Soumissions électroniques des demandes de subvention

1. Soumissions électroniques des demandes de subvention MuhsinAboud Chercheur principal IEARDA (MUHAS)

2. Vue d'ensemble du processus de demande • Avant de déposer une demande / s’inscrire • Repérage d’une possibilité de financement • Préparation d’une demande • Soumission, suivi, consultation

3. Soumissions électroniques • La soumission par voie électronique des demandes de subvention est obligatoire pour toutes les demandes de subventions concurrentes aux instituts de santé NIH * • Le processus exige une grande attention aux détails pour assurer une présentation réussie! * Sauf pour les demandes multi-projets

4. Exigences internes de l’organisation • Présentation de la demande: Qui dans votre organisation est responsable de la préparation de chaque partie de la demande? • Pouvoir de signature: Qui a le pouvoir de signer la demande au nom de votre organisation? • Instruction des demandes: Quels sont les examens et autorisations internes qui s’imposent avant la soumission? Les administrateurs et les chercheurs principaux doivent travailler ensemble

5. Deux systèmes qui se composent Grants.gov • Le seul portail en ligne du gouvernement fédéral permettant de trouver et de demander une subvention fédérale • Utilisé par l’ensemble des 26 agences fédérales prestataires de subventions eRA Commons • Système informatique de gestion de la recherche NIH qui permet aux demandeurs /bénéficiaires de subventions de recevoir et transmettre les informations relatives à leur demande ou à leur attribution par voie électronique • Utilisé par les NIH et autres organes de l’administration chargée de la santé publique aux Etats-Unis (HHS – Health & Human Services. • IMPORTANT: Chaque système a ses propres exigences d‘inscription et de demande

6. Options de soumission • Il existe diverses options pour soumettre une demande électronique: • Formulaires téléchargeables: option la plus courante • Flux des données, de système à système, propre à une institution: Habituellement utilisé seulement par les institutions qui reçoivent beaucoup de subventions NIH • Prestation de services commerciale: http://grants.nih.gov/grants/ElectronicReceipt/sp.htm

7. Acquisition des logiciels • Adobe Reader obligatoire: Seules certaines versions spécifiques d'Adobe Reader sont compatibles avec les formulaires Grants.gov Page de téléchargement de logiciels à Grants.gov/resources/download_software.jsp • Convertisseur PDF Les documents exigés doivent être inclus dans la demande sous format PDF • Suivez les instructions du NIH pour le format PDF à: http://grants.nih.gov/grants/ElectronicReceipt/pdf_guidelines.htm

8. Les organisations doivent s'inscrire pour déposer une demande Les organisations doivent s'inscrire dans tous les systèmes suivants: • NCAGE (uniquement à l’étranger) • DUNS • SAM • Grants.gov • eRA Commons: Les chargés de recherches doivent travailler avec leur institution pour s’inscrire à eRA Commons. • Vérifiez si votre organisation est déjà inscrite.

9. Inscription à NCAGE Les organisations étrangères doivent se munir d’un code NCAGE de spécification d'entité commerciale ou gouvernementale de l'OTAN • Il s’agit d’un code à 5 caractères utilisé pour identifier un établissement donné à un endroit précis • Exigé pour l’inscription au système de gestion des subventions (SAM) • Pour obtenir un code NCAGE; consultez: http://www.dlis.dla.mil/Forms/Form_AC135.asp Tél.: 269-961-7766

10. Inscription à DUNS • Dun & Bradstreet (D&B) fournit un numéro d'identification unique de neuf chiffres à votre entreprise / institution. • Gratuite • Démarrez l’inscription à : http://fedgov.dnb.com/webform

11. Inscription à SAM SAM – Système de gestion des subventions • Remplace l’ancien système d’inscription (CCR) • Si vous avez déjà été inscrit(e) dans CCR, il conviendra de visiter SAM pour créer un compte SAM. • Votre adresse courriel permettra de relier votre nouveau compte SAM avec les informations de votre ancien compte CCR . Renouvellement annuel obligatoire!

