1 / 15

Endringer av rutiner knyttet til bilagsbehandling for UiB

Endringer av rutiner knyttet til bilagsbehandling for UiB. Signe Marie Bjordal Regnskapskontoret Økonomiavdelingen (OKA) Vår 2009. BAKGRUNN FOR ENDRINGENE. Vi ønsker å: Forbedre kvaliteten på regnskapsbilag Oppfylle krav fra myndighetene på bilagskvalitet

saoirse
Download Presentation

Endringer av rutiner knyttet til bilagsbehandling for UiB

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Endringer av rutiner knyttet til bilagsbehandling for UiB Signe Marie Bjordal RegnskapskontoretØkonomiavdelingen (OKA) Vår 2009

  2. BAKGRUNN FOR ENDRINGENE • Vi ønsker å: • Forbedre kvaliteten på regnskapsbilag • Oppfylle krav fra myndighetene på bilagskvalitet • Smidigere og raskere bilagsbehandling • Redusere antall purringer

  3. IVERKSATTE ENDRINGER • Ny fakturaadresse for UiB • Nye Skjema • Oppdatering av Økonomiavdelingens nettsider • Regnskapskontoret returnerer bilag som ikke oppfyller krav til bilag • Eksternt - til leverandør/utsteder av salgsdokument • Internt - til enhetene ved UiB

  4. NY FAKTURAADRESSE for UIB Norsk adresse: Universitetet i Bergen Felles fakturamottak Postboks 7800 5020 BERGEN Engelsk adresse: The University of Bergen Central Accounts Payable P.O. Box 7800 N-5020 BERGEN NORWAY

  5. NY FAKTURAADRESSE for UIB UNNTAK: • For selvstendig næringsdrivende • Arbeidsoppdrag (tjeneste) Faktura skal sendes til inst./avd./fak./enhet: Universitetet i Bergen Institutt NN Adresse inst./avd/enhet 5XXX BERGEN Slik at: • ”næring - lønn?” – skjema skal legges ved • dokumentasjon fra enhetsregister skal legges ved

  6. NY FAKTURAADRESSE for UIB • Varsel/brev sendt til leverandører: 15. april 2009 • Ny fakturaadresse • Merking av faktura • Bestillingsnummer fra PM bestillingssystem • Bestillerkode ved bestilling gjort utenom PM Bestillingsnummer: PMxxxxxx Bestillerkode: xxxxxx (6-siffer) • Retur av ukorrekte fakturaer f.o.m 1. mai 2009

  7. NY FAKTURAADRESSE for UIB NB! Fakturaer og purringer med adresse til inst./fak./avd - dvs. fakturaer med feil fakturaadresse…… ……………….SKAL sendes til Regnskapskontoret • Vi sender faktura i retur til leverandør • Vi tar kopi av alle bilag som blir returnert • Vi tar oss av håndtering av purringer

  8. NY FAKTURAADRESSE for UIB På UiBs intranett finner dere: • Liste over alle leverandører som har fått varsel • Varselbrev til UiBs leverandører • Retur av faktura – brev til leverandør Finnes på følgende sti på intranettet: Administrasjon/økonomi/Arbeidsfelt/Regnskap/Bilagshåndtering/Inngående faktura

  9. NYE SKJEMA • Tre nye skjema: • Refusjon av utlegg • Refusjon av lønnsrelaterte utlegg • Tilskudd • Gamle skjema utgår: • og 3. erstatter Personfaktura • erstatter Oppgavepliktige ytelser (SKATTEPLIKTIG) og Refusjon - legitimerte telefonutgifter (SKATTEFRITT) Skjemaene finnes på følgende sti på intranett: Administrasjon/Økonomi/Ressurser/Skjema og maler - skjema 1. og 3. under Regnskap og skjema 3. under Lønn

  10. NYE SKJEMA • Bruk av skjemaene: • Refusjon av utlegg • Refusjon av lønnsrelaterte utlegg Skiller mellom oppgave- og skattepliktige utlegg og ”ikke-pliktige” utlegg Refusjon av lønnsrelaterte utlegg - til Lønnskontoret for behandling (PAGA): • EK-tjenester ( fast-, mobiltelefon, bredbånd/hjemmekontor) • Avisabonnement • Kontingenter Refusjon av utlegg - til Regnskapskontoret for behandling (IP/BasWare): • Alle andre utlegg enn nevnt over • Korte reiser - ellers må Reiseregning leveres Reiseregning – til Lønnskontoret for behandling (PAGA) • Tjenestereiser • Oppgavepliktige ytelser: km - og kostgodtgjørelser MÅ på Reiseregning

  11. NYE SKJEMA • Bruk av skjemaene: • Tilskudd Dokumentasjon på vedtaket om tildeling av tilskudd MÅ legges ved bilaget og evt. kvitteringer dersom vedtaket krever det. Tips: Lag skriftlige vedtak når vedtak fattes om tildelinger Sendes til Regnskapskontoret for behandling (IP/BasWare)

  12. Riktig fakturaadresse (UiB, felles fakturamottak) Riktig merking (bestillingsnummer/bestillerkode) Fakturadato Fakturanummer Angivelse av hva fakturaen gjelder Spesifikasjon av mva Leverandørens adresse Organisasjonsnummer eller fødselsdato (6-siffer) Bankopplysninger Bankgiro godtas ikke som salgsdokument Håndskrevet utgave godtas – men den må være lesbar KRAV TIL SALGSDOKUMENT (faktura)Bokføringslovens forskrift § 5-1-1 stiller en del krav til salgsdokumenter:

  13. OPPDATERING AV NETTSIDENE TIL ØKONOMIAVDELINGEN • Personal- og økonomiavdelingen (PØA) er skilt: • Personal- og organisasjonsavdelingen • Økonomiavdelingen • Ny struktur: Administrasjon Økonomiavdelingen Arbeidsfelt Lønn Regnskap Budsjett etc Ressurser Skjema og maler - vi rydder: avdelingsvis og alfabetisk Hvem gjør hva Nyheter? Kurs?

  14. RETUR AV FAKTURA TIL LEVERANDØR • Når: • UiBs adresse er feil • Ufullstendig merking - bestillingsnummer/bestillerkode mangler • Formkrav til salgsdokument (faktura) ikke er oppfylt

  15. RETUR AV FAKTURA TIL ENHETENE- fra Regnskapskontoret • Når: • Feil skjema er brukt • Lønnsrelaterte utlegg (skal til Lønn på riktig skjema) • Dokumentasjon mangler • Originale kvitteringer mangler • Faktura utstedt til ansatt/student ikke UIB • Ufullstendig merking - bestillerkode mangler • Formkrav til salgsdokument ikke innfridd • Bankgiro godtas ikke som bilag/faktura • Reiseutlegg - hvis forklaring mangler på hvorfor ikke reiseregning leveres • Arbeidsoppdrag/honorar fra selvstendig næringsdrivende (skal til Lønn)

More Related