Raport finansowy w 6 Programie Ramowym UE

1. Raport finansowy w 6 Programie Ramowym UE Doświadczenia i informacje praktyczne

2. Zastrzeżenie Prezentacja opracowana została na podstawie Model Contract oraz Guide to Financial Issues relating to Indirect Actions of the Sixth Framework Programmes (wersja luty 2005). BEZWZGLĘDNĄ PODSTAWĄ DO OPRACOWANIA WNIOSKÓW PROJEKTOWYCH I REALIZACJI PROJEKTÓW MOGĄ BYĆ TYLKO I WYŁĄCZNIE AKTUALNE DOKUMENTY OPUBLIKOWANE PRZEZ KOMISJĘ EUROPEJSKĄ

3. Obowiązki konsorcjum wobec Komisji Konsorcjum między innymi: a) podejmuje wszelkie konieczne i uzasadnione kroki w celu zapewnienia, że projekt jest wykonywany zgodnie z warunkami kontraktu; b) na prośbę Komisji przedstawia wszelkie szczegółowe dane konieczne w celu właściwego administrowania projektem.

4. Obowiązki konsorcjum wobec Komisji Każdy wykonawca: a) dba o to, by wszelkie informacje przeznaczone dla Komisji przesyłane były za pośrednictwem koordynatora, z wyjątkiem przypadków przewidzianych w kontrakcie; b) uczestniczy w dotyczących go spotkaniach poświęconych sprawom nadzoru, monitorowania i oceny projektu;

5. Obowiązki konsorcjum wobec Komisji c) Sporządza raport finansowy (formularz C) - do raportu nie załącza żadnych oryginalnych dokumentów (Jeśli zdarzy się sytuacja, w której wydatek poniesiony w pewnym okresie sprawozdawczym nie został w nim uwzględniony lub został uwzględniony nieprawidłowo – należy w następnym okresie sprawozdawczym dokonać korekty).

6. Koszty dopuszczalne projektu Procedury stosowane przy księgowaniu kosztów i wpływów muszą być zgodne z przepisami w zakresie rachunkowości obowiązującymi w państwie, w którym ma siedzibę wykonawca, jak również pozwalają na bezpośrednie uzgodnienie kosztów i wpływów poniesionych w trakcie realizacji projektu z pełnym bilansem związanym z ogólną działalnością gospodarczą wykonawcy.

7. Koszty dopuszczalne projektu Koszty dopuszczalne poniesione w trakcie realizacji projektu muszą spełniać wszystkie z następujących warunków muszą: - być rzeczywiste, ekonomiczne i konieczne dla realizacji projektu, - zostać określone zgodnie z przyjętymi przez wykonawcę zasadami księgowania, - zostać poniesione w czasie trwania projektu, z wyjątkiem kosztów poniesionych z tytułu przygotowania raportów końcowych, które mogą zostać poniesione w okresie do 45 dni po dacie zakończenia projektu;

8. Koszty dopuszczalne projektu - zostać zaksięgowane przez wykonawcę, który je poniósł nie później niż w dniu wystawienia raportu audytora. Procedury stosowane przy księgowaniu kosztów i wpływów są zgodne z przepisami w zakresie rachunkowości obowiązującymi w państwie, w którym ma siedzibę wykonawca, jak również pozwalają na bezpośrednie uzgodnienie kosztów i wpływów poniesionych w trakcie realizacji projektu z pełnym bilansem związanym z ogólną działalnością gospodarczą wykonawcy.

9. Koszty dopuszczalne projektu Nie mogą zostać wykazane jako koszty projektu następujące koszty niedopuszczalne: a) wszelkie podatki pośrednie, w tym podatek od towarów i usług (VAT) oraz opłaty celne; b) należne odsetki (do zapłacenia); c) rezerwy na poczet przyszłych strat lub obciążeń; d) straty wynikające z ujemnych różnic kursowych; e) koszty wykazane, poniesione lub zwrócone w związku z innym projektem Wspólnoty;

10. Koszty dopuszczalne projektu f) koszty związane ze zwrotem z inwestycji kapitałowych; g) długi i koszty obsługi zadłużenia; h) zbędne lub nieprzemyślane wydatki; i) wszelkie koszty, które nie spełniają warunków określonych w art. II.19.1.