12. Inscription obligatoire à SAM Étapes pour inscrire votre organisation à SAM: 1) Allez à www.sam.gov 2) Créez un compte personnel et ouvrez une session 3) Cliquez sur “Register New Entity” sous “Manage Entity” 4) Sélectionnez le type d'entité 5) Sélectionnez “No” à la question “Do youwish to bid on contracts?” (Voulez-vous répondre à un appel d’offres?) 6) Sélectionnez “Yes” en réponse à la question “Do youwant to beeligible for grants and otherfederal assistance?” [Voulez-vous devenir admissible aux subventions et autres sortes d’assistance fédérale?] 7) Renseignez la section “Core Data” [Données de base] 8) Renseignez la section “Points of Contact” [Contacts] Attendez la validation de l’inscription

13. Inscription à Grants.gov Vue d'ensemble des étapes d‘inscription à Grants.gov 1)Se munir d’un numéro d'inscription DUNS 2) Se munir d’un Code NCAGE 3) S’inscrire à AM Designate un point de Contact E-business (E-Biz POC), chargé d’approuver les demandes d'autorisation de dépôt d’une demande. 4) Identifiant et mot de passe pour Grants.gov Toute personne chargée de déposer ou de suivre les demandes de votre organisation doit remplir un profil de représentant autorisé de l’organisation (AOR) à Grants.gov et créer un identifiant et mot de passe. 5) Autorisation AOR : E-Biz POC recevra un courriel concernant la demande AOR et devra accéder à Grants.gov pour approuver la demande et fournir le rôle de «candidat autorisé» à l'utilisateur. Il peut y avoir plus d'un AOR pour votre organisation. 6) Suivi AOR : a tout moment, vous pouvez suivre l'état AOR en vous connectant avec votre identifiant et mot de passe.

14. Inscription obligatoire à Grants.gov IMPORTANT! Inscriptions multiples – Responsables autorisés - AOR (Autorise OrganizationalRepresentatives)! • Seule une personne ayant le statut AOR peut déposer une demande à Grants.gov • Suppléant au cas où la première personne n'est pas disponible • Permet à plusieurs personnes de suivre l'état de la demande.

15. Inscription à eRA Commons L’organisation requérante ET le chercheur principal doivent ensemble être inscrits à eRA Commons 1) L’organisation requérante doit s’inscrire 2) L'organisation requérante lance l’inscription du chercheur principal à eRA Commons -Ou s’associe au chercheur principal lorsque celui-ci possède déjà un compte à eRA Commons 3) Le chercheur principal s’inscrit à eRA Commons

16. Inscription d’une organisation à eRA Commons Présentation des étapes d'inscription à eRA Commons 1) Remplir le formulaire d’inscription en ligne pour les organisations 2) Imprimez & faxez la page d’inscription. Le signataire officiel (SO) doit signer, dater et faxer l'inscription au numéro indiqué sur le formulaire. 3) Le signataire officiel doit vérifier l’adresse courriel: Une fois l'inscription soumise par voie électronique, un courriel de vérification est envoyé. Le SO devra cliquer le lien pour vérifier l’exactitude de l’adresse courriel . Les étapes 2 & 3 doivent être achevées avant que NIH puisse traiter l'inscription. 4) Le signataire officiel recevra un courriel "d'agrément" de la part de NIH . Le courrier d'agrément" contient un lien vers des informations dont l’exactitude devra être vérifiée avant que le processus de confirmation soit terminée. 5) Le signataire officiel reçoit les identifiants et mots de passe temporaires. Après l'achèvement de la confirmation, le SO va recevoir deux courriel qui contiennent les identifiants et mots de passe temporaires pour le Signataire Officiel (SO )et l’administrateur du compte (AA) créés au cours du processus d'inscription. 6) Ouvrir une session à Commons eRA Le SO et AA peuvent se connecter à Commons eRA et peuvent administrer des comptes supplémentaires s’il y a lieu.

