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POLITIQUES ET PROCEDURES D’ARCHIVAGE DES DONNEES AU BURUNDI. 1. Qu’est ce que la documentation et son rôle dans le contexte d’archivage. L’archivage aussi bien des données que des questionnaires issues des recensements et enquêtes est une étape non négligeable.
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1. Qu’est ce que la documentation et son rôle dans le contexte d’archivage • L’archivage aussi bien des données que des questionnaires issues des recensements et enquêtes est une étape non négligeable. • Sans archivage, la récolte des données n’est qu’une perte de temps. • La constitution d'une documentation complète sur les ensembles de données et leur archivage permet de s'assurer que d'importantes données et métadonnées de recensements et enquêtes sont conservés pour référence et analyse futures.
2. Rôle des métadonnées et autres information sur source des données • Dans la documentation et archivage, les métadonnées et autres informations relatives à la source des données sont nécessaires pour fournir aux utilisateurs les informations nécessaires pour comprendre le contexte et la finalité de l’étude.
Caractéristiques d’une bonne documentation dans l’archivage : • Elle doit décrire les données avec précision. • L'information doit être claire afin que les données ne soient pas utilisées incorrectement. • Elle doit aussi être complète pour que l'agence statistique ne soit pas tributaire de la mémoire institutionnelle du personnel.
caractéristiques d’une bonne documentation dans l’archivage (suite): • Bref, toute information permettant à des utilisateurs (secondaires) d'employer des ensembles de données de manière effective et correcte doit être conservée et diffusée.
Archivage au Burundi • Espérant améliorer notre façon d’archiver, voici l’étape à laquelle nous sommes. • Du 16 au 30 Aout 2008, il ya eu recensement général de la population et de l’habitat (RGPH2008).
Couverture géographique • L’opération a couvert tout le territoire national et est significative au niveau national, au niveau des régions administratives, au niveau des provinces, au niveau des communes, au niveau des collines et sous collines/ quartiers.
Archivage des questionnaires et données de recensement • Les questionnaires issus de ce recensement sont stockés sur des étagères dans une grande salle qui est réservée pour cette activité. • Pour l’archivage des données des recensements et enquêtes, ISTEEBU a crée une cellule dénommée « traitement de l’information statistique, documentation, publication et archivage ».
Archivage des questionnaires et données de recensement (suite) • Depuis 2000, celle-ci utilise International Household Survey Network (IHSN) toolkit comme outil de documentation et archivage et Dvinfo est utilisé comme outil de dissémination, mais nous prétendons utiliser IMIS pour l’archivage des données de RGPH 2008.
Utilisation de toolkit comme outil d’archivage • La documentation à l’ISTEEBU à l’aide de toolkit concerne essentiellement les éléments suivants : • La qualité des données est évaluée à partir de : • La méthodologie utilisée pour l’échantillonnage, • Collecte des données, • L’extrapolation des résultats et pondération,
Utilisation de toolkit comme outil d’archivage (suite) • Traitement des données • La couverture géographique • Taux de non réponses
ii. Les variables et leurs définitions ; • Pour tout recensement et enquête, nous prévoyons un dictionnaire qui détaille chaque variable et donne une définition claire pour éviter la mauvaise compréhension.
iii. Méthode pour ordonner les fichiers • Pour avoir des facilités dans la documentation de l’ensemble des données, nous commençons par ordonner les fichiers (ce qui est d’ailleurs conseillé). • De ce fait, il faut créer des répertoires voulus. Comme par exemple :
iii. Méthode pour ordonner les fichiers(suite) • Pour l’archiver des documents, la classification par sujet pour facilité le travail de référence et de recherche dans les catalogues est faite
iv.Procédure de confidentialité et anonymisation • Pour ce qui est de la confidentialité et l’anonymisation, l’article 12 du cadre légal de la statistique au Burundi stipule que : • « Les données individuelles issues des enquêtes et recensements statistiques sont protégées au même titre que les libertés individuelles des citoyens.
iv.Procédure de confidentialité et anonymisation(suite) • En tout état de cause, elles ne peuvent être utilisées à des fins de poursuite ou de répressions fiscales ou pénales sauf pour des cas expressément prévus par la loi. • En aucun cas les données individuelles recueillies ne peuvent être utilisées à d’autres fins que celles de diffuser ou de publier des résultats statistiques agrégés . » • L’identifiant de l’interviewé est codé.
