Succesvolle digitaliseringsprojecten

1. Succesvolle digitaliseringsprojecten Aanpak en realisatie

2. Kennisnetwerk Stuurgroep strategisch archief • Organogram: • verantwoordelijk-heden voor informatiebeheer • VO-breed vertakt • 2-richtingsverkeer Beleidsdomein- archivaris Coördinerende archiefdienst Entiteits- verantwoordelijke Subentiteits- verantwoordelijke Team-verantwoordelijke

3. Kennisnetwerk • Communicatiekanalen: • COP, nieuwsbrief, vorming • internet: http://www.bestuurszaken.be/informatiemanagement • Expertise: • Methodologie informatiebeheer • Materieel archiefbeheer • Digitale duurzaamheid • Digitalisering • Documentbeheer

4. Organisatie • Coördinerende archiefdienst • I.s.m. Strategische stuurgroep Archief • Ondersteuning door Agentschap voor Overheidspersoneel

5. Doelstelling • onderscheiden van verschillende types • begeleiden van digitaliseringstrajecten • opstart en uitvoer • juridische analyse • functionele en technische analyse • inschatten van impact van veranderingen • inschatten van kosten en baten van digitalisering

6. Inhoud • Voorbeelden • Definities • Motivering: voor- en nadelen • Probleemstelling • Projectopzet • Obstakels • Infrastructuur

7. Voorbeelden

8. Voorbeelden

9. Voorbeelden

10. Voorbeelden

11. Voorbeelden

12. Voorbeelden

13. Voorbeelden

14. Definities • Type I: retrodigitalisering (inscanning) • Type II: digitalisering van bestaande informatiestroom • Type III: Type I of Type II met substitutie • Type IV: digitalisering van nieuwe informatiestroom • Combinaties zijn mogelijk

15. Type I: retrodigitalisering • = inscanning van papieren documenten • doorgaans tijdelijk project • bestaande papieren documenten voortaan digitaal verwerkt • Intern: • eigen scaninfrastructuur en software • of gemeenschappelijk aanbod van e-IB (KOFAX) • Uitbesteding: • contract afsluiten met externe scanfirma • bepalingen opnemen over kwaliteitscriteria, proefscan, doorlooptijd...

16. Type II: digitalisering bestaande informatiestroom • Inkomend papier wordt: • gedigitaliseerd • en bewaard • Meestal permanent scanproject • Aandachtspunten: • nauwelijks wettelijke bezwaren • efficiëntiewinst? • Voorbeelden uit de VO: • studietoelagen OV • digitale personeelsdossiers MOD’s • DORIS Kanselarij • bouwvergunning: voortaan enkel digitaal?

17. Type III: Type I of Type II met substitutie • Substitutie (= vervanging): • bestaande papieren documenten: • worden gedigitaliseerd • en nadien vernietigd • Aandachtspunten: • geen eenduidig wettelijk kader • meestal mag het wel maar juridische analyse is nodig • Voorbeelden uit de VO: • geen • lopende: facturen OraFin (Coördinerende archiefdienst) • Voorbeelden elders: • Rijksdienst voor pensioenen: 6 mio papieren dossiers • Meer info: • www.edavid.be/docs/Substitutie_MagDa.pdf • www.nationaalarchief.nl/archiefbeheer/archiefzorg/substitutie • binnenkort in Vlaanderen?

18. Type IV: digitalisering van nieuwe informatiestroom • geen inkomend papier meer • documenten worden voortaan digitaal gecreëerd • Aandachtspunten: • sterke afhankelijkheid van externe actoren • afspraken met ketenpartners (ketendenken) • Voorbeelden uit de VO: • digitale bouwvergunning • Voorbeelden elders: • eHealth, Elektronisch Patiëntendossier (NL)

19. Motivering • Waarom digitaliseren? • plaatsonafhankelijk raadplegen • fragiele dragers beschermen • informatie-uitwisseling faciliteren • automatisering van werkstroom • vb. gedetailleerde dossieropvolging opzetten • bijkomende zoekmogelijkheden • vb. door indexering (OCR) of metadatering • nieuwe informatievormen mogelijk maken • vb. injecteren van data in sjabloon

20. Motivering • Waarom niet digitaliseren? • ontsluiten van ongeordende informatie • beheersbaar maken van archief • besparen op onmiddellijke kosten • scannen: eenmalige kostprijs • opslag, beheer: structurele kosten • 50 euro/Gb/jaar (all-in: storage, energie)  450 euro/l. m./jaar (all-in) • Nadelen: • afhankelijk van externe betrokkenen (vb. RVA) Foto: Ivo Lemaire (FotoArchief Vlaanderen)