17. Repérage des possibilités de financement 1)Les possibilités de financement sont affichées dans le guide NIH pour les subventions et contrats (OER) ET 2) à Grants.gov Pourquoi doit-on vérifier ces deux sources de subvention. 3) Examinez la liste des FOA (FundingOpportunityAnnouncement) correspondant à vos critères et trouvez les FOA d'intérêt 4) Lisez et suivez toutes les instructions d'annonce 5) Une attention particulière à la section IV. Information pour la demande et pour communication

18. Repérage de la possibilité de financement et téléchargement de l’annonce FOA • Dans l'annonce– Cliquez le bouton Apply for Grant Electronically (Déposez une demande de subvention par voie éléctronique) • Remarque: vous ne pouvez pas déposer de demande avant la « date d'ouverture» indiquée sur l’annonce FOA. • Remarque: L’annonce FOA a préséance sur le guide des demandes de subvention Grants.gov • Cela vous mènera directement à Grants.gov pour y télécharger le dossier de demande

19. Preparation d’une demande NIH utilise le formulaire SF424 (R&R Research & Related) pour l’ensemble des données appartenant à et gérées par Grants.gov Les demandes électroniques de subventions NIH comprennent: 1) Des composants (R&R) à l'échelle fédérale. Les NIH ne contrôlent pas les champs marqués obligatoires dans ces formulaires publiques 2) Composants propres aux agences - (PHS)

20. Qu’est-ceque SF424 (R&R)? • SF424 (R&R) – Il s’agit d’un dossier de demande de subvention dont les différents composants sont comparables à ceux de PHS 398 • Les composants de ce dossier ne sont pas tous utilisés pour chaque annonce de possibilité de financement (FOA) • Les Agences peuvent créer des dossiers de demande spécifiques pour chaque FOA • Chaque FOA indique les composants nécessaires au dossier de demande

21. Guide de préparation au dossier de demande SF424 • Guide pour le dossier de demande SF424 • Les instructions générales vous guideront à travers toutes le étapes nécessaires pour remplir les diverses parties du dossier. • Des instructions figurent dans les formulaires • Les instructions spécifiques aux NIH sont indiquées par le logoHHS.

22. Caractéristiques du dossier de demande SF424 (R&R) • Dossier de demande = combinaison SF424 (R&R) + PHS398 • L’annonce d’une possibilité de financement FOA (FundingOpportunityAnnouncement) indique les formulaires exigés du dossier de demande • Les composants SF424 (R&R) incluent: • Page de couverture de la demande R&R • Site du projet / Performance R&R • Autres informations relatives au projet R&R • Personnel responsable / clef R&R • Budget R&R • Formulaire de sous-subvention du budget en Annexe R&R

23. Caractéristiques du dossier de demande SF424 (R&R) • Composants spécifiques aux agences NIH (PHS 398) • PHS 398 Lettre de motivation • PHS 398 Supplément de la page de motivation • PHS 398 Budget modulaire • PHS 398 Plan de recherche • PHS 398 Liste • Les composants incluent des champs de données spécifiques (rempli en ligne) et de multiples Annexes • Les Annexes DOIVENT être converties sous format PDF avantd’être téléchargées

24. Remplir la demande Astuces pour réussir • Suivez les Directives FOA-spécifiques (par ex., annexes spéciales, titres de sections spécifiques) • Suivez les exigences du guide de demande de subvention - y compris les directives pour les polices et les marges • Ne pas inclure d’en-têtes ni de pieds de page – les titres de section dans le cadre du texte sont encouragés • Évitez les formats «paysage» et les colonnes

