Hoe digitale sociale dossiers van het OCMW realiseren Felixpakhuis 05/06/2014

1. Hoe digitale sociale dossiers van het OCMW realiserenFelixpakhuis 05/06/2014

2. Inhoud • Inleiding • Aanleiding • Historiek • Het e-dossier • Tips andere besturen

3. Inleiding

4. Inleiding Samenwerking OCMW en stadsarchief Antwerpen (2010)Anno 2014: digitaal werken bij stad en OCMW: • Netwerk informatiebeheerders • Gemeenschappelijk klassement/mappenstructuur of bedrijfstoepassing • Medewerkers weten hoe ze digitaal moeten werken • Digitaal klasseren

5. Aanleiding

6. Aanleiding • Archivering in de sociale centra • Bestuursakkoord: digitaal werken bij OCMW en stad • 1SSB040202 Digitaal werken vereenvoudigt de werkprocessen en verbetert de diensten aan de burger • 1SSB040103 De Antwerpenaar heeft maximale digitaal toegang tot (bestuurs)documenten en -informatie Inspectie POD MI: antwoord najaar 2013 Opdracht bestuursdirecteur MI: • klantendossiers digitaal in 2014

7. Historiek

8. Sociale dossiers : • Tot 2013 volledig op papier • Niet 1 dossier per klant. Verschillende OCMW diensten hebben een eigen dossier over dezelfde klant:Schuldhulpverlening, Activering, Werkervaring, Vrije Tijd, Sociale steunpunten Gezondheid… • Vanaf 1991 klantenregistratieprogramma (KLR, Apash en e-Vita)

9. Problematiek: • Problemen bij archivering (opslag en verwerking) • Verschillende dossiers rond 1 klant: dubbel werk + dubbele documenten

10. Het e-dossier

11. E-dossier! De oplossing = het e-dossier • Geïmplementeerd in e-Vita • 1 dossier voor 1 klant (diensten werken samen) • Achterliggende bewaarstrategie Nood aan afspraken: • Naamgeving • Wie klasseert waar en wanneer • workflows

12. Technische randvoorwaarden • Dubbele schermen • Draagbare handscanners • Om grotere volumes beter in te scannen scanners voorzien van een duplex (dubbelzijdige) scanmodule. • Toetsenbord gekoppeld aan toestel voor directe naamgeving • Upgrade software zodat je een voorbeeldweergave kan zien van je gescand document. • Rechtstreeks scannen naar e-dossier

13. Workflows • Klant geeft documenten af aan het loket • Klant geeft documenten af aan MW tijdens spreekuur/huisbezoek • Documenten komen toe per (interne) post • Documenten komen toe via algemene mailbox centrum • Klant mailt documenten naar zijn/haar MW • Documenten komen toe via VIP14 • Klant geeft documenten af aan loketdie bestemd zijn voor AE • Facturen AE komen binnen per post MW = maatschappelijk werkerAE = Administratie Extern, dienst voor de medische facturen

14. Communicatie • Intranet, yammer, nieuwsbrief, infosessies en opleidingen • Sensibilisering medewerkers (weerstand tegen digitaal werken) • Nood aan werkgroep met betrokken diensten(communicatie, ICT, archief, medewerkers werkveld…)

16. Tips andere besturen

17. Tips • Dossiers consequent, logisch en praktisch opbouwen. Maak hierover afspraken. Ordelijk klassement = efficiënter werken • Stem digitale dossiers af op de papieren • Klasseer dossiers altijd op dezelfde manier, bv. op dossiernummer, op naam klant, … • Stop met printen! (onnodige dubbels en dikke papieren dossiers). Print niet wat je digitaal hebt. • Interne communicatie: zoveel mogelijk of uitsluitend digitaal

18. Externe communicatie: vraag bij partners/instellingen om digitale briefwisseling • Hou een overzicht/register bij van welke dossiers je hebt, eventueel met minimale beschrijving • Maak overzicht van wat te bewaren in sociaal dossier (en hoelang), zodat de medewerkers weten wanneer en wat ze mogen schonen • Indien mogelijk: bekijk de optie voor een scanner om dossiers volledig digitaal te krijgen.