilöstökustannukset ….. • Maksetuista lomapalkoista/-lomarahoista tulee antaa selvitys. Kokonaispalkan sisälle kuuluvan lomapalkka-varausten laskemistapa • Jos varauksia on käytetty tulee toimittaa rahoittajalle selvitys välittömästi kun lomapalkka on maksettu • Lomakorvaukset ja loma-ajan palkka; • Samassa suhteessa kuin henkilö tehnyt työtä projektille • Vain projektin toteutusaikana kertyneet • Tukikelpoisia aktivoituessaan • Opetus-, koulutus- ja tukihenkilöstölle, jotka eivät kuulu projektin vakituiseen henkilöstöön maksettavat palkkiot/ korvaukset (ohjausryhmäpalkkiot, palkkioiden kohtuullisuus) • Opiskelijoiden hankkeessa tekemä työ ei saa kerryttää heille opintopisteitä

13. Henkilöstökustannukset ….. • Hankkeen kohderyhmälle ei saa maksaa palkkaa • HUOM! Oppisopimusopiskelijoiden ja työllistettyjen palkkakustannukset eivät ole tukikelpoisia • Päiväkohtaiset KOKONAISTYÖAJANSEURANNAT • Poikkeus voi olla esim: Jos tekee kertaluonteisesti hankkeelle töitä alle 10 h kuukaudessa, ei tarvitse työajanseurantaa, toimenkuva oltava, (projektin aloituskokouksessa rahoittajan kanssa sovittava ?) • EI TUKIKELPOISIA: tavanomaisen palkan lisäksi maksettavat tulospalkkiot, bonukset, luontaisedut ja vastaavat palkanlisät

14. Palvelujen ostot • Hankkeen toteuttajan ja osatoteuttajan ulkopuolelta ostetut, esim koulutus-, asiantuntija- ja suunnittelupalvelut • Ostettava palvelu on aina kilpailutettava (hankintalaki) ja kilpailutus dokumentoitava (hankintaselvitys) • Hankkeen osatoteuttaja ei voi osallistua hankittavan palvelun tarjouskilpailuun, mikäli on ollut suunnittelemassa hanketta • Tiedotus- ja markkinointikulut kuuluvat yleensä tähän menolajiin; • Mallikappale tai valokuva liitteeksi • Vaadittavat logot • Tositekopiot rahoittajalle • Muut rahoitussuunnitelmassa olevat palvelujen ostot

15. Matkakustannukset • Projektisuunnitelmassa hyväksytyn henkilöstön matka-, majoitus- ja päivärahakulut • Matkojen tulee liittyä oleellisesti projektin toimintaan • Matkakulun tukikelpoisuuden perusteena on, että matka-päivä on merkitty kokonaistyöajanseurantaan hankkeen työpäiväksi, poikkeuksena ohjausryhmän sekä hankkeen toteuttajien ulkopuolelta tulevien matkakulut (esim. luennoitsijat, kouluttajat jne) • Koulutustilaisuuksien/seminaarien ohjelmat tulee lähettää maksatushakemuksen yhteydessä, myös lista osallistujista, mikäli matkalle osallistuu useita henkilöitä • Ohjausryhmän jäsenten matkakulut ovat tukikelpoisia, mikäli heidän taustayhteisönsä ei maksa niitä • Kaikki matkakuluihin liittyvät tositteet on lähetettävä rahoittajalle

16. Muut kustannukset • Tilavuokrat/leasingkulut tulee kohdentaa hankkeelle työajan suhteessa • Laitteen vuokraus tulee johtua hankkeen tarpeesta • Laskelma poistoista (ESR-hankkeissa alv:ton hinta 1000 € tai enemmän) • Lähtökohtana on, että ohjausryhmän ja projektiryhmän kahvitus on tukikelpoinen kustannus. Samoin kyseisille ryhmille voi tarjota kohtuuhintaisen ruokailun, mikäli kokous kestää matkoineen koko päivän. • Myös kokopäivän kestävien tilaisuuksien kohtuuhintainen tarjoilu on hyväksyttävä kustannus, mutta tämä ei tarkoita kohderyhmille järjestettyjen kurssien ruokailu

17. Muut kustannukset … • Kaikki tarjoilut käsitetään edustuskuluiksi. Edustuskuluista on kaikista lähetettävä tositteiden kopiot, lisäksi edustustositteiden liitteenä on toimitettava osallistuja-luettelo ja ohjelma. Tarjoilun suhteen on tositteesta tultava ilmi, keille on tarjottu ja mitä, mikä tilaisuus, kuinka liittyy hankkeeseen.

18. Arvonlisävero • Ei omaa menolajia, vaan sisällytetään kuhunkin menolajiin • Rahoituspäätöksen mukaisesti • Lopulliseksi kustannukseksi jäävät arvonlisäverot ovat tukikelpoisia • Osatoteuttajan arvonlisävero on tukikelpoinen, mikäli arvonlisävero jää osatoteuttajan lopulliseksi kustannukseksi

19. Maksatushakemus

20. Maksatushakemuksen laatimisessa tarvittavat asiakirjat: • Rahoituspäätös (hyväksytty kustannusarvio ja rahoituksen käytölle asetettavat ehdot) • Rahoituspäätöksessä hyväksytyt liitteet, täsmennykset, erityisvaatimukset, projektisuunnitelma • Suljetun kirjanpidon raportti, maksatusjakson ajalta • Maksatushakemuslomakepohja • Rahoittajan ohjeistus • Ensimmäisen maksatushakemuksen liitteeksi tulee toimittaa • Dokumentit, joista nimikirjoitusoikeus voidaan todentaa. Mikäli nimenkirjoittajat muuttuvat, tiedot tulee toimittaa uudelleen • Selvitys yleiskustannusten laskentaperusteista • Projektihenkilöstön toimenkuvat.