21. Probleemstelling • Aandachtspunten: bezint eer ge begint • welk probleem willen we oplossen? • overschakeling naar Anders Werken • ontsluiten van informatie • extra zoekmogelijkheden  afhankelijk van het probleem: andere oplossingen • bereik vastleggen • scope creep vermijden • kosten en baten afwegen • vb. studietoelagen (OV): digitalisering heeft verwerking efficiënter gemaakt maar niet de omvang van het papieren bestand verkleind • welke functionele verwachtingen hebben we? • vb. OCR, metadata, integratie met informatiesystemen • vb. Jongerenwelzijn • compliancy: laat digitalisering voorafgaan door juridische analyse • vb. handtekening • vb. vormvereisten

22. Projectopzet • Aanpakken als elk ICT-project: • Prince2-methodologie of alternatieven • afspraken • draagvlak • projectplan • samenstelling werkgroep (vertegenwoordiging van wie?) • communicatie • Richtlijnen:

23. Kritische succesfactoren • Meerwaarde voor gebruiker • uitgebreidere zoekmogelijkheden • raadpleging op afstand • vlotte integratie met andere processen en systemen • eenvoudige nieuwe manier van werken • Communicatie • duidelijkheid scheppen • weerstand wegnemen • Draagvlak • steun van het management • Opvolging • nazorg is nodig; gebruikers opleiden; effecten evalueren • vb. BZK Digidoc (NL): werken met 'ambassadeurs' op de werkvloer • Gebruikers betrekken • van in het begin! • Kleinschalig beginnen • ‘Succes verkoopt’

24. Risico’s • ICT’ers voeren digitalisering uit als ‘automatiseringsproject’ • aparte actie tot ontsluiting blijft nodig • Onvoldoende draagvlak: • management draagt belang onvoldoende uit of gebruikt het zelf niet • Medewerkers die het moeten gaan doen zijn onvoldoende betrokken • Gebruiksonvriendelijkheid: • Inzetten van geavanceerde informatiesystemen met zeer onvriendelijke gebruikersinterface en ordeningsstructuur

25. Obstakels • Organisatorische • Juridische • Archivistische • Technische

26. Organisatorische obstakels • processen duidelijk onderscheiden < archiefbeheersplan • Veranderingsmanagement: • digitalisering wijzigt het bedrijfsproces (en ook de archiefvorming) • Vb. een leerkracht die aan het Agentschap voor Onderwijsdiensten vraagt om te berekenen hoe hoog zou zijn indien hij aan 80% zou werken: • in de papieren wereld: het bevoegde werkstation legt een dossier aan met de aanvraag, de berekening en het antwoord; • in de digitale wereld: het werkstation raadpleegt de databank met loongegevens, laat de berekening uitvoeren en stelt ad-hoc een rapport samen dat per e-mail verzonden wordt naar de leerkracht. • besteed hier voldoende aandacht aan • Kosten gaan baten vooraf • tijdig voorzien in de begroting

27. Juridische obstakels • Wettelijke vormvereisten aanwezig? • de informatie moet aan uiterlijke eisen beantwoorden • vb. aanvraag tot erkenning van kringloopcentrum die bij OVAM ingediend wordt, moet: • in tweevoud opgemaakt worden • liefst het briefhoofd dragen van de aanvrager • gedateerd zijn • en ondertekend zijn door de aanvrager

28. Archivistische obstakels • Digitaal duurzame oplossing gekozen? • aandachtspunt bij langetermijnbewaring (> 5 jaar) • Digitale handtekening nodig? • Relevant voor alle types van digitalisering • Basisregel: • analyseer of een handtekening nodig is • beslis welke soort handtekening voldoende is • Vb. PLOEG-cyclus (e-Performance) • Beslissingscriteria voor handtekeningplaatsing (in opmaak)

29. Technische obstakels • Technische keuzes • moeten voortvloeien uit functionele eisen • vb. kleur of niet? • vb. OCR of niet? • vb. welke metadatastandaard? • Zie onder meer: • Digitisation Workflow and Guidelines (GB, 2003) http://eric.exeter.ac.uk

30. Meer info? • Websites: • http://bestuurszaken.be/informatiemanagement • bevatten info over: • digitale archivering • digitalisering • Vilvoorde • materieel archiefbeheer • bewaartermijnen • archiefbeheersplannen • documentbeheer • en lopende projecten