1 / 43

MEMAHAMI FUNGSI DAN PENGURUSAN ORGANISASI

MEMAHAMI FUNGSI DAN PENGURUSAN ORGANISASI. Oleh: DATUK ABDULLAH HJ. MOHD. SAID Pendaftar. KURSUS KEPIMPINAN SIRI 1/2014, 18 FEBRUARI 2014 (SELASA), 2.30 PETANG. OBJEKTIF KURSUS. Memahami ; Definisi Organisasi dan Pengurusan Teori pengurusan ( Ciri-ciri , Prinsip-prinsip )

selia
Download Presentation

MEMAHAMI FUNGSI DAN PENGURUSAN ORGANISASI

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. MEMAHAMI FUNGSI DAN PENGURUSAN ORGANISASI Oleh: DATUK ABDULLAH HJ. MOHD. SAID Pendaftar KURSUS KEPIMPINAN SIRI 1/2014, 18 FEBRUARI 2014 (SELASA), 2.30 PETANG

  2. OBJEKTIF KURSUS Memahami; • DefinisiOrganisasidanPengurusan • Teoripengurusan (Ciri-ciri, Prinsip-prinsip) • FungsiPengurusan • PerananPengurus • TahapPengurusan • Kemahiranpengurusan • KepimpinandalamPengurusan • KaedahPengurusanOrganisasi yang BerkesandalamKonteks UMS

  3. DEFINISI ORGANISASI? • Satu unit sosial yang mengandungi individu yang bekerjasama dan saling bergantungan antara satu sama lain bagi mencapai matlamat setiap individu itu dan organisasinya

  4. CIRI-CIRI ORGANISASI • Mempunyai identiti sendiri • Mempunyai hierarki atau tingkat autoriti • Mempunyai struktur atau pembahagian kerja • Mempunyai peraturan, dasar, prosedur dan sistem hubungan bagi menjalankan aktiviti organisasi

  5. CONTOH ORGANISASI • FORMAL • UMS • Kastam • Imegresen • INFORMAL • Keluarga • PersatuanSukarela (NGO) • Jawatankuasa Masjid

  6. DEFINISI PENGURUSAN? • Getting things done through other people • “..is the prosess of achieving organizational missions and objectives through the coordinated behaviour of organizational members.” (Michael & Jones 2000) • “….. is the process of working with people and resources to accomplish organizational goal.” (Snel, Bateman 2000)

  7. CIRI-CIRI PENGURUSAN Proses kecekapan Doing the things right / Doing the right things Keberkesanan Hasil/Outcome

  8. PRINSIP-PRINSIP PENGURUSAN HASIL / OUTPUT Henry Fayol (1841-1925)

  9. 6. Evaluating 1. Planning 5. Controlling 2. Organizing 4. Coordinating 3. Directing FUNGSI PENGURUSAN? MISI / VISI MANAGEMENT

  10. FUNGSI PENGURUSAN - Perancangan(Planning) • Proses merangka aktiviti (strategi) yang perlu dilakukan bagi mencapai matlamat organisasi

  11. FUNGSI PENGURUSAN - Perancanganbermula di mana?? YANG MANA LEBIH BAIK

  12. FUNGSI PENGURUSAN - Perancangan :LangkahdanKawalan?? Langkah 1 Tetapkantujuan & objektif Langkah 2 Kenalpastisituasi & penentuanVisi/Misi Langkah 3 Tentukankekuatan/ kelemahan/ peluang/ ancaman (SWOT) Langkah 4 Bentukstrategi & tindakan & pantau/ nilai T U J U A N Tujuan Perancangan Kawalan – ukurprestasi/bandingkan/ pembetulan

  13. FUNGSI PENGURUSAN - Pengorganisasian(Organizing) Satu proses menentukan tugas yang perlu dilaksanakan, siapa yang akan melaksanakan, bagaimana tugas-tugas akan diatur dan dikoordinasikan. 4W 1 H • Membentukasas • Menentukantugas & mendiskripsitugas • Mendefinisikanhubungankerja Kawalan & maklumbalas • Merekabentukorganisasi • Mengumpulahli-ahliorganisasi • Mengembangkansistemintegrasi/bersepadu • Fokus & membuatkeputusan