11. Koszty dopuszczalne projektu Koszty bezpośrednie (5 PR): • Personnel (personelu) • Durable equipment (sprzęt trwały) • Subcontracting (zlecenia) • Travel and subsistence (podróże) • Consumables (materiały) • Computing (obliczenia komputerowe) • Intellectual property rights (ochrona własności intelekt.) • Other specific costs (inne koszty) Koszty pośrednie (5 PR): • Overheads (narzuty)

12. Koszty dopuszczalne projektu Według rodzajów działań, których dotyczą, nie ma ściśle określonych kategorii kosztów (wyjątek stypendia Marie Curie): • badania /innowacje • wdrożenie • szkolenie • inne określone działania • zarządzanie konsorcjum

13. Koszty dopuszczalne projektu Koszty personelu: - „Stałych pracowników”, którzy posiadają umowy zatrudnienia na stałe, zawarte z wykonawcą. - „Tymczasowych pracowników”, którzy posiadają umowy zatrudnienia na czas określony, zawarte z wykonawcą.

14. Koszty dopuszczalne projektu Umowa o wykonywanie pracy na czas określony do realizacji projektu finansowanego ze środków KE: • Umowa o wykonywanie pracy na czas określony związana z ukończeniem doktoratu • Umowa uzależniona częściowo lub całkowicie od zewnętrznego finansowania. W takim wypadku koszty wykazane muszą wykluczać wszelkie koszty osobowe poniesione przy użyciu stałego finansowania

15. Koszty dopuszczalne projektu Koszty personelu stałego mogą być wykazane jako koszty działań związanych z zarządzaniem konsorcjum. W tym przypadku od kosztów tych nie jest naliczany ryczałt na koszty pośrednie.

16. Koszty dopuszczalne projektu Wynagrodzenia z tytułu umów zlecenia/dzieło mogą być kwalifikowane jako: - koszy personelu (istnienie umowa określająca, że zleceniobiorca wykonuje prace pod kierownictwem wykonawcy; efekty wykonania umowy należą do wykonawcy; wartość wynagrodzenia nie jest różna od wynagrodzenia pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę) - koszty podwykonawstwa

17. Koszty dopuszczalne projektu Koszt związany z zakupem środków trwałych wykazywany jest zgodnie z własnymi zasadami księgowymi stosowanymi przez wykonawcę, jeśli zwyczajem wykonawcy jest uznawanie kosztu sprzętu trwałego użytku (lub jego części) za koszty pośrednie, to koszty te nie mogą być wykazane jako bezpośrednie koszty dopuszczalne, muszą one być wykazane jako pośrednie koszty dopuszczalne

18. Koszty dopuszczalne projektu Amortyzacja wykazywana jest odpowiednio w każdym raporcie okresowym, wykorzystanie sprzętu można wykazać tylko w tym zakresie, w jakim został on wykorzystany w projekcie; amortyzacja może być również obliczana od sprzętu, który został zakupiony przed datą rozpoczęcia kontraktu i który będzie wykorzystywany w projekcie

19. Wykonawca dla potrzeb projektu, którego czas trwania wynosi 2 lata, zakupił w pierwszym dniu realizacji projektu zestaw komputerowy o wartości brutto 6.100,00 PLN. W polityce rachunkowości wykonawcy zaznaczono, że amortyzacji dokonuje się od następnego miesiąca po przyjęciu środka trwałego do użytkowania i stosuje się 30% stawkę amortyzacji. W formularzu C za pierwszy rok wykazał wartość amortyzacji komputera w kwocie 3.050,00 PLN. Rzeczywista kwota amortyzacji za 1 rok winna wynosić 1.375,00 PLN (5000*30%/12*11).

20. Koszty dopuszczalne projektu • Koszty podróży i diet wykazuje się zgodnie z obowiązującymi w instytucji zasadami (dotyczy to zarówno pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, a także umów zlecenia) • Koszty poniesione w walucie innej niż EUR podawane są w EUR na podstawie kursu wymiany, który obowiązywał w dniu poniesienia rzeczywistych kosztów lubkursu wymiany obowiązującego w pierwszym dniu roboczym miesiąca następującego po zakończeniu okresu sprawozdawczego

21. Koszty dopuszczalne projektu Przeliczenia Koszty wykazywane są w Formularzu C w euro, na podstawie kursu wymiany pobranego ze strony www.ecb.int/stats/eurofxref europa.eu.int/comm/budget/inforeuro/ index.cfm?fuseaction=currency_historique &currency=PLN

22. Koszty dopuszczalne projektu Pracownikowi dodatkowemu naliczono w liście płac – postawiono do dyspozycji (29 wrzesień 2005) wynagrodzenie w wysokości 4.000,00 PLN. Pracownik z kasy jednostki odebrał wynagrodzenie dnia 03 października 2005. Wykonawca do przeliczania kosztów wg kursu wymiany, który obowiązywał w dniu poniesienia rzeczywistych kosztów. W tym przypadku należy zastosować kurs z dnia ………………..