25. Éviter les écueils Utilisez le format PDF pour toutes les annexes 1) Utilisez des fichiers PDF au format simple • Ne pas utiliser Portfolio ou une fonction similaire pour regrouper plusieurs fichiers en un seul document PDF • Désactiver les fonctions de sécurité telles que la protection par mot de passe 2) Garder les noms des fichiers à 50 caractères ou moins et utiliser uniquement des lettres, des chiffres, le tiret par le bas (_), l'espace et le tiret (-) 3) Ne pas inclure d’en-têtes ni de pieds de page Les têtes de section dans le cadre du texte sont encouragés 4) Suivez les directives pour les polices et les marges

26. Scénarios particuliers Formulaire SF424 : Article #6 Champ d'identification d'employeur(EIN ou TIN) – les organisations non-U.S. peuventutiliser 44-4444444 • Admissibilité: Assurez-vous que l’annonce FOA permet aux organismesà l’étranger de déposer des demandes de subvention. Budget: Les demandes à l’étranger nécessitent TOUJOURS un budget détaillé • Date: TOUJOURS sous format MM/JJ/AAAA (09/27/2012)

27. Soumission, suivi, consultation • Soumission à temps: les demandes sans erreur seront acceptées par Grants.gov uniquementlorsque pointées à17h ou avant, heure locale de l'organisation requérante, à la date d'échéance. Quelques rappels importants: • NIH recommande de soumettre la demande aussi tôt que possible (quelques jours à l’avance et non quelques minutes!) afin de disposer du temps pour corriger les erreurs constatées pendant le créneau de consultation de la demande avant la date d'échéance • La politique NIH en matière de retard ne permet pas d’apporter de corrections après la date d'échéance • Toutes les inscriptions doivent être effectuées avant la date d'échéance

28. Les avis par courriel • Première réponse de Grants.gov: Demande reçue, est en cours de validation. (Inclut le nom du fichier d'origine et le numéro DUNS.) • Deuxième réponse de Grants.gov:Demande validée, en cours de préparation pour l’examen concédant • Troisième réponse de Grants.gov: Demande reçue par l’agence concédant

29. Avertissements et erreurs • Première réponse de l'agence concédant: Demande reçue. En cas d’avertissements ou d’erreurs repérées, d'autres mesures s’imposeront. • Avertissements: pas assez importants pour influer le processus • Erreurs: suffisamment importantes pour justifier une nouvelle soumission • La Demande devra être soumise de nouveau

30. Grants.gov - Sans erreurs • Troisième réponse de Grants.gov: La demandereçue par l'agence concédant • Avis par couriel-eRA Commons • Les responsables autorisés (AOR/SO/chercheur principal) reçoivent des avis par courriel • Validation terminée – Dossier de demande vérifié • Validation terminée – Dossier de demande vérifié – Uniquement des avertissements • Mesure à prendre - erreurs et/ou avertissements • Mesure à prendre – identifiant eRA Commons manquant ou non valide (AOR/SO sont les seuls destinataires) • (seulement envoyé aux AOR/SO) • Mesure à prendre – Erreur de système • Le Signataire Officiel a refusé la demande électronique (rejetée) • NIH a auto-vérifié la demande (suite à un créneau de consultation de 2 jours)

31. Erreurset advertissements (NIH) • Les erreurs interrompent le processus de soumission et elles doivent être solutionnées avant l’acheminement de la demande pour réception et aiguillage (Receipt & Referral) • Les avertissements peuvent être résous à la discrétion du demandeur mais n’imposent pas de mesure pour faire suivre la demande. • Lorsque le chercheur principal corrige un Avertissement ou une Erreur, les responsables autorisés AOR/SO doivent être avertis et ceux-ci devront redéposer l’ensemble de la nouvelle demande, corrigée ou modifiée, par l’intermédiaire de Grants.gov

32. Soumission à temps • Soumission à temps • Demande acceptée par Grants.gov à 17h; heure localele jour de la date de soumission (Vérifiez l’annonce FOA pour les dates et l’heure ) • Au cours de la première période de transition— Les erreurs NIH repérées DOIVENT être corrigées dans les 2 jours après la date de réception

33. Délai d’exécution prévu • Réponse de Grants.gov à la soumission de la demande, en général en quelques heures, jusqu'à 2 jours ouvrables. • Instruction de la demande par le chercheur principal (PI) et le responsable autorisé de l’organisation (AOR) / Signataire officiel (au Bureau des projets parrainées) dans les 2 jours ouvrables suivant disponibilité à eRA Commons.