21. Maksatushakemuksen laatimisessa tarvittavat asiakirjat … • Jokaisen maksatushakemuksen liitteeksi • Tositekohtainen suljetun kirjanpidon ote, lopullinen pääkirja, maksatusjakson kirjanpidosta vastaavan allekirjoittamana • Pääkirjan avain mikäli kustannuksia ei pääkirjan otteelta voida riittävästi avata • Tositekopiot: • Matkustuskustannukset (Lisättävä selvitys ja perusteet oman auton tai taksin käytölle jokaiseen tositeeseen) • Tarjoilu- ja tiedotuskustannukset, huom. osallistujalistat, ohjelmat • Yli 500 € (alv 0%) suuruisista kuluista • Palkkaselvityslomake/erittely maksetuista palkoista ja palkkioista lakisääteisine sivukuluineen henkilöittäin palkkahallinnon henkilön allekirjoittamana

22. Maksatushakemuksen laatimisessa tarvittavat asiakirjat … • Osa-aikaisesti projektille työskentelevien henkilöiden päiväkohtainen kokonaistyöajanseuranta • Tiivistelmä maksatuskauden toiminnasta • Hankintaselvityslomake täytetään kaikista hankinnoista projektivastaavan allekirjoittama • Hankintojen kilpailutus • Kilpailutusasiakirjojen/hankinta-asiakirjojen säilytys • Pienhankinnat alle 2000 €, 2000 €-15000 € toimitettava hankintasopimukset, yli 15000 € kaikki hankinta-asiakirjat • Suorahankinnasta perustelut

23. Maksatushakemuksen laatimisessa tarvittavat asiakirjat … • Selvitykset erikseen raportoitavista kustannuksista allekirjoitettuina • Laskelma poistoista • Mahdolliset muut liitteet Huom. Jokaiselta projektihenkilöltä pitää löytyä toimenkuva Yleisesti: hakemukset ja muut lomakkeet ja raportit tulee olla nimenkirjoitusoikeuden omaavien henkilöiden allekirjoittamia ja ne päivätään

24. Maksatushakemus ja sen liitteet • Maksatushakemuksen ja sen liitteiden tulee vastata toisiaan • Esim. pääkirjan loppusumman ja maksatushakmeuksen loppusumman tulee täsmätä toisiinsa. Mikäli hankkeessa on yhteistyökumppaneita, pääkirjojen loppusummat voi koota esim. excel-taulukolle ja sen taulukon loppusumman tulee vastata maksatushake-muksen loppusummaa • Esim. maksatushakemuksen henkilöstökulujen ja palkkaselvitysliitteen yhteensä summan tulee vastata toisiinsa • Kaikilta yhteistyökumppaneilta vaaditaan kaikki samat tiedot kuin päähakijalta

25. Arkistointi • Arkistointi 31.12.2025 saakka • Varmistettava, että sähköisesti käsiteltävät esim kulu- ja matkalaskut ovat tarkastuksen tai varmennuksen yhteydessä tulostettavissa tai muuten todennettavissa myös vuonna 2025. • Tositteista pitää selvitä tiliöinti, miten liittyy projektiin, hyväksyjät yms. • Arkistointi koskee kaikkea projektin tuottamaa materiaalia, muistioita, pöytäkirjoja, tiedotusmateriaalia yms mikä liittyy projektiin • Arkistointiohje koskee myös yhteistyökumppaneita • Sovittava missä aineisto säilytetään ja tieto ilmoitettava rahoittajalle

26. Tärkeitä internet-osoitteita • www.rakennerahastot.fi • Työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämä kattava Internet-sivusto rakennerahastoasioista. Sivustolta löytyy projektien toteuttajille oma sivustokokonaisuus ”Hakijalle ja toteuttajalle” • www.oph.fi/esr • Opetushallituksen ESR-sivut • www.eura2007.fi • Projektien hallinnointiin tarkoitettu selainpohjainen tietojärjestelmä, jossa hoidetaan mm. projektihakemusten, maksatushakemusten, seurantatietojen ja loppuraporttien toimittaminen

27. Tarkastuksiin varautuminen • Huolehdi projektista sääntöjen mukaisesti • Toimi avoimesti ja rehellisesti • Arkistoi kaikki asiakirjat järjestelmällisesti (”projektikansion ylläpito”) • Säilytä asiakirjat

28. Hyvin hoidettu hanke on ehjä kokonaisuus • Projektin taloushallinto on vain yksi osa hanketta • Projektin sisällöllinen toteutus ja tavoitteiden saavuttaminen ovat yksi osa hanketta • TÄRKEINTÄ hyvän lopputuloksen saavuttamiseksi on kaikkien osien saumaton yhteenkuuluminen ja yhteistoiminta sekä jokaisen osa-alueen huolellinen hoitaminen = projekti on ehjä kokonaisuus, jonka kaikki osat ovat yhtä tärkeitä