  14. FUNGSI PENGURUSAN - Memimpin(Directing) • Kebolehanataukemahiranuntukmempengaruhipekerjadalammencapaimatlamatorganisasibagi (kebiasaannyatahappenyeliadankeatas): • Menjaminaktivitiorganisasiteratur, lancardalamsuasanaharmoni • Menentukanarahtuju yang jelasuntukpekerjadanmemahamkantentangperananmerekadalammencapaimatlamat • Melibatkankuasa, motivasi, kepimpinandansistemkomunikasi

  15. FUNGSI PENGURUSAN - Penyelarasan(Coordinating) • Menjadikan unsur-unsur yang berbeza menjadi satu. Contohnya: • Penyelarasan melalui Perancangan • Penyelarasan melalui Penganjur • Penyelarasan melalui Kakitangan • Penyelarasan melalui Pengarahan • Penyelarasan melalui Mengawal

  16. FUNGSI PENGURUSAN - Pengawalan(Controlling) • Proses mengukur kemajuan terhadap prestasi matlamat yang dirancang dan membuat pembetulan jika aktiviti/kemajuan tidak selaras/selari dengan objektif yang ditetapkan • Kitaran Kawalan: • Awalan – pastikan arahtuju & sumber input betul • Semasa – pastikan proses berjalan mengikut perancangan • Selepas – pastikan hasil menepati piawaian

  17. FUNGSI PENGURUSAN - Pengawalan(Controlling) • Gandingan dengan perancangan Kawalan: Pengukuranprestasi • Perancangan: • Penetapanobjektif • Penentuankaedahmencapainya Tindakan (Pengorganisasian) Kawalan: Bandingkandenganperancangan Kawalan: Tindakanpembetulan

  18. FUNGSI PENGURUSAN - Contoh: Controlling Panduan Kawalan Pengurusan Organisasi (Audit Negara) • Struktur Organisasi – Lengkap, isi jawatan yang layak • Lembaga Pengarah – Pelantikan • Pengurusan Sumber Manusia – Waran diisi/Pelan Peralihan/Latihan • Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan – mesyuarat setiap 3 bulan/lapor ke KPT • MPK/FM – Lengkap/kemas

  19. FUNGSI PENGURUSAN - Penilaian(Evaluating) “ Merujuk kapada proses menyampaikan balik kepada kakitangan secara berterusan tentang sebaik mana mereka menjalankan tugas untuk organisasi” James A . F . Stoner “ management ” ( 1987 ) Hal 547. • Bolehdiukurberdasarkan: • Kecekapan • Keberkesanan (sejauhmanastrategimencapaimatlamat) • Produktiviti (penggunaantenagamanusia) • KualitiProsedur (kepuasanpelanggan) • Perkhidmatan yang ditawarkan

  20. SiapaPengurus? • Individu yang terlibatdalammengurusperancangan, mengorganisasi, memimpin & mengawalsemuaaktivitiorganisasisupayasegalamatlamat yang ditetapkandicapai. ADAKAH ANDA SEORANG PENGURUS??

  21. PerananPengurus? Henry Mintzberg, The Manager’s Job: Folklore & Fact

  22. Tahap-tahapPengurusan Pegawai-pegawai Utama (Pengurusan Strategik) Ketua J/S/P/I/U (Perancangan Taktikal) Ketua Seksyen Perancangan Operasi Ketua Unit

  23. KEMAHIRAN PENGURUSAN

  24. KEMAHIRAN PENGURUSAN-Manusia (Interpersonal) • Keupayaanmembentukkerjasamadenganindividu & kumpulan. • Kebolehanberkomunikasidenganpelbagaigolonganmanusiaataumasyarakatsepertibertemudenganpelbagaijenispelanggan, bermesyuaratdenganpegawaiatasan, berbincangdanberhubungdenganpekerja. • Mampumemotivasikanindividu/kumpulan yang dipimpin.