23. Modele rozliczania kosztów Istnieją trzy typy modeli kosztów w odniesieniu do typowych działa badawczych: - wykonawcy korzystający z modelu kosztów pełnych (FC) wykazują dopuszczalne koszty bezpośrednie i pośrednie;

24. Modele rozliczania kosztów - wykonawcy korzystający z modelu kosztów pełnych z ryczałtem (FCF) wykazują dopuszczalne koszty bezpośrednie i zryczałtowaną stawkę kosztów pośrednich. Przyjmuje się, że ryczałt, który wynosi 20% wszystkich kosztów bezpośrednich pomniejszonych o koszty podwykonawstwa, pokrywa wszelkie koszty pośrednie poniesione przez wykonawcę w ramach projektu;

25. Modele rozliczania kosztów - wykonawcy korzystający z modelu kosztów dodatkowych (AC) wykazują dopuszczalne dodatkowe koszty bezpośrednie i zryczałtowaną stawkę kosztów pośrednich. Przyjmuje się, że ryczałt, który wynosi 20% wszystkich dodatkowych kosztów bezpośrednich pomniejszonych o koszty podwykonawstwa, pokrywa wszelkie koszty pośrednie poniesione przez wykonawcę w ramach projektu;

26. Modele rozliczania kosztów

27. Modele rozliczania kosztów • Model FC-mogą używać wszyscy uczestnicy z wyjątkiem osób fizycznych, które mogą stosować jedynie model AC • Model FCF-MŚP, organizacje nie-komercyjne lub typu non-profit ustanowione w oparciu o przepisy prawa publicznego lub prywatnego, organizacje międzynarodowe

28. Modele rozliczania kosztów • Model AC-organizacje nie-komercyjne lub typu non-profit ustanowione w oparciu o przepisy prawa publicznego lub prywatnego, organizacje międzynarodowe, które nie mają systemu księgowego pozwalającego na wyróżnienie udziału kosztów bezpośrednich i pośrednich związanych z realizacją projektu

29. Modele rozliczania kosztów AC  FCF AC  FC FCF  FC

30. Modele rozliczania kosztów Jeżeli wykonawcy naukowo-badawczy w projektach CRAFT i projektach sektorowych potrafią zidentyfikować poniesione koszty bezpośrednie, mogą oni w tych projektach rozliczać koszty według modelu FCF, nawet jeśli w innych projektach stosują model AC

31. Rozliczanie wpływów do projektu Występują trzy typy wpływów: - Przelewy pieniężne lub ich odpowiedniki, do wykonawcy od stron trzecich, pod warunkiem, że transfery te przeznaczono na konkretny cel, którym jest współfinansowanie projektu lub finansowanie zasobów wykorzystywanych przez wykonawcę podczas projektu, uznaje się je za wpływy na rzecz projektu

32. Rozliczanie wpływów do projektu Jeżeli sposób wykorzystania środków finansowych lub zasobów opłaconych z transferów finansowych pozostawiono do uznania wykonawcy, a wykonawca postanawia przeznaczyć te zasoby na projekt, transferów tych nie uznaje się za wpływy na rzecz projektu

33. Rozliczanie wpływów do projektu - Wkłady rzeczowe od stron trzecich wykorzystywane w projekcie stanowią koszty dopuszczalne projektu i uznawane są również za wpływy na rzecz projektu, jeżeli zostały wniesione przez osobę trzecią w konkretnym celu wykorzystania ich w projekcie

34. Rozliczanie wpływów do projektu - Dochód wygenerowany przez projekt - dochody uzyskane z tytułu działań podejmowanych w ramach realizacji projektu i dochody ze sprzedaży aktywów nabytych w ramach kontraktu, których wartośćnie przekracza wartości kosztów początkowo wykazanych w projekcie, uznaje się za wpływy na rzecz projektu

35. Dofinansowanie Komisji Wykonawca rozliczający się wg modelu FC w formularzu C dla projektu zintegrowanego wykazał koszty ogółem 2.303.250: - działalność BR 1.110.000 - działalność wdrożeniowa 832.500 - działalność szkoleniowa 277.500 - zarządzanie konsorcjum 83.250 i wpływy 1.000.000

36. Dofinansowanie Komisji Wykonawca rozliczający się wg modelu FC w formularzu C dla projektu zintegrowanego wykazał koszty ogółem 2.303.250 Dofinansowania: - 50% * BR = 555.000 - 35% * W = 291.375 - 100% *S = 277.500 - 100% * Z =83.250 Ogółem dofinansowanie 1.207.125