34. Principesdirecteurs • NIH ne tiendra pas les candidats responsables des problèmes de Grants.gov ou d’eRA Commons • Les candidats sont tenus de: • Procéder à toutes les inscriptions requises avant soumission de la demande • Effectuer toutes les étapes de la soumission de la demande en temps opportun, par ex. • Soumission à Grants.gov • Correction des erreurs • Vérification de la demande

35. Processus de demande en ligne SF424 (R&R) par l’intermédiaire de Grants.gov • Préparationavant la demande • Connaître son rôle • Inscription • Le responsable autorisé (AOR) s’inscrit à Grants.gov, et à eRA Commons • Le Chercheur principal s’inscrit à eRA Commons par l’intermédiaire des responsables autorisés (AOR/SO) • Sélection du mode de soumission • Formes de base, Org.systemeà systeme, fourniseur de service • Acquisition des logiciels: PureEdge,Citrix-Mac,Generateur PDF

36. Processus de demande en ligne SF424 (R&R) par l’intermédiaire de Grants.gov • Repéraged’unepossibilité ettéléchargement d’un dossier de demande • Repérage d’une possibilité spécifique à Grants.gov ou dans le guide NIH et téléchargement du dossier de demande • Préparation de la demande • Soumission de la demande à Grants.gov (soumission au responsable autorisé • Grants.gov procède à des verifications de base • En cas d’erreurs Le responsable autorisé doit déposer une demande corrigée à Grants.gov

37. Processus de demande en ligne SF424 (R&R) par l’intermédiaire de Grants.gov • Attendre que NIH récupère la demande • eRA Commons vérifie la demande d’après les guides • Vérification du statut de la soumission à eRA Commons • En cas d’erreurs Le responsable autorisé doit déposer une demande corrigée à Grants.gov • Traitement réussi - demande sans erreurs (des avertissements possibles) • Demanderassemblée • Vérification de la demande rassemblée • Demande vérifiée par les responsable autorisés, chercheur principal et AOR/SO. Option pour eux de rejeter ou d’approuver la demande – Acheminement sous 2 jours ouvrables. • Soumission complète

38. Processus de demandeélectronique SF424(R&R) par l’intermédaire deGrants.gov • Grants.gov effectue des vérifications de base • eRA Commons vérifie la demande avec les guides • Erreurs identifiées • Repérage d’une possibilité spécifique ou guide NIH et téléchargement du dossier de demande • Connaître son rôle • Traitement réussi; demande sans erreurs (des avertissements possibles) • Formes de base, Org.systeme système fournisseur de service • En cas d’erreurs le responsable autorisé AOR doit soumettre le dossier correct à Grants.gov • Le chercheur principal et les responsables autorisés AOR/SO vérifient la demande. Ceux-ci peuvent rejeter ou approuver la demande pendant un créneau de consultation de deuxjoursouvrables. • Le responsable autorisé (AOR) s’inscrit à Grants.gov, et à eRA Commons • Le chercheur principal s’inscrit à eRA Commons par l’intermédiaire des responsables autorisés • Demande rassemblée • Inscription • Sélection du mode de soumission • Acquisition des logiciels: PureEdge, Citrix-Mac, Generateur PDF • Soumission de la demande à Grants.gov (AOR) • Attendre que NIH récupère la demande • Vérification du statut de la soumission à eRA Commons • Vérification de la demande rassemblée • Soumission complète