  25. KEMAHIRAN PENGURUSAN-Teknikal • Berupayamengaplikasikanpengetahuan & kepakarankhususberkaitandengan proses kerja, peraturandansumbertertentudalammenyelesaikanaktiviti yang menjadisebahagiantugas • Berupayamembuatkeputusan • Berupayamengurus masa

  26. KEMAHIRAN PENGURUSAN-Konseptual • Berupayamengeluarkan idea danmemahamisesuatu yang abstrak • Berupayamemahamibagaimanaorganisasidapatmenyesuaikandiridalampersaingan • Kemampuanuntukmelihatorganisasisecarakeseluruhandanmengintegrasikanhubunganantarabahagian-bahagiandalamorganisasi

  27. KEMAHIRAN PENGURUSAN PERINGKAT Pengurus Atasan Kemahiran Konseptual Kemahiran Kemanusiaan Kemahiran Teknikal Pengurus Pertengahan Pengurus Bawahan KEMAHIRAN

  28. KEPIMPINAN DALAM PENGURUSAN ADAKAH KITA SEBENARNYA PEMIMPIN???? √ Pengikut Kuasa Pengaruh Persekitaran NO YES √ Pengikut Kuasa Pengaruh Persekitaran x √ x √ x x

  29. KEPIMPINAN DALAM PENGURUSAN • JIKA ANDA SEORANG PEMIMPIN, ANDA HARUS PERLU: • MenentukanVisi • Berupayamenyediakankeperluandalamkeadaan yang mendesak • Membentukgabunganmantap • Komunikasiberkesan • Memberikuasapada orang lain (empowerment) • Mengiktirafkejayaan • Mengukuhkanpenambahbaikan

  30. KEPIMPINAN DALAM PENGURUSAN

  31. Traditional Manager VS Contemporary Manager

  32. CABARAN PENGURUSAN ORGANISASI 12 Ciri-ciriorganisasiabad ke-21: Borderless Learning Centric Collaborative Strategically Outsource Geocentric Ethical Network Loosely Couple Self Maintainable Contingency Based Fostering on environment of high care

  33. CABARAN PENGURUSAN ORGANISASI Organisasi bertaraf dunia World Class Organization Tehno-logical support Customer- based focused Continuous Improve-ment Fluid, flexible “Virtual Organiza-tion” Creative HRM Egalitarian climate (democtaric) Management Hodgetts, Luthans & Lee (2000) -New Paradigm Organization From Total Quality to Learning to World-Class

  34. KAEDAH PENGURUSAN ORGANISASI YANG BERKESAN DALAM KONTEKS UMS

  35. BagaimanaOrganisasiDiurus? • MelaluiPerancangan • PelanStrategikKPM • PelanStrategik UMS • PelanAkademik UMS • Mestiadapelaksanakepadaapa yang dirancangdanmengikutkapasitimasing-masing • NaibCanselor • Timbalan-timbalanNaibCanselor • Pendaftar • Bendahari • KetuaPustakawan • Ketua J/S/P/I/U • Pentadbir, dan • Semuawargaorganisasi

  36. BagaimanaOrganisasiDiurus? • Mestiadapihak yang memantaudariapa yang dirancangdandilaksana • NaibCanselor • Timbalan-timbalanNaibCanselor • Pendaftar • Bendahari • KetuaPustakawan • Ketua J/S/P/I/U • Mestiada proses penilaiansemula (Pemantauan KPI Universiti & Jabatan) • Tahunan • SetengahTahun • Bulanan

  37. BagaimanaOrganisasiDiurus? • MengamalkankonsepCUGG(Code of University Good Governance) • Institutional Governance • Human Resource Governance • Financial Governance • Academic Governance

  38. BagaimanaMemantapkanLagiOrganisasi? • Visi dan misi yang jelas. • Tadbir urus yang baik (Good Governance) Kisah kereta dan pemandunya • Kereta = Goverment • Pemandu = Governer • Peraturan Penjagaan Kereta = Governance • Prosedur kerja yang jelas – (FM/MPK)

  39. BagaimanaMemantapkanLagiOrganisasi? • Berpengetahuan, berkemahiran dan sentiasa bersikap positif (KSA). • K = Knowledge (Must know/Nice to know/Good to know) • S = Skill • A = Attitude • Berpegang teguh kepada ajaran agama dan tatasusila yang baik sesama manusia. • Sentiasa tabah dan bersyukur dalam menghadapi liku-liku hidup.

  40. Setiap perkara atau benda yang dilahirkan oleh Pencipta perlu diterokai dan dimanfaatkan bagi mereka yang berfikir.

  41. “A true leader is a person whose INFLUENCE & INSPIRES people to do what is expected of them to do. You cease to be a leader when you manipulate with your egos instead of convincing by your inspirations”. - IsraelmoreAyivor-

  42. SEKIAN, TERIMA KASIH

More Related