37. Dofinansowanie Komisji Koszty niefinansowane przez UE: 2.303.250-1.207.125=1096.015 Wpływy do projektu 1.100.000 Różnica – 3.985 Faktycznie dofinansowanie 1.207.125-3.985 1.203.140

38. (DO NEGOCJACJI) np. dla projektów o długości do 24 mies. na koniec projektu i obejmuje cały okres trwania projektu (DO NEGOCJACJI) np. dla projektów dłuższych niż 24 mies. na koniec pierwszego roku i na koniec projektu Dla Projektów Zintegrowanych i Sieci Doskonałości co 12 miesięcy Oraz zawsze, gdy wkład KE dla uczestnika przewyższa 750.000 Euro w danym okresie Obowiązkowe audyty projektów Zaświadczenie audytora jest obowiązkowe:

39. Obowiązkowe audyty projektów Za każdy okres, za który jest to wymagane, każdy z wykonawców przedstawia raport wystawiony i potwierdzony przez audytora zewnętrznego, stwierdzający, że koszty poniesione w danym okresie spełniają warunki określone w niniejszym kontrakcie.

40. Obowiązkowe audyty projektów W raporcie powinny zostać jasno przedstawione kwoty podlegające weryfikacji. Koszt wydania raportu jest kosztem dopuszczalnym w ramach działań związanych z zarządzaniem konsorcjum.

41. Obowiązkowe audyty projektów Każdy wykonawca może wybrać wykwalifikowanego audytora zewnętrznego, także zwykle zatrudnianego audytora zewnętrznego, pod warunkiem, że spełnia on następujące łączne wymagania zawodowe: a) audytor zewnętrzny musi być niezależny od wykonawcy;

42. Obowiązkowe audyty projektów b) audytor zewnętrzny musi posiadać uprawnienia do dokonywania ustawowych kontroli dokumentów finansowych zgodnie z ósmą dyrektywą Rady 84/253/EWG z dnia 10 kwietnia 1984 r. lub podobnymi przepisami krajowymi.

43. Obowiązkowe audyty projektów „Wykonawca będący organem publicznym może skorzystać z możliwości wystawienia raportu audytora przez właściwego urzędnika publicznego, pod warunkiem, że odpowiednie władze krajowe przyznały danemu urzędnikowi publicznemu uprawnienia do przeprowadzania kontroli danego organu publicznego”.

44. Audytor może: • Udzielać informacji o sposobie kwalifikacji bądź też nie kosztów ponoszonych w związku z realizacją projektu, • Związać się umową dotyczącą wykonania wielu audytów w tej samej jednostce na dowolny okres czasu.

45. Obowiązkowe audyty projektów W Polsce osobami uprawnionymi do wystawiania raportów audytora są biegli rewidenci, którzy są wpisani zarówno na listę biegłych rewidentów, jak i podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych biegły rewident Nr 10237/ 7554

46. Obowiązkowe audyty projektów Raporty wydane przez audytorów zewnętrznych nie ograniczają odpowiedzialności wykonawców wynikającej z niniejszego kontraktu ani praw Wspólnoty wynikających z art. II.29.

47. Obowiązkowe audyty projektów Wzór zaświadczenia audytora proponowany przez KE (Proposed model for an audit certificate provided for an external auditor) znajduje się na str. 216 FP6 GUIDE TO FINANCIAL ISSUES – wersja – LUTY 2005

48. Audyt Komisji Komisja może w dowolnym momencie trwania kontraktu i do pięciu lat po zakończeniu projektu zarządzić przeprowadzenie audytu przez zewnętrznych rewidentów lub audytorów naukowych lub technologicznych, bądź przez departamenty Komisji, w tym Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF).

49. Audyt Komisji Takie audyty mogą obejmować aspekty naukowe, finansowe, technologiczne i inne kwestie (takie jak zasady księgowania i zarządzania) związane z prawidłową realizacją projektu i kontraktu. Wszelkie kwoty należne Komisji w wyniku ustaleń dokonanych w trakcie audytu mogą zostać objęte wezwaniem do zapłaty, zgodnie z art. II.31.

50. Audyt Komisji Wykonawcy muszą zachować oryginały, lub, w wyjątkowych, odpowiednio uzasadnionych przypadkach, uwierzytelnione kopie, wszystkich dokumentów związanych z kontraktem przez okres do pięciu lat po zakończeniu projektu. Przekazywane są one do dyspozycji Komisji na jej życzenie, podczas przeprowadzania jakiegokolwiek audytu w ramach kontraktu.